酒店行業(yè)存貨管理制度
酒店管理公司存貨管理制度
第一條 為了加強(qiáng)集團(tuán)酒店業(yè)(包括餐飲、客房和休閑娛樂三大部分)的存貨管理,規(guī)范存貨的購進(jìn)、領(lǐng)用、耗用、節(jié)余庫存保管及存貨各環(huán)節(jié)核算的操作流程和管理行為,現(xiàn)根據(jù)酒店管理公司經(jīng)營管理的需要,制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定中的存貨是指集團(tuán)酒店業(yè)在日常經(jīng)營過程中行將消耗的原物料、燃料及經(jīng)營性輔助設(shè)備(不包括固定資產(chǎn)部分)。
具體包括:
1、原材料:餐飲業(yè)各種制作的基礎(chǔ)性原材料,如魚、肉、蔬菜等,以及干貨調(diào)料等;
2、庫存商品:存放于倉庫及水吧的香煙、酒水、紙巾等出售商品;
3、物料用品:一次性餐具、客用拖鞋等一次性耗材和經(jīng)營性輔助設(shè)備(不包括固定資產(chǎn)部分);
4、燃料:指酒店各設(shè)備正常運(yùn)營維護(hù)所需的各種燃料等。
第三條存貨的購進(jìn)管理
一、 存貨的購進(jìn)采取“采購計(jì)劃審批制”:
1、 單價(jià)在500元及以上的各種經(jīng)營性輔助設(shè)備(指低值易耗品部分)的購進(jìn)審批辦法,參照集團(tuán)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;單價(jià)在500元以下的各種經(jīng)營性輔助設(shè)備、日常經(jīng)營所需的原物料及燃料的購進(jìn)審批辦法,按照本規(guī)定中的相關(guān)條款執(zhí)行。
2、 對不同存貨,采取不同時(shí)期申報(bào)計(jì)劃:
(1) 日計(jì)劃:指需購進(jìn)的各種基礎(chǔ)性原材料食品,由廚部、餐飲部于頭一天預(yù)測第二天的需要量,據(jù)此擬定需求,填制《廚房訂貨申請表》,報(bào)使用部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,交采購部辦理正式采購業(yè)務(wù)。申報(bào)計(jì)劃時(shí)間為每天下午4:00-8:30。
(2) 周計(jì)劃:指需購進(jìn)的凍品、煙等,填制《天怡酒店管理公司申購單》由部門或倉庫申報(bào),交采購部辦理采購業(yè)務(wù)。申報(bào)計(jì)劃時(shí)間為每周六下午。
(3) 半月計(jì)劃:指需購進(jìn)的干貨調(diào)料,由倉庫報(bào)計(jì)劃,填制《天怡酒店管理公司申購單》,倉庫領(lǐng)班簽字后,送交采購部辦理正式采購業(yè)務(wù)。申報(bào)計(jì)劃時(shí)間為每月1-5號和15-20號.
(4) 月計(jì)劃:指需購進(jìn)的客房用品、印刷用品等,由倉庫以及各部預(yù)測該月需要量,并據(jù)此擬定需求,填制《天怡酒店管理公司申購單》,送交采購部,并辦理正式采購業(yè)務(wù)。申報(bào)計(jì)劃時(shí)間為每月25-30號。
3、 上述第(3)、(4)項(xiàng)填制《天怡酒店管理公司申購單》,經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字后需交倉庫核簽:倉庫主要核查需購進(jìn)的物料在計(jì)劃申報(bào)時(shí)倉庫中實(shí)有的各物料(包括可代用品)庫存數(shù)量,并將相應(yīng)的數(shù)量據(jù)實(shí)填入對應(yīng)欄次,并提出計(jì)劃意見。
4、 對需特別制作(指經(jīng)營物品上需加注酒店管理公司或酒店的標(biāo)識)的各種經(jīng)營性材料及物品(如一次性餐具、紙巾、客房洗具、拖鞋、茶具等),原則上應(yīng)采取招標(biāo)的方式選擇相對固定的制作供應(yīng)商,簽訂定期的供貨合同(除非因產(chǎn)品質(zhì)量、結(jié)算價(jià)格及其他合作方面的原因需更換)及價(jià)格協(xié)議(按時(shí)間段);每月末,各物料使用部門(指客房部、餐飲部和休閑娛樂部)根據(jù)酒店預(yù)計(jì)需要量擬定需求計(jì)劃,填制《天怡酒店管理公司申請單》(一式四聯(lián),申購部門留存一聯(lián),其他三聯(lián)經(jīng)審批后一聯(lián)交采購部、一聯(lián)交倉庫、一聯(lián)交財(cái)務(wù)部),報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。
二、購進(jìn)存貨的驗(yàn)收管理:
