第1篇 公司會(huì)計(jì)檔案管理制度怎么寫(xiě)
公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
(六)
一、為了加強(qiáng)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法的規(guī)定》,結(jié)合本公司實(shí)際及內(nèi)部管理需要,制定本辦法。
二、 會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)資料備份軟盤(pán)等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。
三、 公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)由財(cái)務(wù)部按歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理、立卷或裝訂成冊(cè),當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案,在會(huì) 度終了后,可暫由財(cái)務(wù)保管,任何人不得自行封包工保存。
四、 財(cái)務(wù)部指專(zhuān)人以會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管,存放有序,查找方便,同時(shí),嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
五、 保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)為本單位的財(cái)會(huì)人員提供利用,非財(cái)會(huì)人員不得借閱和查看。向外單位提供利用時(shí),須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字批準(zhǔn),會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出。
六、 撤消、合并時(shí),會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
七、 各種會(huì)計(jì)檔案的保管基礎(chǔ),根據(jù)其特點(diǎn),分階段永久,定期二類(lèi)。
八、 會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn),需要銷(xiāo)毀時(shí),由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。嚴(yán)格審查鑒定,編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),并報(bào)公司董事會(huì)審查,經(jīng)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
九、 本辦法自公布之日起執(zhí)行。附會(huì)計(jì)檔案保管期限表:序號(hào)檔案名稱(chēng)保管年限備 注
一、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)1原始憑證、記帳憑證、匯總憑證15年2銀行余額調(diào)節(jié)表15年
二、 會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)3日記帳15年其中:現(xiàn)金和銀行日記帳4明細(xì)帳25年5總帳15年包括日記總帳6輔助帳簿15年7固定資產(chǎn)卡片15年固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年
三、 會(huì)計(jì)報(bào)表類(lèi)5年8主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括方字分析9月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表5年包括方字分析10年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)永久包括方字分析
四、 其他類(lèi)11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)25年13
第2篇 某商業(yè)街地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
商業(yè)街地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿(含備查帳簿)、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。
2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理,由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員,嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求,對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集,審查核對(duì),分類(lèi)裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等,財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況,及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。
4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料,按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼,閱后按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意,由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信及工作證,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位,查閱日期,會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)及查閱事由。
8、會(huì)計(jì)檔案,原則上不對(duì)外借,如有特殊情況需要,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印,并辦理有關(guān)手續(xù),外借期間不得轉(zhuǎn)借他人,不得拆散原卷冊(cè),要限期歸還。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限,根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值,分為永久、定期二類(lèi),定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。
10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí),由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定,嚴(yán)格審查,編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),報(bào)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀,并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料,按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動(dòng),會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí),由移交人辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設(shè)單位完工后,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時(shí),由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表, 雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù),原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。
第3篇 x地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,特制定本公司管理辦法。
第一條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
一.會(huì)計(jì)憑證類(lèi):原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。
二.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi):總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會(huì)計(jì)賬簿。
三.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi):月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括財(cái)務(wù)報(bào)表、附表、附表及文字說(shuō)明,審計(jì)報(bào)告,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
四.其他類(lèi):銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。
第二條 會(huì)計(jì)檔案的保存
一.會(huì)計(jì)憑證按憑證類(lèi)型、月份及編號(hào)順序每月裝訂成冊(cè),標(biāo)明月份、季度、年起止、號(hào)數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會(huì)計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬主管),專(zhuān)人歸檔保存,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
二.會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)分月、季、年度,按時(shí)歸檔,指定專(zhuān)人保管,并分類(lèi)填制目錄。
三.會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部存放期為二年,二年后由資料員整理歸檔交公司檔案室保存。
第三條 會(huì)計(jì)檔案保管期限
一.會(huì)計(jì)憑證類(lèi):
1.原始憑證15年
2.記賬憑證15年
3.匯總憑證15年
二.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi):
1.總賬15年
2.明細(xì)賬15年
3.日記賬15年(其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年)
4.固定資產(chǎn)卡片報(bào)廢清理后5年
5.輔助賬簿15年
三.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi):
1.月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年
2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久
3.審計(jì)報(bào)告永久
四.其他類(lèi):
1、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年
2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久
3、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久
4、銀行余額調(diào)節(jié)表5年
5、銀行對(duì)賬單5年
第四條 會(huì)計(jì)檔案的借用
一.財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),必須按制度順序及時(shí)歸還原處,若要查閱入庫(kù)檔案,必須辦理有關(guān)借用手續(xù);
