項目物業(yè)服務中心日檔案資料管理辦法
項目物業(yè)服務中心日檔案、資料管理辦法
檔案資料管理運作流程圖:(略)
l、檔案資料收、發(fā)管理程序
物業(yè)服務中心重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經(jīng)過物業(yè)服務中心經(jīng)理或其指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。
物業(yè)服務中心日常管理文件(如物業(yè)服務中心通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收手續(xù),并分卷立檔。
2、檔案資料管理要求
采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。
盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。
電腦文件由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類文件管理,定期清除過期失效文件。
原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數(shù)據(jù),以利查閱者及時找到有效的文件。
檔案的鑒定必須由物業(yè)服務中心經(jīng)理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權人士無權決定。
檔案組卷按不同業(yè)務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,并按不同業(yè)務部門分柜保存。
專人負責檔案保管,做到檔案標識清晰,分類明確,易于查找;檔案出室必須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。
檔案室內保管環(huán)埯要求達到防火、防潮、防變質等要求,配置有效的滅火器材,并放置適當?shù)母稍飫┯靡苑莱?。檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。
針對本項目物業(yè)檔案資料特點.制定嚴格的檔案保密制度,對檔案資料的安全保密管理向業(yè)主負責。
以上物業(yè)服務中心的檔案、資料管理方式。在確定合作關系后,將參照政府機關的有關規(guī)定予以改善,以期符合委托方的委托要求。
物業(yè)服務中心在項目物業(yè)管理期限后,如雙方不再續(xù)約,將毫無保留地將完整的全套檔案資料移交給委托方(**市機關事務管理局)。