1、 采購部收到批準(zhǔn)的申購單后,應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系,確定具體的供貨時(shí)間和每批次的供貨量,并在申購單對應(yīng)欄次予以注明;注明后的申購單一聯(lián)由采購部留存,督促貨物按時(shí)到位;一聯(lián)送交請購部門,以便及時(shí)了解進(jìn)貨的時(shí)間,安排相應(yīng)的工作;一聯(lián)送交倉庫,以便核對驗(yàn)收,安排倉位;一聯(lián)交財(cái)務(wù)部,以便準(zhǔn)備資金付款。
2、 到貨時(shí)的具體驗(yàn)收規(guī)定:
(1)購進(jìn)的各種食品鮮貨部分,直接由廚部、餐飲部實(shí)物管理責(zé)任人(指經(jīng)營場所日常經(jīng)營性貨物的實(shí)物管理人)專人驗(yàn)收,倉庫保管監(jiān)收;其他貴重食品部分,由各對應(yīng)倉庫庫管進(jìn)行,由財(cái)務(wù)部稽核人員監(jiān)收。
①廚部、餐飲部所需貨品的驗(yàn)收,原則上應(yīng)指定相對固定的貨品驗(yàn)收區(qū)域(指定的驗(yàn)收區(qū)域應(yīng)鄰近貯藏室或倉庫,應(yīng)保持燈光明亮、清潔衛(wèi)生、安全保險(xiǎn)),配備專門的實(shí)物數(shù)量驗(yàn)收工具、必要的質(zhì)量檢驗(yàn)測試裝置和特殊貨物(如冷凍、保鮮貨物)的貯藏工具及場地;
② 貨品驗(yàn)收人和監(jiān)收人必須對照申購單上所列品名、單價(jià)、數(shù)量和質(zhì)量辦理貨品驗(yàn)收和監(jiān)收工作;
③驗(yàn)收工作包括貨品數(shù)量驗(yàn)收和貨品質(zhì)量驗(yàn)收兩方面內(nèi)容:
a、貨品數(shù)量驗(yàn)收
a、 如果是密封的容器,應(yīng)逐個(gè)檢查是否有啟封的痕跡,并逐個(gè)過
稱,以防短缺;
b、 如果是袋裝貨品,應(yīng)通過點(diǎn)數(shù)或稱重,檢查袋上印刷的重量是
否與實(shí)際一致;
c、 散裝貨品,應(yīng)逐個(gè)品種稱重,確定實(shí)際貨品數(shù)量。
b、貨品質(zhì)量驗(yàn)收
a、貨品驗(yàn)收人員應(yīng)具備貨品質(zhì)量方面的知識和貨品質(zhì)量檢驗(yàn)水平;
b、驗(yàn)收中對貨品質(zhì)量把握不準(zhǔn)的,應(yīng)證詢相關(guān)技術(shù)人員的意見;對海鮮及其他水產(chǎn)品的質(zhì)量驗(yàn)收工作,原則上應(yīng)由廚部主管參與進(jìn)行;
c、必須嚴(yán)把貨品保質(zhì)期關(guān),對同一批貨品不同保質(zhì)期的不予驗(yàn)收,對與合同或訂貨單上規(guī)定的保質(zhì)期不符的不予驗(yàn)收。
c、貨品驗(yàn)收過程中,對已點(diǎn)驗(yàn)過的貨品必須與未點(diǎn)檢的貨物分開存放。
d、驗(yàn)收的貨品如果與一覽表列貨品、數(shù)量、質(zhì)量等一致時(shí),在一覽表中相應(yīng)項(xiàng)目旁作上“已到貨”標(biāo)記;如果不符,則要根據(jù)具體情況報(bào)行政總廚、餐飲部負(fù)責(zé)人或分管總經(jīng)理處理。
e、全部貨品的測試、檢驗(yàn)、過磅、清點(diǎn)工作,應(yīng)在送貨人在場時(shí)完成;貨物驗(yàn)收人和監(jiān)收人應(yīng)始終在現(xiàn)場,不得由其他非相關(guān)人員代行驗(yàn)收和監(jiān)收工作;驗(yàn)收之后,應(yīng)盡快將貨品送進(jìn)貯藏室、水池或倉庫。
④填制《××酒店入庫單》〔一式三聯(lián),貨物驗(yàn)收人一聯(lián),送交貨人或供應(yīng)單位一聯(lián),財(cái)務(wù)部一聯(lián)(此聯(lián)由貨物監(jiān)收人送交)。格式見表4〕,驗(yàn)收單各欄次內(nèi)容字跡必須清楚明了,數(shù)量嚴(yán)禁亂涂亂改;各相關(guān)責(zé)任人必須在驗(yàn)收單對應(yīng)欄次對驗(yàn)收單內(nèi)容簽字確認(rèn)。
⑤驗(yàn)收工作完成后,將訂貨單、《××酒店入庫單》和發(fā)票訂在一起,及時(shí)送交財(cái)務(wù)部稽核人員。
(2)其他貨物的驗(yàn)收工作,直接由各對應(yīng)倉庫庫管進(jìn)行,由財(cái)務(wù)部稽核人員監(jiān)收,其具體驗(yàn)收規(guī)定同上。
