客運專線公司檔案管理暫行辦法
第一章 總 則
第一條 為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責(zé)任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。
第三條 公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益一項重要工作。
第二章 檔案工作機構(gòu)及職責(zé)
第四條 公司綜合部設(shè)立檔案室,專人負責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。
第五條 公司綜合部負責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。
第六條 檔案部門應(yīng)借助先進的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。
第三章 檔案管理要求
第七條 檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營管理活動的全過程,應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。
第八條 根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務(wù)部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。
第九條 歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。
第十條 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營、財務(wù)管理等各項活動的真實內(nèi)容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存,嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫;歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。
第十一條 公司各部門應(yīng)按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。
文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責(zé)整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)專人負責(zé)整理、歸檔。
對歸檔的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照上級及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行整理,按歸檔要求及時整理上架。
第十二條 對機密檔案、涉及公司自主知識產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。
第十三條 應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強檔案保管工作,應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應(yīng)滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。
第四章 文件的收集與歸檔
第十四條 各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。
(一)綜合部:收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、周報、簡報、會議紀(jì)要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結(jié)、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘形成的文件材料,干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責(zé)收集、整理、歸檔,各部門有關(guān)人員要予以配合。
(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門的兼職人員或特定專人負責(zé)收集、整理。
(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。
(四)安質(zhì)部:預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報告等文件材料。
(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。
第十五條 文件材料的歸檔要求
綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門應(yīng)及時將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。
文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)執(zhí)行;
基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》(tb/t1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2000)、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678-1999)執(zhí)行;
會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號)執(zhí)行;
聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執(zhí)行;
照片檔案按《照片檔案整理》(gb/t11821-2002)執(zhí)行。
第十六條 立卷、歸檔應(yīng)做到:
(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(二)正確反映項目管理機構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。
(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標(biāo)題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實,卷皮字跡要工整。
第十七條 歸檔時間:
文書檔案:當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內(nèi)歸檔或分階段、單項歸檔。
會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會計檔案)向檔案室移交。
招投標(biāo)檔案:應(yīng)在每個項目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。
科學(xué)研究檔案:應(yīng)在每項科研課題完成或停止后歸檔。
設(shè)備儀器檔案:應(yīng)在每個設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。
電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時間一致。
第十八條 沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第十九條 檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值,從范圍(政治、經(jīng)濟、文化)、從時間(現(xiàn)實的、當(dāng)代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預(yù)測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區(qū)別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經(jīng)綜合部負責(zé)人審核同意,報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。
第二十條 工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復(fù)印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十一條 項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>
第四章 附則
第二十二條 本辦法由綜合部負責(zé)解釋。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
