大廈物業(yè)管理中心行文管理工作流程
物業(yè)管理中心行文管理工作流程
1、目的
對(duì)中心行文做出規(guī)定。
2、范圍
本手冊(cè)規(guī)定中心上行文、平行文、下行文發(fā)放收集管理流程。
3、職責(zé)
3.1中心經(jīng)理批準(zhǔn)中心行文。
3.2綜合管理部負(fù)責(zé)中心行文的擬定、發(fā)放、歸集
3.3各職能部門(mén)、各管理處擬定與職責(zé)相關(guān)的行文,報(bào)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、行文管理
4.1常用公文種類
4.1.1決定
用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和個(gè)人,變更或撤消下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
4.1.2指示
用于對(duì)下級(jí)單位布置工作,闡明指導(dǎo)原則。
4.1.3通告
用于在一定范圍內(nèi)公布各單位及員工應(yīng)當(dāng)遵守的或需要周知的事項(xiàng)。
4.1.4會(huì)議紀(jì)要
用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)。
4.1.5通知
用于傳達(dá)上級(jí)批示和要求下級(jí)辦理或周知的事項(xiàng);批轉(zhuǎn)下級(jí)公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)以及不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;任免和聘用管理人員。
4.1.6通報(bào)
用于對(duì)人和事的表?yè)P(yáng)或批評(píng);傳達(dá)重要精神或情況。
4.1.7請(qǐng)示
用于向上級(jí)請(qǐng)求指示,批準(zhǔn)。
4.1.8報(bào)告
用于向上級(jí)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見(jiàn)和建議,答復(fù)上級(jí)詢問(wèn)。
4.1.9批復(fù)
用于答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)。
4.1.10總結(jié)
用于向上級(jí)做綜合性的全面工作匯報(bào)。
4.1.11計(jì)劃
用于對(duì)今后工作做出全面安排。
4.1.12簽報(bào)
用于各部門(mén)向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示,匯報(bào)工作。
4.1.13函
用于不相隸屬關(guān)系單位或部門(mén)之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。
4.1.14內(nèi)部信息
用于向上級(jí)單位和公司內(nèi)部披露公司重要事件、主要工作、經(jīng)營(yíng)管理情況、最新動(dòng)態(tài)以及所涉行業(yè)的最新前沿理論和消息等,一般每月定期發(fā)布一次。
4.2行文關(guān)系和規(guī)則
4.2.1各管理處應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定行文關(guān)系,非緊急情況不得越級(jí)行文。
4.2.2各管理處不得直接向公司及以上單位行文,如確要行文,應(yīng)由各管理處擬稿,經(jīng)中心綜合管理部審核,報(bào)中心經(jīng)理批準(zhǔn)后呈報(bào)。
4.2.3公文原則上不得直接呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人;各管理處不得以單位負(fù)責(zé)人個(gè)人名義向公司或公司領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)需公司審批的文件。
4.2.4所有公文原則上由中心綜合管理部統(tǒng)一處理。
4.2.5凡需兩個(gè)以上部門(mén)會(huì)簽處理的公文,由主辦部門(mén)牽頭,組織有關(guān)部門(mén)會(huì)簽辦理。
4.2.6向上級(jí)請(qǐng)示的公文,一般只寫(xiě)一個(gè)呈報(bào)單位,如果需同時(shí)報(bào)告另一上級(jí)單位,可用抄報(bào)的形式。
4.3公文處理程序
4.3.1公文處理程序分為收文程序、發(fā)文程序、內(nèi)部簽報(bào)和文件傳閱程序。收文程序包括簽收、錄入(登記)、分辦、催辦、反饋、歸檔等;發(fā)文程序包括擬稿、審稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、打印、校對(duì)、登記、發(fā)送和存檔等;內(nèi)部簽報(bào)程序包括擬文、審核、批轉(zhuǎn)、附議、批閱、經(jīng)辦、歸檔等;文件傳閱程序包括擬文、審核、流轉(zhuǎn)、批辦、歸檔等。
4.3.2中心綜合管理部收到外單位或各管理處送來(lái)的文件,在《收(發(fā))文登記簿》中及時(shí)記錄,同時(shí)填寫(xiě)《文件會(huì)簽單》,對(duì)其來(lái)源、去向、時(shí)間、編號(hào)、內(nèi)容和處理情況等進(jìn)行登記。公司來(lái)文由中心經(jīng)理或綜合管理部部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)需要決定是否轉(zhuǎn)發(fā),一般屬于公司規(guī)章制度、品質(zhì)管理及明確須下發(fā)的文件,則下發(fā)各管理處并由管理處存檔,其它文件不再正式下文轉(zhuǎn)發(fā),而是通過(guò)例會(huì)向各管理處傳達(dá)。
4.3.3根據(jù)辦理事項(xiàng)的需要,由經(jīng)辦人員撰稿、文員按規(guī)定格式排版、由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)公文內(nèi)容、格式等進(jìn)行核稿,由中心領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。
4.3.4核稿重點(diǎn)為:是否需要行文,是否與有關(guān)部門(mén)、單位協(xié)商、會(huì)簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合公文管理辦法。核稿過(guò)程中,如屬一般性問(wèn)題,核稿人可直接修改;如改動(dòng)較大,可附上意見(jiàn),退相關(guān)部門(mén)或管理處修改。
4.3.5綜合管理部按發(fā)送范圍分發(fā),在《收(發(fā))文登記簿》中及時(shí)記錄;對(duì)以易發(fā)系統(tǒng)、傳真方式發(fā)送的文件,必須要求收文單位予以確認(rèn)。
4.3.6對(duì)下發(fā)的重要公文,主辦部門(mén)要及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。
4.3.7公文辦理完畢后,具體承辦人應(yīng)根據(jù)文書(shū)立卷要求,整理公文原稿及有關(guān)資料交中心綜合管理部分類存檔,個(gè)人未經(jīng)許可,不得私自保存應(yīng)存檔的的公文。
4.3.8對(duì)于沒(méi)有存檔價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷(xiāo)毀。
5、相關(guān)質(zhì)量記錄
1.《文件會(huì)簽單》 zc-01/b04
2.《收(發(fā))文登記簿》gg-jr-02/b06
