第1篇 檔案管理辦法范本
第一章 總則
第1條 為加強公司檔案管理,保證檔案管理的有效性、規(guī)范性,理順工作程序,明確工作職責,使檔案工作更好地為企業(yè)經(jīng)營管理服務,特制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于集團總部及區(qū)域公司檔案管理工作,財務檔案管理須參照財務有關制度實行。
第3條 本辦法所稱檔案是指集團各中心、區(qū)域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等都是企業(yè)檔案的有機組成部分,應根據(jù)其自身特點妥善管理,統(tǒng)一歸檔。公司全體員工有保護檔案的義務。
第4條 主要職責。
1.集團行政管理中心:負責集團檔案管理工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作;負責集團檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。
2.集團各中心:負責本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作;指導、督促、檢查各區(qū)域公司對口業(yè)務部門的檔案管理工作。
3.區(qū)域公司:負責做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作;接受集團行政管理中心的統(tǒng)一指導與監(jiān)督,并定期向行政管理中心匯報檔案管理工作情況。
第二章 管理體制
第5條 公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一領導、分級保管的原則,進行網(wǎng)絡化管理,即集團公司收文、發(fā)文及經(jīng)營活動中形成的資料由集團公司檔案室歸檔;區(qū)域公司的職能部門形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。
第6條 集團行政管理中心設立檔案室,負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理,并對各中心/區(qū)域公司的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第7條 每個中心/區(qū)域公司指定專人(兼職)負責本中心/區(qū)域公司的資料的收集和整理,檔案資料收集、整理的第一責任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負責人,第二責任人為中心/區(qū)域公司負責人。
第8條 日常管理工作中形成的文件材料應由具體承辦人負責積累、整理,并移交給行政管理中心檔案管理員。
第9條 集團行政管理中心檔案管理具體職責。
1.負責集團的檔案管理工作,定期或不定期對檔案管理情況進行檢查,及時協(xié)調解決檔案管理工作中的問題,確保集團檔案管理相關制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管理工作的有序開展。
2.負責集團檔案管理工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作。
3.統(tǒng)一管理集團的檔案資料,做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開發(fā)利用工作。
4.定期進行檔案的檢查核對工作,保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。
5.及時對超期保管的檔案提出處理意見,做好檔案的銷毀工作。
6.參與集團及區(qū)域公司企業(yè)產(chǎn)權變動檔案的處置工作。
7.及時總結檔案管理工作情況,向集團匯報檔案管理工作,提出檔案管理工作的意見和建議。
8.協(xié)調、監(jiān)督、指導集團總部各中心、區(qū)域公司相關人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。
9.組織對區(qū)域公司檔案管理人員進行業(yè)務培訓,負責對區(qū)域公司檔案管理工作情況進行檢查和考核。
第10條 區(qū)域公司檔案管理具體職責。
1.區(qū)域公司要指定專門的機構或檔案管理工作人員,認真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作,并對公司的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。
2.區(qū)域公司所屬項目工程項目竣工驗收活動結束后,工程、技術部門將有關資料收集齊全,整理完善,及時呈報集團工程管理中心審核,并移交區(qū)域公司檔案管理部門。
3.區(qū)域公司應重視檔案管理工作,建立健全科學的檔案管理制度;為便于對檔案的有效利用,應采用先進技術,配備必要的設備設施,從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失,確保檔案的安全和完整。
4.區(qū)域公司檔案管理工作人員應積極參加集團組織的檔案培訓及其它有關檔案管理工作的各項活動,并定期向集團行政管理中心匯報檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發(fā)生變動時,應及時向集團匯報。
第三章 文件材料的形成和歸檔
第11條 檔案的收集。檔案資料是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門、員工從事業(yè)務所形成的文件、會議資料、申報資料、經(jīng)營業(yè)務合同、科技技術資料、會議審計資料等,形式可為光盤、照片、榮譽實物、證件等不同的載體。集團各中心、區(qū)域公司及其他下級單位應及時向集團行政管理中心移交有關檔案資料。
第12條 歸檔時間:
1.黨群工作、行政管理、勞動人事、生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面的文件材料(包括電子文件)在次年的1月份前歸檔。
2.財務類檔案五年一歸,期間由財務管理中心負責檔案管理。
3.審計類檔案,由審計部門整理成冊(包括電子目錄),次年3月底前歸檔。
4.經(jīng)營管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應歸檔的文件材料整理成冊向檔案室歸檔。
5.實物類證書如獎牌、獎狀、證書、營業(yè)執(zhí)照證件類都隨時歸檔。
6.載體類(報刊、照片、光碟),在次年的1月前將應歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理打包向檔案室移交歸檔。
第13條 歸檔要求:
1.歸檔的文件材料必須齊全完整,照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔。
2.歸檔的文件材料必須是原件,必須易于長久保存,同時要保證圖像清晰、字跡工整,審查簽字手續(xù)完備,禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。
3.凡與集團公司產(chǎn)權、資產(chǎn)和重大活動有關的檔案,由該發(fā)生直接關聯(lián)關系的分子公司整理歸檔,同時報集團行政管理中心檔案室備存。
4.歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄,案卷目錄一式兩份,一份由檔案管理員存檔,另一份由歸檔部門留存,任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第14條 歸檔范圍:各相關單位應當注意收集各種門類和載體的文件材料,重點收集資產(chǎn)產(chǎn)權、商業(yè)信譽、知識產(chǎn)權、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面的文件材料。集團公司將根據(jù)有關規(guī)定劃分密級和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.黨群工作形成的文件材料:包括黨務、工、青、婦,商會、協(xié)會等工作形成的文件材料。
2.行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料:包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準,企業(yè)章程,股東大會、董事會、監(jiān)事會會議,企業(yè)機構設置及變更,行政及法律事務,公證、審計,人事任免等工作形成的文件材料。
3.經(jīng)營管理工作形成的文件材料:包括企業(yè)改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策,計劃與統(tǒng)計工作,資產(chǎn)管理,知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密,企業(yè)信用管理、形象宣傳,合同管理,財務管理,物資管理,營銷管理,境外經(jīng)營管理以及招投標項目管理等方面的文件材料。
4.生產(chǎn)技術管理工作形成的文件材料:包括生產(chǎn)準備、組織、調度工作,質量管理、檢測、控制工作,能源管理,企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設,科技管理,生產(chǎn)安全和消防工作,事故分析與處理,交通管理,環(huán)境保護、檢測與控制,危險源辨識、風險評價與控制,計量工作,標準化工作等方面的文件材料。
5.基本建設項目形成的文件材料:包括基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收、評獎創(chuàng)優(yōu)、使用、維修、改擴建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料:包括工程招投標形成的文件材料、開竣工報告、施工許可證、施工組織設計、技術交底、圖紙會審記錄、工程定位記錄、地基驗槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設計聯(lián)系單、各原材料出廠證明、質量報告、技術復核記錄、沉降觀測記錄、結構吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質量驗收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗收證明、竣工圖紙。
7.設備儀器管理形成的文件材料:包括購置設備儀器的立項審批、購置合同,設備儀器的開箱驗收或接收、安裝調試、使用、維護和改造、報廢等方面的文件材料。
8.會計工作形成的文件材料:包括會計憑證、會計賬簿、財務報告及報表等方面的文件材料。
9.人力資源管理形成的文件材料:包括員工基本信息、勞動合同、職工履歷、工資、考核、技能評定、專業(yè)技術職務評聘、社會保險與公積金、培訓等方面的文件材料。
10.公司重大活動、會議相關的策劃方案、發(fā)言人報告,以及相關的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。
11.公司人員外出參與會議、講座、培訓帶回的文件及資料。
12.其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種載體的文件材料。
第15條 檔案的密級。檔案的保密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”和“內部”等四種。
1.“絕密”是保密內容的核心部分,包括在一定時期、一定范圍內需要絕對保密的,一旦泄密會使公司遭受嚴重危害和重大損失。
2.“機密”是保密內容的重要部分,包括在一定時期,一定范圍內需要保密的,一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。
3.“秘密”是保密內容的一部分,一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。
4.“內部”是沒有對外的文件,只限于內部有關人員使用。
第四章 檔案管理
第16條 檔案的分類與編目。
1.檔案的分類是以公司全部檔案為對象,由行政管理中心組織所有部門對檔案進行分類,形成檔案分類大綱,并按檔案分類大綱進行編號。
2.檔案管理員對接收的各類歸檔材料及檔案要及時地進行登記,并編制案卷目錄。
第17條 檔案的保管。
1.檔案室必須有專門檔案庫房,配備專用的檔案柜架,并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。
2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查、清點,發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時應及時修補、復制或進行其他技術處理。
第18條 歸檔材料及檔案的移交。
1.檔案管理員接收歸檔材料及檔案時要認真驗收,嚴格履行交接手續(xù)。檔案管理員調動工作時,必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。
2.各部門發(fā)生變動、撤銷時,應將原部門檔案移交公司檔案室保管。
第19條 檔案的鑒定。
1.檔案管理員應依據(jù)《檔案歸檔范圍和保管期限》(見附件1)劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種,凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長。
2.公司要定期對檔案的密級、時限進行鑒定,鑒定工作由集團行政副總、部門主任和檔案管理員參加的鑒定小組負責。
3.對歸檔文件必須在顯著位置(例如文件頁面的右上角)注明“歸檔”字樣,有密級的還應注明“密級”。
4.凡是已超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷毀清冊》(見附件2)上登記,并填寫《檔案銷毀清冊審批表》(見附件3)經(jīng)集團總裁、董事長審批后由專人監(jiān)銷,《檔案銷毀清冊》應立卷永久保存。
第20條 檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收入、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。檔案管理員應編制各種檔案檢索工具,以保證及時、準確地提供利用檔案信息。
第21條 檔案借閱管理。檔案借閱可通過oa流程或填寫《檔案借閱審批表》(見附件4)進行申請。公司必須嚴格履行借閱絕密、機密檔案的批準手續(xù),填寫《絕密、機密檔案審批表》(見附件5),未經(jīng)有關領導批準,不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》(見附件6),并監(jiān)視借閱人員如實填寫借閱信息。檔案借閱需遵守如下規(guī)則:
1.公司檔案不允許外單位人員查閱。
2.非財務、審計人員查閱會計、審計檔案,須經(jīng)總裁批準,方可查閱。
3.公司內部員工因工作需要,由所在部門負責人、行政管理中心批準后可借閱工作范圍內的檔案。
4.具有保密要求的電子檔案,未經(jīng)批準,任何單位或個人不得擅自復制、傳播等,一般情況下不得通過聯(lián)網(wǎng)方式查閱利用,如遇特殊情況需聯(lián)網(wǎng)利用時,必須符合企業(yè)有關保密規(guī)定,并有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或調離本公司的員工,離開前必須歸還全部所借檔案。
第22條 檔案借閱流程
1.內部、秘密檔案的借閱:員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負責人審批→集團業(yè)務對口管理中心負責人核準→集團行政管理中心主任審批→集團檔案管理人員歸檔。
2.機密、絕密檔案的借閱:員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負責人審批→集團業(yè)務對口管理中心負責人核準→集團行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團檔案管理人員歸檔。
第23條 開發(fā)利用檔案信息應遵守國家有關保密和知識產(chǎn)權等方面的法律、法規(guī),任何個人不得擅自公布檔案內容,對涉及侵犯公司利益和第三者權益的行為,應追究責任人相應的法律責任。
第五章 附則
第24條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第25條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第26條 附件:(1)檔案歸檔范圍和保管期限;(2)檔案銷毀清冊;(3)檔案銷毀清冊審批表;(4)檔案借閱審批表;(5)絕密、機密檔案審批表;(6)檔案借閱登記簿。
第2篇 船員檔案管理規(guī)定辦法
船員檔案管理暫行規(guī)定
一、為建立、健全船員檔案的管理工作,進一步掌握船員技術狀況,實現(xiàn)船員檔案管理的統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學化,特制定本規(guī)定。
二、船員檔案是船員考試發(fā)證機關在組織各類考試和核發(fā)各類別證件和其他一系列工作中形成的,具有查考利用價值的文字、表格等文件材料,是船員考試發(fā)證機關活動的原始依據(jù)。
三、船員檔案是由船員考試、適任證書簽發(fā)、船員服務簿發(fā)放、海員專業(yè)訓練、海員證簽發(fā)等方面材料構成的。
四、船員檔案必須實行集中統(tǒng)一管理,由專人負責檔案積累和管理工作,確保檔案和完整、準確、系統(tǒng)。
五、船員有關材料歸檔的基本要求:
1.歸檔要及時;
2.歸檔的文件材料必須完整;
3.歸檔的文件材料必須準確地反映各項工作的真實內容和歷史過程。
六、船員檔案分三個層次管理:
1.船員檔案卡片是記載一個船員的基本情況及其所持各類別證件的主要技術資歷資料。用于檢索和統(tǒng)計。卡片內容、規(guī)格全國統(tǒng)一。卡片排放順序要考慮檢索方便,各單位可自行選擇。
2.注冊登記簿是記載所簽發(fā)證件的有關技術細節(jié)。用于查閱、核工業(yè)實和統(tǒng)計。注冊登記簿內容全國統(tǒng)一。
3.檔案,即船員檔案的有關表格內容實行全國統(tǒng)一。
七、船員有關材料的歸檔范圍主要有以下幾方面:
1.海員證方面。有出國任務批件、出國政審批件、海員證繳銷登記表等有關材料。
2.專業(yè)訓練方面。有主管機關的關于培訓單位開展培訓工作的批準文件、驗收報告、專業(yè)訓練申請表、成績單、簽發(fā)合格證情況記載等有關材料。
3.船員服務簿方面。有船員服務簿申請表等有關材料。
4.適任證書方面。有關考試發(fā)證申請、鑒定、登記表、體格檢查表和有關證明材料。
5.考試方面。有考卷記錄、考場記錄、考試成績登記表等有關材料。
八、船員檔案必須有專門的儲存場所,存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學和便于查找。
