第1篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標(biāo)、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類,進行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。
3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。
第2篇 美術(shù)館物業(yè)管理制度檔案建立管理
美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄,計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況,管理特點略有增減、各有側(cè)重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對美術(shù)館細(xì)致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機,整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進行及時的修正,最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎(chǔ),以方便接管后日常管理。
檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補充,形成美術(shù)館管理的無盲點網(wǎng)絡(luò)。
區(qū)內(nèi)各項管理工作必須建立檔案資料,依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類檢索
1)業(yè)主提供的資料
a、項目批準(zhǔn)文件
b、用地批準(zhǔn)文件
c、建筑執(zhí)照
d、拆遷安置資料
2)技術(shù)資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d.地質(zhì)勘測報告
e.工程合同開
f.竣工報告
g.工程預(yù)決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料
s.其他技術(shù)資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區(qū)基本資料
b.住宅區(qū)分區(qū)資料
c.商業(yè)網(wǎng)點資料
d.娛樂設(shè)施資料
4)住戶資料
a.住戶入住資料
入住通知書
入住協(xié)議書
b.家庭人員檔案
住戶情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱文件編碼
1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)**.00.01
2職業(yè)安全健康職責(zé)**.00.02
3物料管理辦法**.00.03
4停電停水應(yīng)急預(yù)案**.00.04
5水浸應(yīng)急預(yù)案**.00.05
6治安應(yīng)急預(yù)案**.00.06
7文件質(zhì)量記錄管理辦法**.00.07
8犬類管理辦法**.00.08
9保安崗位架構(gòu)圖**.01.01
10保安運作規(guī)程**.01.02
11人員出入管理辦法**.01.03
12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04
13車輛管理辦法**.01.05
14保安崗位操作規(guī)程**.01.06
15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)**.01.07
16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08
17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01
18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程**.03.01
19消防安全管理辦法**.04.01
20火警應(yīng)急預(yù)案**.04.02
21消防設(shè)備(設(shè)施)運行管理辦法**.04.03
22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.04
23消防管理制度**.04.05
24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06
25弱電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)定**.04.07
26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.04.08
27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09
28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.04.10
29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法**.05.01
30電梯故障緊急預(yù)案**.05.02
31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.06.01
32供配電設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.06.02
33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.06.03
34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04
35電工安全操作守則**.06.05
36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.07.01
37給排水設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.07.02
38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.07.03
39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04
40管道維修工作規(guī)程**.07.05
41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度**.09.01
42房屋設(shè)備(設(shè)施)運行管理規(guī)程**.09.02
43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程**.09.03
44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04
45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求**.09.05