三、購進(jìn)存貨的款項(xiàng)支付,按照酒店管理公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行報(bào)批,財(cái)務(wù)部依據(jù)審批及驗(yàn)收手續(xù)齊全的各有效憑證進(jìn)行審核后,辦理付款手續(xù)。
1、財(cái)務(wù)部稽核人員收到訂貨單、申購單、驗(yàn)收單和發(fā)票后,必須對照核查各單、表、票據(jù)之間的貨品、數(shù)量、質(zhì)量、單價(jià)及金額是否完全相符,是否按照規(guī)定的程序辦妥了齊全的手續(xù),任何一單、一項(xiàng)、一個(gè)數(shù)據(jù)不符,都要查明原因,妥善解決,切實(shí)做到問題不查清解決、不向下辦理付款手續(xù)。
(1)檢查請購部門交來的申購單與采購部交來的訂貨單或訂貨合同有無批準(zhǔn)簽署,核對申購單與訂貨單的內(nèi)容;如果訂貨單與申購單中名稱、規(guī)格不符,須到請購部門和采購部門查明是否屬替代品;核對后把它們訂在一起,并按訂貨單的編號及供貨單位名稱存放。
(2)收到倉庫交來的驗(yàn)收單和發(fā)票后,取出訂貨單與其核對:
①檢查驗(yàn)收單上的貨品品種、實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量是否涂改,驗(yàn)收、監(jiān)收簽字手續(xù)是否齊全,簽名是否真實(shí)、有效;
②檢查驗(yàn)收單上的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、單價(jià)及交貨時(shí)間是否與訂貨單的內(nèi)容一致;
③檢查發(fā)票是否為正式有效票據(jù);
④檢查發(fā)票上的價(jià)格與訂貨單的價(jià)格與訂貨單上的價(jià)格是否相符;
⑤檢查發(fā)票上總金額的計(jì)算是否正確,短斤缺兩、數(shù)量不足、質(zhì)量不夠等級問題是否已作出扣減。
(3)檢查貨品是否已預(yù)付定金或預(yù)付貨款;已預(yù)付了定金或部分貨款的,應(yīng)計(jì)算出本次應(yīng)付貨款的金額。
(4)簽署正式的付款核準(zhǔn)意見。
3、請付款憑證經(jīng)財(cái)務(wù)部稽核人員審核簽字后,報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。
4、出納人員依據(jù)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批的付款憑證,辦理正式的付款手續(xù)。
四、建立“主動(dòng)征求供應(yīng)商投訴”制度:由酒店辦公室定期或隨時(shí)收集和征求各供應(yīng)商對本酒店采購、驗(yàn)收、結(jié)算付款等方面的意見,以改善酒店采購的運(yùn)作,爭取外界對酒店工作人員具體工作績效的監(jiān)督和評價(jià),以有效地揭示、防止酒店相關(guān)工作人員效率低下、營私舞弊等問題。
第四條 存貨的領(lǐng)用管理
一、各部門原則上應(yīng)指定專門的領(lǐng)料人,部門領(lǐng)料人有權(quán)對本部門日常所需物質(zhì)進(jìn)行領(lǐng)用;超出領(lǐng)料范圍且沒有總經(jīng)理或財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字的,倉庫有權(quán)拒絕發(fā)貨。
二、 特殊情況下的急件領(lǐng)用,由財(cái)務(wù)規(guī)定的領(lǐng)料人或部門經(jīng)理口頭或書面授權(quán)當(dāng)值倉庫保管員,倉庫保管員方可發(fā)貨,但通知人必在1日內(nèi)到倉庫辦理簽字手續(xù);若在領(lǐng)貨后的1日內(nèi)沒有辦理簽字手續(xù)的,由當(dāng)值倉庫保管員向財(cái)務(wù)上報(bào),對通知人處以至少5元的罰款;若當(dāng)值倉庫保管員沒有上報(bào),而2日內(nèi)領(lǐng)料單仍沒有簽字的,對當(dāng)值倉庫保管員處以至少5元的罰款。
第五條 存貨的庫存管理
一、酒店倉庫及各部門實(shí)物管理責(zé)任人,對各庫存的物品,必須按照物品的屬性和具體物品的保存要求分類或?qū)ｉT存放,嚴(yán)禁將不同屬性和不同存放要求的物品混存。
