第1篇 z物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件管理規(guī)定
1.0 目的
規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的編寫、上報(bào)、審批程序,對(duì)常規(guī)服務(wù)文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進(jìn)行控制,確保物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性。
2.0 適用范圍
適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件的控制。
3.0定義
常規(guī)服務(wù)文件是指企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、各地物業(yè)公司職能部室檢查標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書及物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報(bào)。
4.0 職責(zé)
4.1、物業(yè)管理部負(fù)責(zé)物業(yè)公司企業(yè)常規(guī)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)(例如**物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn))的編制審核,負(fù)責(zé)物業(yè)管理部對(duì)各地物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的編制審核,負(fù)責(zé)組織各地物業(yè)公司對(duì)常規(guī)服務(wù)文件進(jìn)行適宜性評(píng)審。
4.2、各地物業(yè)公司:
4.2.1各地物業(yè)公司經(jīng)理負(fù)責(zé)本公司職能部室的常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)及管轄項(xiàng)目各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的審批。
4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負(fù)責(zé)對(duì)所轄項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)檢查的檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的編制審核,組織所轄項(xiàng)目對(duì)作業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行適宜性評(píng)審。
4.2.3各項(xiàng)目負(fù)責(zé)本項(xiàng)目內(nèi)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書的編制、審核、修訂、管理。
5.0常規(guī)服務(wù)文件的分類及編號(hào)
5.1 常規(guī)服務(wù)文件分類
5.1.1 按照文件作用分:**物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件分為服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書及檢查通報(bào)。
服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分為**物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
檢查標(biāo)準(zhǔn)分為物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)和物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)。
作業(yè)指導(dǎo)書即各項(xiàng)目的常規(guī)服務(wù)操作性文件。
檢查通報(bào)是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務(wù)檢查的檢查通報(bào)。
5.1.2 按照編制部門分為:常規(guī)服務(wù)文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件、物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件及各項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)文件。
物業(yè)管理部常規(guī)服務(wù)文件有服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、檢查標(biāo)準(zhǔn)和檢查通報(bào)。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)包括**物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)目等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
物業(yè)公司常規(guī)服務(wù)文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)。
各項(xiàng)目常規(guī)服務(wù)文件有項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書,包括項(xiàng)目管理規(guī)定及各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書。
5.2常規(guī)服務(wù)文件編號(hào)
5.2.1 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)規(guī)定
a)文件類別服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為(a);文件級(jí)別:分為1-4級(jí),如果是整體企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(q),如果是項(xiàng)目的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為項(xiàng)目名稱代碼,如廊坊阿爾卡迪亞(la),廊坊錦繡(lj),廊坊群星(lq),霸州阿爾卡迪亞(ba),滄州麗水(cl),蚌埠阿爾卡迪亞(ba),南京水榭(ns),南京方州(nf)…,如果是單項(xiàng)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為專業(yè)名稱代碼/等級(jí)號(hào),如綜合管理類一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)(gl/1),安防類二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)(af/2),環(huán)境類三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)(hj/3),維修類四級(jí)標(biāo)準(zhǔn)(w*/4);文件序號(hào)為發(fā)放號(hào)和年號(hào)的組合,分別取兩位有效數(shù)字-01**、02**、03**…,其中**代表發(fā)放年號(hào)2005年計(jì)為05,2006年計(jì)為06,以此類推。
b) 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)圖示
rswy- a-***-****
文件序號(hào)
文件級(jí)別
文件類別
即:rswy-a-文件級(jí)別-文件序號(hào)。
