方中物業(yè)文件管理制度
1.目的
為了使公司各部門文件管理規(guī)范化、系統(tǒng)化,加強文件起草的準確性和文件執(zhí)行的有效性,特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于方正物業(yè)管理公司各部門及下屬公司。
3.文件的類別、定義
3.1類別:
3.1.1公文按文種分為:管理制度、管理辦法、請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯(lián)系函等。
3.2定義:
3.2.1對公司范圍內(nèi)的工作事務制訂帶有約束性的規(guī)章制度,用'管理制度'或'管理規(guī)定'。 規(guī)定某些事項的工作流程或各部門的職責、職權(quán)的規(guī)章制度文件用'管理辦法'。
3.2.2向集團領(lǐng)導、::公司領(lǐng)導請求指示、批準或匯報工作時,用'請示'或'報告'文種。同一級別請求批準事項時,可用'申請';經(jīng)領(lǐng)導批示文件,可用傳真。
3.2.3上級部門向下級部門傳達重要情況,用'通報'或'決定'。
3.2.4對公司內(nèi)部公布制度、辦法及其它需要周知和共同執(zhí)行的事項、計劃、規(guī)定等,用'通知'。
3.2.5與集團兄弟公司進行工作接洽,需對方給以反饋時,要求填寫中頤集團工作聯(lián)絡函。
3.2.6對周例會、總結(jié)計劃會、部門工作溝通會等會議的內(nèi)容綱要,規(guī)定事項和工作指示等,用'會議紀要',并發(fā)給相關(guān)與會人員。
4、文件格式
4.1規(guī)章制度格式:由首頁表頭+正文+頁數(shù)組成。
4.1.1首頁表頭格式:
說明:首頁的表頭包括右上角注釋、公司商標、權(quán)責單位、總頁數(shù)、生效日期、替代文件、編號、擬稿人、審核人、審批人、主題、歸檔密級。
[右上角注釋]:要求注明發(fā)文單位及規(guī)章制度的形式。(如公司發(fā)的管理制度,為“方正物業(yè)公司管理制度”;如公司發(fā)的管理辦法,為“方正物業(yè)公司管理辦法”,依此類推。)
[公司商標]:要求所有的文件首頁必須加上公司的商標。
[權(quán)責單位]:行文部門名稱(以便文件閱讀者可將有關(guān)信息反饋給行文部門)。
[總頁數(shù)]:共多少頁(含附件)。
[生效日期]:文件自何時起生效。
[替代文件]:被新文件取代的原文件編號。
[編號]:由發(fā)文單位代號、年度及三位序數(shù)組成。
發(fā)文單位代號一般為各發(fā)文單位的第一個字起頭。公司部門代號:行政人事部-“人字”、客戶服務部-“客字”、財務部-“財字”、物業(yè)管理部-“物字”、安全管理部-“安字”、管理處-“管字”。
如:行政人事部2006年制定的第一項管理制度編號為:人字(06)001;
[擬稿人]:擬稿人簽名。
[審核人]:審核人簽名。
[審批人]:審批人簽名。
[主題]:文件的題目。
[歸檔密級] 根據(jù)文件的保密程度,分為普通、機密、絕密。密級以上文件在未歸入行政人事部前的保密工作由行文部門負責,密級以上文件的查閱須經(jīng)行政人事部同意、總經(jīng)理批準后方可查閱。
4.1.2.正文基本要求
正文通常包括的內(nèi)容:目的+適用范圍+內(nèi)容+附件。
[目的]:制定文件的原因及意義。
[適用范圍]:收文單位及執(zhí)行對象。
[內(nèi)容]:文件具體內(nèi)容。如遇電子版與原件內(nèi)容不符,以審批人簽名的原件為準。
[附件]:文件中提及的表格、流程圖或其它。
4.1.3.字體、字符與行間距
[字體] 為使文件有統(tǒng)一的格式,要求使用同一大小的字符與字體。這樣可以避免文件在不同電腦系統(tǒng)或不同文字處理器之間相互傳送時無法顯現(xiàn)。
表頭內(nèi)字體大小及字間距必須按照本制度電子版的表頭復制。
內(nèi)容可使用字體:宋體。
可使用字號:正文使用小四號字。
行間距:1.5倍行距。
頁尾:每頁頁尾設:第幾頁,共幾頁。
4.1.4.條款的編排序號
1.
1.1.
1.2.
2.
2.1.
2.1.1.
…… 以此類推
4.2 其它公文格式
除規(guī)章制度外,公司其它各類公文如請示、報告、通知、申請、通報、決定、會議紀要、傳真、工作聯(lián)系函等,均統(tǒng)一采用集團公司規(guī)定的公文格式(見附件)印發(fā)。
5、文件處理
5.1擬稿與審核。
5.1.1擬稿要符合國家的方針政策、法律法規(guī)及集團公司、公司有關(guān)規(guī)定;情況真實,觀點明確,文字精煉,條理清楚,層次分明,用詞準確、規(guī)范,簡明扼要;人、地、物名及引文和時間等,要具體、準確。
5.1.2擬稿部門負責人要對文件內(nèi)容進行審稿以及對文件格式進行嚴格把關(guān)。
5.1.3規(guī)章制度文件除經(jīng)擬稿部門初審后,均需送行政部人事部與總經(jīng)理審核。
5.2簽發(fā)。
5.2.1公司規(guī)章制度文件經(jīng)審批后由行政人事部統(tǒng)一編號發(fā)放
,并設立 “文件發(fā)放登記表”進行發(fā)放登記。
5.2.2公司其它各類工作聯(lián)絡函、請示、報告、通知、通報、批復、決定、決議、會議紀要、等,由擬稿部門或單位下發(fā)、登記與存檔。
5.2.3秘密公文不得復印,摘抄、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞時必須采取相應保密措施。
5.2.4所有文件一經(jīng)簽發(fā)即為有效。對已簽發(fā)的文件,未經(jīng)領(lǐng)導同意,對公文內(nèi)容不得自行修改。
6、宣貫執(zhí)行
6.1.1公司文件發(fā)放后,各部門負責人應及時在本部門內(nèi)部組織學習宣貫,并落實執(zhí)行。重要文件學習完后必須組織學習者簽名。
6.1.2文件的學習與執(zhí)行由行政人事部負責抽查。
7、文件的保管、歸檔與作廢
7.1規(guī)章制度及公司重要公文,由行政人事部負責保管。設立文件目錄方便查索,并將“文件發(fā)放登記表”、文件目錄、文件原件連同電子版一起存檔,建立臺帳。
7.2一般往來公文由各部門負責人保管,并定期整理,設立目錄,方便查索。
7.3各部門的以下文件須交行政人事部備案:
7.3.1因特殊情況接收并已自行處理的外來文件。
7.3.2重要會議的會議紀要、::規(guī)范、決定等未編號文件。
7.3.3政府頒布的法律、法規(guī)、行業(yè)管理辦法等文件。
7.4文件的作廢:當新修訂文件下發(fā)后,被替代文件同時作廢。收文單位在收到新修訂文件后須及時將被替代文件銷毀。
7.5所有文件均列入責任人離任交接的一項重要內(nèi)容進行檢查。
8、集團文件與外來文件
8.1對于集團公司下發(fā)的文件及外來文件均由行政人事部負責接收,其收文的處理程序為:收文、分文、傳送、歸檔。
