水業(yè)公司材料管理辦法
水業(yè)股份有限公司材料管理辦法
第一章 總則
第一條 為規(guī)范材料采購、存儲、領用行為,控制公司生產(chǎn)經(jīng)營用材料費用,提高經(jīng)濟效益,特制定本辦法。
本辦法所指生產(chǎn)經(jīng)營用材料包括:工程施工所需的管材管件、閥門、水表等用料、水泵、空壓機等機械設備和電纜、配電設施等機電設備及其它投資性材料。
第二條 本辦法所遵循的原則為公開與效率。
第三條 材料管理工作的職能布局:材料的使用部門會同財務部負責材料費用預算和核算控制;生產(chǎn)經(jīng)營部負責材料的采購并辦理材料質(zhì)量合格證、衛(wèi)生許可證等相關(guān)手續(xù);財務部負責材料的存儲及出入庫管理;督查中心對材料使用情況進行監(jiān)督,并會同材料使用部門對材料價格和質(zhì)量進行監(jiān)督。
第四條 本辦法適用于公司本部及臨河分公司的生產(chǎn)經(jīng)營用材料。公司所屬其他公司生產(chǎn)經(jīng)營用材料可參照本辦法執(zhí)行。
第二章 材料采購
第一節(jié)一般規(guī)定
第五條 年底前,材料使用部門根據(jù)年度本部門工作安排和用料需求,編制年度用料計劃和材料費用預算,提交財務部審核,并交督查中心監(jiān)審備案。將經(jīng)財務部審核納入年度材料費用預算的年度用料計劃提交生產(chǎn)經(jīng)營部。
無法按年度提交用料計劃的部門可按月度提交。
無法按月度提交用料計劃的部門,可在工程項目開工6天前提交用料計劃。
無法確定項目開工日期的,視情況適時提交用料計劃。
第六條 生產(chǎn)經(jīng)營部接到用料計劃后,應即進行市場詢價、比價、議價,并指派采購員核實材料存儲量,編制材料采購計劃,經(jīng)部門經(jīng)理和財務部材料會計審核,報分管總經(jīng)理審批后安排采購員組織采購。大宗材料的采購,生產(chǎn)經(jīng)營部要進行質(zhì)量、價格論證,最終報總經(jīng)理審批。
第七條 大型供水設施建設用料和大批量材料的采購,通過招標進行。生產(chǎn)經(jīng)營部會同材料使用部門根據(jù)項目特點和購材需求編制招標文件,報經(jīng)總經(jīng)理審批后組織招標,通過招標竟價采購質(zhì)優(yōu)價低的材料。實行招標采購供貨的,根據(jù)工程情況另行規(guī)定。
第二節(jié)特別規(guī)定
第八條 生產(chǎn)經(jīng)營特別是現(xiàn)場施工中急需的零星、低值、易耗材料的采購,可由材料使用部門負責人決定,臨時直接向生產(chǎn)經(jīng)營部指定的供應商購買或提貨,并在該供應商處建立提貨手續(xù);用料事項完成后當月或下一個月內(nèi),指派專人憑提貨單證經(jīng)公司采購員、保管員核實審簽后補辦材料申領、出庫和結(jié)算事宜。
第九條 公司采購人員會同材料保管員定期盤點庫存,建立庫存數(shù)據(jù)檔,并向材料使用部門、督查中心及時通報存貨信息;對常用材料品種建立常備庫存,庫內(nèi)有存貨的,一般不得自行采購;材料使用部門當年或當月或單個項目的自行采購量不得超過該部門當年或當月或單個項目用料總金額的5%。
第十條 生產(chǎn)經(jīng)營部門要及時征求材料使用部門、督查中心的意見,分析材料需求和市場供貨信息,對公司生產(chǎn)經(jīng)營常用材料引入市場竟價機制,確定一家或幾家供應商,按照優(yōu)質(zhì)價低和定期不定量的原則,報經(jīng)分管總經(jīng)理審核,書面簽訂附加存儲、送貨條件的買賣合同。
第十一條 合同應明確所購材料的品種規(guī)格、質(zhì)量(必要時封存樣品并對樣品質(zhì)量予以說明)、價格、交付提貨和存儲、送貨中材料的毀損、滅失風險責任。合同副本并交財務部、督查中心監(jiān)審備案。
第十二條 合同應明確,購銷雙方經(jīng)協(xié)商一致,可就材料價款依據(jù)國家政策調(diào)整或市場變化在適當時侯作出變更;材料購進后,生產(chǎn)經(jīng)營部門會同材料使用部門應及時在約定期限內(nèi)進行質(zhì)量檢驗,索取或辦理相關(guān)證件,以確保材料質(zhì)量符合標準;試用的產(chǎn)品應約定試用期,不約定試用期的,由供應商確定。
第十三條為緩解公司倉儲壓力并應對生產(chǎn)急需,按照材料購銷合同所購并由供應商存儲、運送的材料,可由使用部門通知供應商直接供貨,但須具結(jié)相應的交接單證并經(jīng)公司采購人員、材料保管審核后補辦材料申領、出庫和結(jié)算事宜。
第十四條督查中心就臨時購料和依合同購料活動,必要時派員直接參與,協(xié)同辦理,并以適當方式進行監(jiān)督。對購進材料的使用情況,應視情況介入施工現(xiàn)場進行監(jiān)督。
督查中心就材料購進、使用情況應當監(jiān)督而未監(jiān)督或沒有監(jiān)督到位,材料出現(xiàn)質(zhì)量問題,須承擔相應的責任。
