某客運公司公務(wù)接待管理辦法
客運公司公務(wù)接待管理辦法
為加強公司公務(wù)接待管理力度,強化財務(wù)管理,開源節(jié)流,嚴格控制接待成本,特制定本辦法。
第一章公務(wù)接待管理原則
第一條公務(wù)接待費指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中用于公務(wù)接待的各項費用,主要包括餐費、住宿費、旅游費、娛樂費和贈送禮品費等。
第二條公務(wù)接待管理堅持“統(tǒng)一管理、歸口接待;事先申報、審后使用;費用包干、靈活開支;勤儉節(jié)約、利于工作”的原則。
第二章公務(wù)接待管理范圍
第三條公務(wù)接待工作由公司總經(jīng)理辦公室(以下簡稱總辦)管理,實行“統(tǒng)一管理、歸口接待”,總辦主要負責:
1、督辦接待計劃審批程序;
2、重大接待活動組織;
3、分管領(lǐng)導(dǎo)接待費用計劃統(tǒng)計與控制;
4、公司公務(wù)接待費用(不含分管領(lǐng)導(dǎo))報銷程序;
5、專項接待費用的審批報銷;
6、統(tǒng)一采購煙、酒、禮品等接待物資。
第四條公司的公務(wù)接待范圍為:公司上級主管單位領(lǐng)導(dǎo)、公務(wù)往來單位領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門人員及公司各分管領(lǐng)導(dǎo)以上領(lǐng)導(dǎo)認為需要接待的其他相關(guān)人員。
第五條各分管領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)接待范圍劃分:
1、財政、物價、銀行、保險、稅務(wù)、審計、統(tǒng)計、規(guī)劃、建設(shè)、國土、計委、水利、電力、城管、林業(yè)、黨建、宣傳、共青團、新聞媒體、各級行政辦公室、工商、信訪、司法等,以及與財務(wù)、行政、黨建、工程建設(shè)有關(guān)的部門,歸口副總經(jīng)理兼財務(wù)總監(jiān)協(xié)調(diào)接待;
2、景區(qū)內(nèi)企業(yè)、景區(qū)辦事處(管委會)、村(居)委會、旅游、公安、交警、消防、森林防火、公路、交通、安監(jiān)等,以及與安全運營管理有關(guān)的部門,武陵源區(qū)的常務(wù)副區(qū)長以下的領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門,歸口安全運營副總經(jīng)理協(xié)調(diào)接待;
3、勞動、醫(yī)保、人事、交警(年檢和辦證)、石油、運管、環(huán)保、尾氣檢測、二級維護檢測、工會、計生、婦聯(lián)、文化藝術(shù)等,以及與機務(wù)管理、人事管理、后勤保障、企業(yè)文化有關(guān)的部門,歸口人事機務(wù)總監(jiān)協(xié)調(diào)接待;
4、重大工程項目協(xié)調(diào)費用、專項審計檢查、董事會(含監(jiān)事會)的費用統(tǒng)一納入公司專項費用管理。省級及以上部門的領(lǐng)導(dǎo)、市直部門主要負責人、區(qū)(處)常務(wù)副區(qū)(處)長以上的領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理認為需要出面接待的對象,由公司統(tǒng)一協(xié)調(diào)接待。
第三章公務(wù)接待申報審批
第六條公務(wù)接待執(zhí)行“事先申報、審批后使用”管理制度,嚴禁 “先使用、后審批”的情況出現(xiàn)。
凡進行公務(wù)接待前,必須到總辦填寫《接待審批單》,原則上一個消費點一次接待填寫一張《接待審批單》,不允許出現(xiàn)多處消費填寫一張《接待審批單》。并嚴格按批準的《接待審批單》費用計劃開支,計劃外的臨時性開支必須按程序補報《接待審批單》批復(fù)后開支。實際開支與計劃開支超出20%的,經(jīng)辦人要注明原因,并由有權(quán)審批人在《接待審批單》存根上備注,超計劃未申報的部分由經(jīng)辦人自行結(jié)算。。
分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門負責的接待,總辦人員接到申請后必須將《接待申請審批單》報分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,方能通知經(jīng)辦人進行接待。分管領(lǐng)導(dǎo)在外的須電話通知總辦人員代填并補簽,未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意的,由經(jīng)辦人自行負責結(jié)算。
凡屬公司的公務(wù)接待和專項費用接待必須通過總經(jīng)理審批同意后方可進行,總經(jīng)理出差或因其它事宜無法及時簽字的,經(jīng)辦人員電話請示審批同意后進行接待并及時補簽。未經(jīng)總經(jīng)理同意的,分管領(lǐng)導(dǎo)安排的一律列入分管領(lǐng)導(dǎo)的包干接待費用中,其他人員擅自安排的由經(jīng)辦人自行負責結(jié)算。