46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)**.09.06
47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07
48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程**.10.01
49雨
天防滑管理辦法**.10.02
50業(yè)戶管理辦法**.11.01
第3篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁借出。
第4篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度8
物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)
依據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合企業(yè)實際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門管理,專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時,檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過抽查,應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。
第5篇 z物業(yè)工程設(shè)施檔案和物業(yè)技術(shù)人員管理制度
物業(yè)工程設(shè)施檔案和物業(yè)技術(shù)人員管理制度
1)管理好物業(yè)工程設(shè)施時關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設(shè)備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設(shè)備的使用價值。
2)物業(yè)工程設(shè)施須實行檔案管理制度,對設(shè)備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設(shè)備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:
a)設(shè)備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構(gòu)造圖等。
b)設(shè)備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊以及售后服務(wù)卡等。
c)設(shè)備系統(tǒng)中重點部位的拍照資料及相關(guān)注釋。
3)建立設(shè)備管理考核制度,獎賞分明,調(diào)動員工工作積極性。
a)建立設(shè)備管理考核、督察制度。
b)對設(shè)備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:
a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設(shè)備維修制度。
d)嚴(yán)格各項管理制度,做到責(zé)任到崗、任務(wù)到人、用科學(xué)化的管理提高設(shè)備管理水平。
5)對于住宅小區(qū)物業(yè)工程設(shè)施管理在做到“三好、四會、五定”。
a)三好:即是設(shè)施要用好、修好、管理好。
b)四會:即是對設(shè)施使用、會保養(yǎng)、會檢查、會排除故障。
c)五定:即對設(shè)施進行潤滑、通風(fēng)、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責(zé)。
6)住宅小區(qū)工程設(shè)施在設(shè)備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經(jīng)濟、;合理、實用”的原則。
b)盡可能采用節(jié)能、經(jīng)濟適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養(yǎng)管理隊伍的創(chuàng)新精神,維護業(yè)主的權(quán)益。
d)設(shè)施操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程和制度開展工作,做好必要的防護工作。住宅小區(qū)配套設(shè)施管理最基本和最重要的要求是保證配套設(shè)施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。
a)堅持“物業(yè)管理服務(wù)第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責(zé)任心。
b)保證配套設(shè)施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓(xùn)、持證上崗、在崗輪訓(xùn)。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設(shè)備進行現(xiàn)場操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應(yīng)崗位要求。
第6篇 物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度-9
物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度(九)
1.目的
為有效地利用和保護培訓(xùn)文檔資料,加強培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
公司行政人事部及各項目部相關(guān)部室對培訓(xùn)文件檔案的管理。
3.職責(zé)
3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負(fù)責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。
3.2項目部行政管理部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項目部培訓(xùn)檔案的保管工作。
3.3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4.術(shù)語
無
5.程序
5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓(xùn)檔案存檔目錄
5.1.1.1日常培訓(xùn)檔案
5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明'了解'的培訓(xùn)課程,不需要進行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進行記錄,不要求進行考核成績記錄。
5.1.1.2'7+1'培訓(xùn)檔案
5.1.1.2.1'7+1'培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《'7+1'培訓(xùn)計劃》、《'7+1'培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培訓(xùn)檔案
