z園物業(yè)財務(wù)管理措施
雅園物業(yè)財務(wù)管理措施
一、費用開支標準及審批權(quán)限
1、費用管理原則
(1)堅持勤儉節(jié)約的原則,努力降低費用水平。交際、應(yīng)酬費應(yīng)根據(jù)需要,本著少花錢多辦事的原則,采取實報實銷的辦法(由經(jīng)辦人事先闡明原因報總經(jīng)理批準)。
(2)執(zhí)行有關(guān)財務(wù)規(guī)定,嚴格遵守費用開支范圍。
(3)加強各項開支計劃管理,實行財務(wù)監(jiān)督,財務(wù)部要行使好財權(quán)。
(4)嚴格控制各種費用,杜絕假發(fā)票、空白條,杜絕不合理、不合法的費用支出,一切付款票據(jù),必須是合法的發(fā)票,白條不得作為報銷憑據(jù)。
(5)嚴格控制費用,嚴禁在使用中假公濟私。
(6)凡屬費用范圍開支,要按照管理公司報銷程序執(zhí)行。
(7)物業(yè)管理公司發(fā)生的各種費用,應(yīng)根據(jù)當月費用使用情況合理進入當期費用,按權(quán)責發(fā)出制的原則對管理公司發(fā)生的各種費用作預(yù)提費用和待攤費用。低值易耗品的攤銷原則是五五攤銷。低值易耗品購入后領(lǐng)用時要填制'低值易耗品領(lǐng)用登記表'。
2、費用開支標準
(1)交際應(yīng)酬費:原則為每月不超過元人民幣,如有特殊情況需超出上述月標準的,必須于事前報總經(jīng)理批準。
(2)通訊費:物業(yè)管理公司部門經(jīng)理以上人員按每月300元人民幣報銷手機通話費,主管級人員按每月150元人民幣報銷手機通話費,其他員工無論手機費或bp機費一律不予報銷;物業(yè)管理公司的辦公用市話費、長話費可憑電話局的話費收據(jù)列支入賬。
(3)市內(nèi)交通費:原則為每月不超過元人民幣;物業(yè)管理公司員工如因公外出必須事先征得總經(jīng)理的同意后方可乘出租車。
(4)每月一次的員工生日會支出不超過元標準。
3、審批程序及權(quán)限(見附表)
程序執(zhí)行人員負責內(nèi)容
1項目用款申請人填寫用款申請(如支出證明、采購申請等)并由本部門經(jīng)理簽字確認
2項目財務(wù)審核內(nèi)容簽字確認
3項目經(jīng)理簽字確認(預(yù)算內(nèi)現(xiàn)金支出項目1000元以下款項)
4物業(yè)公司總經(jīng)理簽字確認(采購、借款、合同付款,退各種押金、所有支票付款、限10000元以下支出)
5公司董事長10000元以上的大宗付款、預(yù)算外項目及固定資產(chǎn)的購置
6物業(yè)公司財務(wù)部在支票上加蓋銀行印件,交項目財務(wù)
7物業(yè)管理處出納、會計付款,收回相關(guān)的原始票據(jù)并記錄明細賬
二、物品的入庫、領(lǐng)用、保管及庫房安全、衛(wèi)生制度
1、關(guān)于材料入庫
(1)采購員購置的材料到庫后,應(yīng)放在待檢區(qū)并及時通知各使用部門專業(yè)人員及庫管員共同驗收,同時應(yīng)認真填寫驗收單,經(jīng)驗收合格后方可入庫。入庫時再由采購員和庫房同時作入庫記錄,要做到當天到貨當天清。
(2)材料入庫后,庫房管理人員應(yīng)及時將所購材料分類上架,并及時粘貼貨號標簽,同時填制庫存材料卡。
(3)庫管人員根據(jù)收貨記錄填制四聯(lián)入庫單,并按月逐一編號。入庫單應(yīng)按材料用途分類(電料、空調(diào)水暖料、土建維修料、清潔用品、辦公用品),以便于列明細賬。
(4)入庫單庫房留第一聯(lián)和第三聯(lián)據(jù)其登記庫存材料明細賬和存根。
2、關(guān)于材料領(lǐng)用:
(1)部門領(lǐng)用材料時,必須填寫三聯(lián)式'物品領(lǐng)料單',預(yù)算內(nèi)的由部門經(jīng)理批準,未申報預(yù)算的按批準的請示報告到庫房領(lǐng)料。
(2)工程部為客戶提供有償維修服務(wù)時,可憑'派工單'先到庫房領(lǐng)料,事后應(yīng)及時補辦領(lǐng)料手續(xù)(遇緊急情況可特殊處理,例如:跑水、停電)。
(3)出庫前應(yīng)認真核對出庫材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、并貼簽銷卡記錄。庫管人員在確認領(lǐng)料手續(xù)無誤后,應(yīng)填制四聯(lián)出庫單,外包工程必須有施工單位人員簽字。出庫單按用途分類填制,類別劃分應(yīng)與入庫時一致。
(4)材料出入庫記錄必須清楚完整,當天的賬項一定要在當天下班前完成,不得延誤。
(5)庫房發(fā)放材料應(yīng)遵守以舊換新原則。各部門退回的無使用價值的舊料經(jīng)總經(jīng)理/項目經(jīng)理批準后每月處理一次;經(jīng)各專業(yè)部門主管鑒定,維修后仍能繼續(xù)使用的材料應(yīng)妥善保管,待修理后備用;對已無修理價值,但有變賣價值的廢舊物資應(yīng)集中存放,經(jīng)批準后由保潔部統(tǒng)一變賣處理,相關(guān)費用交至財務(wù)部。