第四章接待費用指標管理
第七條根據(jù)董事會核定的接待費用指標,公務(wù)接待實行“費用包干、靈活開支”。每年公司各分塊工作的接待費用指標在每年年初核定,并另行通知。
第八條各接待責任人只能在年初核定的公務(wù)接待費用包干指標內(nèi)開支。超出年度指標的,公司不予結(jié)算,由各接待責任人自行負責結(jié)算。
第九條公務(wù)接待費使用實行計劃性管理,年初核定費用指標時,同時核定分月的費用使用計劃。在月計劃內(nèi),各分塊接待責任人可自主開支,當月節(jié)約額度自然累計至下月使用,當月實際使用超支的只能在下月計劃中列支,以一個季度為一個結(jié)算周期,每個季度內(nèi)的公務(wù)接待費實際使用超支的,不得超過季度計劃的10%。每年第四季度結(jié)算時,必須扣除前幾個季度超支額度。
第十條總辦須建立接待費使用管理臺帳,及時統(tǒng)計,每月10日前對上月的接待費計劃使用情況進行通報。凡超過年度費用包干指標的,或超過季度使用計劃10%的,總辦不得再辦理接待審批程序,并及時通報給相關(guān)公務(wù)接待責任人,計劃財務(wù)部須停止報銷接待費用。
第十一條公司的公務(wù)接待繼續(xù)實行定點消費。由總辦組織,計劃財務(wù)部配合,共同聯(lián)系幾家不同接待檔次的酒店,爭取優(yōu)惠價格簽訂定點消費協(xié)議,鼓勵在公司確定的定點單位消費。
第十二條公司公務(wù)接待所需煙、酒水、禮品等物資由總辦統(tǒng)一采購。每年由總辦組織,計劃財務(wù)部配合,以競爭性談判方式確定供應(yīng)商,按月統(tǒng)一采購,驗收后由總辦保管。
各公務(wù)接待人員需用煙、酒水、禮品等接待物資時在總辦領(lǐng)用,未用完的需及時退回總辦,若未退回則計入當次接待費中,總辦按實際使用情況計入各責任人的公務(wù)接待費用指標當中。特殊情況下也可自行在外購買,但超過當月費用計劃的不予報銷。
第十三條嚴格控制公務(wù)接待用煙、酒水消費標準。一般性接待的酒水標準分為200元以內(nèi)、100元以內(nèi)和紅酒三種,重點接待對象才能使用香煙價值在400元以上的、或一次使用酒水價值在400元以上的、或一次住宿安排2個標準間以上的接待。
第十四條提倡在公司總部食堂接待,節(jié)約費用開支。食堂餐費標準為100―150元/桌,外加10元/桌的食堂工作人員補貼。需在公司食堂用餐的,相關(guān)人員須于用餐前4小時報總辦,總辦按申請時間先后次序安排。在人手和時間允許的情況下,食堂不得推托接待。
第五章接待費用報銷管理
第十五條取消公司公務(wù)接待簽單制,所有公務(wù)接待一律實行現(xiàn)金結(jié)帳,嚴禁任何人在外單位簽單掛帳,否則所簽費用由簽單人自行負責。
第十六條在定點單位消費的,各接待責任人須注意公司與定點單位簽定的優(yōu)惠政策,并按相關(guān)折扣價進行結(jié)帳。
第十七條實行公務(wù)接待備用金制度。各公務(wù)接待責任人可到公司計劃財務(wù)部借用公務(wù)接待備用金,借支標準為:公司接待7000元/月/次(其中:總經(jīng)理5000元
/月/次、總辦接待管理人員2000元/月/次)、分管領(lǐng)導(dǎo)接待3000元/月/次、各分部500元/月/次。第二次借支備用金時,必須結(jié)清以往借支備用金,每年12月20日前必須結(jié)清所有借支。
第十八條公務(wù)接待費每月必須結(jié)算一次,各分塊的公務(wù)接待費由各部室或分管領(lǐng)導(dǎo)自行報帳,公司的公務(wù)接待和接待物資采購由總經(jīng)理專職司機或總辦接待管理員結(jié)帳。
每月8日前必須報銷完上月接待費,逾期未結(jié)清的原則上不再結(jié)帳。每月7日前,總辦接待管理員須將接待物資領(lǐng)用出庫單交計劃財務(wù)部處理。遲報一次扣除責任人月獎50元。
第十九條嚴格費用報銷程序。報帳程序為:
1、經(jīng)辦人填寫費用報銷審批單報分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認;
2、總辦提供《接待審批單》并審核費用計劃且登記臺帳;
3、計劃財務(wù)部審核票據(jù)后報財務(wù)總監(jiān)簽字;
4、總經(jīng)理審批;
5、計劃財務(wù)部報銷或轉(zhuǎn)帳付款。
第二十條報銷接待費時必須憑發(fā)票、消費清單、接待計劃申請審批單辦理報帳手續(xù)。消費清單和《接待申請審批單》必須為原件,原則上一張發(fā)票附一張審批單原件。公司接待物資采購報帳時,對方單位必須提供我公司接待人員簽字單據(jù)原件,復(fù)印件或影印件不予報銷。
第六章其它
第二十一條公務(wù)接待工作要堅持“勤儉節(jié)約、利于工作”的原則,在保證工作正常開展的基礎(chǔ)上,從簡開支、厲行節(jié)約,嚴禁浪費。
第二十二條公務(wù)接待要本著“接待出效益”的要求,嚴格控制接待數(shù)量,認真做好每次接待工作,原則上做到每次都有成效。
第二十三條本辦法由總辦負責解釋,自發(fā)文之日起開始執(zhí)行。
