第1篇 公司檔案保密制度
第一條 各級保密人員要相互協(xié)調(diào)配合，應(yīng)主動為公司和公司各業(yè)務(wù)部門服務(wù)，公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自覺接受保密部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第二條 在對外交往與合作中，對方以正當(dāng)理由和途徑要求提供屬于公司機(jī)密事項時，將由公司保密委員會立會研究決定后，方可提供。保密委員會嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密規(guī)定，該提供的提供，不該提供的堅決不提供。
第三條 對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各單位進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放。
第四條 保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復(fù)印。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。
第五條 絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。
第六條 保密文件在發(fā)送裝封時應(yīng)按批準(zhǔn)份數(shù)認(rèn)真清點(diǎn)、裝封，切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標(biāo)明文件的密級。封口時，不應(yīng)用釘書釘封口的方式，應(yīng)采用密封的方式。
第七條 涉及國家機(jī)密和公司商業(yè)秘密的文件，原則上不用傳真方式發(fā)送，確因緊急情況需要時，要用密碼傳真?zhèn)魉?，不允許用普通傳真機(jī)和電子郵件傳送；絕密級公文不得利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸；不得以明碼電報拍發(fā)秘密文件，也不得明電密電混用。
第八條 保密文件接收時應(yīng)由公司保密人員拆封，其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號，要與一般文件分開進(jìn)行。
第九條 傳閱保密文件時，必須由指定的人員統(tǒng)一掌握。不經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應(yīng)在辦公室閱讀秘密文件，公司領(lǐng)導(dǎo)確需在家中閱讀秘密文件時，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，做好保密工作。傳閱或借閱文件，要嚴(yán)格堅持登記制度。
第十條 保密文件必須存放在有保密設(shè)施的辦公室及設(shè)備中保管，并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。
第十一條 建立公司保密文件清退制度，每逢重大節(jié)假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現(xiàn)遺失，要及時追查處理。
第十二條 如保密人員因工作調(diào)動或其它原因而長期離開崗位前，必須把自己經(jīng)營的秘密文件全部移交清楚。移交時，要造冊、清點(diǎn)、核對，并且要履行簽收手續(xù)。
第十三條 保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全，對有查考價值的要整理立卷，其他文件可按有關(guān)規(guī)定處理。調(diào)閱公司的保密檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十四條 保密文件銷毀前，必須逐一登記，并在報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷盡。絕密文件應(yīng)指定專人在公司內(nèi)銷毀。
第十五條 以上保密文件擬制、處理、管理的各個環(huán)節(jié)，要建立嚴(yán)格的登記制度，在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C(jī)密事項，不讓無關(guān)人員隨意瀏覽，不得在無保密措施的無線電話中談?wù)摍C(jī)密事項等等。
第十六條 公司印制各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發(fā)表的稿件、信息，承辦人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，不得涉及和泄露國家及公司秘密。
第十七條 公司工作人員在外出訪問、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習(xí)交流展覽演示等公務(wù)活動中，不準(zhǔn)隨身攜帶密級文件、資料，要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，在預(yù)案中應(yīng)采取措施，防止泄露事件發(fā)生。
第2篇 某某地產(chǎn)公司檔案管理制度
3、檔案管理
3.1目的
明確公司檔案管理原則,建立完善準(zhǔn)確的檔案系列,積累和儲存寶貴的工作資料,為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策提供必要的資料服務(wù)。
3.2定義
檔案是指公司在經(jīng)營活動中形成的,具有查考利用價值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料,如文件、資料、書信、會議記錄、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件資料。
3.3原則
企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源,對企業(yè)的有效運(yùn)作與決策,對維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益,保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,具有法律憑證作用。根據(jù)本公司實際情況,公司的企業(yè)檔案,按照集中管理的原則,由公司行政人事部管理,各部門、地盤要認(rèn)真做好檔案的整理與歸檔上交工作,由保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。
a、地盤保管一般短期資料,對重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需長期保管的資料數(shù)據(jù),地盤應(yīng)復(fù)制留底后,將原件隨時送交公司有關(guān)部門。::地盤結(jié)束后,須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記,附上清單,一并上交公司的行政人事部。
