某物業(yè)財(cái)務(wù)管理運(yùn)作制度

發(fā)布時(shí)間：2024-11-12 查看人數(shù)：78

一、管理方案

財(cái)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)置按深圳花園具體情況劃分核算單元,每個(gè)核算單元為一個(gè)成本中心,由各成本中心,由各成本中心及共同成本中心構(gòu)成物業(yè)管理核算體系。

二、管理原則

嚴(yán)格監(jiān)管各管理單元,主要側(cè)重于現(xiàn)金收支情況的監(jiān)督及費(fèi)用的控制、出包合同及物資采購(gòu)的監(jiān)督控制,確保各項(xiàng)費(fèi)用能控制在預(yù)算之內(nèi)。

三、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度

總體遵循《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》,《中華人民共和國(guó)外商投資企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定》、《中華人民共和國(guó)外商投資企業(yè)會(huì)計(jì)制度》,國(guó)家有關(guān)的稅收規(guī)定,及物業(yè)管理有關(guān)規(guī)定,具體按財(cái)政部《房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)會(huì)計(jì)制度》及《物業(yè)管理企業(yè)會(huì)計(jì)核算補(bǔ)充規(guī)定》執(zhí)行。

四、財(cái)產(chǎn)管理制度

(1)財(cái)產(chǎn)管理包括財(cái)產(chǎn)的保管、保養(yǎng)、使用、維修及支付保養(yǎng)、維修的各種支出。

(2)財(cái)產(chǎn)實(shí)行分級(jí)管理。所有財(cái)產(chǎn)由財(cái)務(wù)部列帳記載,其中工程、機(jī)電、設(shè)備類(lèi)物資由工程部管理,及各使用部門(mén)保管;其他物資由辦公室管理,[[及各使用部門(mén)保管。

(3)財(cái)產(chǎn)物資分固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用消耗性物品及其它消耗性物品。

(4)所有固定資產(chǎn)和非消耗性物品按使用部門(mén)設(shè)卡登記;屬個(gè)人使用、保管的非消耗性物品按使用人設(shè)卡登記。

(5)各種物資應(yīng)設(shè)倉(cāng)庫(kù)保管,各倉(cāng)庫(kù)應(yīng)分品種、規(guī)格和型號(hào)設(shè)賬記錄各種物品的收、發(fā)、存情況,并按月向管理處主任、主管部門(mén)和財(cái)務(wù)部報(bào)送月報(bào)表。

(6)各種物品必須按規(guī)定定期進(jìn)行檢修。由使用部門(mén)提出檢修計(jì)劃,經(jīng)批準(zhǔn)后,由對(duì)口部門(mén)安排維修。

(7)固定資產(chǎn)發(fā)生損壞時(shí),使用部門(mén)應(yīng)立即報(bào)告管理部門(mén)。損壞嚴(yán)重時(shí),必須報(bào)告管理處主任。屬責(zé)任事故者,對(duì)當(dāng)事人予以嚴(yán)肅處理。

(8)低值易耗品和非消耗性物資發(fā)生損壞時(shí),由使用部門(mén)或使用人向有關(guān)管理部門(mén)辦理交舊領(lǐng)新。屬人為損壞者(包括需維修的)。由責(zé)任者進(jìn)行賠償。

(9)固定資產(chǎn)或低值易耗品報(bào)廢時(shí),由使用部門(mén)填寫(xiě)報(bào)廢表,經(jīng)倉(cāng)管主管部門(mén)鑒定并經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后廢發(fā)。由歸口主管部門(mén)進(jìn)行處理。所有物品進(jìn)行檢修、報(bào)廢時(shí)均需報(bào)財(cái)務(wù)部備案。

(10)固定資產(chǎn)的折舊年限按國(guó)家的規(guī)定每一固定資產(chǎn)預(yù)計(jì)殘值率10%,確定其殘值后,按直線法計(jì)提折舊,從投入使用月份的次月起,按月計(jì)提;停止使用的,自停用月份的次月起,停止計(jì)算折舊。固定資產(chǎn)提足折舊后,仍可繼續(xù)使用的,不再計(jì)提折舊;提前報(bào)廢的,不補(bǔ)提折舊。

