接待管理規(guī)章制度
為進(jìn)一步規(guī)范公司各類接待工作,有效控制接待費(fèi)用,以“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待、統(tǒng)一安排”為原則,使接待工作有所遵循,切實(shí)可行,特定本制度。
一、 適用范圍
錦輝集團(tuán)各子公司、及所屬部門在日常工作中為開(kāi)展各類業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和其他各項(xiàng)活動(dòng)所必需的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)議和陪同參觀等方面的安排和工作;公司各級(jí)接待費(fèi)用的申請(qǐng)、審核和批準(zhǔn)。
二、接待部門
(一)、各子公司綜合部為負(fù)責(zé)接待事務(wù)的管理部門,并負(fù)責(zé)做好用餐、住宿、會(huì)議室使用等記錄;
(二)、遇到重大接待工作和活動(dòng),可由主要接待部門協(xié)調(diào)各部門共同做好此項(xiàng)工作,有關(guān)部門要積極主動(dòng)配合。
三、接待事務(wù)分類
(一)、公務(wù)接待
公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓、政府部門及上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人等;
(二)、業(yè)務(wù)接待
公司普通客戶、地方機(jī)關(guān)工作人員及與公司有往來(lái)的相關(guān)人員等;
(三)、內(nèi)部接待
各子公司到其他公司辦事或來(lái)公司學(xué)習(xí)交流人員等。
四、接待標(biāo)準(zhǔn)及要求
(一)、餐飲接待標(biāo)準(zhǔn)及要求
1、公務(wù)接待與業(yè)務(wù)接待工作餐飲安排在公司vip餐廳或市內(nèi)其他飯店進(jìn)行;
2、內(nèi)部接待工作安排在公司食堂(工作餐);
3、公務(wù)接待100-200元/人;業(yè)務(wù)接待50-100元/人;內(nèi)部接待30元/人;
4、公務(wù)接待陪同人員一般為董事長(zhǎng)及副總以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo);業(yè)務(wù)接待陪同人員一般為副總以下級(jí)別人員;內(nèi)部接待由對(duì)口接待部門的領(lǐng)導(dǎo)或員工陪同;陪同人數(shù)不得超過(guò)客人的1.5倍,費(fèi)用按各個(gè)接待標(biāo)準(zhǔn)的情況算。
(二)、住宿接待標(biāo)準(zhǔn)及要求
1、公務(wù)接待
地方三星級(jí)以上賓館或住宿費(fèi)每晚200元/人以上賓館;
2、業(yè)務(wù)接待及內(nèi)部接待
公司內(nèi)部客房或住宿費(fèi)每晚200元/人以下賓館。
(三)、會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)及要求
1、根據(jù)參會(huì)人員的人數(shù)安排相應(yīng)的會(huì)議室,5-10人安排在公司內(nèi)部小會(huì)議室,10人以上安排在公司內(nèi)部大會(huì)議室;
2、會(huì)議接待由對(duì)口接待公司的綜合部人員進(jìn)行接待,內(nèi)容包括:會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生、會(huì)議用品材料的準(zhǔn)備、音響設(shè)備、茶水、瓜果、點(diǎn)心等。
(四)、其他接待標(biāo)準(zhǔn)及要求
1、部分接待需要安排被接待人員的往返車船費(fèi),根據(jù)情況來(lái)預(yù)訂飛機(jī)票或車票等;
2、部分接待需要給來(lái)訪人員饋贈(zèng)紀(jì)念品,根據(jù)情況來(lái)選擇合適的禮品。
七、接待流程
(一)、餐飲接待和住宿接待
1、參與接待的對(duì)口部門接待需提前向綜合部申請(qǐng)?zhí)顚憽豆窘哟暾?qǐng)表》,由對(duì)口接待部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部及董事長(zhǎng)簽字審批后,方可安排餐飲接待或住宿接待的準(zhǔn)備工作;
2、遇臨時(shí)需要接待來(lái)不及填寫《公司接待申請(qǐng)表》的,可打電話到綜合部說(shuō)明情況,事后補(bǔ)填;
(二)、會(huì)議接待
1、參與接待的對(duì)口部門接待需提前向綜合部申請(qǐng)?zhí)顚憽豆緯?huì)議室使用申請(qǐng)表》,由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后,方可安排會(huì)議接待準(zhǔn)備工作;
2、遇臨時(shí)需要接待來(lái)不及填寫《公司會(huì)議室使用申請(qǐng)表》的,可打電話到綜合部說(shuō)明情況,事后補(bǔ)填。
八、接待審批流程
(一)、各部門必須在接待后一個(gè)星期內(nèi)將接待費(fèi)用匯總后由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字、董事長(zhǎng)審批后,交由財(cái)務(wù)部報(bào)銷,過(guò)期不予報(bào)銷;
(二)、參與接待的對(duì)口部門需提供接待時(shí)所花費(fèi)事項(xiàng)的發(fā)票、菜單及明細(xì)小票等。
九、注意事項(xiàng)
(一)、接待中涉及重要事務(wù)、會(huì)議和文電等,需要注意保密,接待中既要熟練介紹公司情況,又要內(nèi)外有別,嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密;
(二)、接待中要做好禮儀工作。接待人員必須著裝整齊規(guī)范,行為舉止大方,對(duì)待客人要態(tài)度熱情服務(wù)周到;
(三)、接待過(guò)程中如出現(xiàn)虛假填報(bào)預(yù)算及其他損害公司形象及利益的行為,視情節(jié)輕重給予處罰并通報(bào)批評(píng);
(四)、未經(jīng)批準(zhǔn)而超出標(biāo)準(zhǔn)的接待費(fèi)用,由對(duì)口接待人員或部門自負(fù)。
十、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。