b、重要檔案需在產(chǎn)生同時將正本報公司行政人事部集中管理。
c、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。
d、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷目錄。
3.4檔案分類
通常是,工程、地產(chǎn)、物資方面的檔案資料,以項目為主進(jìn)行分類;文書、財務(wù)方面的檔案資料以年度為主進(jìn)行分類。
根據(jù)公司目前和以后發(fā)展的業(yè)務(wù)情況,現(xiàn)將檔案資料分為五大類。
a、文書類
b、財務(wù)類
c、工程施工類
d、物資類
e、地產(chǎn)類
3.5各檔案分類如下
a、文書類
⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請示、批復(fù)。
⑵公司組織簡單、機(jī)構(gòu)設(shè)置、啟用印章之印模。
⑶營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法代表證件。
⑷有關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件。
⑸工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、重要文件。
⑹公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示,以及公司的請示報告與批復(fù)等。
⑺對外宣傳的公司簡介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。
b、財務(wù)類
⑴本公司財務(wù)制度。
⑵各種會計憑證(單證、記帳、匯總等)。
⑶會計帳簿(明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、輔助帳)。
⑷會計報表(帳務(wù)指標(biāo)快報、年度決算報表)。
⑸各類清冊(會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等)。
c、工程施工類
⑴開工申請。
⑵工程保險文件。
⑶施工記錄、測試記錄、往返信件和指示(分開存檔)。
⑷施工進(jìn)度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報告。
⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。
⑹結(jié)算文件資料。
⑺竣工工程總結(jié)報告。
⑻完工保養(yǎng)紙。
d、物資類
⑴機(jī)械設(shè)備及材料采購供應(yīng)計劃及審批件。
⑵物資訂購的報價單、比價單與合同文件。
⑶各種機(jī)械設(shè)備清單、保險文件及汽車牌簿等。
⑷固定資產(chǎn)清單。
⑸固定資產(chǎn)調(diào)拔、報廢及出售審批表。
⑹材料調(diào)拔單。
⑺物資買賣合同文本。
⑻銷售收、付發(fā)票及憑證。
⑼海關(guān)進(jìn)出口報送單證。
⑽重大買賣合約審批表。
e、地產(chǎn)類
⑴征地或購地的有關(guān)文件、資料或其他合作形式的資料。
⑵建造房屋的全部文件、資料。
⑶賣房契約、價目、入伙等文件。
⑷與設(shè)計單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關(guān)房地產(chǎn)的業(yè)務(wù)文件、資料等。
⑸市場調(diào)研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等有關(guān)文件。
3.6檔案立卷歸檔要求
a、檔案歸檔立卷根據(jù)檔案材料形式的規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系,便于保管利用。
b、歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔檔案材料要按年順序編制,不同年度的檔案一般不得放在一起,跨年度的請示與批復(fù),放在批復(fù)之年度內(nèi);沒有批復(fù)文放在請示年度內(nèi);跨年度的總結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。
c、歸檔的檔案材料中,應(yīng)將每份檔案的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種方字形成的同一文件應(yīng)合在一起,不得分開。
d、立卷歸檔必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄,并進(jìn)行代碼編號,字跡要工整、清晰。
e、工程項目在進(jìn)行過程中要隨時注意收集、積累有關(guān)資料。
3.7有關(guān)注意事項
a、各部門、地盤均須指定專人進(jìn)行文件資料管理。管理人員應(yīng)按照本管理制度的要求,并結(jié)合實際情
況和以往的經(jīng)驗,將資料按各有關(guān)規(guī)定搜索、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級主管必須重視并經(jīng)常過問,檢查此項工作。
b、各級管理人員必須健全和完善檔案資料的存入、借出和移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱,必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn);未經(jīng)許可,不得復(fù)印或外借。
c、需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按本管理制度之3.3所述要求逐級移交,存入銀行、律師行的契約及經(jīng)商定存入保險柜的文件除外。但這部分檔案要按期及時向公司行政人事部提交清單、復(fù)印件或合同協(xié)議之復(fù)印件。
d、公司內(nèi)部制作的,需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料,由制作單位或發(fā)出部門仍按上述原則3.3要求,每年整理后列出清單,按規(guī)定時限一并移交公司行政人事部。
e、凡需銷毀的檔案資料,::必須先造冊列出清單,并經(jīng)相應(yīng)級別的主管簽字批準(zhǔn)后,才可銷毀,銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀,原則上定為五年一次。地盤則為該工程結(jié)束時,清理上交后,將無用資料加以銷毀。
3.8公司檔案室檔案
a、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負(fù)責(zé)。
b、檔案在用完之后按需要存于公司檔案室,一定時間或永久保存。