九、要認真做好檔案統(tǒng)計工作,數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準確、可靠。將有關內容按要求填寫'船員培訓考試發(fā)證年報表',一式兩份,一份留底,一份于次年1月31日前報船員考試發(fā)證主管機關。
十、檔案管理現(xiàn)代化是加強管理工作、提高辦事質量和效率的重要手段,有條件的單位要逐步應用電子計算機管理檔案。
十一、各考試發(fā)證機關要配備專職檔案管理人員并保持相對穩(wěn)定。檔案人員應由具有高中或相當于高中學歷的并具有一定工作能力的人員擔任。
第3篇 某電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強貴州電網(wǎng)公司(以下簡稱公司)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化,充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關規(guī)定,結合公司實際,制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎管理工作的組成部分,是維護公司合法權益,記載公司發(fā)展過程的一項重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分,受國家法律保護。各單位有承擔保護檔案的義務。
1.3公司的檔案不向社會開放,只限于公司工作活動中使用。檔案管理部門要嚴格執(zhí)行國家和公司的保密規(guī)定,防止檔案的失密、泄密。
1.4對在工作中不負責任,違反本辦法,造成檔案失損、損毀的,依照公司有關規(guī)定處理;觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、工程建設、科學研究等活動中直接形成的,具有保存和利用價值的文件材料、圖表、照片、錄音(像)帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質的檔案。
4管理職責
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領導,實行以本行業(yè)管理為主,地方檔案行政管理部門業(yè)務指導為輔的管理體制,實行統(tǒng)一領導、分級管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。
4.2.1貫徹執(zhí)行國家檔案局以及上級機關頒布的有關檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定,制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實施辦法。
4.2.2負責對公司各部門及所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導,交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進行檔案修復,延長檔案壽命,并負責組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計和檔案資料開發(fā)利用工作,積極提供各類檔案資料信息,為公司發(fā)展服務。
4.2.8負責組織實施檔案管理現(xiàn)代化工作,建設公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位(部門)的檔案由形成部門負責收集、整理、歸檔,單位檔案部門負責對檔案的收集、整理工作進行監(jiān)督、檢查和指導,對接收進檔案室的檔案進行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應加強對法律文書歸檔工作的指導、督促和審查。
5.3各單位的部門專兼職檔案員應及時將辦理完畢的、應歸檔的資料收集齊全,按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進行整理后在規(guī)定的時間內統(tǒng)一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的,檔案管理部門有權提出整改意見、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的,已辦理完畢,具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。(詳參見《科技檔案歸檔文件指導目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》)
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準確。各部門應注意日常工作中歸檔材料的形成和積累,做好收集整理工作,檔案部門有權要求歸檔材料形成部門提供相應的資料,任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時間
5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項目竣工(成果鑒定)3個月之內向檔案室移交。
5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務部門保管了一年的檔案(例如2008年12月底以前移前2006年的檔案)。
5.6.4榮譽類、紀念品類實物檔案在收到后一周內移交歸檔;證件類實物檔案每年1月份以前移交;印章類實物檔案在印章作廢一月內移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時間為錄制完成一周之內移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結合立卷的方式,即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時間,在檔案室的指導下對本部門的帳外文件進行補充錄入,對本部門的檔案進行整理、編號,檔案室裝盒入庫上架。
6.2科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件,對文件進行整理并立卷,打印文件移交目錄,檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.3會計檔案由財務部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會計檔案,對會計憑證、工資冊、對帳單、帳簿、報表進行整理、裝訂,打印移交目錄,檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對一組關聯(lián)照片進行組合,打印照片移交目錄,檔案室對照片檔案進行整理、裝冊并入庫上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件,打印錄音文件移交目錄,檔案室對錄音文件進行整理入庫。
6.6實物檔案由各部門兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實物檔案,打印移交目錄,檔案室拍攝實物檔案照片并與目錄掛接,對實物檔案進行編號并入庫。
6.7光盤檔案由歸檔部門將電子數(shù)據(jù)按照年度或項目刻錄光盤,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤檔案,打印移交目錄,檔案室對光盤檔案進行編號并入庫。
6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》(以下簡稱“規(guī)范”)中的相關要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門有責任按時完成在歸檔過程中所承擔的工作,保障檔案收集的齊全、完整、準確、規(guī)范、及時和高效。
7檔案的分類
7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類、編碼設置與實際工作密切結合,根據(jù)國家檔案局對企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對分類表的統(tǒng)一要求,以公司全部檔案為對象,遵循檔案形成的規(guī)律,依據(jù)公司職能,本著便于保管和利用的原則進行分類。
7.3公司檔案共設置五大門類14個檔案類型。
7.3.1文書檔案。包括:0黨群工作,1行政管理,2經(jīng)營管理,3生產(chǎn)技術管理,4財務審計和5人事勞資,六個一級類目。
7.3.2會計檔案。會計帳務類檔案屬于4大類財務審計類目下,但由于其管理方式與文書檔案不同,因此單獨設為一個門類。各單位可結合自身實際,根據(jù)其形成特點,增設類型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括:電力系統(tǒng)生產(chǎn)調度(6大類),科學技術研究(7大類),基本建設(8大類),設備儀器(9大類)。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個一級類目的管理范疇,在內容和分類上屬于上述0-9大類類目,但由于存載體形式的不同,其保管方式也不同,因此在實際管理時設立單獨的門類進行管理,包括:照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下:
特殊載體檔案名稱
代字
照片檔案
zp
磁性載體檔案
c*
錄音文件
ly
實物檔案
sw
光盤
gp
7.3.5電子類文件(ed)。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定,為便于檔案的管理和利用,檔案室應建立健全各項規(guī)章制度,并制定嚴格的考核和獎懲辦法。檔案管理制度主要有《庫房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計制度》、《鑒定、銷毀制度》等。
8.2檔案室要設置規(guī)范的檔案專用庫房及檔案柜架。必須做到“三室分設”,即檔案室(庫)、工作室、閱覽室。檔案庫必須堅固、嚴密,做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫(濕)度控制設備、計算機、復印機、激光掃描儀、打印機及影像設備等。
8.4各種載體的檔案進入庫房前必須進行檢查和必要的技術處理,定期進行庫藏檔案的清理和核對工作,發(fā)現(xiàn)情況,立即采取搶救措施。
8.5公司部門要定期對檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進行統(tǒng)計。
9檔案的開發(fā)利用
9.1開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務。檔案部門要積極開展檔案信息開發(fā)、利用工作,嚴格執(zhí)行檔案開發(fā)利用的相關制度和規(guī)范,為公司各項工作服務。檔案的開發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門要積極主動配合檔案利用者,并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點及工作需要,重點編寫具有參考價值的資料。如:全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項目及成果簡介等。
9.3檔案的開發(fā)與利用必須嚴格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負責解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標準表單》是本辦法的具體管理規(guī)范,與本檔案管理辦法具有相同的效力。
第4篇 人事檔案管理規(guī)定辦法
人事檔案管理規(guī)定
第一條 為了實現(xiàn)人事檔案整理工作的規(guī)范化,便于檔案的保管和利用,根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關規(guī)定,特制訂本細則。
第二條 人事檔案的整理工作,是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個教工的檔案材料,進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷,并在此基礎上,不斷對檔案內容進行補充的工作。
第三條 人事檔案管理部門,均應按本細則和有關規(guī)定的要求,對所管理的人事檔案進行認真的整理。
第四條 整理人事檔案,須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。
第五條 整理人事檔案,事先要收集好人事檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。
第六條 整理人事檔案的人員,必須努力學習黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識,熟悉整理人事檔案的有關規(guī)定,掌握整理工作的基本方法和技能,認真負責地做好整理工作。
第七條 人事檔案材料的鑒別工作,是檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查,甄別材料的真?zhèn)?判定材料的保存價值,確定其是否歸入人事檔案的工作。
第八條 鑒別歸檔材料,必須根據(jù)中央有關文件的精神,以《條例》和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關規(guī)定為依據(jù),嚴肅認真地進行。
第九條 鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點,具體問題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值,確定材料是否歸入檔案。
第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:
(一)判定材料是否屬于本校的材料及應歸入人事檔案的內容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的,或不屬于人事檔案內容和重復多余的材料,應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料,可交文書檔案或轉有關部門保存。不屬于人事檔案內容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。無保存價值又不宜退回本人的,應登記報主管領導批準銷毀;
(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。
上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或對象不明確的材料,不能歸檔;
(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。審查結論,處分決定、組織鑒定、民-主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表;須注明任免職務的批準機關、批注時間和文號。出國、出境審批表,須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須補辦完手續(xù)后再歸檔;
(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸入人事檔案,應交有關組織處理;
(五)鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關材料,要及時進行登記并收集補充。
第十一條 對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關于正、副本十類內容的劃分進行分類。
第十二條 人事檔案正本, 由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。其內容分類:
第一類 履歷材料
干部履歷表(書)、簡歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務人員、軍人、學生等各類人員登記表,干部簡要情況表,干部信息管理登記表,以“簡歷”為標題的個人材料(主要介紹不同時間學習,工作的地點、單位、任職情況),更改姓名、籍貫的證明材料等。干部履歷表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。
第二類 自傳及屬于自傳性質的材料
自傳(自己寫的個人經(jīng)歷),個人撰寫的簡歷材料(主要內容為:個人簡歷、家庭情況及社會關系)等。帶自傳的履歷材料或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。
第三類 鑒定(含自我鑒定),考察、考核材料
1、 考核材料:干部年度考核表,專業(yè)技術人員年度考核表,考察材料,現(xiàn)實表現(xiàn),領導干部年度考核量化測評表,參加形勢教育干部實績考核表,領導干部黨風廉政建設情況報告表,后備干部登記表,干部掛職鍛煉表,干部掛職推薦意見,干部掛職鍛煉總結及鑒定表,民-主評議綜合材料。
2、評語鑒定:高等學校招生政治思想品德考查(核)表,報考研究生思想政治情況表,學生操行評語,所有不帶學習成績、考試成績的鑒定(包括:學生、培訓、工作、出國、團員、黨員、軍人、“三講”、蹲點干部、少數(shù)民族干部、知青),各類人員評(鑒評表)等,黨員民-主鑒定表,干部年度考核表等。
3、審計報告:任期經(jīng)濟責任審計報告、審計意見的材料、,離任審計表等。
第四類 學歷、學位、成績、培訓和專業(yè)技術等綜合材料
1、學歷材料:學生登記表(初中、高中),學生成績登記表,考生報名登記表,新學員審批審批登記表,選拔學生登記表,畢業(yè)生登記表,畢業(yè)生分配登記表,畢業(yè)生登記及鑒定表,畢業(yè)論文成績登記表,學員結業(yè)論文登記表,學籍登記表,研究生登記表,推薦上學意見書,同意推薦上學的證明,高考志愿書(申請報考書),退學證明,肄業(yè)材料,學生學年小結表,證明畢業(yè)時間的材料,中央黨校學員登記表,中央黨校學員黨性鍛煉思想小結,中央黨校學員學習小結,中央黨校學員黨性思想考評表,畢業(yè)(結業(yè))證復印件,學歷證明,學位申請書,干部學歷學位認定情況登記表,所有帶學習成績、考試成績的鑒定,出國留學審查登記表,報考(申請)表,同意參加高考的證明,攻讀博士學位專家推薦書,定向(合同)培養(yǎng)高校學生合同書等。
2、專業(yè)技術材料:教師登記表,教師資格過渡申請表,教師任職資格申報表,醫(yī)務人員登記表,醫(yī)師資格認定申請審核表,技術(兼職)聘書(如經(jīng)濟師、工程師、教授、會計師、指導教師等),專業(yè)技術職務聘任合同書,專業(yè)技術職務任職資格評審表,科學技術干部業(yè)務考績檔案,專業(yè)技術職務評審聘任呈報表,關于申請任職資格的報告,申報條件和任職資格檢查表,評審專業(yè)技術職務任職資格情況簡表,科學技術干部技術職稱評定表,技術干部定職、升職呈報表,專業(yè)技術職務任命書,專業(yè)技術職務復查考核表,思想政治工作人員專業(yè)職務申報表,思想政治工作人員職務任職資格申報表,科學技術成果鑒定證書等。
