物業(yè)公司信息管理制度三
物業(yè)公司信息管理制度(三)
一、本規(guī)范所指的信息包括:
1、公司各類圖紙、方案。
2、行政管理文件信息、財務狀況信息、人事檔案信息、會議紀要信息、工作計劃信息、工作周報、月報信息。
3、各類合同、協議表格樣本信息。
4、各類通知、通報、通告、申請信息。
5、其他各種物業(yè)行業(yè)、咨詢信息。
二、內部信息等級制度
1、各類信息按照所屬種類和涉及范圍分為四個等級。
①絕密信息(一級)。
②機密信息(二級)。
③保密信息(三級)。
④普通級別信息。
2、信息的發(fā)布方式實行降級發(fā)布制度。降級制度分兩種方式
①直接降級。即對經過審議通過可以傳達的信息直接對原內容信息級別降級發(fā)布。
②分類降級。對于公司核心信息原來的信息內容不得降級,可以采取按照工作步驟或者工作性質制定實施細則。
3、信息的傳播保密責任實行責任人制度。
4、絕密信息(一級)指對公司發(fā)展方向、戰(zhàn)略方針、工作目標計劃、財務狀況等信息,以及對項目開發(fā)、工程的施工有重大影響的內部高層信息。包括此類信息在收集、整理、傳遞、執(zhí)行、反饋、備案整個過程中,尚未通過審議決定向中層管理發(fā)布的所有內部高層信息。絕密信息(一級)傳達部門:總經理、副總經理、總辦主任、財務經理。
5、機密信息(二級)指通過高層審議向部門經理發(fā)布、提供參考、執(zhí)行的內部信息。包括在各部門經理間的傳遞、執(zhí)行、反饋、備案過程中的所有內部信息。機密信息(二級)傳達最低部門:部門經理、主管。
6、保密信息(三級)指各部門管理人員接收的、參考性、執(zhí)行的所有內部信息。包括信息在公司中層的傳遞、行、反饋、備案過程中的所有內部信息。保密信息(三級)傳達部門:公司所有管理人員
7、普通信息(四級)指除了公司保密信息以外的公司內部信息。
三、信息管理規(guī)范
1、信息發(fā)布按照標準格式發(fā)布,沒有標準格式的按照通常文書格式發(fā)布。
2、信息發(fā)布標題簡明扼要,要求把握關鍵字。對于標題發(fā)布人承擔表達清晰準確的責任。
3、信息管理嚴格按照等級制度操作,各級信息要嚴格對非傳達部門保密。
四、信息共享平臺規(guī)范
1、各部門計算機標識以部門名稱命名。對于同一部門多臺計算機的則依次編號。
2、各部門計算機開設一個普通級別信息共享地址以部門名稱命名。
3、公司集中設立內部公共信息中心,并由信息管理員和檔案管理員進行信息發(fā)布與信息備案管理。
五、信息管理的最終解釋權歸總辦,由總辦負責執(zhí)行。