第十五條 采購員對其直接采購材料的質(zhì)量承擔責任;材料使用部門負責人及使用人就購料前提出的采購建議承擔相應的責任。
依據(jù)本制度第八條由材料使用部門直接購買或提貨的材料,材料使用部門經(jīng)辦人、負責人對材料的質(zhì)量承擔責任。
第三章材料驗收入庫
第十六條 采購員依據(jù)經(jīng)批準的采購計劃、已簽訂的購銷合同采購材料,材料保管員依據(jù)經(jīng)批準的采購計劃、購銷合同副本、供應商出具的銷售單證編制材料驗收單,將所采購材料驗收入庫。
第四章材料領用出庫
第十七條 材料使用部門設材料員,由材料員根據(jù)實際需要量編制材料申領單,經(jīng)主管審核、本部門分管經(jīng)理或經(jīng)理審批,辦理領料手續(xù)。
第十八條 材料使用部門可就常用材料設置一定數(shù)量的儲備,品種和儲量應由財務部會同生產(chǎn)經(jīng)營部和材料使用部門共同確定,并經(jīng)督查中心監(jiān)審后報總經(jīng)理批準。凡有材料儲備的部門,必須設內(nèi)部兼職保管員負責該部分材料的實物管理,每月最后一日須會同財務部材料保管員盤點實有庫存量,辦理假退庫手續(xù)。
第十九條 材料使用部門的材料儲備只能用于應急,只有當本部門急用材料而公司保管員不在崗時才能使用,下一工作日必須辦理申領手續(xù),補足核定儲量。
第二十條 材料會計應于每月25日與保管員對賬,理清各種材料的存儲情況,并將對賬確認的當日庫存明細以電子文檔的形式通報采購員和各材料使用部門。
第五章廢料回收處理
第二十一條 對于水廠維護、管網(wǎng)維護中替換下來的廢料,諸如管材、管件、閥門、水表、井圈、井蓋、消火栓、水泵、井管、電纜、配電設施等,應由使用部門材料人員妥善保管,列出清單,移交公司材料保管員驗收入庫。
第二十二條 使用部門經(jīng)技術(shù)認定,對確因技術(shù)進步而被淘汰的原購材料,應開列清單,上報分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審核同意后,移交財務部。財務部經(jīng)報分管副總經(jīng)理審核同意后,可核減庫存。
第二十三條 廢料回收入庫,應由公司材料保管員編制入庫單,備份移交使用部門廢料保管人員及督查中心。
第二十四條 對回收的廢料和依本辦法第二十二條規(guī)定處理的材料,財務部報分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批后,責成公司材料保管員進行最后的變賣處理。有關(guān)財務
活動按公司財務制度執(zhí)行。
第二十五條 原購材料價值過大或大宗的材料報廢、更換,應逐級層報總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會議審批。
第六章罰則
第二十六條 材料使用部門、財務部未按本辦法第五條及所附相關(guān)工作流程規(guī)定的程序、時限遵照執(zhí)行的,視為未完成當年、當月、本周工作任務。
第二十七條 生產(chǎn)經(jīng)營部接到年度用料計劃10日內(nèi)、月度用料計劃5日內(nèi)、項目用料計劃3日內(nèi)未予審核報批的,并且用料計劃審批后,采購員在上列相同時限內(nèi)未組織采購的,視為生產(chǎn)經(jīng)營部及其主管、采購員未完成當期工作任務。
第二十八條 材料使用部門臨時直接采購材料,違反第八條、第九條規(guī)定的品種、時限和限量,視為相關(guān)工作人員、主管和部門負責人違規(guī),視為未完成本期工作任務。部門主管因決定失誤或相關(guān)人員為謀取私利采購低質(zhì)、偽劣材料,致使公司利益受損的,視情節(jié)責令其承擔損失并給予降職或降級處分。
第二十九條 生產(chǎn)經(jīng)營部違反法律及本制度規(guī)定的程序與供應商簽訂購銷合同,因合同無效或合同被撤銷,由此給公司造成的損失,區(qū)別情況,責令相關(guān)責任人員承擔損失;利用合同謀取私利情節(jié)惡劣或者購入低質(zhì)、偽劣材料,給公司造成10萬元以上重大損失的,對負有責任的各級主管給予降職、降級處分直至解聘,對直接責任人員予以除名或解聘,公司依法保留經(jīng)濟追償權(quán)。
第三十條 材料使用部門、使用人在施工、維修中擅自更換材料、或?qū)U料私自處理的,責令相關(guān)責任人員承擔損失,并處該材料等值額的罰款;情節(jié)嚴重的,依有關(guān)法律法規(guī)和公司制度追究責任。
第三十一條 庫管人員、材料人員未按本辦法各相關(guān)規(guī)定遵照執(zhí)行的,視為所屬部門、崗位未完成當期工作;情節(jié)嚴重的,對責任人給予警告或者通報批評處分。
第三十二條 財務部未按規(guī)定組織材料盤點的,視為本部門及相關(guān)崗位未完成當期工作。
第三十三條 確定未完成當期工作任務的,按照公司績效考評辦法的相關(guān)規(guī)定予以評定。
第七章附則