3、培訓材料:黨校輪訓培訓班學員考核表,崗位職務培訓,培訓學員學習考核登記表,學員考核登記表,干部進修登記表,培訓證明,預備役培訓,干部理論學習檔案卡片等。
4、科研成果:創(chuàng)造發(fā)明、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的)等目錄。
第五類 政審材料
個人的說明材料(主要說明家庭情況及社會關系),家庭成員及社會關系登記表,軍婚證明,軍婚報告及批復,愛人(對象)情況登記表,對其家屬、親友調查情況的證明,招工政治審查表,入伍政治審查表,高等學校考生政治審查表,外出培訓人員審查表,學徒審查登記表,公開選拔和競爭上崗任職人員的資格審查表,知識青年上山下鄉(xiāng)參加工作期間的表現(xiàn),知識青年上山下鄉(xiāng)證,更改(確認)年齡、工齡(參加工作時間)、民族、國籍、入伍時間的證明,“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學歷)”的審核表,干部在制止動-亂、平息*斗爭中的表現(xiàn)情況,在文-化-大-革-命期間的表現(xiàn)情況,家庭成員旁證材料,關于黨內職務情況的說明等。
第六類 黨團材料
入團志愿書,入團申請書,退團申請書,超齡離團登記表,入黨志愿書,入黨申請書(如有多份僅保留第一份和最后一份,其他材料歸入本人檔案的散材料中),轉正申請書,轉正的意見,入黨積極分子培訓考核表,發(fā)展黨員計劃審核登記表,民-主評議黨員登記表,黨員“雙學”活動登記表,1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請,確認團齡、黨齡的相關材料,加入其他黨派的申請書、登記表及證明,由單位開具的黨、團材料丟失的證明(說明)等。
第七類 獎勵(包括科技和業(yè)務獎勵)材料
所有獎勵文件、獎狀的復印件、先進事跡材料,黨員民-主評議登記表(被評為優(yōu)秀黨員的),得獎的著作登記單,獎學金審批表,通報表揚等。
第八類 干部違*紀、政紀、法律法規(guī)等材料
紀檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門對個人的處分決定,上級批復,核定(調查)報告,本人的檢查,交待,對處分決定的意見,復查報告、決定、結論,免予、解除,撤銷處分的決定、意見、通知,通報批評材料,對個人的治安管理處罰決定書,不起訴決定書,刑事判決書,懲罰性民事判決書,計劃生育處罰決定等。
第九類 工資、任免、身份等方面的材料
1、干部工資、定級、待遇材料:工資檔案,工資審批表,晉升工資文件,浮動工資表,帶工資的任免表,轉正定級登記表(含無工資額的),因受獎勵晉升工資相關表格,工資關系轉移介紹信,職工考核升級審批表,工作變動登記表,各類津貼呈報審批表,待遇問題的審批表等。
2、干部任免材料:任職任免文,任免表,戰(zhàn)士提升職務,級別報告表,干部提升晉級報告表,軍官任免晉銜報告表(職務軍銜或警銜同時變動的任免表),工資待遇不變晉升職務,干部職務任(免)歸檔材料,選為與其主要工作相關的各委員會委員的登記表(如:共青團、政協(xié)、紀委等),對總會計師,總經(jīng)濟師等的任免表等。考察材料、現(xiàn)實表現(xiàn)也可放在任免表的后面形成一系列的材料。
3 、干部因公出國(境)材料
因公出國人員審批表,因公出國人員備案表,初次出國人員審查表等。審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>
4、招工、軍警、代表等材料:
(1)招工材料:招收(新)工人登記表,就業(yè)人員審批表,招收新工人審批表,招收工人審查登記表,選調生錄用審批表,職工子女申請安排工作登記表,學徒工審查登記表,畢業(yè)生選留推薦表、同意推薦招工的證明,轉干審批表,“吸收錄用”干部審批表(登記表),吸收錄用教師表,高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表,選拔錄用干部審批表,“以工代干”人員轉干審批表,組織對組織初具的證明由于其家庭原因請求安排工作的情況說明或證明等。
(2)軍警材料:入伍登記表,應征公民兵役役登記表,軍(警)官文職干部轉服預備役報告表,退伍軍人登記表,軍官轉業(yè)審批報告表,評定授予軍官軍銜報告表,法官、檢察官、警官等級變動審批(評定)表,轉業(yè)干部推薦表,軍用汽車駕駛執(zhí)照申請表,車輛駕駛員年度審驗表(軍人)等。
(3)代表材料:各類代表大會代表登記表,當選與非主要工作(兼職工作)相關的各類組織委員的登記表(如:書畫協(xié)會,青年聯(lián)合會等)等。
(4)其它:公務員過渡審批表,公務員重新登記表(《公務員法》頒布后制定的),參照機關工作人員管理審批表,兼職聘書(職務),調動工作審批表,辭職申請書報告及審批表,任職責任合同書,勞動合同書或協(xié)議書等。
第十類 其他可供組織參考有保存價值的材料
體檢表(有殘疾),殘疾等級材料,各類通知書,家屬隨軍登記(報告)表,領導干部收入申報表,干部住房情況表,干部掛職鍛煉總結或小結,學習小結,自愿生一個孩子申請,獨生子女證申請登記表,各類函件(如:調動工作介紹信、報名介紹信),結婚報告(非軍人),共同培養(yǎng)協(xié)議書,工會入會申請,工會會員登記表,報到證,申請下基層的申請書,合同(協(xié)議)書,人事爭議仲裁裁決書,傷殘,工傷等級診斷書及有關材料,干部逝世后報紙報道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等。
不能裝入干部檔案的材料:工作總結,生活小結,思想?yún)R報,接轉材料交接單,工作證復印件,檔案整理復制責任卡,入黨誓詞,常住人員登記表(戶口本復印件),論文,各類試卷,學生證等。
可不裝入干部檔案的材料:檔案備考表(和文-革有關的說明須歸入檔案),述職報告(如有年度考核表配套的需歸入檔案),附有索取證明材料的函(如無索取證明材料的歸入檔案)。
第十三條 人事檔案副本內容,是由正本中以下類別主要材料的重復件或復制件構成:
第一類的近期履歷材料。
第三類的主要鑒定,教工考核材料。
第四類的學歷、學位,評聘專業(yè)技術職務的材料。
第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、復查結論)材料。
第七類的獎勵材料。
第八類的處分決定(包括甄別、復查結論)材料。
第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。
其它類別多余的重要材料,也可歸入副本。
第十四條 內容交叉的材料,可根據(jù)材料的主要內容或用途確定類別。
(一)帶自傳的履歷或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。
(二)履歷表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。
(三)有任免職務內容的登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。
(四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料,一律歸第八類;凡未給予處分,以政治歷史問題為主的,歸第五類,以違紀錯誤為主的歸第八類。
第十五條 每類人事檔案材料,都要根據(jù)材料內容的內在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序,并在每份材料的右上角編上類號和順序號,在其右下角編寫頁數(shù)。
第十六條 檔案材料排序的基本方式:
第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類等七類材料按時間先后順序排列。
第五類材料:若形成一系列有結論性的證明材料的排列順序為結論或上級批復在前,其余材料按時間先后排列在后;若為單獨的證明說明材料則按時間先后排列。
第六類材料:首先是入團志愿書、入團申請書;其次是入黨志愿書、入黨申請書;黨員登記表可按時間先后依次排序。
第八類材料:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人的檢查或交待材料等,其證明材料應根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應集中排列。
第十七條 每卷人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是整本干部人事檔案材料的索引,有了目錄就方便了干部人事檔案內容的查閱,起到了提綱挈領的作用。
(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項地進行填寫。每大類的第一行填寫大類號及其名稱,大類號用漢字一至十表示。第二行開始按照各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯數(shù)字1、2、3、4……填寫;
(二)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料,應擬定題目。材料的題目過長,可適當簡化。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)“材料形成時間”,一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料,采用原材料形成時間;
(四)填寫“材料份數(shù)”,以每份完整的材料為一份(包括附件),一般均為一份;材料頁數(shù)的計算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應如數(shù)填寫;
(五)內容排布:
①共十大類,每大類與大類之間間隔為四行;
②各大類材料中,若無該類檔案材料,其大類標題仍然保留,注意空足四行,再進入下一大類材料的輸入;
③第九類“工資任免等材料”分四小類,每小類與小類之間間隔為三行;
④第九類“工資任免等材料”中,若無哪小類材料,其標題不保留,注意空足三行,再進入下一小類材料的輸入;
⑤目錄輸入完畢后,將最后一頁空表行數(shù)補足滿頁,再進行打印。
⑥打印出來的目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得有過于明顯的印黑、涂抹和皺褶。
第十八條 檔案材料載體變質或字跡退色不清時,須進行搶救。搶救材料,一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方法。凡打印、抄寫的材料,必須認真細致、核對無誤,注明復制單位和日期。
第十九條 建立檔案副本的材料不夠時,可選擇正本中的材料進行復制,將復制件存副本,其原件必須存入正本。
第二十條 為便于裝訂、保管和利用,延長檔案材料的壽命,對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料,應進行技術加工。其主要方法:
(一)對超出16開(26cm×19cm)規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行裁剪。裁剪檔案材料要根據(jù)裁紙刀所標橫豎坐標裁切,做到橫平豎直,統(tǒng)一尺度,前后一致,保證檔案材料的規(guī)范。
裁切不能損壞檔案材料內容,檔案內容距離裁切右邊應有0.8-1.2厘米距離,包邊時檔案左邊應留出2-2.5厘米距離,防止打孔時損壞檔案材料。不能緊靠內容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內容無關的字跡)。
裁切筒子紙要根據(jù)內容折疊整齊,不能裁斷。對于超出16開規(guī)格且無法裁切的檔案材料,須進行折疊。折疊時,要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。一般橫邊折疊折下邊,不折表頭,折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。
(二)小于16開規(guī)格檔案材料,要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。裱邊時橫邊補上不補下,遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁裱邊,豎邊必須補齊。裱邊要粘牢,同時不能把下一頁粘住。
(三)對于破損、卷角、折皺的檔案材料,要進行裱糊。裱糊用的襯紙,必須采用白紙。漿糊要按照水和漿糊2:1的比例調制,涂抹時注意適量,不能過多或過少。
(四)材料包邊不能把檔案內容粘住,并把原來的裝訂孔包在白邊里。一般材料紙張厚7頁左右包一本,紙張薄的10頁左右包一本。包邊紙一般為b5復印紙,(也可采用硬度適中的紙)并按照寬5厘米-5.5厘米的標準裁成長條。
(五)編寫頁碼和編號,須擦掉以前的編號,新編號字體要美觀整潔,不要過大。頁碼的位置在檔案的右下角,距離下邊和右邊0.5厘米,編號的位置在檔案的右上角,距離上邊和右邊0.5厘米。
(六)檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補齊,有些不干凈的也須剪掉重新補齊。整理時要按照類別插入分類角。分類角貼在白紙的右上方,與紙的右上角完全重疊,貼分類角的紙必須是黃底紅字的角標紙。
(七)獎勵登記表、學生成績冊、畢業(yè)證書、學位證書、獎狀等需折疊的材料,裱背后裝入檔案,粘貼時注意做到便于從左向右翻閱。如果材料過大應折疊,一般為折下邊和右邊。
(八)鉛筆標注在檔案上的無關的字跡一律擦除。
(九)整理過程中產(chǎn)生的重復件和多余件,根據(jù)類別、時間排序,按標準裁剪和裝訂后,要在每份材料上注明為重復件或多余件并裝入本人檔案。
(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化生銹損毀材料。
(十一)對于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。
第二十一條 每個教工的檔案材料,必須裝訂成卷。裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結實實用,具體做法:
(一)將目錄與材料核對無誤;
(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;
(三)在材料左側豎直打上統(tǒng)一裝訂孔。孔距規(guī)格應符合《條例》附件一的規(guī)定;
(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標準人事檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。
第二十二條 人事檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查,經(jīng)驗收合格后,方能入庫。
第二十三條 人事檔案整理工作人員必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關規(guī)定,嚴格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。
(一)在整理檔案時,嚴禁吸煙,以確保檔案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;
(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料,須進行登記,經(jīng)主管領導審查批準后分別情況予以處理。
(四)在整理檔案過程中,要加強對檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內容。
注:查看本文相關詳情請搜索進入安徽人事資料網(wǎng)然后站內搜索人事檔案管理條例。
第5篇 四季花城小區(qū)檔案管理辦法
花城小區(qū)檔案管理辦法
1建筑物檔案的管理:
⑴物業(yè)檔案:是在工程建設及管理、服務過程中形成的應當歸檔保存的有關圖紙、圖表、文字、照片、影像、錄音等文件材料的總稱。它是工程的重要資產(chǎn);是歷史的原始的真實記錄;是物業(yè)管理服務的重要依據(jù)。建立物業(yè)檔案,是物業(yè)管理單位實現(xiàn)物業(yè)規(guī)范化和現(xiàn)代化管理的手段,是提高綜合管理能力的基礎。物業(yè)管理中檔案管理具體管理內容涉及建筑物檔案、業(yè)主及住用戶檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財務會計檔案等。
⑵建立檔案管理制度:按照社會檔案行政管理的要求和質量管理體系文件標準,建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準則和依據(jù),物業(yè)檔案管理制度主要有:對機構部門管理人員職責的規(guī)定;對管理工作程序的規(guī)定;對檔案相關責任部門的規(guī)定;對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標準;對違反制度的處罰規(guī)定等。
⑶確定檔案的內容
①建筑物原始檔案:建筑物原始檔案是指物業(yè)管理單位在接管物業(yè)管理時,從發(fā)展商手中接收的在工程建設施工過程中形成的工程檔案,主要指竣工驗收資料、房屋單體竣工圖,具體內容請見下表:
序號資料名稱移交單位移交人接收單位接收人資料編號
一產(chǎn)權資料
1項目批準文件
2用地批準文件
3建筑執(zhí)照
二技術資料
1竣工圖--總平面圖
2建筑圖--建筑圖
3結構圖--結構圖
4附屬工程及隱蔽管的全套圖紙
5地質勘察報告
6工程預決算分項單
7圖紙會審記錄
8工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
9隱蔽工程驗收記錄
10沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖
三竣工驗收證明書
1太倉市基建工程竣工驗收書
2太倉市建筑消防驗收合格證
3電話工程竣工驗收證書
4鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
5新材料、構配件的鑒定合格證書
6水、電、衛(wèi)生器具等設備及衛(wèi)生潔具的檢驗合格證書
7砂漿、混凝土試塊試壓報告
8供水、供暖管道的試壓報告
9如需物業(yè)公司臨時代管的設備,開發(fā)商還需提供:水泵、配電柜變壓器、住戶對講系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)等設備的訂購合同、驗收證書、產(chǎn)品證書、產(chǎn)品說明書、竣工圖紙等
四房屋使用資料
1房屋產(chǎn)權資料
各用戶業(yè)主名單、地址、電話清單
建筑面積計算書
五供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時代管的,竣工驗收后加辦以下協(xié)議及證書(太倉市各部門頒發(fā)的常規(guī)證書)
1供用電協(xié)議書
2用電許可證
3委托銀行代收電費合同書
4變壓器報停申請表
5用水申請審批表
6月供水計劃報告單
②建筑物維護、改造檔案:建筑物維護、改造檔案是物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對所管物業(yè)建筑本體(或稱物業(yè)公共設施及公共部分)進行維護、改造的有關資料:
a)維護改造申請表及批準文件
b)維護改造工程施工許可證
c)維護改造方案
d)維護改造工程合同
e)維護改造工程預算書及批準文件
f)維護改造工程施工技術文件(按城建檔案管理部門制定的相關規(guī)定執(zhí)行)