例如:**物業(yè)企業(yè)等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),2005年第1號(hào),文件編號(hào)為:rswy-a-q-0105;**物業(yè)廊坊錦繡等級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),2005年第2號(hào),文件編號(hào)為:rswy-a-lj-0205;**物業(yè)安防類一級(jí)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),2005年第3號(hào),編號(hào)為:rswy-a-af/1-0305。
5.2.2 檢查標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)規(guī)定
a)文件類別:檢查標(biāo)準(zhǔn)為(b);使用部門為物業(yè)管理部(wg)或**物業(yè)公司(地點(diǎn)代碼,如lf、cz、bb、nj);檢查類別,如綜合管理類(gl),安防類(af),環(huán)境類(hj),維修類(w*);文件序號(hào)同上;
b)檢查標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)圖示:
rswy-b-***-***-**** 文件序號(hào)
使用部門
檢查類別
即:rswy-b-檢查類別-使用部門-文件序號(hào)。
例如:物業(yè)管理部綜合管理類檢查標(biāo)準(zhǔn),2005年第1號(hào),編號(hào)為:rswy-b-gl-wg-0105;廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標(biāo)準(zhǔn),2005年第2號(hào),編號(hào)為:rswy-b-hj-lf-0205。
5.2.3 檢查通報(bào)編號(hào)
a)文件類別:檢查通報(bào)為(c);
如果編制部門為物業(yè)管理部(wg);發(fā)放對(duì)象為**物業(yè)公司,廊坊物業(yè)公司(lf),滄州物業(yè)(cz),南京物業(yè)公司(nj),蚌埠物業(yè)公司(bb);文件序號(hào)同上。
b)編號(hào)圖示:
rswy-c-***-****
文件序號(hào)
發(fā)放對(duì)象
編制部門
即:rswy-c-發(fā)放對(duì)象-序號(hào)。
備注:如果編制部門為**物業(yè)公司(**rswy),廊坊**物業(yè)(lfrswy)、南京**物業(yè)(njrswy)、滄州**物業(yè)(czrswy)、蚌埠**物業(yè)(bbrswy)等;發(fā)放對(duì)象省略,其它不變。即:**rswy-c-序號(hào)。
例如:物業(yè)管理部對(duì)滄州物業(yè)公司的檢查通報(bào), 2005年第5號(hào),編號(hào)為rswy-c-cz-0505;廊坊物業(yè)公司檢查通報(bào),2005年第5號(hào),編號(hào)為lfrswy-c-0505.
5.2.3 作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)
a)文件類別:作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)為d,一般省略;使用部門為**物業(yè)公司**管理處,廊坊物業(yè)公司錦繡管理處(lj),阿爾卡迪亞管理處(la),…;專業(yè)類別如綜合管理類(gl),安防類(af),環(huán)境類(hj),維修類(w*);文件序號(hào)為發(fā)放號(hào),取阿拉伯?dāng)?shù)字的位有效數(shù)字-01、02、03…;
b)作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)圖示:
rswy-***-***-** 文件序號(hào)
專業(yè)類別
使用部門
即:rswy
-使用部門-專業(yè)類別-文件序號(hào)。
例如:廊坊物業(yè)公司錦繡管理處綜合管理類作業(yè)指導(dǎo)書,2005年第1號(hào),編號(hào)為:rswy -lj-gl-0105;滄州物業(yè)公司麗水花庭管理出環(huán)境類作業(yè)指導(dǎo)書,發(fā)放號(hào)為2,編號(hào)為:rswy-cl-hj-0205。
5.2.4物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的除常規(guī)服務(wù)的行政類文件不屬本規(guī)定的范圍,可自行編號(hào)。
6.0 物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件的控制
圖示1:
編制 審核 審批
服務(wù)標(biāo)準(zhǔn) 物管部 物管部 地產(chǎn)/控股
物管部檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報(bào) 物管部 物管部 物管
物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)/檢查通報(bào) 職能部室 職能部室 物業(yè)公司經(jīng)理
作業(yè)指導(dǎo)書 項(xiàng)目 項(xiàng)目 物業(yè)公司經(jīng)理
6.1 常規(guī)服務(wù)文件的編寫
6.1.1 新的服務(wù)內(nèi)容產(chǎn)生時(shí)需要編制,如接管項(xiàng)目,服務(wù)內(nèi)容增加等。
6.1.2 編寫原則:誰使用誰編寫。
6.1.3 按照?qǐng)D示1的職責(zé)劃分編寫責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。
6.1.4 項(xiàng)目內(nèi)各專業(yè)組作業(yè)指導(dǎo)書的編制責(zé)任人為各專業(yè)組主管。
6.2 常規(guī)服務(wù)文件的審核與審批
6.2.1 審核與審批原則:編寫者的上級(jí)進(jìn)行審核,審核者的上級(jí)進(jìn)行審批。
6.2.3 按照?qǐng)D示1的職責(zé)劃分審核與審批責(zé)任區(qū)內(nèi)的常規(guī)服務(wù)文件。
6.2.3常規(guī)服務(wù)文件報(bào)送必須填寫《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》;所有在用常規(guī)服務(wù)文件,組織部門應(yīng)組織編制部門主管對(duì)文件進(jìn)行適時(shí)評(píng)審,確定文件是否進(jìn)行修改,予以修改則按本規(guī)程5.4條款更改。
6.2.4編制部門主管將文件草案和《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》報(bào)送。審批人員對(duì)文件進(jìn)行審批。若文件審批通過,則執(zhí)行5.3條款,當(dāng)組織部門與編制部門不是同一部門時(shí)應(yīng)將審批后的文件報(bào)送組織部門;若審批不通過,則應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行修改,并重新依據(jù)文件的審批程序進(jìn)行。
6.3 文件的發(fā)布
6.3.1 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)管理部檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的發(fā)放
a)物業(yè)管理部將審批后的文件進(jìn)行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù),并標(biāo)注發(fā)放號(hào)。
b) 物業(yè)管理部相關(guān)人員依據(jù)《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。
6.3.2 物業(yè)公司檢查標(biāo)準(zhǔn)、檢查通報(bào)的發(fā)放:
a)物業(yè)公司編制人員將通過審批的文件草案傳送至本部門資料員,并標(biāo)注發(fā)放號(hào)。.