(11)各種低值易耗品在領(lǐng)用后,原則上一次性攤銷(xiāo)。但數(shù)額較大的,按使用時(shí)間攤銷(xiāo)。

(12)購(gòu)置各種物品必須辦理進(jìn)倉(cāng)驗(yàn)收手續(xù);領(lǐng)用各種物品,必須填寫(xiě)領(lǐng)料單,經(jīng)部門(mén)主管簽批后辦理領(lǐng)用。庫(kù)存物品每月至少盤(pán)點(diǎn)一次,發(fā)生盤(pán)盈、盤(pán)虧或變質(zhì),應(yīng)立即查清原因,報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。情況嚴(yán)重的,應(yīng)報(bào)告總物業(yè)經(jīng)理。

(13)各部門(mén)所有的收支結(jié)算一律通過(guò)財(cái)務(wù)部辦理。

(14)庫(kù)存現(xiàn)金必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家關(guān)于現(xiàn)金管理的有關(guān)規(guī)定。當(dāng)日發(fā)生的收入一律送入銀行,一般不得坐支。每日結(jié)出余額,每周填制現(xiàn)金收支報(bào)表,做到賬款相符。發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或溢余,應(yīng)立即向財(cái)務(wù)經(jīng)理報(bào)告,并查明原因。重大事故應(yīng)立即報(bào)告總物業(yè)經(jīng)理。

(15)銀行存款的收支應(yīng)每天結(jié)出余額并每周填制銀行存款報(bào)表。月結(jié)時(shí),應(yīng)取得銀行對(duì)賬單,填制銀行存款調(diào)節(jié)表。

(16)對(duì)外簽訂的各種合同,均應(yīng)送財(cái)務(wù)部,由財(cái)務(wù)部監(jiān)督和配合合同的執(zhí)行。

(17)銀行的結(jié)算憑證、發(fā)票、有價(jià)證券等統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部管理。

五、物資管理制度

(1) 物資分類(lèi):

i)固定資產(chǎn):單位價(jià)值在1000元以上(含1000元),使用時(shí)間在1年以上(含1年)。

ii) 低值易耗品:單位價(jià)值在100元以上-1000元以下,使用時(shí)間不足1年或超過(guò)1年的物品。

iii)辦公用品:辦公用消耗性物品。

iv)物料用品:管理所需的消耗性物品。

(2) 物資采購(gòu)(工程)申請(qǐng)審批程序

a 所有采購(gòu)須先由各所在物業(yè)管理處填寫(xiě)'采購(gòu)單/工程承包確認(rèn)單',由物業(yè)管理處主任簽批后報(bào)物業(yè)管理公司審批:

a) 總額在500元以上、1000元以下者,采購(gòu)部門(mén)須提供1-2份報(bào)價(jià)單,由物業(yè)管理處主任審批后報(bào)物業(yè)管理公司審批;

b) 總額在1000元至10000元以下者,采購(gòu)部門(mén)須提供不少于2份的報(bào)價(jià)單;由所在物業(yè)管理處主任審批后報(bào)物業(yè)管理公司審批;

c) 總額在人民幣1萬(wàn)元至2萬(wàn)元以下者,采購(gòu)部門(mén)提供3份報(bào)價(jià)單,由所在物業(yè)管理處主任審批后報(bào)物業(yè)管理公司審批;

d) 總額在人民幣2萬(wàn)元至5萬(wàn)元以下者,采購(gòu)部門(mén)提供4份以上報(bào)價(jià)單,由所在物業(yè)管理處主任審批,報(bào)物業(yè)管理公司審批;

e) 總額在人民幣5萬(wàn)元至10萬(wàn)元及以上者,采購(gòu)部門(mén)須提供5份以上的報(bào)價(jià)單,由所在物業(yè)管理處主任初審,報(bào)物業(yè)公司審批。

b.'采購(gòu)單/工程承包確認(rèn)單'一式五聯(lián),分別為:-

第一聯(lián)(白色)- - - - - - - - - - - - 承包商/供應(yīng)商留存

第二聯(lián)(紅色)- - - - - - - - - - - - 所在物業(yè)管理處經(jīng)理留存

第三聯(lián)(綠色)- - - - - - - - - - - - 物業(yè)管理部會(huì)計(jì)處留存

第四聯(lián)(黃色)- - - - - - - - - - - - 采購(gòu)人員在申請(qǐng)付款時(shí)作附件給會(huì)計(jì)部

第五聯(lián)(藍(lán)色)- - - - - - - - - - - - 存檔于物業(yè)管理公司

c.所有采購(gòu)及工程項(xiàng)目對(duì)外須簽定正式合同,備合同原件或復(fù)印伯睛份給會(huì)計(jì)存檔;

