某地稅局征管檔案資料管理制度
為加強征管資料檔案管理,提高檔案工作水平,維護檔案的完整與安全,結合我局檔案工作實際,特制定本制度。
一、本制度所稱檔案是指地稅機關在稅收征管工作中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄(主要包括電子掃描件和紙質資料)。
二、納稅人申請辦理審批事項所報送的紙質資料,由辦稅服務廳綜合人員對紙質資料進行收集、梳理,掃描至征管資料電子化管理系統(tǒng)后,資料管理崗按程序遞給稅源管理分局資料管理崗,審批事項形成的資料由最后辦結單位的資料管理崗負責整理、掃描工作,并對照征管資料十大類別進行分類處理后傳縣局檔案室。
三、稅費服務局、稅源管理分局按照“誰采集、誰錄入、誰掃描”的原則統(tǒng)一通過“業(yè)務流轉”平臺進行采集錄入,資料錄入后統(tǒng)一交本單位資料管理崗進行辦結,并對照征管資料十大類別進行分類處理后傳縣局檔案室;
其他各業(yè)務科室(局)辦理稅費業(yè)務產生或受理的紙質資料,由各業(yè)務類科室局的資料管理崗負責收集、整理、掃描工作,并按征管資料十大類別進行分類處理后傳至縣局檔案室;縣局檔案室管理人員負責己掃描資料的系統(tǒng)歸檔和紙質資料定位工作,并負責保管。
四、各科室局資料管理員應對資料掃描質量和錄入口徑嚴格把關,通過“業(yè)務流轉”平臺做到資料傳遞過程留痕、資料審核嚴格把關。各科室局資料管理員應于季度終結后10日內將已掃描的紙質資料按類別進行清理、制列清單,并向縣局檔案室檔案管理人員移交歸檔。
紙質資料實行“分類別序時”整理,按照涉稅費事項分資料類別進行歸集。資料分十大類別:
1.納稅人基本信息類:包括設立稅務登記資料、扣繳稅務登記資料、變更稅務登記資料、停復業(yè)登記資料、注銷稅務登記資料、稅務登記證件遺失處理資料、外埠納稅人經營地報驗登記管理資料、自然人信息登記資料、賬簿憑證管理資料、建安房地產項目登記資料、非正常戶管理資料、社保登記資料、規(guī)費登記資料、社保規(guī)費費種變更資料、社保繳費狀態(tài)管理資料、委托代征管理資料。
2.發(fā)票管理類:包括發(fā)票領用資格核定資料、發(fā)票用票調整資料、發(fā)票領用資料、發(fā)票退回資料、發(fā)票代開資料、發(fā)票查驗繳銷資料、稅控機具管理資料、網絡發(fā)票和稅控發(fā)票管理資料。
3.申報納稅類:納稅申報資料、社保規(guī)費繳費申報資料、延期申報資料、延期繳納稅款資料、納稅核定管理資料、稅收扣除資料、納稅人涉稅情況報告資料、納稅人征收方式認定資料、稅務代保管資金管理資料、欠稅管理資料、申報納稅資料、催報催繳資料、不予加收滯納金資料、手續(xù)費退付資料、稅款退庫資料、印花稅票代售許可資料。
4.認定證明類:包括外出經營管理證明資料、三方協(xié)議扣款認證資料、個人所得稅完稅證明開具資料、中國稅收居民身份認定資料、常設機構認定資料、售付匯稅務憑證管理資料、資源稅證明開具資料、納稅人稅種認定資料、稅收優(yōu)惠認定資料、取消優(yōu)惠資格資料、取消認定資格資料。
5.風險評估類:包括風險管理資料和納稅評估資料。
6.稅收優(yōu)惠類:包括備案類、報批類稅收優(yōu)惠資料和稅收優(yōu)惠中止資料。
7.稅收檢查類:包括日常檢查資料和稅務稽查資料。
8.稅收法制類:包括違法違章處理資料、稅收保全資料和稅務救濟資料。
9.納稅服務類:包括納稅人信用等級評定資料。
10.其他資料:包括日常管理資料和其他資料。
五、縣局檔案室檔案管理人員對紙質資料實行“分類別序時”歸檔,檔案分類別統(tǒng)一編制頁碼,a3頁面折疊后呈a4頁面的頁碼標注于右下角;a4頁面正面頁碼標注于右下角,反面頁碼標注于左下角。檔案按三針一線進行裝訂,每一檔案盒內應按納稅人識別號制作目錄。
六、縣局檔案室檔案管理人員統(tǒng)一按檔案管理規(guī)范進行編目,并通過電子資料管理系統(tǒng)進行歸檔。檔案盒編碼規(guī)則:代字-年度-盒號(兩位數(shù))起始頁碼-終止頁碼,如“zgjb-2022-011-50”,“zgjb-2022-0151-100”。在省局征管資料管理系統(tǒng)中創(chuàng)建交接單時,交接單類型選擇“檔案盒”,交接單名稱即為檔案盒名稱,應按檔案盒編碼規(guī)則進行命名。
七、縣局檔案室管理人員嚴格按檔案管理制度執(zhí)行檔案的維護、借閱和銷毀等工作。