入庫檔案由行政人事部負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),并指派專人控制、整理及最后銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。
c、檔案的儲存及儲存時間等,要視乎檔案情況及其他原因而定,并由部門負(fù)責(zé)人最后決定。
d、檔案要保存在公司統(tǒng)一制作的封套內(nèi),每年封套均需有參考編號,以便找尋。封套外要標(biāo)記存?zhèn)}索引及文件銷毀日期。
第3篇 x地產(chǎn)公司會計檔案管理制度
地產(chǎn)公司會計檔案管理制度
為了加強(qiáng)會計檔案管理,特制定本公司管理辦法。
第一條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
一.會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
二.會計賬簿類:總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。
三.財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括財務(wù)報表、附表、附表及文字說明,審計報告,其他財務(wù)報告。
四.其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
第二條 會計檔案的保存
一.會計憑證按憑證類型、月份及編號順序每月裝訂成冊,標(biāo)明月份、季度、年起止、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬主管),專人歸檔保存,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
二.會計報表應(yīng)分月、季、年度,按時歸檔,指定專人保管,并分類填制目錄。
三.會計檔案在財務(wù)部存放期為二年,二年后由資料員整理歸檔交公司檔案室保存。
第三條 會計檔案保管期限
一.會計憑證類:
1.原始憑證15年
2.記賬憑證15年
3.匯總憑證15年
二.會計賬簿類:
1.總賬15年
2.明細(xì)賬15年
3.日記賬15年(其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年)
4.固定資產(chǎn)卡片報廢清理后5年
5.輔助賬簿15年
三.財務(wù)報告類:
1.月、季度財務(wù)報告3年
2.年度財務(wù)報告永久
3.審計報告永久
四.其他類:
1、會計移交清冊15年
2、會計檔案保管清冊永久
3、會計檔案銷毀清冊永久
4、銀行余額調(diào)節(jié)表5年
5、銀行對賬單5年
第四條 會計檔案的借用
一.財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時,必須按制度順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關(guān)借用手續(xù);
二.外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應(yīng)持有單位證明,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人同意后,方能由檔案人員接待查閱;
三.會計擋案一般禁止攜帶外出,如有特殊情況,需帶出或復(fù)制時,須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并限時歸還。
第五條 由于會計人員或會計機(jī)構(gòu)改變等原因而使會計檔案需要轉(zhuǎn)交時,須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第4篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項工作的順利開展服務(wù),特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料,包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管,設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理,各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財務(wù)類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、利用。
2.各管理處以管理項目為單位,按檔案分類要求,在第一時間將文件、證照原件整理后,負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后,及時交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號
如:2004/市場/001
2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號
如:2004/百事可樂/項目/001
3)財務(wù)類檔案:會計年度設(shè)置
4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有說明文字材料,包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案,若跨部門借閱,須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時,由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標(biāo)識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷,防止泄密。
4.節(jié)假日期間,檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。
第5篇 企業(yè)公司檔案管理制度
企業(yè)(公司)檔案管理制度5
一、總則
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
第6篇 某物業(yè)管理公司人事管理制度檔案制度
物業(yè)管理公司人事管理制度--檔案制度
一、人事檔案是全面、準(zhǔn)確地反映人力資源狀況的歷史記錄,人力資源部統(tǒng)一負(fù)責(zé)全公司人事檔案的建立、利用、保存等管理工作。
二、 人事檔案實行以人立卷,所有員工從進(jìn)入本公司之日起,即為其建立員工檔案。
三、 員工檔案一般包括兩個部分,一是員工進(jìn)入本公司前已經(jīng)形成的檔案材料,二是員工在進(jìn)入本公司后逐漸形成的檔案材料。后者為管理的重點(diǎn)。