5.1.1.3.1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。
5.1.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》進行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。
5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄
培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓(xùn)教材管理制度》。
5.1.3培訓(xùn)往來文件存檔目錄
5.1.3.1有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請示、報告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進行存檔。
5.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓(xùn)計劃及培訓(xùn)實施表應(yīng)按時存檔。
5.1.3.3有關(guān)于培訓(xùn)評估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評估管理制度》要求進行存檔。
5.2培訓(xùn)檔案存檔要求
5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標(biāo)準(zhǔn)文本。
5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5對于可進行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6各種文件資料收集、分類后,需在一個月內(nèi)歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1借閱:
同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀
同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行
行政總監(jiān)。
7.相關(guān)/支持性文件
《文件檔案管理規(guī)定》
《培訓(xùn)管理制度》
《培訓(xùn)評估管理制度》
《培訓(xùn)教材管理制度》
《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》
《培訓(xùn)考核管理制度》
8.質(zhì)量記錄及表格
《檔案/圖書/資料借閱單》
《文件資料銷毀登記表》
《簽到表》
《培訓(xùn)工作記錄表》
《培訓(xùn)考核成績單》
《'7+1'培訓(xùn)計劃》
《'7+1'培訓(xùn)記錄表》
《外派培訓(xùn)合同》
《培訓(xùn)教材工作單》
第7篇 物業(yè)公司財務(wù)會計檔案管理制度
物業(yè)公司財務(wù)制度之會計檔案管理
第一條 會計檔案管理根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合具體實際,建立會計檔案管理制度。
第二條 財務(wù)管理部負(fù)責(zé)會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標(biāo)準(zhǔn)要求,年度終了后,在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號,抄寫案卷目錄一式三份,一份會計部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條 會計檔案由財務(wù)管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時,雙方在移交清單上簽字,明確責(zé)任。
第四條 會計人員和檔案管理人員調(diào)動工作,必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。
第五條 會計檔案應(yīng)做到科學(xué)管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。
第六條 非財務(wù)人員查閱檔案,須經(jīng)財務(wù)部及檔案管理人員同意;財務(wù)部人員查閱,須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應(yīng)憑該單位介紹信,經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。查閱檔案應(yīng)辦理必要的登記手續(xù)。會計檔案不得外借,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可提供復(fù)印件。
第七條 會計檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見,會同會計部門審查鑒定,編制會計檔案銷毀清冊,由公司總經(jīng)理簽署意見。同時將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條 銷毀檔案時應(yīng)由會計機構(gòu)、檔案機構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加,參加人員應(yīng)對批準(zhǔn)銷毀的會計檔案進行清點、核對,并在銷毀清冊上簽字,并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。
第8篇 物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度
物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度
1目的對設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進行控制,確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。
2適用范圍適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。
3職責(zé)
3.1工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對技術(shù)資料建檔并進行管理和控制。
3. .2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。
3. .3各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。
4操作步驟
4.1技術(shù)資料的收集
4.1.1新購設(shè)備技術(shù)資料的收集
4.1.1.1 新購設(shè)備進行開箱驗收時,工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。
4.1.1.2 設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。