d.所有采購(gòu)及工程項(xiàng)目完成并經(jīng)有關(guān)部門(mén)驗(yàn)收合格后,會(huì)計(jì)部門(mén)才能予以付款。

e.對(duì)辦公用品及其它低值易耗的物品及維修材料等的收、發(fā)各物業(yè)管理處須指定專(zhuān)人進(jìn)行登記。

(3) 物資的領(lǐng)用、使用、保管制度

a) 專(zhuān)人使用之固定資產(chǎn)及及低值易耗品,由使用人辦理領(lǐng)用登記手續(xù),并負(fù)有保管責(zé)任;公司及部門(mén)共用物品,必須指定專(zhuān)人保管,保管人履行領(lǐng)用手續(xù)并負(fù)有保管責(zé)任。員工離職或調(diào)離必須辦理物品交接手續(xù)。

b) 日常物品的出入庫(kù)須填寫(xiě)出入庫(kù)單。倉(cāng)庫(kù)管理人員在物品領(lǐng)用時(shí)必須憑有關(guān)人員的簽名的領(lǐng)料單辦理出庫(kù)手續(xù)。

c) 各部門(mén)領(lǐng)用物品須填寫(xiě)領(lǐng)料單,由部門(mén)主管及有關(guān)部門(mén)人員簽名后方可到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。

d) 各部門(mén)領(lǐng)用之物品,須建立部門(mén)領(lǐng)用物品使用登記薄,包括領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、領(lǐng)用數(shù)量及用途。

e) 倉(cāng)管人員應(yīng)及時(shí)將出入庫(kù)單送至財(cái)務(wù)以便入賬。財(cái)務(wù)應(yīng)定期匯同倉(cāng)管員對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。并對(duì)物資的采購(gòu)、消耗、使用情況匯總分析,形成分析報(bào)告。

六、成本控制

(1) 嚴(yán)格按預(yù)算對(duì)各單元進(jìn)行控制;

(2) 嚴(yán)格按規(guī)定審查各種財(cái)產(chǎn)物資的申購(gòu)程序及合同報(bào)價(jià)等;

(3)員工借款必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度。借款人先填寫(xiě)

借款申請(qǐng)單,經(jīng)部門(mén)主管、財(cái)務(wù)主管及管理處主任審批后,由財(cái)務(wù)部辦理借款。所有借款除零星采購(gòu)可使用現(xiàn)金外,均采用支票或匯票結(jié)算?，F(xiàn)金借款不得超過(guò)rmb1000元,申請(qǐng)人必須還清舊款方可申請(qǐng)新的借款。

(4) 有關(guān)部門(mén)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)規(guī)定

a)管理處必須嚴(yán)格遵守有關(guān)審批程序,凡需購(gòu)買(mǎi)之物品,要先填寫(xiě)'采購(gòu)/工程承包確認(rèn)單',由管理處管理處主任簽名,呈物業(yè)管理公司審批后方可履行采購(gòu)。所有'采購(gòu)/工程承包確認(rèn)單'由各部門(mén)填寫(xiě)所購(gòu)物品清單交管理處出納,由出納統(tǒng)一填寫(xiě)并編號(hào)。要求所填內(nèi)容、金額必須齊全。

b)所有報(bào)銷(xiāo)須取得正式的發(fā)票、單據(jù),并有經(jīng)辦人的簽名(全名);

-市內(nèi)交通費(fèi):外出辦事非緊急情況不得搭乘的士,特殊情況除外,但事先須征得管理處管理處主任同意。報(bào)銷(xiāo)時(shí),報(bào)銷(xiāo)人必須在的士車(chē)票背面注明**年**月**日,由**地方到**地方辦理**事情,并簽名(全名)。

