物業(yè)會所會議服務(wù)管理制度
物業(yè)公司會所會議服務(wù)管理制度
1. 會前準(zhǔn)備
1.1 深切了解會議任務(wù)單,要知道人數(shù)、會議時間、公司名稱、主辦人、會議性質(zhì)、設(shè)備及飲料要求或其它特殊要求;
1.2 根據(jù)任務(wù)單布置會場,如:臺型、人數(shù)、設(shè)備、麥克風(fēng)等;
1.3 會議擺放一定要把各用具對齊,而且要把廳房窗簾拉上;
1.4 按任務(wù)單將各類飲品備好(會議中段的休息咖啡、茶和曲奇餅,要另備一張臺把咖啡杯等用具準(zhǔn)備好);
1.5 客到前半小時把會議所需文具用品備齊放好;
1.6 如果客人會議過程都是喝咖啡、茶,應(yīng)另外在廳內(nèi)擺放一張臺,擺放用具;
1.7 安排服務(wù)員到電梯口領(lǐng)位;
1.8 做好一切準(zhǔn)備工作,站于門口迎客。
2. 會議期間的服務(wù)
2.1 客人到時主動上前問好,幫客人拉椅;
2.2 問客人喝咖啡還是喝茶(應(yīng)拿著咖啡壺或茶壺問);
2.3 指導(dǎo)客人如何使用設(shè)備和如何調(diào)節(jié)房間的光線(大多數(shù)客人不喜歡會議期間服務(wù)員在廳房內(nèi),故要教客人使用設(shè)備。但大型會議,服務(wù)員應(yīng)幫客人使用設(shè)備和調(diào)節(jié)光線);
2.4 客人全部就座,所有茶水倒過后,服務(wù)員退出廳房,關(guān)上門,在門外當(dāng)班(不能隨意走開);
2.5所有工作中的服務(wù)員經(jīng)過有會議之廳房時,都盡量把音量減小,以免影響客人;
2.6每半小時進(jìn)廳房經(jīng)給客人加飲料、換煙盅,但一定要禮貌、輕聲、快捷,盡量避免影響客人,為避免會議期間打擾可用瓶裝礦泉水或純凈水;
2.7如客人有其他要求應(yīng)盡量幫助客人解決;
2.8如有會議中段休息,應(yīng)在會議休息前20分鐘把咖啡、茶和曲奇餅擺放好;
2.9在客人中段休息時上好咖啡、茶后,把會議廳臺面收拾好(換煙盅、加茶水等)但不要把客人的資料、物品弄亂;
2.10客人休息完,繼續(xù)開會,應(yīng)把門關(guān)上,收拾臺面;
2.11會議期間需要離開崗位,一定要通知領(lǐng)導(dǎo)找人替崗;
2.12任務(wù)單通常會指出會議結(jié)束時間,在會議結(jié)束前一小時應(yīng)把帳單準(zhǔn)備好;
2.13會議結(jié)束后與客人結(jié)賬或簽章,并檢查各類設(shè)備;
2.14向客人道謝,提醒客人帶齊物品;
2.15把各類餐具分類收拾,會議設(shè)備按指定的地方放好;
2.16會議中設(shè)備應(yīng)按指定的地方放好;
2.17會議中如有設(shè)備失靈應(yīng)向客道謙并馬上通知主管,由主管通知工程部維修或更換一套設(shè)備;
2.18如發(fā)現(xiàn)客人遺忘物品,要立即與客人聯(lián)系,盡快物歸原主,如客人已經(jīng)離開,可交主辦單位代為轉(zhuǎn)交,但要有轉(zhuǎn)交手續(xù)。