二、庫存實(shí)物的進(jìn)庫和發(fā)出,必須依據(jù)上述規(guī)定的程序和憑證進(jìn)行,嚴(yán)禁無單、無手續(xù)的物品進(jìn)庫和發(fā)放;辦妥物品進(jìn)庫和發(fā)放手續(xù)后,應(yīng)及時(shí)依據(jù)相關(guān)憑證,登記實(shí)物庫存保管賬,并定期(各部門實(shí)物管理責(zé)任人于每天下班前;酒店倉庫庫管每天對庫存異動(dòng)的物品,每三天對全部的庫存物品)進(jìn)行庫存物品的賬實(shí)核對盤點(diǎn)工作,發(fā)現(xiàn)差異,及時(shí)查明原因,予以解決,無法解決的,報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人處理;對超過保質(zhì)期和有質(zhì)量問題的貨品,不得對外發(fā)放,并及時(shí)填制《質(zhì)量問題物品報(bào)告表》(一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫留存?zhèn)洳?另二聯(lián)經(jīng)財(cái)務(wù)部簽字后一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部處理、一聯(lián)返回倉庫據(jù)此處理質(zhì)量問題物品),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字,送交財(cái)務(wù)部稽核人員核實(shí)后,報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人處理。各實(shí)物管理責(zé)任人當(dāng)所保管的實(shí)物庫存接近或達(dá)到最低庫存儲備量時(shí),應(yīng)及時(shí)主動(dòng)地向部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門提出采購(領(lǐng)用)申請計(jì)劃。
三、各實(shí)物管理責(zé)任人在發(fā)放各物品時(shí),必須嚴(yán)格按照“先進(jìn)先出”的原則發(fā)放實(shí)物。
先進(jìn)先出:是指按照物品購進(jìn)的先后順序和物品保質(zhì)期的短長順序,進(jìn)行物品的發(fā)放。即先購進(jìn)和保質(zhì)期短的物品先發(fā)放,后購進(jìn)和保質(zhì)期長的物品后發(fā)放。
四、各部門具體規(guī)定:
1、客房部
(1)對客房迷你吧的庫存,各樓層服務(wù)員必須在客房衛(wèi)生清潔時(shí)和客人需退房信息的第一時(shí)間(或接到前堂收銀處電話通知客人退房結(jié)賬的當(dāng)時(shí))及時(shí)進(jìn)行清查盤點(diǎn),發(fā)現(xiàn)住客飲用,及時(shí)通知前堂收銀處入數(shù);若客人結(jié)賬后再返回房間拿取行李時(shí),應(yīng)由其樓層服務(wù)員主動(dòng)開門和鎖門,關(guān)注迷你吧的開啟動(dòng)向,以防止迷你吧酒水走數(shù)。同時(shí),將各樓層迷你吧酒水的實(shí)際走數(shù)結(jié)果與客房部各樓層主管的績效考核直接掛勾。
(2)對需清洗的周轉(zhuǎn)性物品(如床單、被套、浴巾等等),在移交給負(fù)責(zé)清洗的部門時(shí),必須辦理實(shí)物移交手續(xù),同時(shí),規(guī)定固定的送返時(shí)間(并界定超時(shí)送返責(zé)任,以免影響正常使用的周轉(zhuǎn)),送返時(shí),必須辦理實(shí)物數(shù)量和質(zhì)量的驗(yàn)收手續(xù),如有出入,當(dāng)面界定責(zé)任,出具書面證明,送交財(cái)務(wù)部處理;對超過規(guī)定時(shí)間仍未送返的,應(yīng)立即催促,必要時(shí),說明原因、報(bào)客房部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,向酒店倉庫增領(lǐng)該部分物品,待清洗部門送返后立即返還。
(3)客房部實(shí)物庫管于每月末扎賬前,應(yīng)對實(shí)有庫存進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn),與對應(yīng)的實(shí)物保管賬期末結(jié)存實(shí)物數(shù)量進(jìn)行核對,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)查清解決;同時(shí),依據(jù)當(dāng)月客房部各部門實(shí)際領(lǐng)用簽收的《領(lǐng)料單》,匯總填制《本月部門物品領(lǐng)、用、存報(bào)告表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,報(bào)送財(cái)務(wù)部。
