物業(yè)會所會議服務管理制度
物業(yè)公司會所會議服務管理制度
1. 會前準備
1.1 深切了解會議任務單,要知道人數、會議時間、公司名稱、主辦人、會議性質、設備及飲料要求或其它特殊要求;
1.2 根據任務單布置會場,如:臺型、人數、設備、麥克風等;
1.3 會議擺放一定要把各用具對齊,而且要把廳房窗簾拉上;
1.4 按任務單將各類飲品備好(會議中段的休息咖啡、茶和曲奇餅,要另備一張臺把咖啡杯等用具準備好);
1.5 客到前半小時把會議所需文具用品備齊放好;
1.6 如果客人會議過程都是喝咖啡、茶,應另外在廳內擺放一張臺,擺放用具;
1.7 安排服務員到電梯口領位;
1.8 做好一切準備工作,站于門口迎客。
2. 會議期間的服務
2.1 客人到時主動上前問好,幫客人拉椅;
2.2 問客人喝咖啡還是喝茶(應拿著咖啡壺或茶壺問);
2.3 指導客人如何使用設備和如何調節(jié)房間的光線(大多數客人不喜歡會議期間服務員在廳房內,故要教客人使用設備。但大型會議,服務員應幫客人使用設備和調節(jié)光線);
2.4 客人全部就座,所有茶水倒過后,服務員退出廳房,關上門,在門外當班(不能隨意走開);
2.5所有工作中的服務員經過有會議之廳房時,都盡量把音量減小,以免影響客人;
2.6每半小時進廳房經給客人加飲料、換煙盅,但一定要禮貌、輕聲、快捷,盡量避免影響客人,為避免會議期間打擾可用瓶裝礦泉水或純凈水;
2.7如客人有其他要求應盡量幫助客人解決;
2.8如有會議中段休息,應在會議休息前20分鐘把咖啡、茶和曲奇餅擺放好;
2.9在客人中段休息時上好咖啡、茶后,把會議廳臺面收拾好(換煙盅、加茶水等)但不要把客人的資料、物品弄亂;
2.10客人休息完,繼續(xù)開會,應把門關上,收拾臺面;
2.11會議期間需要離開崗位,一定要通知領導找人替崗;
2.12任務單通常會指出會議結束時間,在會議結束前一小時應把帳單準備好;
2.13會議結束后與客人結賬或簽章,并檢查各類設備;
2.14向客人道謝,提醒客人帶齊物品;
2.15把各類餐具分類收拾,會議設備按指定的地方放好;
2.16會議中設備應按指定的地方放好;
2.17會議中如有設備失靈應向客道謙并馬上通知主管,由主管通知工程部維修或更換一套設備;
2.18如發(fā)現客人遺忘物品,要立即與客人聯系,盡快物歸原主,如客人已經離開,可交主辦單位代為轉交,但要有轉交手續(xù)。
