監(jiān)理文件資料管理辦法
1 范圍
本文件規(guī)定了項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項目部工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。
2 引用文件和術(shù)語
q/04-206.305-2006 工程檔案管理規(guī)定
3 職責(zé)
3.1 總監(jiān)理工程師
3.1.1 組織編寫工程監(jiān)理項目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。
3.1.2 明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3 組織整理工程項目的監(jiān)理資料。
3.2 專業(yè)監(jiān)理工程師
負責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3 信息管理員
根據(jù)工程監(jiān)理項目部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。
4 控制程序
4.1 明確監(jiān)理信息流程
根據(jù)工程特點,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項目建設(shè)參建單位。
4.2 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定
工程監(jiān)理項目部文件的編號規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。
4.3 工程監(jiān)理項目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進行整理分類后傳遞給信息管理人員,進行集中收發(fā)和管理。
4.3.1 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對這些資料進行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項目部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。
4.3.2 工程監(jiān)理項目部文件資料主要包括工程項目服務(wù)過程文件、實施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項目部外部的文件是工程監(jiān)理項目部服務(wù)過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:
a) 監(jiān)理合同;
b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;
c) 監(jiān)理指令;
d) 監(jiān)理工作日志;
e) 監(jiān)理周(月)報;
f) 會議紀要;
g) 審核簽認文件;
h) 工程質(zhì)量認證文件;
i) 危險源、環(huán)境因素調(diào)查資料;
j) 工程款支付證明;
k) 工程驗收記錄;
l) 質(zhì)量事故調(diào)查及處理報告;
m) 各種監(jiān)理內(nèi)部臺賬;
n) 工程施工文件資料;
o) 工程收函;
p) 勘察、設(shè)計文件;
q) 適用的法律、法規(guī)和標準、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;
r) 顧客提供的(包括設(shè)計圖紙)資料等;
s) 涉及本工程項目的上級文件、批復(fù)文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3 工程監(jiān)理項目部信息管理員應(yīng)及時將文件資料分類存放,并建立目錄。同時建立定期盤點機制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對未關(guān)閉文件及時進行跟蹤關(guān)閉。
4.4 建立工程監(jiān)理項目部文件資料借閱臺帳記錄,工程監(jiān)理項目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。
4.5 工程監(jiān)理項目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于工程監(jiān)理項目部負責(zé)組織的圖紙會審及設(shè)計交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會議,由工程監(jiān)理項目部組織整理會議紀要,紀要內(nèi)容要做到真實、規(guī)范、參與各方簽字確認后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項目部對外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計算機打印。有條件的監(jiān)理項目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計算機信息網(wǎng),以實現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。
4.6 對于顧客提供的設(shè)計圖紙等資料,由工程監(jiān)理項目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗證其有效性后,填寫“顧客財產(chǎn)登記表”。
4.7 對監(jiān)理現(xiàn)場使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。