(6)各部門退回的廢舊材料按公司規(guī)定應(yīng)貼有領(lǐng)料標簽(或標記),如所退回材料未貼標簽(或標記),待總經(jīng)理批示后方可退庫。根據(jù)標簽的時間記錄,退庫材料在'三包'期內(nèi)的應(yīng)及時通知采購員與供貨商聯(lián)系更換。
(7)對于未使用的材料返庫,庫管人員應(yīng)填制紅字出庫單,以沖減原出庫單內(nèi)容。避免造成重復(fù)入庫或重復(fù)出庫;對于已使用過的仍有使用價值的舊料退庫,庫管人員應(yīng)單獨填制'維修再用明細表',并按用途分類。
(8)庫房應(yīng)于每月20日(原則上)盤點、結(jié)賬。庫管人員應(yīng)將本月出入庫單全部登記入賬,并編制本月庫存材料盤存表(總表及各類物料明細表)及二裝供料明細表。報與總經(jīng)理/項目經(jīng)理。財務(wù)部留存經(jīng)批示后的盤存表作為原始憑證計入成本費用賬中。
(9)施工多余材料需退回廠家的,按正常出庫手續(xù)辦理,由采購員辦理出庫并注明退回原因。
(10)退貨后,將廠家退回支票或現(xiàn)金送還財務(wù)部,并由采購員將財務(wù)收據(jù)送庫房與出庫單一起備案。
(11)庫房分機電話:353
3、關(guān)于庫存材料的保管:
(1)購入的庫存材料應(yīng)分類保管,收發(fā)材料后應(yīng)及時填寫庫存材料卡,以保證庫存資料與實際庫存數(shù)量準確無誤。對低于最低庫存量的材料及時通知使用部門及采購部。
(2)根據(jù)材料的不同保管要求,做好庫存材料的防火、防潮、防水、防塵、防蟲等保管工作。
(3)如庫存材料發(fā)生合理損耗,應(yīng)及時填寫'庫存材料損耗報告',待總經(jīng)理/項目經(jīng)理批準后,財務(wù)部做賬處理。
(4)各部門退回的廢舊材料應(yīng)集中保管,同時有關(guān)部門應(yīng)將可再用的零件拆下退庫,做到物盡其用。
(5)庫管人員應(yīng)認真做好本職工作,應(yīng)做到心中有數(shù),熟知庫存材料的存放位置及基本庫存量。
(6)每日將出、入庫單整理編制傳票,登記庫存材料明細賬。
(7)每月20日(原則上)庫房應(yīng)根據(jù)庫存材料明細賬盤點庫存材料,必須做到賬、實物相符、賬卡相符,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查賬處理。
(8)庫房盤點后,將盤點結(jié)果匯總編制庫存盤存表,及時交送有關(guān)部門審核。
(9)每月盤點結(jié)束后,庫房在填制庫存材料月補充前,與各部門協(xié)調(diào)各物品庫存量實際使用情況,并根據(jù)月底盤存
結(jié)果,填制庫存材料月補充計劃。
(10)工具的領(lǐng)用設(shè)有專人管理,對工具的收發(fā)應(yīng)及時記錄變更。
4、關(guān)于安全制度:
(1)庫管人員應(yīng)遵守各項安全管理制度,牢記消防中心火警電話(分機:119;直撥:),會使用滅火器。
(2)庫房嚴禁存放易燃、易爆等危險物品。如確需存放,可暫存放于工程部的油漆庫內(nèi)。
(3)除庫管人員外,他人不能進入庫區(qū)。如因工作需要進入庫房,應(yīng)由庫管人員陪同。
(4)庫管人員每天下班前必須檢查庫房的電源、開關(guān)、門鎖是否關(guān)好。鑰匙一份交由保安部保管。
(5)保持庫房內(nèi)安全通道暢通,入庫后應(yīng)盡快分類上架保管。
(6)對庫房內(nèi)的貴重物品應(yīng)加強管理,單獨保管。
5、關(guān)于衛(wèi)生制度:
(1)庫存材料要經(jīng)常檢查整理,碼放整齊。及時清理庫房內(nèi)的雜物、包裝紙等易燃品,保持庫房清潔衛(wèi)生,防止庫存材料蟲蛀、霉變。做到'五凈'(地面、墻面、門窗、貨架、貨物干凈),'五無'(無灰塵、無鼠害、無蛛網(wǎng)、無積水、無污垢)。
(2)要對庫存材料進行不定期整理,保持庫區(qū)整潔。
(3)對各部門退回的廢舊材料經(jīng)批準后應(yīng)及時清理,對還有使用價值的舊材料應(yīng)單獨保管,可以變賣的材料應(yīng)單獨存放。
6、關(guān)于個人保管物品
(1)工作崗位必須同時配備的計算器、小型工具等,由本部門負責人同意,在本部門當期限費用中開支,經(jīng)財務(wù)部統(tǒng)一審核后退職可辦理領(lǐng)用手續(xù)。
(2)單位價值較大的物品必須經(jīng)總經(jīng)理批準方能配備。
(3)個人保管物品需建立保管檔案,辦公物品的申領(lǐng)及管理由辦公室負責。
(4)個人保管的物品屬于公司資產(chǎn),保管者有義務(wù)妥善保管、合理使用,不得丟失或損壞,也不得隨意轉(zhuǎn)交他人。
(5)工作變動,不再使用所保管的物品時應(yīng)辦理退庫手續(xù)。
(6)屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外造成個人保管物品損壞,由保管者填寫報廢申請單,說明原因和理由。單位價值在200元以下的由項目經(jīng)理簽批,200元以上的由總經(jīng)理簽批后辦理報廢手續(xù),進行賬務(wù)處理。
(7)因為使用者使用不當造成物品損壞,由使用人按物品的價值進行賠償。