g)維護改造工程驗收證明書
h)維護改造工程結算(核算)表
i)各設備及工程使用維護說明書
j)各設備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應全部具有)
k)維護改造工程施工設計圖及竣工圖
③用戶裝修、改造工程檔案: 用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產(chǎn)權或經(jīng)業(yè)主授權的房屋進行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料,一般內容如下。
a)裝修、改造申請表及審查意見
b)裝修設計圖
c)裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料
d)完工后的驗收意見
④檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交:檔案的收集、接收、整理和移交是檔案管理工作的基礎。物業(yè)管理檔案員應從項目接管開始便收集應歸檔的各類文件資料并進行驗收、整理、組織移交等工作,確保檔案材料完整、真實、規(guī)范和及時歸檔。檔案的收集、接收工作應嚴格按照歸檔內容的規(guī)定進行,對于缺項少件要有明確的記錄,并提出追繳和補制的要求。對所收集、接收的檔案要嚴格核實材料的真實性,原始性;對于檔案中規(guī)定為復印件的材料接受時應嚴格與原始材料核對,核實后的材料應有明確的注明。根據(jù)檔案材料來源渠道眾多的情況,按以下的職責分工負責收集、接收:
(a)工程技術主管負責收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料;
(b)安保主管負責收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;
(c)辦公文員負責收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動檔案;
(d)其他檔案資料和維修、巡視、運行及服務活動記錄分別由各職能單位負責收集。
收集來的上述檔案資料應及時送交檔案室(根據(jù)不同情況制定各種資料送交的時間,但每周應確定一天為各部門與檔案室移交檔案的時間)。對于收集、接收上來的檔案,檔案室應進行驗定、簽收并進行整理、分類、編目及著錄。其用紙(或載體)、用墨、記錄書寫的字體和符號均應符合國家及太倉市檔案行政管理部門制定的規(guī)定和標準。
(4)業(yè)主與住用戶檔案的管理
①建立檔案管理制度:按照社會檔案行政管理的要求和質量體系文件標準,建立規(guī)范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準則和依據(jù),主要有:對檔案管理機構和責任部門的規(guī)定,對機構部門管理人員職責的規(guī)定;對管理工作程序的規(guī)定;對檔案相關責任部門的規(guī)定;對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標準;對違反制度的處罰規(guī)定等。
②業(yè)主及住用戶檔案的內容:業(yè)主及住用戶檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關各業(yè)主及住用戶的文件材料和信息,主要包括:
(a)業(yè)主登記表
(b)業(yè)主身份證、暫住證(復印件)
(c)業(yè)主家庭成員登記表
(d)買房合同及公證書(復印件
)
(e)房屋使用、管理、維修公約
(f)業(yè)主物業(yè)產(chǎn)權證明書(復印件)
(g)租賃合同及公證書(復印件)
(h)租住人員登記表
(i)業(yè)主物業(yè)面積查丈書(復印件)
(j)其他需要業(yè)主及住用戶提供的材料
③檔案的電腦化管理
a信息采集:
類型信息輸入
基本信息業(yè)主登記事項(姓名、年齡、職業(yè)、同戶人、身份證號、通訊號、聯(lián)系地址等)
業(yè)主各種證件圖形掃描
業(yè)主變更登記
產(chǎn)權信息產(chǎn)權登記事項
產(chǎn)權證書圖形掃描
產(chǎn)權變更事項
合約信息合約內容摘要
產(chǎn)權證書圖形掃描
合約執(zhí)行情況記錄
b信息錄入
第6篇 檔案管理辦法
第一章? 總則
第1條 為加強公司檔案管理，保證檔案管理的有效性、規(guī)范性，理順工作程序，明確工作職責，使檔案工作更好地為企業(yè)經(jīng)營管理服務，特制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于集團總部及區(qū)域公司檔案管理工作，財務檔案管理須參照財務有關制度實行。
第3條 本辦法所稱檔案是指集團各中心、區(qū)域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等都是企業(yè)檔案的有機組成部分，應根據(jù)其自身特點妥善管理，統(tǒng)一歸檔。公司全體員工有保護檔案的義務。
第4條 主要職責。
1.集團行政管理中心：負責集團檔案管理工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作；負責集團檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。
2.集團各中心：負責本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作；指導、督促、檢查各區(qū)域公司對口業(yè)務部門的檔案管理工作。
3.區(qū)域公司：負責做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作；接受集團行政管理中心的統(tǒng)一指導與監(jiān)督，并定期向行政管理中心匯報檔案管理工作情況。
第二章? 管理體制
第5條 公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一領導、分級保管的原則，進行網(wǎng)絡化管理，即集團公司收文、發(fā)文及經(jīng)營活動中形成的資料由集團公司檔案室歸檔；區(qū)域公司的職能部門形成的文件材料按規(guī)定移交各區(qū)域公司檔案室。
第6條 集團行政管理中心設立檔案室，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理，并對各中心/區(qū)域公司的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第7條 每個中心/區(qū)域公司指定專人（兼職）負責本中心/區(qū)域公司的資料的收集和整理，檔案資料收集、整理的第一責任人為各中心/區(qū)域公司指定的檔案負責人，第二責任人為中心/區(qū)域公司負責人。
第8條 日常管理工作中形成的文件材料應由具體承辦人負責積累、整理，并移交給行政管理中心檔案管理員。
第9條 集團行政管理中心檔案管理具體職責。
1.負責集團的檔案管理工作，定期或不定期對檔案管理情況進行檢查，及時協(xié)調解決檔案管理工作中的問題，確保集團檔案管理相關制度的貫徹、執(zhí)行和檔案管理工作的有序開展。
2.負責集團檔案管理工作規(guī)劃、計劃及規(guī)章制度的編制、實施工作。
3.統(tǒng)一管理集團的檔案資料，做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開發(fā)利用工作。
4.定期進行檔案的檢查核對工作，保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。
5.及時對超期保管的檔案提出處理意見，做好檔案的銷毀工作。
6.參與集團及區(qū)域公司企業(yè)產(chǎn)權變動檔案的處置工作。
7.及時總結檔案管理工作情況，向集團匯報檔案管理工作，提出檔案管理工作的意見和建議。
8.協(xié)調、監(jiān)督、指導集團總部各中心、區(qū)域公司相關人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。
9.組織對區(qū)域公司檔案管理人員進行業(yè)務培訓，負責對區(qū)域公司檔案管理工作情況進行檢查和考核。
第10條 區(qū)域公司檔案管理具體職責。
1.區(qū)域公司要指定專門的機構或檔案管理工作人員，認真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作，并對公司的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。
2.區(qū)域公司所屬項目工程項目竣工驗收活動結束后，工程、技術部門將有關資料收集齊全，整理完善，及時呈報集團工程管理中心審核，并移交區(qū)域公司檔案管理部門。
3.區(qū)域公司應重視檔案管理工作，建立健全科學的檔案管理制度；為便于對檔案的有效利用，應采用先進技術，配備必要的設備設施，從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失，確保檔案的安全和完整。
4.區(qū)域公司檔案管理工作人員應積極參加集團組織的檔案培訓及其它有關檔案管理工作的各項活動，并定期向集團行政管理中心匯報檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發(fā)生變動時，應及時向集團匯報。
第三章? 文件材料的形成和歸檔
第11條 檔案的收集。檔案資料是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門、員工從事業(yè)務所形成的文件、會議資料、申報資料、經(jīng)營業(yè)務合同、科技技術資料、會議審計資料等，形式可為光盤、照片、榮譽實物、證件等不同的載體。集團各中心、區(qū)域公司及其他下級單位應及時向集團行政管理中心移交有關檔案資料。
第12條 歸檔時間：
1.黨群工作、行政管理、勞動人事、生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面的文件材料（包括電子文件）在次年的1月份前歸檔。
2.財務類檔案五年一歸，期間由財務管理中心負責檔案管理。
3.審計類檔案，由審計部門整理成冊（包括電子目錄），次年3月底前歸檔。
4.經(jīng)營管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應歸檔的文件材料整理成冊向檔案室歸檔。
5.實物類證書如獎牌、獎狀、證書、營業(yè)執(zhí)照證件類都隨時歸檔。
6.載體類（報刊、照片、光碟），在次年的1月前將應歸檔的電子文稿統(tǒng)一整理打包向檔案室移交歸檔。
第13條 歸檔要求：
1.歸檔的文件材料必須齊全完整，照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔。
2.歸檔的文件材料必須是原件，必須易于長久保存，同時要保證圖像清晰、字跡工整，審查簽字手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。
3.凡與集團公司產(chǎn)權、資產(chǎn)和重大活動有關的檔案，由該發(fā)生直接關聯(lián)關系的分子公司整理歸檔，同時報集團行政管理中心檔案室備存。
4.歸檔的案卷由檔案管理員統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第14條 歸檔范圍：各相關單位應當注意收集各種門類和載體的文件材料，重點收集資產(chǎn)產(chǎn)權、商業(yè)信譽、知識產(chǎn)權、合同協(xié)議、客戶信息和企業(yè)文化等方面的文件材料。集團公司將根據(jù)有關規(guī)定劃分密級和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括：
1.黨群工作形成的文件材料：包括黨務、工、青、婦，商會、協(xié)會等工作形成的文件材料。
2.行政及企業(yè)管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準，企業(yè)章程，股東大會、董事會、監(jiān)事會會議，企業(yè)機構設置及變更，行政及法律事務，公證、審計，人事任免等工作形成的文件材料。
3.經(jīng)營管理工作形成的文件材料：包括企業(yè)改革、經(jīng)營戰(zhàn)略決策，計劃與統(tǒng)計工作，資產(chǎn)管理，知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密，企業(yè)信用管理、形象宣傳，合同管理，財務管理，物資管理，營銷管理，境外經(jīng)營管理以及招投標項目管理等方面的文件材料。
4.生產(chǎn)技術管理工作形成的文件材料：包括生產(chǎn)準備、組織、調度工作，質量管理、檢測、控制工作，能源管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設，科技管理，生產(chǎn)安全和消防工作，事故分析與處理，交通管理，環(huán)境保護、檢測與控制，危險源辨識、風險評價與控制，計量工作，標準化工作等方面的文件材料。
5.基本建設項目形成的文件材料：包括基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收、評獎創(chuàng)優(yōu)、使用、維修、改擴建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投標形成的文件材料、開竣工報告、施工許可證、施工組織設計、技術交底、圖紙會審記錄、工程定位記錄、地基驗槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設計聯(lián)系單、各原材料出廠證明、質量報告、技術復核記錄、沉降觀測記錄、結構吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質量驗收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗收證明、竣工圖紙。
7.設備儀器管理形成的文件材料：包括購置設備儀器的立項審批、購置合同，設備儀器的開箱驗收或接收、安裝調試、使用、維護和改造、報廢等方面的文件材料。
8.會計工作形成的文件材料：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告及報表等方面的文件材料。
9.人力資源管理形成的文件材料：包括員工基本信息、勞動合同、職工履歷、工資、考核、技能評定、專業(yè)技術職務評聘、社會保險與公積金、培訓等方面的文件材料。
10.公司重大活動、會議相關的策劃方案、發(fā)言人報告，以及相關的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。
11.公司人員外出參與會議、講座、培訓帶回的文件及資料。
12.其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種載體的文件材料。
第15條 檔案的密級。檔案的保密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”和“內部”等四種。
1.“絕密”是保密內容的核心部分，包括在一定時期、一定范圍內需要絕對保密的，一旦泄密會使公司遭受嚴重危害和重大損失。
2.“機密”是保密內容的重要部分，包括在一定時期，一定范圍內需要保密的，一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。
3.“秘密”是保密內容的一部分，一旦泄密會使企業(yè)遭受較大危害和較大損失。
4.“內部”是沒有對外的文件，只限于內部有關人員使用。
第四章? 檔案管理
第16條 檔案的分類與編目。
1.檔案的分類是以公司全部檔案為對象，由行政管理中心組織所有部門對檔案進行分類，形成檔案分類大綱，并按檔案分類大綱進行編號。
2.檔案管理員對接收的各類歸檔材料及檔案要及時地進行登記，并編制案卷目錄。
第17條 檔案的保管。
1.檔案室必須有專門檔案庫房，配備專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。
2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時應及時修補、復制或進行其他技術處理。
第18條 歸檔材料及檔案的移交。
1.檔案管理員接收歸檔材料及檔案時要認真驗收，嚴格履行交接手續(xù)。檔案管理員調動工作時，必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。
2.各部門發(fā)生變動、撤銷時，應將原部門檔案移交公司檔案室保管。
第19條 檔案的鑒定。
1.檔案管理員應依據(jù)《檔案歸檔范圍和保管期限》（見附件1）劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種，凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長。
2.公司要定期對檔案的密級、時限進行鑒定，鑒定工作由集團行政副總、部門主任和檔案管理員參加的鑒定小組負責。
3.對歸檔文件必須在顯著位置（例如文件頁面的右上角）注明“歸檔”字樣，有密級的還應注明“密級”。
4.凡是已超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷毀清冊》（見附件2）上登記，并填寫《檔案銷毀清冊審批表》（見附件3）經(jīng)集團總裁、董事長審批后由專人監(jiān)銷，《檔案銷毀清冊》應立卷永久保存。
第20條 檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收入、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。檔案管理員應編制各種檔案檢索工具，以保證及時、準確地提供利用檔案信息。
第21條 檔案借閱管理。檔案借閱可通過oa流程或填寫《檔案借閱審批表》（見附件4）進行申請。公司必須嚴格履行借閱絕密、機密檔案的批準手續(xù)，填寫《絕密、機密檔案審批表》（見附件5），未經(jīng)有關領導批準，不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》（見附件6），并監(jiān)視借閱人員如實填寫借閱信息。檔案借閱需遵守如下規(guī)則：
1.公司檔案不允許外單位人員查閱。
2.非財務、審計人員查閱會計、審計檔案，須經(jīng)總裁批準，方可查閱。
3.公司內部員工因工作需要，由所在部門負責人、行政管理中心批準后可借閱工作范圍內的檔案。
4.具有保密要求的電子檔案，未經(jīng)批準，任何單位或個人不得擅自復制、傳播等，一般情況下不得通過聯(lián)網(wǎng)方式查閱利用，如遇特殊情況需聯(lián)網(wǎng)利用時，必須符合企業(yè)有關保密規(guī)定，并有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或調離本公司的員工，離開前必須歸還全部所借檔案。
第22條 檔案借閱流程
1.內部、秘密檔案的借閱：員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負責人審批→集團業(yè)務對口管理中心負責人核準→集團行政管理中心主任審批→集團檔案管理人員歸檔。
