物業(yè)公司辦公會議管理制度
物業(yè)公司辦公管理制度:會議管理制度
第一條管理原則:
一、為保證管理效率和會議質(zhì)量,根據(jù)服務(wù)中心日常工作安排和服務(wù)規(guī)范要求,制訂本管理制度。
二、會議管理制度旨在增強會議的規(guī)范性和操作性,提供會議質(zhì)量和效果。
第二條會議組織
會議組織遵照'誰提擬,誰組織'的原則。
一、部門綜合會議:公司員工大會,整體工作部署、安排、計劃總結(jié)等,由辦公負(fù)責(zé)組織,部門領(lǐng)導(dǎo)主持召開。
二、專業(yè)會議:公司性技術(shù),業(yè)務(wù)綜合會,由主管部門提出,部門負(fù)責(zé)人審批,部門主管負(fù)責(zé)組織召開。
三、部門工作會:各部門召開的工作會由各部門負(fù)責(zé)人決定召開并負(fù)責(zé)組織。
四、外辦會議:有外辦單位組織的各種會議,由辦公負(fù)責(zé)組織安排。
五、會議主持人須遵守以下規(guī)定:
(一)主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場,檢查會務(wù)落實情況,做好會前準(zhǔn)備。
(二)主持人一般應(yīng)于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等,進(jìn)行必要的說明。
(三)會議進(jìn)行中,主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況,對議程進(jìn)行適時、必要的控制,并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言,以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。
(四)屬討論、決策性議題的會議,主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。
(五)主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。
第三條會議安排
一、行政事務(wù)會--總評當(dāng)月行政工作情況,安排布置下月工作任務(wù)。
二、公司員工大會--總結(jié)上期工作情況,部署本期工作任務(wù)。
三、經(jīng)營活動分析會--匯報、分析公司計劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果,評價各方面的工作情況,肯定成績,指出失誤,提出改進(jìn)措施,不斷提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。
四、部門事務(wù)--檢查、總結(jié)、布置工作。
五、每周例會--每周五2:30由部門負(fù)責(zé)人組織召開例會,提出對各部門的工作安排及各部門匯報一周工作情況,布置下周工作安排。
六、每日晨會--每天早上8:00由部門負(fù)責(zé)人組織召開晨會,聽取各部門昨日的工作匯報,存在問題,提出具體要求,對本日工作進(jìn)行安排。
七、臨時會議--主要是臨時交辦的工作任務(wù),突發(fā)事件,和其他外辦單位會議等。
八、會議安排的原則--小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為:公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。
九、公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi),其他會議盡量控制時間。
第四條會議準(zhǔn)備:
一、會議主持人和召集單位都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作(會議 議程,提案,匯報總結(jié)提綱,發(fā)言要點,工作計劃草案決議決定草案,落實會場,安排好座位,通知參會者)。
二、已列入月度會議計劃表的會議,月中無調(diào)整的,不再另行通知,由中心/部門按計劃表直接通知與會人;
三、屬下列情況之一者,按'誰提擬,誰通知'的原則進(jìn)行會議通知:
1、未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議;
2、雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明;
3、其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。
4、參加公司例會人員無特殊原因不能請假,如請假需經(jīng)主持人批準(zhǔn)。
四、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上,通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門;
五、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議,應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。
六、會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:
1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等)準(zhǔn)備的組織工作;
2、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等;
3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。
第五條會議紀(jì)律:
一、應(yīng)準(zhǔn)時到會,并在《會議簽到表》上簽到,主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人,考勤記錄由會議記錄員負(fù)責(zé)。
二、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅,緊扣議題。
三、遵循會議主持人對議程控制的要求。
四、屬工作部署性質(zhì)的會議,原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。
五、遵守會議紀(jì)律,與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場。
六、做好本人的會議紀(jì)錄。
七、討論式會議 參會人員應(yīng)知無不言,集思廣義,一經(jīng)會議決定之事,應(yīng)按期完成。
八、遲到、早退、缺席按正?？记谥贫忍幚?通知人員未通知到位同樣予以考勤處理
第六條會議記錄:
一、各類會議原則上由辦公負(fù)責(zé)記錄。
二、部門會議由部門主管或指定人員負(fù)責(zé)記錄。
三、 下列情況下,應(yīng)整理會議紀(jì)要:
(一)公司各類臨時行政會議;
(二)須會后對會議精神貫徹落實進(jìn)行跟進(jìn)的會議;
(三)其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。
第七條會議室管理:
一、公司所有的員工非接待客人和參加會議,不得隨意進(jìn)入和會議室。
二、愛護(hù)會議室的設(shè)施,保持清潔,會議結(jié)束后要整理好會場。
三、不得隨意移動會議室,接待室的家具和物品,不得隨意拿走接待室的報刊,雜志等資料。