b)資料員按規(guī)定對(duì)該文件進(jìn)行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù)。
c)資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。
d)要求報(bào)送物業(yè)管理部備案。
6.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放
a)項(xiàng)目編制人員將通過審批的文件草案傳送至本項(xiàng)目資料員,并標(biāo)注發(fā)放號(hào)。
b)資料員按規(guī)定對(duì)該文件進(jìn)行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù)。
c)資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。
d)要求報(bào)送物業(yè)管理部及該項(xiàng)目所屬物業(yè)公司備案。
6.4 常規(guī)服務(wù)文件更改流程
6.4.1更改
常規(guī)服務(wù)文件若核查不符合而需要更改時(shí),需更改部門/人員將修改詳細(xì)內(nèi)容填制《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單》,若有必要,則應(yīng)填寫修訂理由。
6.4.2審批
參見本規(guī)定5.2.1條款,應(yīng)填制《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》。如果審批未執(zhí)行5.2.1條款,受委托部門應(yīng)得到相應(yīng)的背景材料。
6.4.3 更改常規(guī)服務(wù)文件的發(fā)布
修訂部門將通過的草案及《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》按照5.3.1的要求傳遞給相關(guān)部門相關(guān)人員,其依據(jù)《發(fā)文登記表》發(fā)放范圍/數(shù)量,打印/復(fù)印所需份數(shù),并標(biāo)注發(fā)放號(hào),修訂文件按《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》打印修訂標(biāo)識(shí)。
發(fā)放標(biāo)明修改狀態(tài)的新文件,同時(shí)收回失效版本舊文件,并填制一頁新的《發(fā)文登記表》,舊的相應(yīng)《發(fā)文登記表》妥善保管。
6.4.4 文件發(fā)放人員保存《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》,說明現(xiàn)行文件的修改狀態(tài),利于管理。
6.5 常規(guī)服務(wù)文件作廢流程
6.5.1若核查不適宜而需作廢時(shí),編制部門/人員需向?qū)徟块T/人員提請(qǐng)作廢,并標(biāo)注原因。
6.5.2作廢實(shí)施
主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請(qǐng)的常規(guī)服務(wù)文件傳遞給該文件的發(fā)放部門相關(guān)人員,由其依據(jù)《發(fā)文登記表》,收回所有原已下發(fā)的該作廢文件。
6.5.3 作廢受控文件的處置
a)發(fā)放新文件并及時(shí)收回失效或作廢文件。標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。
b)作廢或失效文件若歸檔保存, 相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,單獨(dú)保存;若作廢文件不歸檔,相關(guān)人員填寫《檔案銷毀清單》,部門主管/經(jīng)理審核后立即予以銷毀。
6.6 常規(guī)服務(wù)文件管理要?jiǎng)t
6.6.1 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)妥善保存文件,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借。
6.6.2 未經(jīng)授權(quán),公司任何人不得私自復(fù)印/打印受控文件。
6.6.4 文件使用中損壞、丟失,責(zé)任人應(yīng)提交書面報(bào)告,經(jīng)發(fā)放部門批準(zhǔn)發(fā)放新文件。