二.外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有單位證明,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后,方能由檔案人員接待查閱;
三.會(huì)計(jì)擋案一般禁止攜帶外出,如有特殊情況,需帶出或復(fù)制時(shí),須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并限時(shí)歸還。
第五條 由于會(huì)計(jì)人員或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)改變等原因而使會(huì)計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí),須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第4篇 房地產(chǎn)股份公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
房地產(chǎn)股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求,公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定,特制定本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案立卷管理辦法
1、會(huì)計(jì)憑證:每月做好的會(huì)計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號(hào)、查對(duì)、清點(diǎn),檢查憑證是否都符合規(guī)定,然后按每本50號(hào)裝訂成冊(cè),憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號(hào),再將裝訂成冊(cè)的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會(huì)計(jì)報(bào)表:每月做好的會(huì)計(jì)報(bào)表必須依次編定頁(yè)碼,加具封面,裝訂成冊(cè),加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明:單位名稱(chēng)、單位地址,財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會(huì)計(jì)報(bào)表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
3、會(huì)計(jì)帳本:每月結(jié)帳后,將打印出來(lái)的會(huì)計(jì)帳簿加具封面,裝訂成冊(cè),標(biāo)明帳戶(hù)名稱(chēng)、順序號(hào)、標(biāo)上標(biāo)簽,將會(huì)計(jì)帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
4、財(cái)務(wù)文件:財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi),按立案時(shí)間打出文件清單,標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號(hào),便于查閱。
二、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行,財(cái)務(wù)部查閱檔案資料,要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處;審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案,必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn),并付上借閱檔案借據(jù),寫(xiě)明借調(diào)日期、用途、檔案名稱(chēng)、份數(shù)、歸還時(shí)間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,到期及時(shí)催收歸還檔案,確保檔案完整無(wú)缺。
三、會(huì)計(jì)檔案保管期限
1、會(huì)計(jì)憑證:
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;
②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;
2、會(huì)計(jì)帳簿:
①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;
②明細(xì)帳保管期限為15年;
③總帳保管期限為15年;
④輔助帳簿保管期限為15年;
⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表:
①月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為15年;
②年度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為永久。
4、其他:
①會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為15年
②會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管期為永久
③會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保管期為永久
④銀行存款對(duì)帳單保管期限為5年
四、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀
根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管期限,銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容,并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)由上級(jí)主管部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)。
第5篇 建筑總公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
建筑工程總公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
第一條 會(huì)計(jì)應(yīng)該以會(huì)計(jì)期間分期決算帳目和編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會(huì)計(jì)中期。
第二條 會(huì)計(jì)報(bào)表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確,不得漏報(bào)或任意取舍,會(huì)計(jì)報(bào)表之間、會(huì)計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目之間,凡有對(duì)應(yīng)關(guān)系的數(shù)字應(yīng)當(dāng)一致,會(huì)計(jì)報(bào)表中本期與上期的有關(guān)數(shù)字應(yīng)當(dāng)相互銜接。
第三條 凡是本公司的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)文件和其它有保存價(jià)值的資料均應(yīng)該歸檔。
第四條 會(huì)計(jì)憑證按月、按照編號(hào)順序每月裝訂成冊(cè),表明月份、季度、起止年、號(hào)數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會(huì)計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財(cái)務(wù)科長(zhǎng)保管,一年后交集團(tuán)公司檔案室,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
第五條 會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照季度、年度按時(shí)歸檔,由財(cái)務(wù)管理部指派專(zhuān)人管理,并分類(lèi)填制目錄。
第六條 對(duì)上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯(cuò)誤,給予責(zé)任人30元罰款,由公司財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)處罰。
第七條 會(huì)計(jì)檔案不得攜帶外出,凡查閱、復(fù)制、摘錄會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準(zhǔn),如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對(duì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人與直接責(zé)任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴(yán)重后果者開(kāi)除。
第6篇 工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)會(huì)計(jì)資料檔案的科學(xué)管理,保證會(huì)計(jì)資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》和《zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條 本制度所指的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。
第三條 本制度適用于公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條 公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理及保管工作。
第五條 公司機(jī)關(guān)綜合辦公室為公司所有會(huì)計(jì)檔案的最終歸檔部門(mén)。
第三章 會(huì)計(jì)檔案管理范圍
第六條 會(huì)計(jì)檔案一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。
(一)會(huì)計(jì)憑證包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會(huì)計(jì)賬簿包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類(lèi)賬、明細(xì)分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會(huì)計(jì)報(bào)表主要有財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)及月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等)。
(四)經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料等由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行保管。
第四章 會(huì)計(jì)檔案的整理立卷
第七條 每月的會(huì)計(jì)資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊(cè)。
第八條 會(huì)計(jì)年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。
(一)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類(lèi)賬簿,二類(lèi)憑證,三類(lèi)報(bào)表,四類(lèi)文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一:建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè),報(bào)表和文字資料分類(lèi)立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。
第九條 會(huì)計(jì)憑證的立卷
(一)按月立卷:次月將裝訂成冊(cè)的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊(cè)。
(二)憑證裝訂