如使用部門需要技術(shù)資料,工程技術(shù)部檔案員可對其進行復(fù)印,并將復(fù)印件提供給使用部門。
4.1.1.3 復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。
4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負(fù)責(zé)與開發(fā)商進行交接。
接管驗收完畢后,接管驗收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。
小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。
4.1.3其他技術(shù)資料的收集
4.1.3.1 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。
4.1.3.2 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。
4.2技術(shù)資料的存檔
4.2.1 技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。
4.2.2 工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對技術(shù)資料進行編號。
4.2.3 工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”,記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。
4.3技術(shù)資料的使用
4.3.1 技術(shù)資料如有分發(fā)需要,應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。
由文員進行復(fù)印,核對無誤后并進行分發(fā),同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。
4.3.2 公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料,必須出示部門負(fù)責(zé)人的批條,并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。
4.4技術(shù)資料的作廢
4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理以下情況技術(shù)資料要進行作廢處理:a)該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)重抵觸,或被其明令禁止;
b)已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;
c)因本身存在較大錯誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。
4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。
4.4.4 所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章,同時填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”,并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后定期統(tǒng)一銷毀。
4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,加蓋“保留”章后方可保留。
5記錄技術(shù)資料發(fā)放表。
第9篇 物業(yè)管理會計檔案管理制度
物業(yè)管理公司會計檔案管理制度
1.0目的
會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),財務(wù)部要切實加強對會計檔案的管理工作,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度,切實把會計檔案管好。
2.0適用范圍
2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。
2.3會計報表:月、季度會計報表,年度會計報表。2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟合同、會計移交清冊等等。
3.0工作職責(zé)
(略)
4.0程序要點
4.1公司每年形成的會計檔案,都應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務(wù)部保管一年,期滿之后,由財務(wù)部編造清冊歸檔入庫。
4.2已入庫的會計檔案,應(yīng)保持原卷冊的封裝,需拆封整理的,由會計檔案管理人員處理。
4.3會計檔案的保管,必須存放有序,查找方便,同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損,散失和泄密。
4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5公司保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要,積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案,須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意,要向保管人說明查閱范圍,并按規(guī)定進行登記,查閱后及時歸檔。
4.6外單位查閱會計檔案,需憑查閱單位介紹信,說明查閱范圍,查閱人還應(yīng)出示身份證件,經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能辦理登記查閱手續(xù)。
4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同,不得讓查閱人單獨在場。
4.8查閱時會計檔案需保持原樣,不得拆抽,涂改,如需復(fù)印的,須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意。4.9會計檔案保管期滿,需銷毀時,應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意,報主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始,應(yīng)單獨抽出,另行立卷,保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案,不得銷毀。
5.0記錄文件與控制表格
6.0支持文件
第10篇 商業(yè)大廈物業(yè)管理制度檔案建設(shè)
商業(yè)大廈物業(yè)管理制度與檔案建設(shè)
1 完備的管理工具
管理工具并非我們?nèi)粘Ｋ玫氖止すぞ吆推鞑?而是**在**開展物業(yè)管理服務(wù)工作所需的依據(jù)--各類支持性文件。
