物業(yè)鑰匙管理規(guī)定辦法

物業(yè)鑰匙管理規(guī)定辦法

物業(yè)鑰匙管理規(guī)定【1】

一、職責(zé):

1、客服部負(fù)責(zé)房屋鑰匙(住宅、商業(yè)、寫字樓)、單元門鑰匙、信報箱等鑰匙的管理;

2、工程部負(fù)責(zé)各類管井、設(shè)備間、操作間、機(jī)房等鑰匙的管理;

3、護(hù)衛(wèi)部負(fù)責(zé)消防門、人防門、監(jiān)控中心、值班室等鑰匙的管理。

二、工作程序:

1、鑰匙的接管:

由客服部統(tǒng)一與開發(fā)商監(jiān)理部進(jìn)行各類鑰匙的交接,填寫《鑰匙交接記錄表》;

2、鑰匙的交接:

1)由客服部與工程部進(jìn)行各類管井、設(shè)備間、操作間、機(jī)房等鑰匙的交接,填寫《鑰匙交接記錄表》在服務(wù)中心備案;

2)由客服部與工程部進(jìn)行消防門、人防門、監(jiān)控中心、值班室等鑰匙的交接,填寫《鑰匙交接記表》在服務(wù)中心備案;

3、鑰匙的領(lǐng)取:

由業(yè)戶憑購房合同、身份證等有效證件原件、物業(yè)費等相關(guān)票據(jù)到客服部領(lǐng)取相應(yīng)的鑰匙,填寫《鑰匙領(lǐng)取記錄表》;

4、鑰匙的借用:

由使用人憑身份證等有效證明到客服部辦理相關(guān)手續(xù),填寫《鑰匙借用登記表》并經(jīng)客服部負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方可借用,同時經(jīng)辦人要在當(dāng)天下班前及時跟催鑰匙的收回及做好相關(guān)記錄。

5、業(yè)戶寄存鑰匙管理

1)對業(yè)主為方便維修寄存的鑰匙,客服部應(yīng)建立《業(yè)主寄存鑰匙登記表》,認(rèn)真做好記錄。

2)施工單位借用鑰匙必須通過開發(fā)商監(jiān)理部書面證明經(jīng)客服部經(jīng)理同意在服務(wù)中心領(lǐng)取,施工單位借用人無權(quán)私自轉(zhuǎn)借鑰匙。

3)施工單位借用人必須確保在預(yù)計使用時限內(nèi)歸還所借用的鑰匙。

4)施工單位維修完畢后,必須負(fù)責(zé)關(guān)閉電源、水閥、門窗,由于施工單位人員的疏忽而造成的任何損失由該施工單位全權(quán)負(fù)責(zé)。

5)施工單位超過預(yù)計使用時間尚未歸還,經(jīng)辦人必須確保最短時間內(nèi)將鑰匙追回,同時該施工單位在下次借用鑰匙時必須交保證金;

6)業(yè)主領(lǐng)取鑰匙必須核對業(yè)主身份并在《業(yè)主寄存鑰匙登記表》上簽字以示領(lǐng)走。

6、空置房屋鑰匙管理

1)客服部總臺接待負(fù)責(zé)根據(jù)空置房鑰匙留存情況做好《空置房鑰匙登記表》。

2)各區(qū)域客戶主任應(yīng)每月定期對空置房鑰匙進(jìn)行盤查,并配合總臺接待做好空置房鑰匙的更新工作。

3)客服部經(jīng)理每月25日對空置房鑰匙登記情況進(jìn)行抽查,尤其是鑰匙的使用記錄。

支持文件:

1、《鑰匙交接記錄表》

2、《鑰匙領(lǐng)取記錄表》

3、《鑰匙借用登記表》

4、《業(yè)主寄存鑰匙登記表》

5、《空置房鑰匙登記表》

物業(yè)鑰匙管理規(guī)定【2】

1.0目的

有效的對鑰匙進(jìn)行規(guī)范管理

2.0適用范圍

適用于本公司內(nèi)部鑰匙管理

3.0相關(guān)說明

4.0職責(zé)

4.1工程主任/主任:負(fù)責(zé)與施工單位鑰匙移交的確認(rèn),并與住戶中心做好移交手續(xù)。

4.2住戶中心主任/主管:負(fù)責(zé)與工程部鑰匙移交的確認(rèn),并對鑰匙的保管進(jìn)行定期檢查。

4.3工程人員:負(fù)責(zé)對鑰匙的單位、數(shù)量、編號及適用性進(jìn)行逐一確認(rèn)。

4.4物業(yè)助理:負(fù)責(zé)對移交的鑰匙單位、數(shù)量、編號及適用性進(jìn)行逐一確認(rèn),并做好鑰匙的標(biāo)識與借用登記。

5.0內(nèi)容

5.1移交鑰匙

5.1.1分包單位施工完工后與工程部人員進(jìn)行鑰匙移交手續(xù),工程人員需對分包單位移交的鑰匙進(jìn)行逐一核對,對移交鑰匙的單位編號、數(shù)量及適用性進(jìn)行確認(rèn)。

5.1.2工程部“驗收小組”組長/工程員在門鎖驗收工作完畢后,按《鑰匙驗收記錄表》要求記錄合格的單位編號和數(shù)量,并要求施工隊交匙人簽名確認(rèn),然后將鑰匙聯(lián)同對應(yīng)表格移交給住戶中心。

5.1.3物業(yè)助理根據(jù)《鑰匙驗收記錄表》核對工程部“驗收小組”交來的鑰匙,當(dāng)實際接收鑰匙數(shù)目與《鑰匙驗收記錄表》“數(shù)量”項相符時,應(yīng)在“簽收確認(rèn)”項標(biāo)“√”。否則,應(yīng)將實際情況在“備注”欄注明。核對完畢,應(yīng)在《鑰匙驗收記錄表》簽名確認(rèn)。

5.2鑰匙整理與保管

5.2.1物業(yè)助理應(yīng)標(biāo)清鑰匙單位編碼并整齊有序地放置在鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上示簽,加以注明。

5.2.2業(yè)主/住戶委托保管鑰匙時,物業(yè)助理應(yīng)在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》和上作相應(yīng)記錄,并將鑰匙按單位編號整齊有序地放置在鑰匙柜中,業(yè)主/住戶前來領(lǐng)取鑰匙時,物業(yè)助理憑“雅居樂花園住戶證”和“業(yè)主身份證”移交鑰匙給業(yè)主。同時,應(yīng)在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》中標(biāo)注移交日期,請業(yè)主簽名確認(rèn)。

并在《托存鑰匙日期登記表》中取消該單位鑰匙托存日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主或合法住戶時,物業(yè)助理不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。

5.2.3住戶中心主任/主管應(yīng)安排專人定期對鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙單位編號進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號脫落或模糊不清時,應(yīng)及時更新改進(jìn)。

5.3鑰匙借用與歸還

當(dāng)公司員工或其他施工單位因公事要求外借鑰匙時,物業(yè)助理應(yīng)檢查借匙人的工作證,并由借匙人簽名確認(rèn)。

5.3.1花園管理區(qū)、工程部、綠化部、經(jīng)營部、售樓部借匙情況分別按《___部門借鑰匙登記表》要求填寫日期、鑰匙編號、數(shù)量、借匙人;

5.3.2對于其他施工單位借鑰匙情況應(yīng)由工程人員代借,并在《其他部門長期借鑰匙登記表》中簽字確認(rèn)。

5.3.3對于未入住單位的業(yè)主的借匙情況應(yīng)由售樓人員代借,并在《業(yè)主借匙睇樓登記表》中簽字確認(rèn)。

5.3.4辦理鑰匙退還手續(xù)時,物業(yè)助理應(yīng)在核對鑰匙樓量后,在對應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認(rèn),然后,按鑰匙單位編碼整齊有序地放置在鑰匙柜內(nèi)。

5.3.5住戶中心主任/主管應(yīng)安排物業(yè)助理根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過一星期不還鑰匙者,應(yīng)填寫《鑰匙催還單》發(fā)送到借鑰匙部門催還。

5.4鑰匙的損壞或丟失

5.4.1當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,物業(yè)助理應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過,并報告住戶中心主任/主管。住戶中心主任/主管與業(yè)主聯(lián)系,征得業(yè)主同意后,采取補(bǔ)配鑰匙或換鎖措施,確保遺失鑰匙單位的安全,住戶服務(wù)中心將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》。

5.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄就歸檔保存兩年。

物業(yè)鑰匙管理規(guī)定【3】

為規(guī)范樓宇鑰匙及其他鑰匙的移交、借用和保管手續(xù),確保鑰匙的管理有章可循,特定本規(guī)定

第一章 總 則

第一條 本管理規(guī)定適用于客戶服務(wù)部、物業(yè)部及**物業(yè)主管級以上員工。

第二條 本規(guī)定所指的鑰匙包括新交樓宇已售單元鑰匙、未售空置房單元鑰匙及其他鑰匙。

第二章 鑰匙交接管理規(guī)定

第三條 檔案管理員負(fù)責(zé)部門內(nèi)部所有鑰匙的管理,部門所管的鑰匙必須統(tǒng)一存放于部門的倉庫之中。

第四條 每次交樓之前,物業(yè)部負(fù)責(zé)樓宇的接管驗收工作。驗收完畢,設(shè)專人負(fù)責(zé)接收施工單位交來的各單元鑰匙;交接時,應(yīng)逐一盤點每個單元房間的鑰匙條數(shù)并登記在《房屋鑰匙交接本》上,交接雙方均須簽名,并注明時間。

第五條 相關(guān)負(fù)責(zé)人須安排物業(yè)部物業(yè)助理或工程維護(hù)部人員對上述交樓的房間鑰匙進(jìn)行抽查,核查房間號與鑰匙是否相符,抽查比例不得低于一棟樓總戶數(shù)的20%。如發(fā)現(xiàn)不符者,應(yīng)立即聯(lián)系施工單位及時處理。

第六條 鑰匙應(yīng)統(tǒng)一懸掛于'鑰匙板'上,并與房間號的空格一一對應(yīng),以便于查找和管理。

第七條 業(yè)主來物業(yè)公司收樓,在辦理完相關(guān)手續(xù)后,領(lǐng)取房間鑰匙時,應(yīng)在《業(yè)主簽收鑰匙一覽表》上簽名,并注明條數(shù)和領(lǐng)取時間。

第八條 業(yè)主在驗收房屋過程中,發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題,須留下保修鑰匙一條或預(yù)約時間進(jìn)行保修。如業(yè)主留下保修鑰匙,應(yīng)在《業(yè)主留存鑰匙一覽表(保修用)》上登記。與施工單位交接保修鑰匙時,必須點數(shù)簽收。

第九條 每天交樓結(jié)束,相關(guān)責(zé)任人必須逐一核對鑰匙板上的鑰匙與《業(yè)主簽收鑰匙一覽表》上的簽收情況是否相符。如有不符,須上報部門領(lǐng)導(dǎo),并及時查找原因進(jìn)行處理。

第十條 進(jìn)行零散收樓過程中,同樣適用于以上相關(guān)條款,做好相關(guān)人員的簽收。

第三章 鑰匙借用及保管

第十一條 除以下情況,樓宇空置房鑰匙不得外借:

1、 檢查未收樓或未售空置房;

2、 因滲漏水投訴,需要使用空置房暫時居住的;

3、其他經(jīng)部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)同意外借的。

第十二條 空置房鑰匙外借時,須到檔案管理員處登記外借原因,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意簽字后方可外借。經(jīng)手人應(yīng)在《鑰匙借用登記一覽表》上登記并簽名,并注明條數(shù)和預(yù)計歸還時間。因維修需要使用空置房的,借用鑰匙只能限借壹條且當(dāng)日歸還。

附則:空置房鑰匙未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意借出,扣罰責(zé)任人50元;按規(guī)定借用鑰匙只能限借壹條且當(dāng)日歸還,否則扣罰責(zé)任人50元。

第十三條 使用空置房確需將鑰匙交予相關(guān)業(yè)主的,經(jīng)辦物業(yè)助理應(yīng)做好簽收登記工作。

第十四條 鑰匙借用人使用完畢后,應(yīng)立即歸還檔案管理員處,嚴(yán)禁私自藏匿空置房鑰匙。

附則:如借用人私自藏匿空置房鑰匙,扣罰借用人50元。

第十五條 兄弟單位借用鑰匙,須通知部門負(fù)責(zé)人知情,且當(dāng)天借用必須當(dāng)天歸還。

附則:經(jīng)辦人借出鑰匙后必須跟進(jìn),鑰匙在當(dāng)天歸還,否則扣罰責(zé)任人50元。

第十六條 其他鑰匙,如公共設(shè)施、設(shè)備房的鑰匙由調(diào)度中心主管負(fù)責(zé)保管,借出和歸還都須有相關(guān)記錄。

第十七條 部門倉庫的鑰匙由檔案管理員和部門領(lǐng)導(dǎo)各持壹套。一般情況下,倉庫鑰匙不得轉(zhuǎn)借他人保管。特殊情況下,如業(yè)主預(yù)約雙休日收樓需領(lǐng)取房間鑰匙,檔案管理員須登記倉庫鑰匙的轉(zhuǎn)借情況。

第三章附 則

第十八條 本規(guī)定由**物業(yè)管理有限公司客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

第十九條 本規(guī)定從下發(fā)之日起開始施行。

第二十條 附《鑰匙借用登記一覽表》、《業(yè)主留存鑰匙一覽表(保修用)》、《房屋鑰匙交接表》、《業(yè)主簽收鑰匙一覽表》。