某大廈物業(yè)管理處會計管理制度
大廈物業(yè)管理處會計管理制度
一、總則
(一)財務(wù)管理是物業(yè)管理的重要組成部分,正確處理好管理與理財?shù)年P(guān)系是物業(yè)管理的首要問題。
(二)財務(wù)管理的三方面任務(wù):
1.有計劃、合理的安排資金,為管理處經(jīng)營管理工作;
2.認(rèn)真貫徹各項(xiàng)財經(jīng)制度,維護(hù)財經(jīng)紀(jì)律,實(shí)行財務(wù)監(jiān)督;
3.加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算,增收節(jié)支,提高經(jīng)濟(jì)效益;
(三)配備專職財務(wù)人員,開戶建賬,建立一套完整的、切實(shí)可行的會計核算制度,做好管理處經(jīng)濟(jì)活動記錄工作。
(四)做好年度的財務(wù)預(yù)算,落實(shí)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。
(五)做好會計決算和利潤分配報告,加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督,改善經(jīng)營管理,提高經(jīng)濟(jì)效益。
(六)遵守國家及各項(xiàng)有關(guān)法律法規(guī)和條例,接受當(dāng)?shù)囟悇?wù)、銀行、工商等門的監(jiān)督。
(七)受'會計師事務(wù)所'對企業(yè)會計賬目的審查。
二、財務(wù)權(quán)限與職責(zé)
(一)物業(yè)管理處財務(wù)部必須配合總物業(yè)經(jīng)理編制物業(yè)管理處下年度財務(wù)預(yù)算,制定各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo),并報物業(yè)管理總物業(yè)經(jīng)理及北京華陽恒新物業(yè)管理有限責(zé)任公司審定。
(二)監(jiān)督管理處的資金來源與運(yùn)用情況及各項(xiàng)指標(biāo)的完成情況,監(jiān)督控制財務(wù)預(yù)算的執(zhí)行情況,分析實(shí)際與預(yù)算的差額,加強(qiáng)預(yù)算控制。
(三)加強(qiáng)流動資金的管理,制定各部門的流動資金額度,超出額度財務(wù)有權(quán)拒付。
(四)對于總物業(yè)經(jīng)理權(quán)限以內(nèi)管理處的一切開支,由經(jīng)手人闡明原因報管理處相關(guān)部門經(jīng)理簽字,經(jīng)物業(yè)管理處財務(wù)經(jīng)理審核簽字報總物業(yè)經(jīng)理審批后方可報銷;對于總物業(yè)經(jīng)理權(quán)限以外的管理處開支,除上述審批程序外還需上報北京華陽恒新物業(yè)管理有限責(zé)任公司審批。
(五)有權(quán)拒付違反財經(jīng)紀(jì)律和違反管理處財務(wù)規(guī)定的開支。
(六)建立完善的管理收費(fèi)系統(tǒng),及時足額收取管理費(fèi)及其他費(fèi)用,必要時協(xié)助開發(fā)商向客戶收取其他費(fèi)用。
(七)建立固定資產(chǎn)登記及定期盤點(diǎn)制度,防止固定資產(chǎn)的流失。
(八)建立完善的會計資料檔案管理系統(tǒng),保證會計資料的完整。
(九)按國家財政、稅收部門及北京華陽恒新物業(yè)管理有限責(zé)任公司的規(guī)定和要求,及時編制各種對外、對內(nèi)的財務(wù)報表,準(zhǔn)確計算應(yīng)納稅額,做好財務(wù)工作。
(十)超越財務(wù)權(quán)限,強(qiáng)行核銷不合理開支,打擊報復(fù)財務(wù)人員的行為,物業(yè)管理處財務(wù)人員有權(quán)利、有責(zé)任向總物業(yè)經(jīng)理及上級部門報告申訴。
三、財務(wù)管理
(一)物業(yè)管理處財務(wù)部應(yīng)認(rèn)真貫徹《企業(yè)財務(wù)通則》和《會計準(zhǔn)則》,并執(zhí)行財政部制定的《物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理規(guī)定》、北京市財政局制定的《北京市物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理實(shí)施細(xì)則》,以及國家財政政策、法令,遵守各項(xiàng)資金收付制度,嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算開支標(biāo)準(zhǔn)。