-辦公用品:各部門(mén)若需購(gòu)買(mǎi)辦公用品,每月初須填寫(xiě)'辦公用品申請(qǐng)單'交由行政文員匯總后統(tǒng)一申請(qǐng),并按規(guī)定程序填寫(xiě)'采購(gòu)/工程承包確認(rèn)單'經(jīng)管理處主任簽名呈物業(yè)管理公司審批后方可履行購(gòu)買(mǎi)。臨時(shí)急需要的零星辦公用品必須填寫(xiě)'零星物品申購(gòu)單'(附后)向管理處主任申請(qǐng),經(jīng)同意后由行政文員臨時(shí)購(gòu)買(mǎi)。其他人員不得隨意購(gòu)買(mǎi)辦公用品,否則不予報(bào)銷(xiāo)。任何人不得擅自購(gòu)買(mǎi)任何收據(jù),如有需要應(yīng)到物業(yè)管理部會(huì)計(jì)處領(lǐng)取。

-工程部使用的工具用具及維修用品必須按月預(yù)算,統(tǒng)一申請(qǐng)并按本規(guī)定之'一'項(xiàng)的要求操作。臨時(shí)急用之維修用品須填寫(xiě)'零星物品申購(gòu)單'向物業(yè)管理公司申請(qǐng),經(jīng)同意后,方可購(gòu)買(mǎi),并及時(shí)將該筆報(bào)銷(xiāo)單據(jù)傳真至物業(yè)管理公司按規(guī)定程序?qū)徟?/p>

-通訊費(fèi)用:

① 管理處管理處主任之手機(jī)費(fèi)用按500元/月標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷(xiāo),超過(guò)部分自理,如實(shí)際費(fèi)用不足報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn),按實(shí)際發(fā)生數(shù)據(jù)實(shí)報(bào)銷(xiāo)。但不再報(bào)銷(xiāo)call機(jī)臺(tái)費(fèi)。

② 管理處主管及以上級(jí)員工按規(guī)定每月憑據(jù)報(bào)銷(xiāo)call機(jī)臺(tái)費(fèi)(數(shù)字機(jī))。

③ 其余員工call機(jī)臺(tái)費(fèi)一律不得報(bào)銷(xiāo),特殊情況需報(bào)銷(xiāo)call機(jī)臺(tái)費(fèi)者須由管理處管理處主任單獨(dú)書(shū)面申請(qǐng),須詳細(xì)說(shuō)明被申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)人員報(bào)銷(xiāo)該費(fèi)用之必要性,經(jīng)物業(yè)管理公司審批后從審批當(dāng)月開(kāi)始按審批標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

④ 報(bào)銷(xiāo)人取得通訊費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)后應(yīng)及時(shí)按月報(bào)銷(xiāo),下列情況不予報(bào)銷(xiāo):

●所取得之原始憑據(jù)之客戶名稱(chēng)與報(bào)銷(xiāo)人不相符者,不予報(bào)銷(xiāo);

●用其他月份之原始憑據(jù)代替當(dāng)月憑證報(bào)銷(xiāo)者,或擅自修改原始憑證者,不予報(bào)銷(xiāo);

⑤ 所有購(gòu)買(mǎi)之辦公用品及維修用品報(bào)銷(xiāo)時(shí)須附清單于發(fā)票后,否則不予報(bào)銷(xiāo)。

(5) 報(bào)銷(xiāo)程序:

●經(jīng)辦人員在報(bào)銷(xiāo)單據(jù)背后簽名后,填寫(xiě)'費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單'并在'報(bào)銷(xiāo)人'處簽名,并將發(fā)票單據(jù)整齊粘貼于'費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單'之后;出納審核'費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單'所填數(shù)據(jù)與其附件發(fā)票單據(jù)的數(shù)據(jù)是否相符;所填單據(jù)內(nèi)容是否符合有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定;

●管理處主任簽名。

●出納須將'費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單'及有關(guān)附件傳真至物業(yè)管理公司審批后方可支付現(xiàn)金;

●出納取得按規(guī)定的審批程序?qū)徟戤呏?費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單'后履行支付程序,收款人簽名,出

納加蓋'現(xiàn)金付訖'或'銀行付訖'印章;

七、會(huì)計(jì)報(bào)表規(guī)定

(1) 每月財(cái)務(wù)報(bào)告須按統(tǒng)一的格式上報(bào),具體報(bào)送報(bào)表如下:

a) 資產(chǎn)負(fù)債表;

b) 收支表;

c) 固定資產(chǎn)明細(xì)表;

d) 各科目余額明細(xì)表(往來(lái)賬明細(xì)須單獨(dú)列表反映);

e) 應(yīng)收、已收、實(shí)收管理費(fèi)明細(xì)表

f) 庫(kù)存現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)表;