**物業(yè)管理支持性文件由《業(yè)主公約》、《物業(yè)管理委托合同》、《用戶手冊》和各類《管理規(guī)章制度》構(gòu)成。
1.1 《業(yè)主公約》是一份所有業(yè)主均需簽署的有法律依據(jù)的文件,訂明所有業(yè)主所應(yīng)負(fù)的責(zé)任及所享有的權(quán)利,并制定了各業(yè)主應(yīng)互相遵守的管理規(guī)章及條例。當(dāng)出現(xiàn)違反及影響他人的情況(如逾期不繳納管理費及違章改變物業(yè)用途等違反管理條例的事項),《業(yè)主公約》亦賦予物業(yè)管理者權(quán)力及方法去禁制此類現(xiàn)象。
1.2 《物業(yè)管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物業(yè)管理公司)簽署的具有法律效力的文件,訂明簽約各方所應(yīng)盡義務(wù)及享有的權(quán)利,簽約各方均需遵從,違者將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
1.3 《用戶手冊》是根據(jù)**實際情況編制的用戶指引性文件,主要具有說明書性質(zhì)。
1.4**的《管理規(guī)章制度》。
1.5**積累多年物業(yè)管理工作的豐富經(jīng)驗,建立有一整套富有操作性的規(guī)章制度系統(tǒng),使各管理項目有章可循,有法可依。1996年,**引入iso9000質(zhì)量體系,作為規(guī)章制度的重要組成部分,通過不斷地補充和完善,為物業(yè)管理水平的提高發(fā)揮了重要作用。
1.6**項目屬于現(xiàn)代化高檔物業(yè),要求具有完善可行的規(guī)章制度系統(tǒng),滿足其各項使用要求。**以完善的規(guī)章制度和iso9000體系為基礎(chǔ),結(jié)合《全國城市物業(yè)管理條例》和《全國城市物業(yè)管理示范大廈考評標(biāo)準(zhǔn)》的總體要求,提煉、形成**物業(yè)管理規(guī)章制度體系:(見下頁圖)
圖1 管理規(guī)章制度結(jié)構(gòu)圖
**管理規(guī)章制度目錄表1
序號制度類型制度目錄
1公眾制度精神文明公約
治安管理規(guī)定
電梯管理規(guī)定
消防管理規(guī)定
清潔衛(wèi)生公約
綠化管理規(guī)定
裝修管理規(guī)定
入伙管理制度
物業(yè)接管驗收管理制度
公用設(shè)施維護管理制度
臨明用電、用水管理規(guī)定
垃圾收集與處理管理制度
衛(wèi)生消殺管理制度
2崗位職責(zé) 主任崗位職責(zé)
副主任崗位職責(zé)
客戶服務(wù)中心職責(zé)
序號制度類型制度目錄
部長崗位職責(zé)
部長助理崗位職責(zé)
綜合部職責(zé)
部長崗位職責(zé)
人力資源主管崗位職責(zé)
后勤采購崗位職責(zé)
檔案文員崗位職責(zé)
會計崗位職責(zé)
出納崗位職責(zé)
倉管崗位職責(zé)
工程部職責(zé)
部長崗位職責(zé)
電氣工程師崗位職責(zé)
通迅工程師崗位職責(zé)
結(jié)構(gòu)工程師崗位職責(zé)
維護班崗位職責(zé)
維修工崗位職責(zé)
運行班崗位職責(zé)
管理部職責(zé)
部長崗位職責(zé)
物業(yè)助理崗位職責(zé)
安管班長崗位職責(zé)
大廈接待崗位職責(zé)
安管員崗們職責(zé)
消防監(jiān)控員崗位職責(zé)
巡邏崗崗位職責(zé)
門崗崗位職責(zé)
義務(wù)消防員崗位職責(zé)
停車場道口崗崗位職責(zé)
停車場收費員崗位職責(zé)
3員工考核員工量化考核辦法
員工量化考核標(biāo)準(zhǔn)
獎懲條例
序號制度類型制度目錄
員工守則
4行政管理員工行為規(guī)范
員工招聘及辭退(離職)規(guī)定
員工培訓(xùn)制度
員工勞動管理規(guī)定
員工食堂管理規(guī)定
員工宿舍管理規(guī)定
員工服裝管理規(guī)定
辦公物品管理規(guī)定
公文處理辦法
檔案管理、保密、借閱制度
物資采購管理規(guī)定
倉儲管理規(guī)定
合同簽訂管理規(guī)定
5財務(wù)管理財務(wù)管理制度
財務(wù)公開監(jiān)管制度
工資管理制度
收費管理辦法
有償服務(wù)收費制度
6客戶服務(wù)客戶服務(wù)中心工作流程
投訴處理和分析工作流程
意見調(diào)查和回訪工作流程
日檢工作流程
周檢工作流程
有償服務(wù)工作流程
業(yè)主請修工作流程
7工程管理機電設(shè)備管理工作制度
供電管理制度
配電房管理規(guī)定
供配電設(shè)備設(shè)施運行管理規(guī)程
供配電設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程
給排水管理制度
給排水設(shè)備設(shè)施運行管理規(guī)程
2 檔案資料的建立與管理
物業(yè)檔案資料的建立與管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分?？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理可以為專業(yè)的物業(yè)管理提供有力的支持。針對**實際情況,我們擬采取系統(tǒng)化、電腦化的管理手段,對**物業(yè)檔案進行全面的收集和管理。
2.1 檔案資料的建立及分類
2.1.1 檔案資料的建立
a. 采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進手段收集儲存資料。
b. 將收集的資料進行細(xì)分,分類標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照建設(shè)部《關(guān)于修訂全國物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)考評驗收工作的通知》發(fā)布后的新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,做到條理清晰,分類合理,便于查閱。
c. 按照資料載體的類型采用恰當(dāng)安全保存方式。
d. 所有資料檔案實行'雙檔'(電腦檔案、文本檔案)管理。
2.1.2 檔案資料的分類
檔案資料分類表
表2 類別 資料內(nèi)容
基礎(chǔ)資料工程建筑產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料、丈量報告
工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
c:工程合同、工程預(yù)決算
d:工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核算單
e:竣工圖:1.單位建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖2.附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
f:房屋土建及裝修、供配電、給排水、電梯、空調(diào)、弱電、消防及智能化竣工驗收證明書
g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
i:供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及智能化等設(shè)備的檢驗合格證書、供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及智能化等設(shè)備技術(shù)資料