2.機密、絕密檔案的借閱：員工發(fā)起→員工所在管理中心/區(qū)域公司負責人審批→集團業(yè)務對口管理中心負責人核準→集團行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團檔案管理人員歸檔。
第23條 開發(fā)利用檔案信息應遵守國家有關保密和知識產(chǎn)權等方面的法律、法規(guī)，任何個人不得擅自公布檔案內容，對涉及侵犯公司利益和第三者權益的行為，應追究責任人相應的法律責任。
第五章? 附則
第24條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第25條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第26條 附件：（1）檔案歸檔范圍和保管期限；（2）檔案銷毀清冊；（3）檔案銷毀清冊審批表；（4）檔案借閱審批表；（5）絕密、機密檔案審批表；（6）檔案借閱登記簿。
第7篇 工程技術檔案管理辦法
工程技術檔案的管理辦法
技術檔案管理按照檔案館關于工程歸檔要求進行。工程技術檔案管理分為施工技術檔案和竣工技術檔案,企業(yè)內部和項目部分別設置專人負責這項工作。
第1節(jié)施工技術資料和管理
1.1加強對施工技術資料管理的領導,實行項目主任工程師(技術負責人)負責建立崗位責任制。
1.2工程技術資料應隨施工進度及時整理,應按專業(yè)系統(tǒng)歸類,認真填寫,做到字跡清楚,項目齊全、記錄準確、真實。
1.3建設單位直接分包的項目,應在分包合同中明確資料收集內容和移交的時間。
1.4在單位工程施工前,與建設(監(jiān)理)單位共同制訂材料或試塊的送檢計劃,并確定見證試驗室。對甲方提供的材料應在提貨時,及時索要有關材料合格證或質量證明書。
1.5把施工技術資料的管理納入企業(yè)的獎罰制度,對由管理失控造成涂改、偽造、隨意抽撤或損壞、丟失等行為造成資料不符合要求的,按有關規(guī)定給予處罰,情節(jié)嚴重構成犯罪的,依法追究刑事責任。
第2節(jié)技術檔案的內容
2.1土建部分
2.1.1 建設工程規(guī)劃許可證及工程開工審批表。
2.1.2 圖紙會審、設計變更、洽商記錄。
2.1.3 主要原材料、成品、半成品、構配件出廠證明及合格證(或試驗記錄證明)。
1)磚、水泥、砂、鋼筋、防水材料、隔熱保溫材料、防腐材料試驗報告、鋼構件、焊條、外加劑、門窗。
2 )以上材料出廠合格證及試驗報告。
2.1.4 施工試驗報告及記錄。
2.1.5 預檢記錄:工程定位測量記錄,模板預檢、樓層放線、樓層50cm 水平控制線、軸線豎向投測控制線。
2.1.6 隱蔽工程記錄。
2.1.7 驗收記錄
1 )結構工程驗收記錄。
2 )竣工驗收。
3 )單位工程質量綜合評定表。
4 )單位工程驗收記錄。
5 )工程質量竣工核定證書。
2.1.8 新型建筑材料及施工新技術資料。
2.2管道工程
2.2.1 圖紙會審、設計變更、洽商記錄。
2.2.2 主要材料及設備的合格證。
2.2.3 隱蔽工程驗收記錄。
2.2.4 主要設備明細表及試運轉記錄。
2.2.5功能試驗記錄。
1 )上水的水壓試驗記錄。
2 )下水灌水試驗記錄。
3 )通風管道試壓、密閉試驗記錄。
4 )消防管道試壓記錄(包括自動滅火系統(tǒng))。
2.2.6 室外管線測量記錄。
2.2.7 竣工驗收:分部工程驗收核查書。
2.3電氣工程
2.3.1 圖紙會審、設計變更、洽商記錄。
2.3.2 主要材料及設備的合格證。
2.3.3 隱蔽工程驗收記錄。
2.3.4 主要設備明細表及試運轉記錄。
2.3.5 調試記錄、電阻調試記錄及系統(tǒng)調試記錄。
2.3.6 發(fā)電、變電、供配電、開關柜等耐壓試驗。
2.3.7 室外直填電纜測量記錄。
2.3.8 竣工驗收:分部工程驗收核查書。
第8篇 財會類檔案管理辦法
1.熟悉財會類檔案工作的基本原則和歸檔范圍的確定。
2.貫徹、執(zhí)行國家有關檔案工作的方針、政策和法規(guī),制定財會檔案工作規(guī)章制度。
3.督促、指導、檢查本單位財會部門做好財會檔案材料的形成、積累、整理、歸柄工作,驗收財務部門移交的財會檔案。
4.將收集、積累的財會檔案材料整理、組卷、裝訂,做到組卷合理、編目清楚、標題準確、裝訂整齊。
5.根據(jù)財會檔案材料不同種類的特征,合理分類存放,便于平時利用和立卷歸檔。
6.努力開發(fā)財會榜案信息資源,充分發(fā)揮其作用。
第9篇 個人檔案管理規(guī)定辦法
個人檔案管理規(guī)定
中組部、國家人事部關于流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:
(一)辭職或被辭退的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員人事檔案; (二)與用人單位解除勞動全同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案; (三)待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
(四)自費出國留學人員的人事檔案;
(五)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
(六)外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案; (七)其它流動人員的人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循“集體統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。
第二章 流動人員人事檔案管理機構
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(以下簡稱人才流動服務機構),其它任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動的流動人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可由其現(xiàn)工作單位所在地的人才流動服務機構管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作,認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經(jīng)授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章 流動人員人事檔案的轉遞
第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位按到調檔函十五天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。
轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經(jīng)審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動服務機構發(fā)現(xiàn)轉來的檔案材料不齊全或不清楚的,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接收。
第十條 人才流動服務機構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務機構應與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。
第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),與機關、國有企事業(yè)單位開具的轉檔手續(xù)具有相同效力。機關、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。
第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現(xiàn)所在工作單位的聯(lián)系,做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員人事檔案的內容。收集的材料,必須經(jīng)過認真的鑒別。需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規(guī)定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員人事檔案應辦理審批手續(xù)。查閱單位應申明查閱理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應派*黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務機構可根據(jù)實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。 (三)人才流動服務機構對高級專業(yè)技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續(xù)。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
第五章 流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構應具備管理流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵質的檔案柜;經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案管理的內部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的共產(chǎn)黨員。
第六章 監(jiān)督與處罰
第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關部門進行處理:
(一)擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人; (二)擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的;
(三)擅自向外公布、泄露檔案內容的;
(四)在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴重后果的。
對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,要視情節(jié)輕重,給予批評教育或黨紀、政紀處分;觸犯法律的,要依法追究責任。
第七章 附 則
第十九條 人才流動服務機構管理流動人員人事檔案,應本著“服務為主,適當收費”的原則,按照有關規(guī)定收取服務費,但不得以贏利為目的。
第二十條 各省、自治區(qū)、直轄市可根據(jù)本規(guī)定制定實施辦法或工作細則,并報人事部備案。
第二十一條 本規(guī)定由人事部負責解釋。
第二十二條 本規(guī)定自頒布之日起施行。
第10篇 油品調運分公司檔案管理辦法
工貿油品調運分公司檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、上級單位相關管理辦法及有關檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指油品調運分公司在從事基本建設、科研、經(jīng)營、管理等各項活動中直接形成的,包括外部合作,各類項目管理等活動中形成的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級管理的原則,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計劃,把檔案工作所需經(jīng)費納入財務預算計劃,保證檔案工作所需經(jīng)費,逐步加強設施設備等必備條件,維護檔案的完整與安全。
第二章 組織機構及職責
第五條 公司綜合辦公室負責檔案工作的監(jiān)督指導、保存利用和日常管理工作,并根據(jù)實際,設專(兼)職人員負責檔案工作。
第六條 檔案管理的主要職責:
(一)貫徹實施《檔案法》和國家關于檔案工作的法規(guī)和方針政策,以及上級主管部門制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標準,結合本單位實際,制定有關制度、標準和實施細則。
(二)具有公司檔案工作的整體建設、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃,并組織實施。
(三)負責公司文件材料形成、積累和歸檔工作。
(四)集中管理公司各種活動中形成的所有檔案。維護檔案的完整與安全,負責公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發(fā)利用。
(五)負責公司檔案工作的統(tǒng)計分析和匯總上報工作。
(六)負責向上級檔案部門移交有關檔案和資料。
(七)負責公司重點工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材料的驗收。
(八)負責公司檔案管理網(wǎng)點的業(yè)務指導、檢查和人員的培訓。
(九)負責公司檔案管理新技術、新方法的推廣和檔案計算機管理的應用工作。
第七條 各部門應執(zhí)行國家有關檔案工作的法律、法規(guī)和政策,按照檔案工作的標準規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。
第三章 歸檔范圍
第八條 歸檔文件材料的來源
(一)公司內部形成的文件材料。
(二)各部門移交公司的文件材料。
(三)各部門引進項目、外購設備等附帶的文件材料。
(四)公司參加的合作項目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。
(五)公司執(zhí)行、辦理的外來文件。
第九條 公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍(見附件二)。
第十條 歸檔文件材料主要包括紙質文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。
第四章 立卷歸檔要求
第十一條 文件材料應在規(guī)定時間內歸檔。
(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工驗收、財務決算后3個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
(三)外購設備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。
(四)職工參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后15日內歸檔。
(五)會計文件材料在會計年度終了后,由財務資產(chǎn)部門保管一年后移交歸檔。
第十二條 電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
第十四條 下列文件材料應隨時歸檔:
(一)變更、修改、補充的文件材料。
(二)企業(yè)內部機構變動和職工調動、離崗時保留在部門或個人手中的文件材料。
(三)企業(yè)產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料。
(四)其他臨時重要活動中形成的文件材料。
第十五條 各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。
第十七條 檔案工作人員應協(xié)助各職能部門,對應歸檔文件材料的完整程度、準確性及保存價值進行確認,經(jīng)職能部門負責人簽審后歸檔。
第十八條 科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項目工程竣工驗收,重要外購設備儀器開箱驗收及項目引進、對外協(xié)作項目等有關活動,要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對所形成的檔案資料進行驗收。堅持“三納入、四參加”制度。沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料以及項目沒有歸檔,不能申報成果或評獎;不能最后通過驗收或鑒定;所有經(jīng)費不予結算。
第十九條 立卷歸檔的總體要求:
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng),符合質量標準要求,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(二)在職能活動中形成的,具有查考利用價值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部門移交歸檔,其電子檔案應與紙質檔案同步歸檔。
(三)歸檔文件以件為單位,進行裝訂和系統(tǒng)化整理。
(四)卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷內文件材料應按照排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(六)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷內。
(七)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任
者。
(八)當年辦結的文件放在當年,跨年度的文件放在結案的年份里。長期不能結案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。
(九)歸檔時要注意辦結情況,避免未結案歸檔及已結案的長期不歸檔。
第五章 檔案的移交
第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊,詳細填寫檔案的門類及數(shù)量,并經(jīng)本部門負責人簽字審核。
第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員,對所移交檔案的案卷質量情況進行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門負責人簽字審核后,辦理交接手續(xù)。
第二十二條 檔案移交時,經(jīng)交接雙方核實后在移交清冊上簽字。
第二十三條 移交的檔案在運送過程中,移交部門應由專人負責,以確保檔案的安全。
第六章 檔案保管期限
第二十四條 按國家有關規(guī)定,檔案管理部門結合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長期和短期。長期為10至50年左右,短期為10年以下。
第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第二十六條 檔案管理部門對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務部門領導、專業(yè)技術人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關領導批準,報上級業(yè)務部門審批后,方可銷毀。原則上三年進行一次檔案銷毀工作。
第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進行,并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第八章 檔案的借閱
第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請單。
第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級別判斷是否需要審批。當為不受限制檔案時直接辦理借閱手續(xù)。
第三十二條 檔案借閱要堅持嚴格保密、方便利用的原則。
(一)凡政府有關部門依法執(zhí)行公務需要查閱檔案,檔案部門應按有關規(guī)定及時提供完整準確的檔案。
(二)凡社會有關方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關職能部門審查,由公司負責人或主管領導批準。
(三)外單位人員調閱檔案,一般要求在檔案室內查閱。同時需持單位介紹信,經(jīng)有關專業(yè)職能部門批準,并登記利用檔案清單。
(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負責人審批。
第三十三條 若借閱涉及公司機密的受限制檔案或為外單位人員借閱時,需經(jīng)公司研究審批后方可借閱。
第三十四條 不得任意擴大借閱范圍,對需要出據(jù)檔案證明的,要認真核對摘抄內容,進行登記。
第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司綜合辦公室負責人批準。
第三十六條 借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第三十七條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
第三十九條 企業(yè)負責人和員工調離工作崗位時,必須上繳應歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有關手續(xù)。
第九章 檔案庫房管理
第四十條 檔案庫房是保存公司檔案的重要地點,檔案管理人員要以高度負責的精神,確保檔案資料的安全完整。
第四十一條 檔案部門應集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設立專門的檔案管理場所,并配備符合檔案管理標準的保管設備、設施。
第四十二條 庫房內物品進行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號,并定期對庫房進行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國家有關檔案庫房的“八防”要求,保證庫房安全。
第四十三條 庫房內的檔案資料定期(半年)清點,保證帳實一致。
第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。
第四十五條 認真貫徹安全消防工作方針,嚴格執(zhí)行安全消防法規(guī)和規(guī)章制度。對檔案人員進行消防教育,做到人人持證上崗。
第十章 檔案信息保密與利用
第四十六條 產(chǎn)生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執(zhí)行中華人民共和國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴守國家秘密和企業(yè)秘密。
第四十七條 加密檔案應按規(guī)定在文件上標注密級和時間期限,注意重點保管。
第四十八條 整理檔案應在專門地方(室內)進行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。
第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴格履行利用檔案手續(xù),保護企業(yè)的知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權益不受損害。
第五十條 公司對所保存的重要、珍貴檔案,應當用復制品代替原件提供利用,原件應妥善保存。
第五十一條 嚴禁私自復制及對外提供檔案資料,尤其對外協(xié)作項目、研究課題等活動中利用檔案,必須簽訂利用保護協(xié)定。
第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發(fā)利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯編和編研成果等有關索引服務方式,為利用者提供方便,提高服務質量。利用者分別采用查閱、借閱、復制、電話、網(wǎng)絡查詢檔案信息。
第五十三條 利用者應嚴格遵守“閱卷規(guī)則”,注意愛護檔案,損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴禁拆卸、勾畫、調換、污損、轉借、短失和私自復制檔案。
第十一章 獎勵與懲罰
第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司應給予表彰和獎勵:
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。
(二)對保護檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。
(三)對檔案學研究做出重要貢獻的。
(四)將重要的或者珍貴的檔案贈給企業(yè)的。
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。
第五十五條 凡違反本辦法,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和部門領導
做出檢查外,必要時進行經(jīng)濟處罰,并予以通報批評。
第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經(jīng)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人進行處罰,并予以通報批評。
第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第五十八條 遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。
第五十九條 對違反《檔案法》的有關規(guī)定,已構成犯罪的,要依法追究其刑事責任。
第十二章 附則
第六十條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第六十一條 本辦法未盡事宜,按照國家法規(guī)及工貿公司規(guī)定執(zhí)行。
第六十二條 本辦法自下發(fā)之日起施行。
附件1:
油品調運分公司檔案分類規(guī)則
為規(guī)范工貿公司油品調運分公司檔案管理工作,根據(jù)國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》及上級單位《檔案分類規(guī)則》,結合本企業(yè)檔案工作實際,制定本規(guī)則。
一、本規(guī)則明確了油品調運分公司檔案的分類原則、類目設置及基本范圍;
二、油品調運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象,充分反映企業(yè)的職能劃分,并結合檔案形成規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發(fā)利用。
三、油品調運分公司檔案分類共設置9個一級類目,即黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、項目建設類、設備儀器類、會計業(yè)務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統(tǒng)一使用油品調運分公司分類表(附后)標記,代碼可根據(jù)企業(yè)分類情況以英文字母或阿拉伯數(shù)字順序標記。
四、油品調運分公司檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案形成特點設置、檔案分類表中的二級類目是企業(yè)進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統(tǒng)一規(guī)定。
五、聲像、事務等非紙質載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應符合國家有關規(guī)定。
附件2:
油品調運分公司檔案分類表
一級類目二級類目基本范圍
代 碼名 稱代碼名稱
a黨 群 管 理 類01黨務工作黨總支綜合性工作、黨總支會、黨員代表大會及黨黨支其他事務性工作等。
02組織工作組織建設,黨員管理,黨費管理,干部管理等工作。
03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設等。
04統(tǒng)戰(zhàn)工作民族、宗教、僑務工作等。
05紀檢工作黨風黨紀教育、檢查,違紀案件審查,干部廉政建設等。
06武裝工作民兵工作,征兵、復員、轉業(yè)工作,人防工作等。
07工會工作職代會,民主管理,勞動競賽,先進表彰,會員管理,勞保福利,女工工作,文體活動等。
08共青團工作組織建設,政治思想教育,團代會,團員、團費、青少年管理等項工作。
09其他
b行 政 管 理 類01行政事務綜合性行政事務工作,機要文件,工作會議,專題會議,辦公會議,文秘工作,信訪、接待工作,調研工作,印信管理等。
02公安保衛(wèi)治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災害防范,交通管理,戶籍管理等。
03法律事務法律事務,公證工作,專利商標,工商登記管理,政紀監(jiān)察等。
04審計工作各項審計工作,審計規(guī)章制度等。
05人事管理人力資源管理(招聘、調配、勞動合同),勞動工資管理,考核,獎懲,職稱評聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。
06教育工作普通教育,職業(yè)教育,高等教育、培訓教育等。
07醫(yī)療衛(wèi)生衛(wèi)生監(jiān)督、防疫、職工防病治病,計劃生育工作等。
08公用事業(yè)職工生活福利,后勤服務,職工住房等
09外事工作出訪考察、國際會議等企業(yè)涉外活動。
10公共事務企業(yè)與地方關系、政府協(xié)調、公共關系、資質手續(xù)辦理等
11其他
c經(jīng) 營 管 理 類01經(jīng)營決策企業(yè)改革,經(jīng)營戰(zhàn)略決策,企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,方針目標管理等。
02企業(yè)管理企業(yè)整頓和企業(yè)升級,責任制管理,企業(yè)現(xiàn)代化管理等。
03計劃統(tǒng)計綜合計劃,生產(chǎn)經(jīng)營計劃,統(tǒng)計報表,經(jīng)營分析項目審批等。
04財務管理綜合財務管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會計工作,投資融資管理等。
05物資管理物資采購、分配,物資合同協(xié)議,物資核算調撥,倉庫管理等。
06合同管理經(jīng)濟合同管理、審核、備案等。
07知識產(chǎn)權管理企業(yè)標識、商標標識、商標侵權等。
08其他
d生 產(chǎn) 管 理 類01質量管理全面質量管理,產(chǎn)品質量檢測和質量控制,質量認證等。
02能源管理能源消耗管理,節(jié)能消耗工作,資源管理等。
03安全環(huán)保安全生產(chǎn),事故處理,安全教育,環(huán)境保護,勞動保護等。
04計量工作計量管理,計量設備、儀器,統(tǒng)計報表等。
05標準化工作企業(yè)標準化管理工作。
06科技管理新產(chǎn)品、新技術開發(fā),科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術引進等。
07檔案與信息管理企業(yè)檔案工作,各類數(shù)據(jù)管理,計算機信息,通訊管理等。
08其它
e 產(chǎn) 品 生 產(chǎn) 類01油氣產(chǎn)品天然氣等。
02化工產(chǎn)品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。
03其它
02民用設施辦公樓,科研設施,文教衛(wèi)生,體育,商業(yè)服務,住宅,環(huán)衛(wèi),園林綠化工程等。
04其它
g設 備 儀 器 類01綜合設備管理規(guī)定、辦法、方案、規(guī)劃、總結、臺賬等
02公務車輛機動車技術參數(shù)檔案、產(chǎn)權證書、完稅憑證、維修保養(yǎng)記錄等
03其它
h會 計 業(yè) 務 類01會計憑證各種會計憑證。
02會計賬簿各種財務賬薄。
03會計報表各種財務報表。
04財務報告各種財務報告(決算)。
05其他會計移交清冊,會計檔案保管、銷毀清冊,銀行余額調節(jié)表、對賬單等。
j特
殊 管 理 類01印章公司各類作廢印章,包括公章、部門印章、法人私章等。
02獎牌上級單位頒發(fā)的各類榮譽獎牌。
03獎杯上級單位頒發(fā)的各類榮譽獎杯。
04證書上級單位頒發(fā)的各類榮譽證書。
05錦旗外部單位授予的各類錦旗。
06題詞上級領導對公司的題詞。
07照片公司舉辦的各類重大會議、活動照片。
08光盤公司舉辦的各類重大會議、活動照片、錄音、視頻等刻制的光盤。
09磁帶公司舉辦各類重大會議、活動現(xiàn)場錄音、錄像等制作的磁帶。
第11篇 檔案綜合管理辦法范本
檔案綜合管理辦法
檔案綜合管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強檔案管理,保護和利用檔案信息資源,為本所各項事業(yè)發(fā)展服務,根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關規(guī)定,結合本所實際,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指本所從事政治、經(jīng)濟、科學、技術、文化等活動直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項工作中形成的歷史記錄,也是國家的寶貴財富,必須集中統(tǒng)一管理,任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作,各部門及個人均應遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。
檔案室隸屬所辦公室,檔案室負責對全所檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃,組織協(xié)調,監(jiān)督指導。
本所各部門均為檔案立卷部門,其中所辦公室、機關黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計劃基建財務處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名,各部門設兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計劃和總結,由行政副所長分管。
第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案,包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案(含出版物)等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化,受過檔案專業(yè)培訓,并獲得助理館員及其相應職務以上專業(yè)技術職務。全所檔案管理員應當忠于職守,遵守紀律,具備專業(yè)知識,并接受檔案管理培訓。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應遵守本所檔案管理制度,按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作,并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料,按照文書處理部門、業(yè)務部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應當立卷歸檔的,必須收集齊全和立卷,并移交本所檔案室集中管理,不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔,更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應列入各部門職責范圍和職工崗位職責,各部門檔案管理員負責對本部門的檔案工作進行檢查和業(yè)務指導。
第十二條 各部門應按下列標準組卷,保證案卷質量。
(一)歸檔的文件材料齊全完整。
(二)按照本所檔案分類要求,對立卷歸檔材料進行分類。
(三)組卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機聯(lián)系,便于查找和利用,確保管理期限準確。備考表應有立卷人、簽字人簽字。
(四)案卷標題簡明扼要,準確概括和揭示出卷內文件主要內容和成份,并具備責任者、內容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫,字跡工整清晰。
(五)卷內文件排列有序,按文件形成的時間或重要程度排列,卷內目錄填寫正確,編寫頁號無誤。
(六)案卷裝訂牢固,整齊美觀,案卷中無金屬物,裝訂線不壓蓋字跡。
(七)編制案卷目錄、全引目錄,并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條 按照規(guī)定要求和時間,將檔案編錄入庫。
(一)各部門應在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。
(二)保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應將各類檔案收集齊全,并編制案卷目錄、全引目錄,經(jīng)檢查無誤后,一次性向檔案室移交,并認真填寫移交清冊。
第四章 檔案保護
第十四條 檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架,并進行妥善保管。
第十五條 所辦公室負責對檔案室進行維護,設置專用庫房,并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護檔案安全,保證檔案庫房堅固,安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。檔案管理人員應經(jīng)常檢查檔案保管情況,對破損或變質的檔案要及時修補、復制或進行其它技術處理。
第十七條 保證檔案庫房內清潔,無非檔案用品;檔案排列科學,整齊美觀,便于查找。
第五章 檔案的統(tǒng)計和利用
第十八條 檔案室應根據(jù)管理工作需要,編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具,編纂檔案文件匯編等參考資料,積極主動地提供利用,為各項工作服務,為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條 檔案室應建立檔案登記、統(tǒng)計制度,設置登記本、統(tǒng)計薄冊,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。應認真完成檔案統(tǒng)計表填報任務,向農業(yè)部檔案部門報送《農業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計表》。
第二十條 檔案的借閱,應嚴格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個人借閱檔案應認真填寫借閱申請表經(jīng)所辦公室主任同意,基建財務檔案借閱應先經(jīng)計劃基建財務處處長同意,科技檔案應先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后,再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案,不得私自轉借、拆散、涂改,借閱人要負責保密和保管,不準攜帶檔案離開檔案室,復制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調動工作,必須在歸還所借檔案后,方可調離;檔案管理人員調動工作時,應在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應健全和嚴格執(zhí)行此項制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負責,組織有關人員成立鑒定小組對到期檔案進行審查、鑒定。鑒定工作結束后,應寫出鑒定報告,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,經(jīng)分管所領導批準后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應指定專門的監(jiān)銷人,以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。
第二十四條 機構變動時,應對檔案做出妥善處理。
(一)機構撤銷或合并時,其檔案應向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料,應移交相應部門繼續(xù)處理。
(二)批準恢復或新成立的機構,應從正式行文批準之日起單獨立卷、歸檔。
(三)各種臨時工作機構撤銷時,其檔案材料應向有關部門或檔案室移交。
第七章 獎勵與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作,對本所各部門檔案工作進行考核,并實行獎懲。
(一)對遵守本辦法,認真完成檔案收集、整理、立卷工作,或在編研和業(yè)務指導方面成績突出,或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會效益和經(jīng)濟效益的部門或個人,給予表彰。
(二)對違反本辦法,損毀、丟失檔案,或涂改、偽造、擅自抄錄、復印檔案資料、泄露檔案秘密,或未按規(guī)定歸檔,不按期移交檔案的部門或個人,視情節(jié)給予處罰。
(三)違反本辦法的部門,年度不能評為先進集體;違反本辦法的個人不能評為先進個人,年度考核不能評為優(yōu)秀或甲等。
第八章 附則
第二十六條 本辦法由所辦公室負責解釋。
第二十七條 本辦法自公布之日起施行,原有辦法同時廢止。
第12篇 集團公司會計檔案管理辦法
1. 目的
為了加強集團財務會計檔案的科學管理,統(tǒng)一會計檔案工作制度,更好地為集團經(jīng)濟業(yè)務核算服務,以保證財務核算資料的安全完整,特制定本辦法。
2. 應用范圍
本制度適用于集團各職能部門及各子公司。
3. 職責
3.1集團財務部負責集團總部及集團所屬各子公司財務核算檔案的使用與保管工作,必須保證財務檔案的安全完整。
3.2 因保管需要,財務部需定期將財務檔案移交總裁辦檔案室,檔案室要保證財務檔案的安全,并隨時保證財務部門的查詢語調檔。
4. 具體規(guī)定
4.1會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表的會計核算專業(yè)資料,它是記錄和反映經(jīng)濟核算業(yè)務的重要史料和依據(jù)。集團財務部負責建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理工作。
4.2集團財務部各子公司財務會計人員對本公司的財務核算資料,必須按照會計歸檔的要求,負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案,在會計年度終了,可暫由低柜架擺放,超過一年以上的會計檔案應存放到高柜架擺放。三年以上的會計檔案,全部移交到集團總裁辦的檔案庫保管,并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。
4.3檔案部門對接收保管的會計檔案,必須認真負責保管,原則上應當保持原卷冊的裝訂,個別需要拆封重新整理的,應當會同原財務會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責任。檔案管理人員必須對所管檔案進行科學管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便,同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
4.4會計檔案應為本單位積極提供利用,向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,必須經(jīng)上級主管批準,但不得拆散原卷冊,由財務部門派專人攜帶隨同辦理,借出檔案必須在當日歸還,次日再借。
4.5各種會計檔案的保管期限,根據(jù)起特點,分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會計年度終了后的第一天算起。
4.6會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由本單位會計檔案部門提出銷毀意見,編造會計檔案銷毀清冊,并報集團董事會同意后方可實施銷毀。
4.7監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前,應當認真進行清點核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽字蓋章,并將銷毀情況向集團董事會報告。
4.8會計檔案保管期限規(guī)定如下:
4.8.1會計憑證:原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年;其中涉及外事的會計憑證永久保存。
4.8.2銀行存款余額調節(jié)表保管期限3年。
4.8.3會計賬簿:日記賬、明細賬、總賬輔助賬簿保管期限15年;其中固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年,涉及外事的會計帳簿永久保存。
4.8.4會計報表:月、季度財務報表,包括文字分析保存期5年,年度會計報表(決算)永久保存。
4.8.5會計移交清冊保管期15年;會計檔案清冊保管期25年。
第13篇 消防執(zhí)法檔案管理辦法
檔案管理應當遵循客觀、科學、完整、安全、有效利用的原則,落實逐級責任制和崗位責任制,實行集中統(tǒng)一管理,定期和離任移交制度。
第一條上級公安機關消防機構應當加強對下級公安機關消防機構執(zhí)法檔案管理工作的監(jiān)督、指導。
公安消防執(zhí)法檔案管理工作接受主管公安機關、地方檔案行政主管部門的監(jiān)督、指導。
第二章 檔案歸檔內容
第二條公安消防執(zhí)法檔案包括消防行政許可檔案、消防監(jiān)督檢查檔案、消防安全重點單位檔案、重大火災隱患檔案、火災事故調查檔案、消防行政處罰檔案、消防行政強制檔案、消防執(zhí)法救濟檔案和消防刑事執(zhí)法檔案。
第三條消防行政許可檔案分建設工程消防設計審核卷、建設工程消防驗收卷、公眾聚集場所使用(營業(yè))前消防安全檢查卷。
(一)建設工程消防設計審核卷的歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.建設工程消防設計審核意見書及審批表;
3.建設工程消防設計審核申報表;
4.消防設計文件;
5.特殊消防設計的技術方案及說明,消防設計專家評審會紀要,采用的國際標準、境外消防技術標準的中文文本,其他有關消防設計的應用實例、產(chǎn)品說明等材料;
6.建設單位的工商營業(yè)執(zhí)照等合法身份證明文件;
7.新建、擴建工程的建設工程規(guī)劃許可證明文件;
8.設計單位資質證明文件;
9.建設工程消防設計審核受理憑證;
10.建設工程消防設計審核記錄表;
11.集體會審、專家評審意見及有關記錄和材料;
12.文書送達回執(zhí);
13.其他有關材料;
14.備考表。
(二)建設工程消防驗收卷的歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.建設工程消防驗收意見書及審批表;
3.建設工程消防驗收申報表;
4.消防設計文件變更情況、消防設計專家評審會紀要及其他需要提供的申報材料;
5.工程竣工驗收報告,與消防驗收有關的竣工圖紙及隱蔽工程記錄;
6.消防產(chǎn)品質量合格證明文件;
7.有防火性能要求的建筑構件、建筑材料、室內裝修裝飾材料符合國家標準或行業(yè)標準的證明文件、出廠合格證;
8.消防設施、電氣防火技術檢測合格證明文件;
9.施工、工程監(jiān)理、檢測單位的合法身份證明和資質等級證明文件;
10.建設工程消防驗收受理憑證;
11.建設工程消防驗收記錄表,現(xiàn)場抽樣檢查及功能測試、檢測、綜合評定等資料;
12.不合格項目的整改證明資料,建設工程消防驗收復驗記錄表;
13.集體會審意見;
14.文書送達回執(zhí);
15.建設工程消防監(jiān)督管理移交記錄;
16.其他有關材料;
17.備考表。
(三)公眾聚集場所使用(營業(yè))前消防安全檢查卷的歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.公眾聚集場所投入使用、營業(yè)前消防安全檢查合格證復印件/不同意投入使用、營業(yè)決定書及審批表;
3.消防安全檢查申請表;
4.建設工程消防驗收合格意見書或竣工驗收消防備案文書復印件;
5.應依法辦理建設工程竣工驗收備案手續(xù)但未抽查的公眾聚集場所的場所室內裝修消防設計施工圖、消防產(chǎn)品質量合格證明文件、裝修裝飾材料防火性能符合國家標準或行業(yè)標準的證明文件和出廠合格證;
6.申請人營業(yè)執(zhí)照或工商行政管理部門出具的名稱預先核準通知書復印件;
7.消防安全管理制度、滅火和應急疏散預案;
8.員工消防安全教育培訓記錄,自動消防系統(tǒng)操作人員消防行業(yè)特有工種職業(yè)資格證書復印件;
9.公眾聚集場所投入使用、營業(yè)前消防安全檢查受理憑證;
10.消防監(jiān)督檢查記錄;
11.現(xiàn)場抽樣檢查、功能測試、檢測等有關記錄和資料,現(xiàn)場照片;
12.集體討論意見;
13.文書送達回執(zhí);
14.其他有關材料;
15.備考表。
消防行政許可檔案中圖紙較多時,可將圖紙另立分冊裝訂,并注明總冊數(shù),集中存放;有條件的地方,可以電子檔案的形式保存圖紙。
第四條消防監(jiān)督檢查檔案分建設工程消防設計備案卷、建設工程竣工驗收備案卷、單位消防安全監(jiān)督抽查卷、舉報投訴消防安全違法行為核查卷、大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查卷和消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查卷。
(一)建設工程消防設計備案卷的歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.建設工程消防設計違法通知書、建設工程消防設計復查意見書及審批表;
3.建設工程消防設計備案檢查記錄;
4.建設工程消防設計備案表;
5.建設工程消防設計備案受理憑證;
6.建設工程消防設計備案檢查材料(包括:建設單位的工商營業(yè)執(zhí)照等合法身份證明文件,新建、擴建工程建設工程規(guī)劃許可證明文件,設計單位資質證明文件,消防設計文件等);
7.建設工程消防設計備案檢查材料受理憑證;
8.建設工程消防設計備案檢查的有關材料;
9.其他有關材料;
10.備考表。
(二)建設工程竣工驗收備案卷的歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.建設工程竣工驗收消防違法通知書、復查意見書及審批表;
3.建設工程竣工驗收消防備案檢查記錄;
4.建設工程竣工驗收消防備案表;
5.建設工程竣工驗收消防備案受理憑證;
6.建設工程竣工驗收消防備案檢查材料(包括:工程竣工驗收報告及與消防驗收有關的竣工圖紙、隱蔽工程記錄,消防產(chǎn)品質量合格證明文件,有防火性能要求的建筑構件、建筑材料、室內裝修裝飾材料符合國家標準或行業(yè)標準的證明文件、出廠合格證,消防設施、電氣防火技術檢測合格證明文件,施工、工程監(jiān)理、檢測單位的合法身份證明和資質等級證明文件等);
7.建設工程竣工驗收消防備案檢查材料受理憑證;
8.建設工程竣工驗收消防備案檢查的現(xiàn)場抽樣檢查、功能測試、檢測等資料;
9.其他有關材料;
10.備考表。
(三)單位消防安全監(jiān)督抽查卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.消防監(jiān)督檢查記錄;
3.責令改正通知書;
4.復查記錄;
5.行政處罰決定書等依法處理情況的文書;
6.責令停止施工(停止使用、停產(chǎn)停業(yè))的當事人申請恢復的申請,消防監(jiān)督檢查記錄,同意或者不同意恢復施工(使用、生產(chǎn)、經(jīng)營)決定書及審批表;
7.文書送達回執(zhí);
8.其他有關材料;
9.備考表。
單位消防安全監(jiān)督抽查卷可以以被抽查單位為單位,以抽查時間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。
(四)舉報投訴消防安全違法行為核查卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.消防安全違法行為查處情況告知舉報投訴人材料;
3.群眾來信材料、來訪反映情況記錄;
4.消防安全違法行為舉報、投訴受理登記;
5.消防監(jiān)督檢查記錄;
6.責令改正通知書;
7.復查記錄;
8.行政處罰決定書等依法處理情況的文書;
9.文書送達回執(zhí);
10.其他有關材料;
11.備考表。
舉報投訴消防安全違法行為核查卷可以以每起核查案件為單位,以舉報、投訴受理登記時間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。
(五)大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查意見書及審批表;
3.公安機關治安部門通知檢查材料;
4.消防監(jiān)督檢查記錄;
5.其他有關材料;
6.備考表。
大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查卷可以以每起大型群眾性活動為單位,以公安機關治安部門通知時間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。
(六)消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查法律文書及審批表;
3.消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查記錄;
4.消防產(chǎn)品現(xiàn)場檢查判定材料;
5.消防產(chǎn)品檢驗報告及其他材料;
6.向質檢、工商部門的通報材料;
7.文書送達回執(zhí);
8.其他有關材料;
9.備考表。
第五條消防安全重點單位檔案歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.消防安全重點單位告知書;
3.消防安全重點單位申報表;
4.單位的工商營業(yè)執(zhí)照等身份證明文件;
5.單位消防安全基本情況材料(包括:消防安全責任人、管理人基本情況,建筑、場所的消防行政許可、備案文件,生產(chǎn)、儲存物品火災危險性,主要建筑的消防基本情況,消防安全重點部位情況,專職消防隊及其裝備情況,自動消防系統(tǒng)操作人員證書復印件,滅火和應急疏散預案,建筑消防設施年度檢測情況);
6.單位總平面布局圖、平面布置圖、消防設施系統(tǒng)圖等;
7.其他有關材料;
8.備考表。
第六條重大火災隱患檔案歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.重大火災隱患整改通知書及審批表;
3.立案前消防監(jiān)督檢查記錄;
4.重大火災隱患現(xiàn)場照片;
5.立案前集體討論、專家論證意見;
6.給當?shù)毓矙C關、政府的報告,政府批復意見;
7.單位撤銷重大火災隱患的申請;
8.復查時消防監(jiān)督檢查記錄;
9.重大火災隱患整改后的照片;
10.復查后集體討論、專家論證意見;
11.重大火災隱患銷案通知書及審批表;
12.消防行政處罰、消防行政強制情況記錄;
13.政府督辦的有關材料;
14.文書送達回執(zhí);
15.其他有關材料;
16.備考表。
第七條火災事故調查檔案分火災事故簡易調查卷、火災事故調查卷和火災事故認定復核卷。
(一)火災事故簡易調查卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.火災事故簡易調查認定書;
3.現(xiàn)場調查材料;
4.其他有關材料;
5.備考表。
火災事故簡易調查卷可以以每起火災為單位,以報警時間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。
(二)火災事故調查卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.火災事故認定書及審批表;
3.火災報警記錄;
4.詢問筆錄,證人證言;
5.傳喚證及審批表;
6.火災現(xiàn)場勘驗筆錄;
7.火災現(xiàn)場圖、現(xiàn)場照片或錄像;
8.火災痕跡物品提取清單,物證照片;
9.鑒定、檢驗意見,專家意見;
10.現(xiàn)場實驗報告、照片或錄像;
11.火災損失統(tǒng)計表,火災直接財產(chǎn)損失申報統(tǒng)計表;
12.文書送達回執(zhí);
13.其他有關材料;
14.備考表。
(三)火災事故認定復核卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.火災事故認定復核結論書及審批表;
3.火災事故認定復核申請材料及收取憑證;
4.火災事故認定復核申請受理通知書;
5.火災事故認定復核調卷通知書;
6.原火災事故調查材料復印件;
7.火災事故認定復核的詢問筆錄、證人證言、現(xiàn)場勘驗筆錄、現(xiàn)場圖、照片等;
8.文書送達回執(zhí);
9.其他有關材料;
10.備考表。
第八條消防行政處罰檔案分消防簡易行政處罰卷、消防行政處罰卷。
(一)消防簡易行政處罰卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.當場處罰決定書;
3.現(xiàn)場調查材料;
4.罰沒收據(jù);
5.其他有關材料;
6.備考表。
