企業(yè)檔案管理辦法制度
為了將公司檔案納入規(guī)范化管理,特制訂本制度。
1、檔案管理內(nèi)容:公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動整理好提交公司檔案室存檔,以便備查,整理事記等。
2、檔案登記:檔案室建立檔案登記簿,將所有檔案詳細(xì)分類登記,分類管理。存檔者須在登記簿上簽名,方可將資料入檔,否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱:
(1)任何人查閱檔案,如需在檔案室內(nèi)短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用,必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時,必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明,方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況,必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。
4、檔案的保護(hù):
(1)查閱者必須愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。
(2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借,更不得遺失。如確實需要抄錄和復(fù)制,必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請方可抄錄或復(fù)制。
(3)微機(jī)室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則,對責(zé)任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙,必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn),保衛(wèi)方可放行。否則,如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者,須查明原因報綜合管理部,并每次對當(dāng)事人罰款200元-**元。如保衛(wèi)未查出,被帶出公司以外而造成損失的,除對當(dāng)事人罰款外,由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失,同時對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的,除對當(dāng)事人罰款外,對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。
5、公司購買設(shè)備時的隨機(jī)技術(shù)資料、說明書、裝箱單等,員工外出學(xué)習(xí)時發(fā)放的學(xué)習(xí)資料,聘請師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等,申請購買的技術(shù)資料等,必須在到達(dá)公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù),否則每拖延24小時對責(zé)任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的,必須由專用人員寫出書面借條,報總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出,并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存,嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則,視情節(jié)輕重罰款1000-10000元,并承擔(dān)公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機(jī)檔案,進(jìn)行微機(jī)管理,并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝,標(biāo)明名目后,存檔備查。