j:砂漿、混凝土塊試壓報告
k:綠化工程竣工圖
l:其它技術(shù)資料
接管驗收資料a:接管驗收手續(xù)
b:接管驗收備確認(rèn)憑證
c:接管驗收物業(yè)本體確認(rèn)憑證
管理合同資料a:前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議
b:物業(yè)管理委托合同
物業(yè)管理委員會資料a:籌備成立文件
b:成立后運行文件
基金資料維修基金的建立、管理、使用、續(xù)籌的規(guī)定
管理目標(biāo)及方案a:爭創(chuàng)物業(yè)管理'示范小區(qū)'規(guī)劃
b:物業(yè)管理實施方案
類別資料內(nèi)容
公眾制度資料a:業(yè)主手冊
b:裝飾裝修管理規(guī)定
c:**業(yè)主公約
d:公眾制度
基礎(chǔ)管理 員工管理資料a:員工個人資料、聘用表
b:員工業(yè)績考核及獎罰記錄
c:員工培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)考核記錄
d:員工勞動合同
e:員工外出考評及參加演練記錄
f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄
計算機管理資料a:計算機管理軟件及使用說明
b:計算機網(wǎng)絡(luò)管理及記錄
行政文件資料a:管理處值班及督察記錄
b:政府部門及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件
c:**及業(yè)主單位相關(guān)文件
d:規(guī)章制度、通知、通報等文件
e:接待來訪參觀記錄表
業(yè)主、客戶資料a:業(yè)主、客戶管理資料、業(yè)主公約、裝修檔案、費手托收協(xié)議
b:業(yè)主、客戶檔案
c:業(yè)主、客戶維修檔案
客戶反饋資料a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表
b:客戶意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
c:客戶投訴及回訪處理記錄
維修資料a:維修申報表
b:維修服務(wù)派工單
c:維修回訪記錄表
房屋管理及維修養(yǎng)護標(biāo)識導(dǎo)示資料a:大廈棟號、樓層、房號平面示意圖
b:引路方向平面圖
類別資料內(nèi)容
大廈房屋安全管理類a:禁止違章搭建及裝修的規(guī)定及處理記錄
b:裝修驗收記錄
c:房屋安全檢查記錄
共用設(shè)備管理綜合類a:設(shè)備安全運行規(guī)程
b:各設(shè)備運行崗位責(zé)任制度
c:定期巡回檢查記錄
d:維護保養(yǎng)記錄
e:運行記錄
f:設(shè)備維修檔案
g:設(shè)備機房管理規(guī)定
h:相關(guān)崗位技術(shù)人員資質(zhì)證書
供電系統(tǒng)a:送電、停電通知及記錄
b:臨時用電管理措施
c:停電應(yīng)急處理措施
d:運行月報表
弱電系統(tǒng)a:智能化設(shè)施運行記錄
b:智能化設(shè)施定期保養(yǎng)記錄
消防系統(tǒng)a:消防24小時值班記錄
b:消防設(shè)施設(shè)備清單
c:消防設(shè)施設(shè)備使用方法
d:消防應(yīng)急方案、消防疏散示意圖
e:相關(guān)消防宣傳資料及法規(guī)
f:火災(zāi)隱患檢查記錄
電梯系統(tǒng)a:電梯準(zhǔn)用證
b:年檢合格證
c:電梯操作及保養(yǎng)人員資質(zhì)證書
d:電梯應(yīng)急處理措施及記錄
類別資料內(nèi)容
給排水系統(tǒng)a:大廈用水、供水管理制度
b:業(yè)主用水、節(jié)水計劃
c:給排水設(shè)施安全檢查記錄
d:水池清理記錄
e:二次供水衛(wèi)生許可證
f:水質(zhì)化驗單
g:操作人員衛(wèi)生健康許可證
h:限水、停水通知及相關(guān)記錄
i:供水設(shè)備周圍環(huán)境檢查記錄
j:應(yīng)急處理方案及相關(guān)記錄
k:運行月報表
空調(diào)采暖系統(tǒng)a:中央空調(diào)運行記錄
b:中央空調(diào)故障處理方案及記錄
c:中央空調(diào)保養(yǎng)記錄
d:采暖設(shè)備保養(yǎng)記錄
e:運行月報表
共用配套設(shè)施資料a:共用配套設(shè)施統(tǒng)計表
b:共用配套設(shè)施維修養(yǎng)護計劃及記錄
共用管線資料a:地下管網(wǎng)圖
b:違章架空管線處理記錄
照明設(shè)施a:道路、樓道、大堂公共照明統(tǒng)計表
b:安管人員訓(xùn)練計劃和考核記錄
安管及車輛管理 安管資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:安管人員訓(xùn)練計劃和考核記錄
c:社區(qū)安全防范措施
d:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶
e:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
車輛及停車場管理資料a:停車場出入登記記錄
b:交通疏導(dǎo)圖
c:停車場安全防范措施及設(shè)施記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料
類別資料內(nèi)容
車輛及停車場管理資料a:停車場出入登記記錄
b:交通疏導(dǎo)圖
c:停車場安全防范措施及設(shè)施記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料
環(huán)衛(wèi)設(shè)施資料a:環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具統(tǒng)計表
b:環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具更換記錄
清潔衛(wèi)生管理資料a:清潔衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)及記錄
b:國家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn):排煙、排污、噪音
c:處理污染事件記錄
d:消殺垃圾清運記錄
e:水池清洗記錄
f:外墻清洗記錄
綠化資料a:綠化規(guī)劃圖紙
b:綠化設(shè)施統(tǒng)計表
c:綠化保養(yǎng)計劃及記錄
d:綠化檢查標(biāo)準(zhǔn)及記錄
社區(qū)文化資料a:活動計劃實施方案、總結(jié)記錄
b:社區(qū)文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導(dǎo)
d:文化活動場所等設(shè)施使用情況
經(jīng)濟效益a:物業(yè)管理費用收繳統(tǒng)計表
b:有償經(jīng)營服務(wù)統(tǒng)計表
c:物業(yè)管理整體項目經(jīng)營統(tǒng)計表
社會效益a:本物業(yè)管理項目所獲取榮譽稱號
b:輿論相關(guān)報導(dǎo)
3 物業(yè)檔案資料的管理
3.1 檔案資料管理運作流程
重要資料接收必須指定負(fù)責(zé)人驗收,完善交接手續(xù)后立卷歸檔。日常管理文件(如管理公司通知、通報等)按照**制定的文件管理程序發(fā)放及接收手續(xù)、并立卷歸檔。