7.0 附件
7.1 《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單》
7.2 《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單》
7.3 《發(fā)文登記表》
7.4 《物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單》
7.5 《檔案銷毀清單》
物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件清單
序號(hào):
序號(hào) 發(fā)放號(hào) 文件名稱 編號(hào) 備注
物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件審批單
文件名稱 編號(hào)
文件編寫概述:編寫負(fù)責(zé)人簽字: 日期:
審核人/部門意見: 簽名: 日期:
審批人/部門意見: 簽名: 日期:
備注:
發(fā)文登記表
序號(hào):
序號(hào) 文件名稱 編號(hào) 分發(fā)號(hào) 發(fā)放部門 簽收 日期 份數(shù) 備注
物業(yè)常規(guī)服務(wù)文件變更通知單
序號(hào):
文件名稱 編號(hào)
更改位置及原由:
更改后內(nèi)容:受此影響引起的其他更改文件名稱:
申請(qǐng)人: 日期:
審批人/部門意見: 簽名: 日期:
備注:
檔案銷毀清單
序號(hào):
第2篇 z公寓物業(yè)常規(guī)管理服務(wù)內(nèi)容
博雅公寓物業(yè)常規(guī)管理及服務(wù)內(nèi)容
一、配合銷售前期介入管理階段
**物業(yè)在與博雅公寓合作的過程中,將在銷售期從銷售角度出發(fā)提供盡可能多的協(xié)助與配合。**物業(yè)在與眾多家開發(fā)商成功合作的過程中,在配合銷售方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),并形成了一整套完善的運(yùn)作體系和運(yùn)作模式。
(一)博雅公寓開盤期(或開盤前),物業(yè)管理工作將投入運(yùn)行,**派出安管員、保潔、綠化人員進(jìn)駐公寓,項(xiàng)目主管定期進(jìn)行日常管理及檢查(具體進(jìn)駐時(shí)間由房地產(chǎn)公司確定)。
1、安全管理、保潔、綠化人員由**在下屬各管理處挑選經(jīng)驗(yàn)豐富的人員組成,派駐人員的工作能力、形象、敬業(yè)程度均須得到房地產(chǎn)公司認(rèn)可,同時(shí)房地產(chǎn)公司有對(duì)表現(xiàn)不合格人員的調(diào)整建議權(quán)。
2、安管員負(fù)責(zé)協(xié)助售樓處、示范單位公寓大門等崗位的形象工作,同時(shí)負(fù)責(zé)客戶看樓的相關(guān)接待、指引、泊車等工作;保潔、綠化人員負(fù)責(zé)售樓處、示范單位、會(huì)所、公寓的清潔、綠化工作。
3、現(xiàn)場主管負(fù)責(zé)物業(yè)管理相關(guān)事務(wù)的日常管理及協(xié)調(diào)工作。
4、**定期派出培訓(xùn)專家從操作、實(shí)務(wù)、禮儀、服務(wù)規(guī)范、細(xì)節(jié)精細(xì)化等方面對(duì)上述人員進(jìn)行培訓(xùn)。
目的:
博雅公寓的定位,客戶素質(zhì)亦較高,因而對(duì)日后的物業(yè)管理十分關(guān)注。憑借客戶多年來對(duì)**物業(yè)的認(rèn)同,通過物業(yè)管理人員在銷售期間的介入,以高水平的專業(yè)服務(wù)給客戶以極大信心,并以**良好的企業(yè)形象在客戶心中形成品牌組合的概念,讓客戶提前感受星級(jí)物業(yè)管理服務(wù)。'賣樓先賣服務(wù)'將使物業(yè)管理成為博雅公寓的重要賣點(diǎn)和重要媒體宣傳訴求。
(二)銷售配合
1、協(xié)助制作整個(gè)公寓的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)、導(dǎo)向系統(tǒng),樹立公寓尊貴形象。
2、定期派出高級(jí)物業(yè)管理人員到銷售現(xiàn)場回答客戶咨詢。
3、定期對(duì)現(xiàn)場物業(yè)管理人員與銷售之間的配合效果進(jìn)行評(píng)價(jià),據(jù)此進(jìn)行改進(jìn)。
4、根據(jù)博雅公寓實(shí)際情況及房地產(chǎn)公司要求,在銷售上提供其他方面的配合。
二、移交接管階段
(一)移交接管的主要工作
1、**物業(yè)公司本著對(duì)建設(shè)單位、業(yè)主負(fù)責(zé)的態(tài)度,將對(duì)房屋的建筑、房屋的附屬設(shè)施、結(jié)構(gòu)、設(shè)施設(shè)備、綠化、景觀、雕塑等形成二次系統(tǒng)的驗(yàn)收。發(fā)現(xiàn)問題由房地產(chǎn)公司責(zé)成相關(guān)單位限期整改,維護(hù)建設(shè)單位和業(yè)主、使用人的合法權(quán)益。
2、熟悉公寓內(nèi)建筑、設(shè)施設(shè)備的情況,如各種管線及管道的走向,各類設(shè)備的性能、技術(shù)指標(biāo),操作規(guī)范等,為做好交接工作奠定基礎(chǔ)。
3、各種竣工圖紙、技術(shù)資料、設(shè)施設(shè)備的合格證書(保修書)的收集整理,待整體項(xiàng)目與物業(yè)管理公司辦理移交手續(xù)時(shí)一并移交。
4、對(duì)前期工程尚未完成遺留的問題協(xié)同建設(shè)單位做好善后工作,將有關(guān)問題分類分項(xiàng)備忘在案,盡最大努力做好各方宣傳解釋工作,維護(hù)建設(shè)單位的利益。
(二)接管準(zhǔn)備工作
1、編制人員工作計(jì)劃,根據(jù)工程進(jìn)展適時(shí)招聘各類人員。按照**模式在接管前半個(gè)月各類人員必須全部到崗,并進(jìn)行上崗前培訓(xùn),將共同科目和作業(yè)科目分兩個(gè)方面對(duì)所有人進(jìn)行培訓(xùn),培訓(xùn)后進(jìn)行考核,擇優(yōu)錄取。
2、各類主要技術(shù)人員的培訓(xùn)。由公司有針對(duì)性的進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),為今后的設(shè)備正常運(yùn)行、維修與保養(yǎng)提供有力的技術(shù)保障。
3、結(jié)合博雅公寓的實(shí)際情況,擬將進(jìn)一步修改各類公共性的管理文件,細(xì)化各項(xiàng)管理制度和工作流程,形成切實(shí)可行的管理方案,嚴(yán)格按照各項(xiàng)操作規(guī)程進(jìn)行操作。
4、加強(qiáng)各項(xiàng)對(duì)外工作的聯(lián)絡(luò),如消防、公安、環(huán)保、環(huán)衛(wèi)、工商、稅務(wù)、物價(jià)及物業(yè)管理主管部門、街道居委會(huì)等政府相關(guān)職能部門建立良好的工作關(guān)系,為今后的正常管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。
5、各種物質(zhì)的準(zhǔn)備。編制物質(zhì)采購計(jì)劃,辦公設(shè)施設(shè)備、辦公用品、安全管理器材、設(shè)備維修工具、保潔綠化工具、器材、員工服裝,印制各類文件、表格等。
6、各類指示標(biāo)牌的落實(shí):全面導(dǎo)入**cis標(biāo)識(shí)系統(tǒng)如主入口平面導(dǎo)視圖、各類禁行標(biāo)識(shí)、停車場指示牌及綠化公益性標(biāo)識(shí)等。
7、完善公寓的消防設(shè)施、消防器材,在相應(yīng)重點(diǎn)部位再配置一定數(shù)量的滅火器。
8、進(jìn)場后我公司將高質(zhì)量的做好博雅公寓各門廳大理石地面的拋光保養(yǎng)工作,確保**物業(yè)入場時(shí)有一全新的環(huán)境、面貌,樹立**物業(yè)良好的公眾形象。
三、物業(yè)常規(guī)管理階段
(一)房屋建筑外觀規(guī)范管理
1、在公寓宣傳欄內(nèi)大力宣傳國務(wù)院379號(hào)令《物業(yè)管理?xiàng)l例》及公寓管理法規(guī)和公眾性規(guī)章制度;
2、嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)部第110號(hào)令《住宅室內(nèi)裝飾裝修管理辦法》、《長沙市城市房屋裝修管理辦法》及公寓《業(yè)主公約》、《裝修守則》有關(guān)約定的條款;
3、加強(qiáng)檢查和巡視力度,防止損壞房屋外墻外貌,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)堅(jiān)決制止和限期恢復(fù)原狀,確保公寓原有建筑風(fēng)格,使建筑外觀完好、整潔、美觀;
4、樓宇維修時(shí)管理處工作人員應(yīng)到現(xiàn)場指導(dǎo)和施工監(jiān)督,確保樓宇維修質(zhì)量;
5、收集資料,建立物業(yè)資料檔案,管理完善、隨時(shí)可查。
(二)設(shè)施設(shè)備管理
1、公寓公用設(shè)施設(shè)備是否處于良好狀態(tài)、是否能夠保證正常運(yùn)行,與業(yè)主、使用人的日常生活緊密相關(guān)。公寓內(nèi)監(jiān)控系統(tǒng)由安全管理部監(jiān)控中心負(fù)責(zé)操作,智能化系統(tǒng)、弱電系統(tǒng)、強(qiáng)電系統(tǒng)、水泵等設(shè)備均由維修部負(fù)責(zé)其日常運(yùn)行與管理,并嚴(yán)格按照設(shè)施設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作。
上述系統(tǒng)、設(shè)備維修保養(yǎng)分為日常巡視保養(yǎng)和定期維護(hù)保養(yǎng),除特種設(shè)備應(yīng)由具有相應(yīng)資質(zhì)的保養(yǎng)單位進(jìn)行保養(yǎng),其它設(shè)備均由維修部負(fù)責(zé)進(jìn)行維修保養(yǎng)。在保修期內(nèi)設(shè)備的中修、大修由建設(shè)單位承擔(dān)保修責(zé)任,保修期滿后設(shè)備的中修、大修或改造由維修部提出維修申請(qǐng)報(bào)告,經(jīng)管理處核準(zhǔn)后報(bào)請(qǐng)長沙市房管局或公寓業(yè)主委員會(huì)批準(zhǔn),由維修資金支付。
2、公寓內(nèi)所有設(shè)施設(shè)備應(yīng)建立齊全的設(shè)施設(shè)備檔案,項(xiàng)目齊、目錄清可隨時(shí)查閱,確保所有設(shè)施設(shè)備保養(yǎng)良好、運(yùn)行正常,無事故隱患,而且保養(yǎng)檢修制度完善,每日有值班記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄,管理人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程及保養(yǎng)規(guī)范。設(shè)備機(jī)房環(huán)境整潔、無雜物、灰塵、老鼠。根據(jù)設(shè)備所需匹配各專業(yè)技術(shù)人員持證上崗,消防設(shè)施設(shè)備完好無損,隨時(shí)可以啟動(dòng)。對(duì)于停電、停水、火警、暴雨暴風(fēng)的緊急狀態(tài)下,有應(yīng)急預(yù)案防護(hù)措施。
3、市政公用設(shè)施的管理,公寓配套的二次供水、供
電、通訊、照明等設(shè)施設(shè)備齊全運(yùn)行正常,確保主出入口秩序井然,道路暢通。地面及室內(nèi)停車出入口平坦,有明顯交通標(biāo)識(shí)?；S池、窖井、污水、雨水排放暢通。
4、報(bào)修管理。24小時(shí)受理業(yè)主、使用人的報(bào)修接待,各類零修、急修及時(shí)率98%以上,質(zhì)量合格率100%,建立報(bào)修服務(wù)回訪制度,并有回訪記錄。
(三)安全與消防管理。
針對(duì)博雅公寓的安全與消防管理,**物業(yè)根據(jù)數(shù)年社區(qū)安全與消防管理經(jīng)驗(yàn)的積累,制定出如下安全與消防管理措施:
1、安全管理
(1)協(xié)助公安機(jī)關(guān)維護(hù)公寓安全與秩序,實(shí)施24小時(shí)安防值班制度及巡邏制度,統(tǒng)一服裝、統(tǒng)一胸牌、規(guī)范用語、文明值勤;
(2)實(shí)行人防、技防、物防、群防相結(jié)合的立體式防護(hù)體系,機(jī)動(dòng)與定時(shí)巡邏的模式保障公寓安全并有巡邏記錄、交接班記錄,各項(xiàng)制度齊全、安全管理措施落實(shí);
(3)重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)外來流動(dòng)人員的管理,對(duì)進(jìn)出車輛、實(shí)行登記和離開注銷手續(xù)的管理辦法,對(duì)裝修人員采取辦理臨時(shí)出入證管理,并對(duì)他們的活動(dòng)范圍進(jìn)行一定的限制。對(duì)可疑陌生人員采取重點(diǎn)監(jiān)控或跟蹤的手段,必要時(shí)上前禮貌驗(yàn)證盤查。加強(qiáng)夜間、公寓盲點(diǎn)巡邏頻率,不給犯罪分子可乘之機(jī);涉及人身安全處設(shè)有明顯標(biāo)識(shí)并采取防范措施,主出入口兩邊交通車輛管理運(yùn)行有序,無亂停亂放機(jī)動(dòng)車、非機(jī)動(dòng)車現(xiàn)象;