1. 會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:
(1)分類(lèi)整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書(shū)針、大頭針、回形針),對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開(kāi)裝訂線(xiàn),以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資和獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號(hào)碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。
2. 會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求:
(1)用“三針引線(xiàn)法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線(xiàn),在左上角部位打上三個(gè)針眼,實(shí)行三眼一線(xiàn)打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。
3. 會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng):
(1)每本封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號(hào),按編號(hào)順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類(lèi)編號(hào),以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫(xiě)齊全,包括:單位名稱(chēng)、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。
第十條 會(huì)計(jì)賬簿的立卷
各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是:
(一)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫(xiě)“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;
(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶(hù)是否相符,賬頁(yè)數(shù)是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù);
(三)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序:會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶(hù)目錄→按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬頁(yè)→會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過(guò)的賬頁(yè),將賬頁(yè)數(shù)填寫(xiě)齊全,去除空白頁(yè)和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊(cè);
(五)多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數(shù)量金額式活頁(yè)賬等不得混裝,應(yīng)按同類(lèi)業(yè)務(wù)、同類(lèi)賬頁(yè)裝訂在一起;
(六)會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象;
(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后,會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)和編號(hào)。
第十一條 會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一立卷保管。
會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂要求:
(一)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全,整理報(bào)表頁(yè)數(shù),上邊和左邊對(duì)齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對(duì)其修補(bǔ)后,完整無(wú)缺地裝訂;
(二)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)?會(huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說(shuō)明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。
第十二條 其他會(huì)計(jì)核算資料的立卷
會(huì)計(jì)核算其他會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)按時(shí)整理立卷,要求如下:
(一)分類(lèi)整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號(hào),如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第五章 會(huì)計(jì)檔案的歸檔
第十三條 當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)保管一年,期滿(mǎn)后于次年1月10號(hào)前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過(guò)程中,需財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)會(huì)計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移
交,由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過(guò)程中需填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案移交單》(一式兩份),一份交予財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)會(huì)計(jì)檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管
會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲(chóng)蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會(huì)計(jì)檔案的安全。
第十五條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。
第六章 會(huì)計(jì)檔案的借閱使用
第十六條 財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案清單和借閱登記冊(cè)。
第十七條 檔案在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)保管期間,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫(huà),不得拆散原卷冊(cè),不得抽換,不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)。
第十八條 會(huì)計(jì)檔案移交辦公室后,凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見(jiàn)檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第七章 會(huì)計(jì)檔案的保管期限
第十九條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類(lèi),具體見(jiàn)附件一。
第二十條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第二十一條 會(huì)計(jì)檔案的具體名稱(chēng)如有同本制度附表一所列檔案名稱(chēng)不相符的,可以比照類(lèi)似的保管期限辦理。
第八章 會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀
第二十二條 保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案,除本制度規(guī)定不得銷(xiāo)毀的情形外,可以按照以下程序銷(xiāo)毀:
(一)由綜合辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)需經(jīng)總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理審批。
(三)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),綜合辦公室和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門(mén)共同派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)。
(四)監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案;銷(xiāo)毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理。
第二十三條 保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷(xiāo)毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
第九章 附則
第二十四條 本制度由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十五條 本制度未盡事宜,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 本制度自頒發(fā)之日起施行
附件一:
工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司會(huì)計(jì)檔案保管期限表
序號(hào)檔案名稱(chēng)保管期限備注
一、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)
1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年
二、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)
2日記賬15年
其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年
3明細(xì)賬15年
4總賬15年包括日記總賬
5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保持5年
6輔助賬簿15年
三、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)包括各級(jí)主管部門(mén)的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表
7主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)3年包括文字分析
8月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析
9年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久包括文字分析
四、其他類(lèi)
10會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年
11會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久
12會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久
13銀行余額調(diào)節(jié)表5年
14銀行對(duì)賬單5年
15月度現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)表5年