圖2 檔案資料建立及管理運作流程示意圖
3.2 檔案資料管理要求
a. 綜合部設(shè)檔案管理員。
b. 檔案資料由綜合部統(tǒng)一管理。
c. 明確收集、整理、分類、編號、登記、錄入電腦、入柜、借用、檢查、銷毀等各項管理流程。
d. 采用多種形式的文檔儲存方式(如電腦磁盤、錄相帶、錄音帶、照片、圖表等),并采取相應(yīng)的儲存、保管方法。
e. 對原始文件、合同等重要資料必須嚴(yán)格管理,借閱、復(fù)印等必須經(jīng)審批方可。
f. 綜合部主任負(fù)責(zé)審批檔案保存數(shù)量、保存期限以及是否有效和作廢。
g. 注重檔案管理信息開發(fā),根據(jù)工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料。
h. 綜合部每季度對檔案資料管理情況進行檢查。
第11篇 物業(yè)客戶檔案管理制度
物業(yè)客戶檔案管理制度
(三)物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確,認(rèn)真登記并制作各種表格。
2]協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;3.]做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4]接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5]聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù);
客戶檔案管理客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔、保管及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:1]收集客戶資料2]客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金3]戶裝修工程文件4]客戶遷入時填具之資料5]戶資料補充:§客戶聯(lián)絡(luò)資料§客戶緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料§客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料6]客戶與管理中心往來文件7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄8]客戶申請維修記錄9]客戶投訴記錄10]客戶單位有關(guān)的工程檔案(二次裝修工程有關(guān)資料)11]將客戶資料分戶進行保管,并由專人負(fù)責(zé)。
如遇特殊情況需翻閱客戶資料,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。
12]物業(yè)員工應(yīng)嚴(yán)守保密制度,不準(zhǔn)將客戶資料與信息泄露他人。
第12篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度七
物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領(lǐng)導(dǎo),部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。
3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):
①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;
②對各部門的檔案管理工作進行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強檔案管理意識;
③組織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;
④負(fù)責(zé)公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點,設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點,其基本職責(zé):
①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項實施細(xì)則;
②負(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項工作提供服務(wù);
③在項目結(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。
2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結(jié)束或特定時期向總辦移交;
3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對接受的檔案應(yīng)及時進行分類、編號并進行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏亍穸?并應(yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對檔案進行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補救措施,以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;
6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時間;
8、部門撤消或變動,以及項目結(jié)束時,應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員,必須愛護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時追查責(zé)任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實施細(xì)則,報總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補救措施。
八、項目圖紙移交規(guī)定
1、針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項目,在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負(fù)責(zé)保管。
2、工程竣工驗收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。
3、服務(wù)中心成立后,項目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項目資料:
相關(guān)部門分類整理
列出清單
部門經(jīng)理審查簽字
項目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:
相關(guān)部門辦理
證件、證書領(lǐng)取
及時存入公司檔案室
檔案管理員分類登記
建立電子檔案
3、檔案借閱
填借閱申請單
總辦審批
登記借閱
按時歸檔:
