規(guī)劃部電子檔案管理辦法
規(guī)劃部電子檔案管理辦法
(一)總則
第一條
為加強本部門電子文檔的管理，特制定本辦法。
第二條
本部門的電子檔案是指本部門工作中各種成果的電子文檔的表現(xiàn)形態(tài)。
第三條
電子檔案是本公司全宗的組成部分，必須由實行集中統(tǒng)一管理。部門資料員是專職檔案管理人。
(二)電子檔案資料的收集
第四條
收集范圍
1.公司各項目方案、施工圖、變更、設計任務書、建設和裝修標準、交底記錄、各種原始設計條件圖紙審查意見等所有與設計工作相關的文件的電子版本。
2.其它具有保存價值的電子文件資料。
第五條
收集時間
1.電子檔案資料應在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。
2.檔案部門應隨時收集零散的具體保存價值的電子資料。
第六條
收集要求
1.圖紙、文本和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；
2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件；
3.電子資料的內(nèi)容要完整，版本更新要及時且要求版本編號明確區(qū)分。
第七條
電子檔案資料的征集
1.檔案部門有責任隨時征集重要電子資料；
2.在征集的電子資料中，凡涉及國家和行業(yè)重大變化，或?qū)具\營發(fā)展產(chǎn)生重大影響的，應向公司檔案主管領導報送目錄和樣本。
第八條
電子檔案費用的報銷
本部門按本辦法第四條形成電子檔案的發(fā)生費用，責任人將檔案資料按要求向檔案管理人歸檔，經(jīng)檔案管理人簽字認可，部門主管領導簽字批準，財務部門應給予核報費用。
(三)電子檔案的整理
第九條
電子檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。
第十條
電子檔案的整理由相關各專業(yè)設計師負責，資料員協(xié)助。
第十一條
分類、編號
1.圖紙、文本檔案按項目、階段、專業(yè)、版次、時間分類、編號，變更加編流水號和日期。
2.格式：（例）****（項目）-BG(變更)-JG(專業(yè))-000-2009/10/20第十二條
保管期限：應視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條
文字說明的編寫
1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、記錄者等。
2.編寫文字說明的要求：
(1)準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全；
(2)按資料的自然張編寫文字說明。
(3)文字簡潔、語言通順；
(4)時間用阿拉伯數(shù)字表示。
(四)電子檔案的保管
第十四條
電子檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術處理。
第十五條
保管條件
磁盤、光盤應在室溫下存放保管，并避免存放在潮濕的環(huán)境中。磁盤庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁盤盒與盒的間距不小于3mm；存放磁盤最好不用鐵皮柜。磁盤及光盤應立放存放。
第十六條
對庫存的電子檔案，要兩年檢查一次。
第十七條
歸檔保存的電子檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀電子檔案必須經(jīng)過鑒定，須經(jīng)主管領導審批，登記造冊。
第十八條
建立健全電子檔案統(tǒng)計制度，做好電子檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。
(五)電子檔案的開發(fā)利用
第十九條
編制電子檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。
第二十條
建立電子檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)電子檔案的機密程度，確定利用范圍。
第二十一條
具有專利的電子檔案，外單位利用時，應按《中華人民共和國專利法》的有關規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應撥給原移交單位，檔案館收取保管費。
第二十二條
電子檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領導批準后，方可限期外借。利用率高的電子檔案可將復制件外借；外單位借用或復制電子檔案，由檔案室負責辦理，并按有關規(guī)定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。
第二十三條
在不影響保密的前提下，各單位可利用電子檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的電子檔案。