(二)按照財務(wù)制度的規(guī)定,切實(shí)做好記賬、算賬、報賬工作,做到手續(xù)完備、內(nèi)容真實(shí)、數(shù)字準(zhǔn)確、賬目清楚、日清日結(jié)、按期收賬、在規(guī)定時間內(nèi)報送會計報表,及時、準(zhǔn)確、完整地反映管理處的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。
(三)按銀行有關(guān)制度規(guī)定,做好現(xiàn)金和支票的管理工作,遵守支票使用規(guī)定及銀行結(jié)算紀(jì)律,加強(qiáng)現(xiàn)金管理,做好結(jié)算工作。做到日清月結(jié)、賬賬相符、賬證相符、賬實(shí)相符。及時清理未達(dá)賬項(xiàng),每日報現(xiàn)金日報表、銀行存款日報表,以便合理的使用資金。
(四)根據(jù)國家財務(wù)制度精神,結(jié)合所管理的實(shí)際,協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理制訂有關(guān)財務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)核算、費(fèi)用開支等具體辦法,并監(jiān)督各部門實(shí)行。
(五)妥善保存會計檔案資料,接受財稅部門、本公司主管經(jīng)理的監(jiān)督檢查,及時提供財務(wù)資料,如實(shí)反映情況。
(六)每月為總物業(yè)經(jīng)理提供所管物業(yè)的財務(wù)情況,為加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營收益做好參謀。
(七)完成好總物業(yè)經(jīng)理布置的其他工作。
四、固定資產(chǎn)的管理
(一)按現(xiàn)行會計準(zhǔn)則規(guī)定:使用期限超過一年的房屋及建筑物、機(jī)械、機(jī)器、運(yùn)輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等。不屬于生產(chǎn)經(jīng)營主要設(shè)備的物品,單位價值在人民幣2000元以上,并且使用年限超過2年的,也應(yīng)該作為固定資產(chǎn)。
(二)各部門如需購置固定資產(chǎn),應(yīng)在編制年度預(yù)算和月預(yù)算時充分考慮及擬訂采購計劃,填制'采購申請單'并寫明固定資產(chǎn)的用途、名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、金額及訂貨商(三家報價),'采購申請表'要經(jīng)詢價人及部門經(jīng)理簽字,經(jīng)物業(yè)管理處財務(wù)部審核后呈報總物業(yè)經(jīng)理審批,以上手續(xù)完備后物業(yè)管理處方可與供貨商簽訂商品購銷合同。購銷合同正本送財務(wù)部作付款依據(jù),采購部門、總經(jīng)辦各存副本備查。
(三)購進(jìn)固定資產(chǎn)
1.購進(jìn)固定資產(chǎn)后,采購人要到物業(yè)管理處財務(wù)部辦理到貨手續(xù),會同財務(wù)人員、倉儲保管人員填制'外購資產(chǎn)、物品驗(yàn)收單',如直撥使用部門,使用部門要對購進(jìn)固定資產(chǎn)的質(zhì)量及外觀進(jìn)行審驗(yàn)并填制'固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表'。
2.財務(wù)部要對購進(jìn)的各項(xiàng)固定資產(chǎn)建賬建卡、根據(jù)稅務(wù)局要求和會計核算方法,按月計提折舊費(fèi)。固定資產(chǎn)的折舊方法采用平均年限法。
3.固定資產(chǎn)應(yīng)由使用部門負(fù)責(zé)管理,財務(wù)部應(yīng)根據(jù)固定資產(chǎn)的類別建立固定資產(chǎn)分類賬,并根據(jù)'外購資產(chǎn)、物品驗(yàn)收單'、'固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表'對固定資產(chǎn)按使用部門分別設(shè)立備查賬。使用部門在領(lǐng)用固定資產(chǎn)時要會同財務(wù)人員、倉儲保管人員共同填制'固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表'。
4.固定資產(chǎn)如專人使用,應(yīng)由使用人保管,使用人在財務(wù)部辦理領(lǐng)用手續(xù)。各部門公共使用的,由部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé),如發(fā)生人為損壞或丟失,需照價賠償。
5.固定資產(chǎn)要定期清查盤點(diǎn),本制度規(guī)定:物業(yè)管理處須于每年的6月30日和12月31日對所有固定資產(chǎn)進(jìn)行全面的清查盤點(diǎn),盤點(diǎn)時要對實(shí)物逐項(xiàng)點(diǎn)數(shù),填制'固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表',按類別、品名詳列賬存數(shù)量金額和實(shí)存數(shù)量金額,由參加盤點(diǎn)人簽章證明,保管備查,固定資產(chǎn)明細(xì)賬和固定資產(chǎn)總賬要按時核對,做到賬賬相符,賬實(shí)相符,出現(xiàn)盤盈、盤虧要及時上報。
6.固定資產(chǎn)的調(diào)出、變賣和因失去使用價值需要報廢時,必須按管理權(quán)限辦理,合法批準(zhǔn)手續(xù),其變賣價格由物業(yè)管理處財務(wù)部核實(shí)凈值后與購買單位協(xié)商確定并報總物業(yè)經(jīng)理審批,需報廢及清理的固定資產(chǎn)要進(jìn)行審查與技術(shù)鑒定后報總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn),進(jìn)行賬物處理。凡屬人為造成固定資產(chǎn)報廢或損壞,必須上報總物業(yè)經(jīng)理處理并追究其個責(zé)任及相應(yīng)的處罰。
7.對于接受外單位投資、調(diào)撥增加的固定資產(chǎn)或?qū)ν馔顿Y、調(diào)撥減少的固定資產(chǎn),雙方財務(wù)人員、經(jīng)辦人員、總負(fù)責(zé)人需共同填制'固定資產(chǎn)交接表'并加蓋雙方單位的公章。
五、流動資產(chǎn)的管理
(一)非商品資金管理:非商品資金包括現(xiàn)金、物料用品、低值易耗品等
。
1.必須嚴(yán)格控制非商品資金的占用,核定額度,嚴(yán)格管理。
2.購置必須有計劃,經(jīng)批準(zhǔn),手續(xù)合法完備,否則財務(wù)不予報銷。
3.根據(jù)財政局有關(guān)各企業(yè)庫存現(xiàn)金不得超過銀行核準(zhǔn)限額,根據(jù)現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要,備用金庫存周轉(zhuǎn)金暫定為3000元整,由財務(wù)部出納員負(fù)責(zé),建立現(xiàn)金日記賬,嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金盤點(diǎn)制度,報銷手續(xù),每日核對庫存現(xiàn)金,做到賬款相符,賬賬相符。
4.當(dāng)天收取的各種款項(xiàng),一律當(dāng)日送存銀行。
5.報廢的低值易耗品和物料用品,必須查明原因,分清責(zé)任,報物業(yè)管理處財務(wù)部作賬務(wù)處理。凡屬人為的損失,必須上報總物業(yè)經(jīng)理處理并追究個人責(zé)任。
(二)結(jié)算資金管理:結(jié)算資金是企業(yè)在經(jīng)營活動中發(fā)生的貨幣業(yè)務(wù),包括銀行存款、應(yīng)收應(yīng)付往來賬款等。
1.管理處的銀行帳戶,不準(zhǔn)借給其他任何單位和個人使用,更不得出租帳戶收取手續(xù)費(fèi)。
2.及時登記、清理往來賬款,凡人為造成死賬的,必須追究其個人責(zé)任,上報總物業(yè)經(jīng)理處理。
3.每月核對內(nèi)部往來賬。因物業(yè)管理處為北京華陽恒新物業(yè)管理有限責(zé)任公司非法人分支機(jī)構(gòu),其賬務(wù)為獨(dú)立核算、統(tǒng)一納稅,所以管理處與總公司需合并會計報表,而保證并表的基礎(chǔ)即為雙方的內(nèi)部往來核對無誤。
4.及時清理債權(quán)、債務(wù),防止拖欠款項(xiàng)。
5.任何人不得以任何手段貪污、挪用公款及個人收取傭金等違法行為。
六、費(fèi)用管理
(一)費(fèi)用管理原則
1.堅(jiān)持勤儉節(jié)約的原則,努力降低費(fèi)用水平。交際、應(yīng)酬費(fèi)應(yīng)根據(jù)需要,本著少花錢多辦事的原則,采取實(shí)報實(shí)銷的辦法(由經(jīng)辦人事先闡明原因報總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn))。
2.正確執(zhí)行有關(guān)財務(wù)規(guī)定,嚴(yán)格遵守費(fèi)用開支范圍。
3.加強(qiáng)各項(xiàng)開支計劃管理,實(shí)行財務(wù)監(jiān)督,財務(wù)部要行使好財權(quán)。
4.嚴(yán)格各種費(fèi)用,杜絕假發(fā)票、空白條、杜絕不合理、不合法的費(fèi)用支出,一切付款票據(jù),必須是合法的發(fā)票,白條不得做為報銷憑證。
5.嚴(yán)格控制費(fèi)用,嚴(yán)禁在使用中假公濟(jì)私。
6.凡屬費(fèi)用范圍開支,要按管理處報銷程序執(zhí)行。
7.物業(yè)管理處發(fā)生的各種費(fèi)用,應(yīng)按權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則合理進(jìn)入當(dāng)期費(fèi)用。低值易耗品的攤銷原則是一次進(jìn)入費(fèi)用,但數(shù)額較大的可按使用期限分次攤銷。低值易耗品購入后領(lǐng)用時要填制'低值易耗品領(lǐng)用登記表'。
(二)費(fèi)用開支標(biāo)準(zhǔn)
1.工資:按管理處工資管理規(guī)定執(zhí)行。
2.勞動保險費(fèi):按北京市社會保障中心的和管理處有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3.交際應(yīng)酬費(fèi):原則為每月元人民幣,如有特殊情況需超出上述標(biāo)準(zhǔn)的必須于事前報物業(yè)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.通訊費(fèi):副經(jīng)理級以上人員按管理處手機(jī)報銷制度執(zhí)行,其他員工無論手機(jī)費(fèi)或bp機(jī)費(fèi)一律不準(zhǔn)報銷;物業(yè)管理處的辦公用市話費(fèi)、長話費(fèi)可憑電話局的話費(fèi)收據(jù)列支入賬。
5.市內(nèi)交通費(fèi):物業(yè)管理處員工如因公外出須提前填寫'用車申請單'報物業(yè)部,在行政用車安排緊張時須事先征得總物業(yè)經(jīng)理的同意后方可乘的士。
七、財務(wù)報銷制度
(一)持簽批完整的采購申請,進(jìn)行物品采購。
(二)物品買回后,經(jīng)手人必須持有正式的發(fā)票找驗(yàn)收人按發(fā)票上所列列明收貨詳情(如物料用品、固定資產(chǎn)類的、使用部門、物品數(shù)量、價格等),再填制有關(guān)報銷單,按報銷程序進(jìn)行報帳。
(三)所有的報銷單據(jù)必須由報銷人填寫,由管理處財務(wù)經(jīng)理審核,報總經(jīng)理審批后,出納員方可支付;同時根據(jù)本制度前款規(guī)定,超出總物業(yè)經(jīng)理權(quán)限的支出及超出費(fèi)用月標(biāo)準(zhǔn)以外的支出,均須報北京華陽恒新物業(yè)管理有限責(zé)任公司審批。
(四)出納員只能將報銷費(fèi)用交與報銷人,不可轉(zhuǎn)收,支付后立即在報銷單上注明'已付'字樣。
八、追繳管理費(fèi)流程
(一)物業(yè)管理處財務(wù)部須于每月月底前發(fā)出住戶費(fèi)用繳款通知書至各業(yè)主,每一業(yè)主應(yīng)于每月之首五日內(nèi)向管理處繳付其每月應(yīng)付之各項(xiàng)費(fèi)用。住戶費(fèi)用繳款通知書一式三份,兩份管理處做存根聯(lián)和記賬聯(lián);一份副聯(lián)交有關(guān)業(yè)主,業(yè)主付款時管理處在記賬聯(lián)上加蓋收訖章,發(fā)票記賬聯(lián)連同住戶費(fèi)用繳款通知書記賬聯(lián)做入賬憑據(jù)。管理處開具發(fā)票時必須寫明業(yè)主公司名稱、費(fèi)用期間,同時收入部分與代收部分必須分開填列,以便隨時核對收款情況。發(fā)票的填開必須真實(shí)準(zhǔn)確,不得涂改,嚴(yán)禁虛開,不開或開據(jù)上、下聯(lián)不符的發(fā)票。
(二)業(yè)主如在每月接到住戶繳費(fèi)通知書5日內(nèi)尚未繳付當(dāng)月之各項(xiàng)費(fèi)用,管理處須印發(fā)第一催款通知書予有關(guān)業(yè)主,以提醒業(yè)主須于此通知書發(fā)放后3日內(nèi)清付前款費(fèi)用。
(三) 業(yè)主在第一催款通知書發(fā)出后仍尚未繳付,管理處須向該業(yè)主發(fā)出最后催款通知書催繳欠款。如管理處在最后催繳通知書發(fā)放后仍未收取業(yè)主之繳款,管理處將采取暫停服務(wù)。