消防簡易行政處罰卷可以以每起處罰案件為單位,以處罰時間為序,按季度或年度立卷,集中歸檔。
(二)消防行政處罰卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.公安行政處罰決定書/終止案件調查決定書及審批表;
3.受案登記表;
4.詢問筆錄、證人證言,鑒定意見、檢測結論,勘驗、檢查記錄,現(xiàn)場筆錄,物證照片等;
5.傳喚證及審批表;
6.與此案有關的消防監(jiān)督檢查記錄、責令改正通知書、火災事故認定書等;
7.扣押物品清單、先行登記保存證據(jù)清單及審批、處理材料;
8.被處罰單位營業(yè)執(zhí)照、個人身份證等身份證明材料;
9.公安行政處罰告知筆錄;
10.聽證申請,不予受理聽證通知書,舉行聽證通知書及審批表,聽證筆錄,聽證報告書;
11.重大行政處罰集體討論意見;
12.責令停產(chǎn)停業(yè)報請政府審批文件、政府批復;
13.執(zhí)行情況材料,包括罰沒收據(jù)、行政拘留通知書、執(zhí)行回執(zhí)、沒收違法所得清單、責令停產(chǎn)停業(yè)(停止施工、停止使用)后的現(xiàn)場記錄和照片等;
14.文書送達回執(zhí);
15.其他有關材料;
16.備考表。
第九條消防行政強制檔案分臨時查封卷和行政強制執(zhí)行卷。
(一)臨時查封卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.臨時查封決定書及審批表;
3.消防監(jiān)督檢查記錄、詢問筆錄、火災隱患現(xiàn)場照片等證據(jù)材料;
4.臨時查封告知筆錄;
5.臨時查封集體討論意見;
6.臨時查封現(xiàn)場筆錄;
7.臨時查封現(xiàn)場照片或錄像;
8.解除臨時查封申請;
9.解除臨時查封前消防監(jiān)督檢查記錄;
10.解除臨時查封決定書及審批表;
11.文書送達回執(zhí);
12.其他有關材料;
13.備考表。
(二)行政強制執(zhí)行卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.行政強制執(zhí)行決定書及審批表;
3.責令改正通知書、公安行政處罰決定書等文書復印件;
4.行政強制執(zhí)行告知筆錄;
5.行政強制執(zhí)行集體討論意見;
6.行政強制執(zhí)行現(xiàn)場筆錄;
7.行政強制執(zhí)行現(xiàn)場照片或錄像;
8.文書送達回執(zhí);
9.其他有關材料;
10.備考表。
第十條消防執(zhí)法救濟檔案分消防行政復議卷、消防行政訴訟卷和消防國家賠償卷。
(一)消防行政復議卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.行政復議決定書;
3.行政復議申請書或行政復議申請筆錄;
4.答復意見;
5.被復議的消防執(zhí)法行為原案卷材料復印件;
6.其他有關材料;
7.備考表。
(二)消防行政訴訟卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.法院的判決書或裁定書;
3.起訴書;
4.答辯狀;
5.被訴的消防執(zhí)法行為原案卷材料復印件;
6.其他有關材料;
7.備考表。
(三)消防國家賠償卷歸檔內容及裝訂順序如下:
1.卷內文件目錄;
2.賠償決定書/不予賠償決定書;
3.賠償申請書或申請筆錄;
4.有關消防執(zhí)法行為的調查、認定材料;
5.有關消防執(zhí)法行為原案卷材料復印件;
6.文書送達回執(zhí);
7.其他有關材料;
8.備考表。
第十一條消防刑事檔案的案卷歸檔內容和裝訂順序,按照公安機關有關規(guī)定執(zhí)行。
第三章 檔案的建立與管理
第十二條公安機關消防機構的主要負責人為公安消防執(zhí)法檔案管理第一責任人,履行下列職責:
(一)組織建立健全執(zhí)法檔案管理制度,落實人員、經(jīng)費、場所、設施;
(二)積極采用先進的檔案管理技術;
(三)組織檢查、鑒定、銷毀檔案。
根據(jù)需要,公安機關消防機構主要負責人可以明確由分管負責人具體組織實施執(zhí)法檔案的管理工作。
第十三條消防執(zhí)法人員應當履行下列職責:
(一)對所承辦的消防執(zhí)法活動的有關資料進行收集、整理、立卷、歸檔;
(二)歸檔案卷齊全完整,符合規(guī)定;
(三)按照規(guī)定時限向檔案管理人員移交執(zhí)法檔案;
(四)嚴格保管案卷材料,嚴防遺失;
(五)嚴禁弄虛作假,私自留存或銷毀案卷材料;
(六)調離本崗位時,移交所承辦或保存的案卷材料。
第十四條公安消防執(zhí)法檔案的管理人員應當認真執(zhí)行檔案管理制度,履行下列職責:
(一)指導、監(jiān)督消防執(zhí)法人員對案卷材料立卷、歸檔;
(二)接收移交的案卷,履行簽字手續(xù),編制移交清冊;
(三)按照有關規(guī)定對檔案材料進行分類、編號、編目、排列和存放;
(四)做好檔案的收進、借閱、移出、保管、利用和銷毀等情況登記工作;
(五)不得擅自復制、翻拍、抄錄、涂改、偽造、抽取、銷毀檔案,嚴防丟失、損毀;
(六)嚴格遵守安全保密制度,落實安全防護措施,確保安全。
第十五條消防執(zhí)法人員應當在消防執(zhí)法活動完結后30個工作日內立卷歸檔并將案卷移交檔案室或檔案管理人員,法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的除外。檔案管理人員在接收案卷時應當逐冊清點,由交接雙方在移交目錄上簽字。
公安機關消防機構負責人、消防執(zhí)法人員離任時,應當將執(zhí)法檔案歸檔情況納入離任工作交接的內容。檔案管理人員離任時,應當按規(guī)定移交檔案臺帳和全部檔案,辦理工作交接手續(xù)。
第十六條消防執(zhí)法人員按照實際發(fā)生的消防執(zhí)法活動收集、整理、建立公安消防執(zhí)法檔案,卷內歸檔內容應當根據(jù)執(zhí)法活動的實際發(fā)生情況歸檔。
單位營業(yè)執(zhí)照、資質證明文件、個人身份證等證明材料,應當與原件核對無誤后,以其復印件存檔。同一件文書、證據(jù)材料涉及兩個以上案卷的,應當按照刑事案卷優(yōu)于行政處罰卷、行政處罰卷優(yōu)于其他具體行為卷、具體行為卷優(yōu)于其他案卷的原則存放原件,其他案卷存放復印件,并加蓋“與原件核對無誤”章。
第十七條公安消防執(zhí)法檔案歸檔內容中有聲像材料的,應當按有關案卷裝訂順序要求在卷內相應位置列明,并隨案卷一并歸檔、移交。
有條件的單位,應當按照公安聲像檔案管理的要求,根據(jù)不同載體,使用專門裝具分別整理、編號,妥善保存和管理,并在執(zhí)法檔案中注明聲像檔案編號。
第十八條除本規(guī)定另有規(guī)定的外,公安消防執(zhí)法檔案以案(人、單位、事等)立卷,按類別集中存放。
各類案卷應當做到歸檔材料齊全完整,制作規(guī)范,字跡清楚,并采用具有長期保留性能的筆、墨水書寫或打印。
卷內材料,除卷內文件目錄、備考表、空白頁、作廢頁外,應在正面右上角和反面左上角用鉛筆逐頁編寫阿拉伯數(shù)字頁號,頁號從“1”編起,為流水號,不得重復和漏號。
案卷裝訂前要拆除金屬物,對殘缺破損、小于或大于卷面的材料,應當進行修補、裱貼和折疊,不得有壓字和掉頁情況;裝訂時應當采取右齊、下齊、三孔雙線、左側裝訂的方法。案卷材料較多時應當分冊裝訂,每冊不宜超過200頁。
第十九條公安消防執(zhí)法檔案應當建立臺帳,按照案卷類別分別建立登記目錄。
各類法律文書應當建立臺帳,按照文書名稱分別建立登記目錄。有條件的地方,可以建立電子臺帳。
第二十條公安機關消防機構應當設立能夠保障公安消防執(zhí)法檔案安全的檔案室,配備專、兼職檔案管理人員,建立健全檔案管理制度,保證檔案的真實、完整、有效和安全。沒有條件設立檔案室的,可以設立檔案專柜。
第二十一條公安機關消防機構除按照本規(guī)定建立紙質公安消防執(zhí)法檔案外,還應當按照消防執(zhí)法信息化的要求建立公安消防執(zhí)法電子檔案,并進行物理歸檔,將保存載體與紙質檔案一并移交檔案室管理。
公安機關消防機構在推行辦公自動化系統(tǒng)和編制消防監(jiān)督業(yè)務管理軟件時,應當設立電子文件的歸檔功能,實現(xiàn)文檔生成與歸檔一體化,逐步實現(xiàn)檔案計算機數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密功能。
第二十二條公安消防執(zhí)法電子檔案應當符合有關規(guī)定,其歸檔范圍、內容、保管期限應當符合本規(guī)定。
公安消防執(zhí)法電子檔案應當采取嚴格的管理制度和技術措施,確保不被非正常簽發(fā)、修改和刪除,保持其真實性、完整性和有效性。
第二十三條公安消防執(zhí)法檔案管理人員應當嚴格落實執(zhí)法檔案借閱、查閱制度,為消防工作服務。
查閱、摘抄、復制公安消防執(zhí)法檔案,應當按照有關規(guī)定和程序經(jīng)公安機關消防機構負責人批準;涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等依法不予批準的,應當說明理由。
第二十四條公安消防執(zhí)法檔案保管期限分為永久、長期和短期。長期為16年至50年,短期為2年至15年,具體檔案保管期限如下:
(一)消防行政許可檔案 長期
其中公眾聚集場所使用(營業(yè))前消防安全檢查卷 16年
(二)消防監(jiān)督檢查檔案 16年
其中建設工程消防設計備案卷 長期
建設工程竣工驗收備案卷 長期
(三)消防安全重點單位檔案 16年
(四)重大火災隱患檔案 5年
(五)火災事故調查檔案 長期
其中火災事故簡易調查卷 5年
較大以上火災事故調查卷 50年
(六)消防行政處罰檔案 長期
其中消防簡易行政處罰卷 16年
(七)消防行政強制檔案 長期
(八)消防行政救濟檔案 長期
(九)消防刑事檔案 永久
第二十五條公安機關消防機構應當每年組織對保管到期的檔案進行鑒定。對屬于公安機關歸檔范圍的公安消防執(zhí)法檔案應當按照本機關綜合檔案部門的要求定期移交歸檔。對不屬于歸檔范圍的其他公安消防執(zhí)法檔案,且經(jīng)鑒定確實無繼續(xù)保存價值的,應當經(jīng)公安機關消防機構主要負責人審批后按規(guī)定銷毀。
第四章 附 則
第二十六條公安消防執(zhí)法檔案的案卷編號及案卷封面、卷內文件目錄、備考表等,應當執(zhí)行公安機關檔案管理的有關規(guī)定,可以由各省、自治區(qū)、直轄市公安消防總隊在公安機關檔案管理部門指導下,根據(jù)公安機關檔案管理工作的相關規(guī)定制訂統(tǒng)一規(guī)范。
第二十七條本規(guī)定自2023年10月1日起施行。2006年3月30日印發(fā)的《消防監(jiān)督執(zhí)法檔案管理暫行規(guī)定》(公消[2006]119號)同時停止執(zhí)行,此前的公安消防執(zhí)法檔案維持原狀。
第14篇 某公司聲像檔案管理辦法
公司聲像檔案管理辦法
(一)總則
第一條 為加強本公司的聲像檔案,特制定本辦法。
第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。
第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分,必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。
(二)聲像檔案資料的收集
第四條 收集范圍
1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料;
2.各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料;
3.本公司有關人員組織或參加的重要會議,會見以及外事活動的聲像資料。
4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權益的聲像資料。
5.其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。
6.其它具有保存價值的聲像資料。
第五條 收集時間
1.聲像檔案資料應在形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔;如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。
2.檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。
第六條 收集要求
1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全,按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費用不予報銷,以防散失;
2.接收原版、原件,特殊情況下可接收復制件;
3.聲像資料的內容要真實,底片、原件與影像、復制品要相符。
第七條 聲像檔案資料的征集
1.檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料;
2.在征集的聲像資料中,凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的,應向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。
第八條 聲像檔案費用的報銷
本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用,只要將檔案資料按要求向檔案歸檔,經(jīng)檔案室簽字認可,財務部門應給予核報費用。
(三)聲像檔案的整理〖ht〗
第九條 聲像檔案的整理,包括分類、組合、排列和編目,使其系統(tǒng)起來,便于保管和利用。
第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責,檔案部門協(xié)助。
第十一條 分類、編號
1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號,同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式:全宗號-流水號。
2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類,按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷,編一個案卷號,然后每盤再依次編排序號。
3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。
第十二條 保管期限:應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素,劃定保管期限。
第十三條 文字說明的編寫
1.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
2.編寫文字說明的要求:
(1)準確揭示檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全;
(2)照片的自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。
一組聲像資料聯(lián)系密切的應加文字說明:
(3)文字簡潔、語言通順;
(4)時間用阿拉伯數(shù)字表示。
第十四條 編制格式
1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。
2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。
第十五條 案卷要求
1.將具有共同主題內容的若干份聲像資料組成案卷,集中編放。
2.卷內目錄:
照片、底片以自然張為單元填寫卷內目錄;
錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內目錄。
3.卷內備考表,用于說明卷內聲像材料的整理、變動情況。
第十六條 編目
聲像檔案的著錄依照gb3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進行。
(四)聲像檔案的保管
第十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查,對已被污損的,要進行必要的技術處理。
第十八條 保管條件
底片、膠片庫溫度應保持在13-15℃之間,相對濕度應保持35%-45%;
照片庫溫應保持14-24℃,相對濕度應保持37.5%-67.5%;錄音、錄像帶庫溫應保持18-24℃,相對濕度應保持40%-60%。
第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應立放,磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場,磁場盒與盒的間距不小于3mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。
第二十條 對庫存的照片檔案,要兩年檢查一次。
第二十一條 歸檔保存的聲像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定,征得歸檔單位同意,報經(jīng)主管領導審批,登記造冊。
第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度,做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。
(五)聲像檔案的開發(fā)利用
第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具,為利用提供方便條件。
第二十四條 建立聲像檔案借閱,利用制度,嚴格審批手續(xù),根據(jù)聲像檔案的機密程度,確定利用范圍。
第二十五條 具有專利的聲像檔案,外單位利用時,應按《中華人民共和國專利法》的有關規(guī)定辦理。已移交檔案館的,所得專利收益,原則上應撥給原移交單位,檔案館收取保管費。
第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要,經(jīng)主管領導批準后,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借;外單位借用或復制聲像檔案,由檔案室負責辦理,并按有關規(guī)定收費,實行有償服務。如在借用中造成損壞,則由借用單位負責賠償。
第15篇 酒店憑證檔案管理辦法7
酒店憑證檔案管理辦法(七)
(一)酒店憑證檔案的保管
1.所有與營業(yè)有關的各類憑證由行政辦公室統(tǒng)一管理。
2.部門的專項憑證因工作需要由部門單獨管理和保存的,須將憑證和文字說明的復印件交行政辦公室保管,并登記說明情況。
3.行政辦公室外保管憑證的變更需在兩日內通知檔案室,更新檔案室憑證副本的資料。
(二)歸檔要求
1.憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說明三部分組成,三部分相符。
2.文字說明詳細準確,包括憑證名稱、憑證簡介和注意事項、頒證時間、頒證單位、領證經(jīng)辦人、審核時間、審核地點、審核經(jīng)辦人、下次審核時間。
(三)憑證管理
1.所有憑證設專門的設備和裝具進行管理,保證憑證的安全。
2.憑證副本、正本和文字說明分別存放,建立有效的檢索。
3.一般憑證由行政辦公室負責經(jīng)辦頒證機關的定期和不定期審查,專項憑證可由相關業(yè)務部門負責經(jīng)辦審查事宜。
(四)憑證使用
1.憑證檔案借出日期一般不超過三日。
2.憑證借用嚴格執(zhí)行檔案借閱管理辦法。