2、餐飲部:實(shí)物庫管于每月末扎賬前,應(yīng)對實(shí)有庫存進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn),與對應(yīng)的實(shí)物保管賬期末結(jié)存實(shí)物數(shù)量進(jìn)行核對,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)查清解決;同時(shí),依據(jù)當(dāng)月《領(lǐng)料單》,匯總填制《本月部門物品領(lǐng)、用、存報(bào)告表》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后,報(bào)送財(cái)務(wù)部。
3、廚部:處理同餐飲部。
4、工程部:處理同餐飲部。
5、酒店倉庫:倉庫庫管員于每月末扎賬前,應(yīng)對實(shí)有庫存進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn),與對應(yīng)的實(shí)物保管賬期末結(jié)存實(shí)物數(shù)量進(jìn)行核對,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)查清解決;
6、財(cái)務(wù)部:
(1) 財(cái)務(wù)部稽核人員應(yīng)定期抽查酒店各倉庫的實(shí)物庫存是否與其實(shí)際賬存數(shù)量相符;各項(xiàng)庫存實(shí)物的管理是否符合相關(guān)規(guī)定,發(fā)放實(shí)物是否嚴(yán)格按照“先進(jìn)先出”的原則執(zhí)行;
(2)每月末,財(cái)務(wù)部稽核人員應(yīng)參與各倉庫庫存的實(shí)物盤點(diǎn)工作,一方面,核實(shí)庫存實(shí)物的賬實(shí)情況;另一方面,核查庫存實(shí)物的質(zhì)量(有無質(zhì)變、過期產(chǎn)品)和各品種庫存是否合理;同時(shí),對各部門填制的《本月部門物品領(lǐng)、用、存報(bào)告表》列數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)(依據(jù)平時(shí)收到的各進(jìn)、出、領(lǐng)用物品憑證進(jìn)行核對)和確認(rèn);發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)查明原因,界定責(zé)任,報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人處理。
(3)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人收到各種報(bào)告時(shí),應(yīng)及時(shí)依據(jù)酒店的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,或會同各部門負(fù)責(zé)人協(xié)商后,報(bào)酒店總經(jīng)理處理。
五、庫存管理責(zé)任:
1、對庫存實(shí)物發(fā)生的質(zhì)量問題,屬驗(yàn)收把關(guān)不當(dāng)造成的,能要求供應(yīng)商退換的,應(yīng)盡量要求供應(yīng)商退換,同時(shí),追究驗(yàn)收責(zé)任人的工作責(zé)任;不能退換造成的損失,由驗(yàn)收責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償;屬保管不當(dāng)造成的,直接追究保管責(zé)任人的責(zé)任,并由其承擔(dān)全額的損失。
2、對庫存實(shí)物發(fā)生短損的,屬定額內(nèi)(其實(shí)物定額根據(jù)各物品的性質(zhì),參照同行業(yè)的平均標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定)的,直接計(jì)入當(dāng)月成本(此部分應(yīng)嚴(yán)禁套用定額數(shù)而自用);定額外的部分,直接追究保管責(zé)任人的責(zé)任,并由其承擔(dān)全額的損失。
3、財(cái)務(wù)部稽核人員稽核工作不到位,對應(yīng)稽核、監(jiān)控的方面不予稽核、監(jiān)控,應(yīng)發(fā)現(xiàn)的問題未予發(fā)現(xiàn),或?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問題不予上報(bào),事后被查出的,直接追究稽核人員的責(zé)任,并嚴(yán)肅處理。
4、特殊情況,報(bào)酒店總經(jīng)理處理;非常情況,可直接上報(bào)酒店管理公司研究處理。
第六條 本規(guī)定適用于酒店管理公司及酒店各部門。
第七條 本規(guī)定自頒發(fā)之日起實(shí)行。
酒店管理公司
二00四年三月