(4)對(duì)火警事故、交通事故、治安事故以及其他應(yīng)急情況,有應(yīng)急處理預(yù)案,保障公寓內(nèi)無重大治安刑事案件、交通事故和火災(zāi)事故;
(5)公寓內(nèi)若有重大活動(dòng),如:促銷會(huì)、大型文藝匯演,安管部門應(yīng)有安全管理方案,保證活動(dòng)安全順利開展;公寓安管人員定時(shí)上門對(duì)裝修人員進(jìn)行驗(yàn)證,對(duì)無證人員請(qǐng)其到管理處補(bǔ)辦手續(xù)或禮貌將他們請(qǐng)出公寓;
(6)為保護(hù)公寓業(yè)主、使用人的財(cái)物安全,對(duì)大件物品流動(dòng)實(shí)施申報(bào)制、盤查制和登記制,業(yè)主、商戶大件物品的搬出必須向管理處申報(bào),所有大件物品流動(dòng)均由安管部出具《大件物品放行憑證》。
2、消防管理
(1)安全部協(xié)助消防部門負(fù)責(zé)公寓消防安全防范工作,維修部負(fù)責(zé)消防設(shè)施設(shè)備的日常保養(yǎng)、完好無損、隨時(shí)可啟動(dòng)的管理,管理處主任為公寓消防安全第一責(zé)任人,安管部主管為公寓消防監(jiān)督員,管理處管理人員、維修人員、安管員、綠化保潔人員均為公寓義務(wù)消防隊(duì)員;
(2)安管員在每日的巡邏期間,發(fā)現(xiàn)消防設(shè)施設(shè)備存有隱患的應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并將信息及時(shí)反饋維修部,應(yīng)及時(shí)予以整改與修復(fù);
(3)建立齊全的消防責(zé)任制,管理處成員組成的義務(wù)消防隊(duì)員,平時(shí)接受消防技能和防火知識(shí)的培訓(xùn),加強(qiáng)消防演練,熟悉管理處《滅火預(yù)案標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》,一旦發(fā)生火災(zāi)能迅速按《滅火預(yù)案標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》投入滅火戰(zhàn)斗,管理處還將每年在公寓內(nèi)實(shí)施一次消防演練;
(4)監(jiān)控室實(shí)施24小時(shí)值班制度,值班記錄、監(jiān)控記錄齊全,消防設(shè)施設(shè)備完好率達(dá)到100%,無火災(zāi)隱患和火災(zāi)事故率。
3、車輛交通停放管理
(1)創(chuàng)造公寓優(yōu)美環(huán)境、井然有序的安全秩序,不僅依托公寓硬件設(shè)施的形象包裝,而且依托完善的軟件管理體系及工作人員規(guī)范禮儀的引導(dǎo)。公寓廣場的機(jī)動(dòng)車、非機(jī)動(dòng)車的出入、停放是物業(yè)管理公司對(duì)公寓物業(yè)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié),由安管人員記載的進(jìn)入時(shí)間;外來來訪機(jī)動(dòng)車輛(除:消防車、救護(hù)車、市政搶險(xiǎn)搶修車、垃圾清運(yùn)車)須發(fā)卡登記,方能入內(nèi)。
(2)非機(jī)動(dòng)車出入公寓憑博雅公寓管理處非機(jī)動(dòng)車專用卡出入。機(jī)動(dòng)車停放按規(guī)劃設(shè)計(jì)的地下停車、地面停車區(qū)域定點(diǎn)定位停放有序,對(duì)于停車場地管理處將安排專職車管人員進(jìn)行現(xiàn)場管理,嚴(yán)禁機(jī)動(dòng)車亂停亂放。業(yè)主、使用人的機(jī)動(dòng)車及外來來訪機(jī)動(dòng)車的停放收費(fèi)按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
(3)非機(jī)動(dòng)車的停放按設(shè)計(jì)規(guī)劃區(qū)域場地統(tǒng)一停放,嚴(yán)禁在道路、綠地、單元走道或各公用部位亂停亂放。非機(jī)動(dòng)車場地若有專人管理,其收費(fèi)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
(四)便民服務(wù)內(nèi)容