四、 員工進(jìn)入本公司后逐漸形成的檔案材料主要包括:應(yīng)聘人員登記表、體檢表、身份證、學(xué)歷證明、特種作業(yè)操作證等證書的復(fù)印件(驗原件);勞動合同,續(xù)約合同,錄用、轉(zhuǎn)正、晉級、任免職務(wù)的命令或通知,工傷和大病鑒定及處理手續(xù),年度考核材料,獎勵、處分審批表,入黨入團(tuán)志愿書及材料等。
五、 應(yīng)當(dāng)歸入員工檔案的材料,在其形成一個月內(nèi)要進(jìn)入本人的檔案案卷。
六、 員工檔案的案卷要裝訂成冊,案卷封面后首頁為卷內(nèi)目錄,卷內(nèi)目錄記載、介紹卷內(nèi)檔案材料的主要內(nèi)容、形成時間、排列順序等。
七、 員工檔案的存放地點(diǎn)和存放器具應(yīng)當(dāng)滿足防潮、防霉、防蛀、防失密等檔案安全要求。
八、 除公司人力資源部工作人員外,借閱員工檔案要經(jīng)過人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)。
九、 檔案關(guān)系在本公司集體戶頭的員工離開本公司,員工本人必須將檔案關(guān)系轉(zhuǎn)出方可辦理離職結(jié)算。
十、 失去保存價值的員工檔案,經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)予以銷毀,銷毀時做好記錄。
第7篇 物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度-9
物業(yè)公司培訓(xùn)檔案管理制度(九)
1.目的
為有效地利用和保護(hù)培訓(xùn)文檔資料,加強(qiáng)培訓(xùn)文檔管理工作,使培訓(xùn)文檔管理工作規(guī)范化,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
公司行政人事部及各項目部相關(guān)部室對培訓(xùn)文件檔案的管理。
3.職責(zé)
3.1行政人事部培訓(xùn)經(jīng)理負(fù)責(zé)總部培訓(xùn)文檔的保管工作。
3.2項目部行政管理部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本項目部培訓(xùn)檔案的保管工作。
3.3其他同公司《文件檔案管理規(guī)定》。
4.術(shù)語
無
5.程序
5.1培訓(xùn)檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓(xùn)檔案存檔目錄
5.1.1.1日常培訓(xùn)檔案
5.1.1.1.1日常培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《簽到表》、《培訓(xùn)工作記錄表》、培訓(xùn)講義、《培訓(xùn)考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓(xùn)講義應(yīng)是授課教師的授課內(nèi)容。
5.1.1.1.3根據(jù)《培訓(xùn)考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應(yīng)用《培訓(xùn)考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓(xùn)要求中注明'了解'的培訓(xùn)課程,不需要進(jìn)行考核,則應(yīng)在培訓(xùn)記錄表中進(jìn)行記錄,不要求進(jìn)行考核成績記錄。
5.1.1.2'7+1'培訓(xùn)檔案
5.1.1.2.1'7+1'培訓(xùn)檔案應(yīng)包括《'7+1'培訓(xùn)計劃》、《'7+1'培訓(xùn)記錄表》及培訓(xùn)講義。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培訓(xùn)檔案
5.1.1.3.1外派培訓(xùn)檔案目錄同日常培訓(xùn)檔案存檔目錄。
5.1.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》進(jìn)行《外派培訓(xùn)合同》的存檔。
5.1.2培訓(xùn)教材檔案存檔目錄
培訓(xùn)教材檔案的存檔應(yīng)包括《培訓(xùn)教材工作單》及培訓(xùn)教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓(xùn)教材管理制度》。
5.1.3培訓(xùn)往來文件存檔目錄
5.1.3.1有關(guān)于培訓(xùn)方面通知、請示、報告、總結(jié)等根據(jù)《文件檔案管理規(guī)定》要求進(jìn)行存檔。
5.1.3.2根據(jù)《培訓(xùn)管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓(xùn)計劃及培訓(xùn)實施表應(yīng)按時存檔。
5.1.3.3有關(guān)于培訓(xùn)評估的檔案根據(jù)《培訓(xùn)評估管理制度》要求進(jìn)行存檔。
5.2培訓(xùn)檔案存檔要求
5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標(biāo)準(zhǔn)文本。
5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯(lián)系。
5.3.5對于可進(jìn)行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6各種文件資料收集、分類后,需在一個月內(nèi)歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1借閱:
同《文件檔案管理規(guī)定》
5.5保存期限及銷毀
同《文件檔案管理規(guī)定》
6.監(jiān)督執(zhí)行
行政總監(jiān)。
7.相關(guān)/支持性文件
《文件檔案管理規(guī)定》
《培訓(xùn)管理制度》
《培訓(xùn)評估管理制度》
《培訓(xùn)教材管理制度》
《培訓(xùn)風(fēng)險防范管理規(guī)定》
《培訓(xùn)考核管理制度》
8.質(zhì)量記錄及表格
《檔案/圖書/資料借閱單》
《文件資料銷毀登記表》
《簽到表》
《培訓(xùn)工作記錄表》
《培訓(xùn)考核成績單》
《'7+1'培訓(xùn)計劃》
《'7+1'培訓(xùn)記錄表》
《外派培訓(xùn)合同》
《培訓(xùn)教材工作單》
第8篇 某公司檔案管理制度
a公司檔案管理制度
為建立健全企業(yè)檔案,加強(qiáng)對企業(yè)檔案的科學(xué)管理,有效地保護(hù)和利用檔案,現(xiàn)結(jié)合本企業(yè)實際情況,特制定本制度。
一、適用范圍
公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。本制度適用于西安市xx公司及所屬分公司。
二、管理職責(zé)
xx公司設(shè)立檔案室,由辦公室指派專人管理。各部門指定專人負(fù)責(zé)各類檔案材料的收集、歸類、整理、編目、裝訂等工作。原則上各部門當(dāng)年的文件整理、裝訂后在次年的7月前交檔案室存檔。如有特殊情況須延時歸檔的,應(yīng)做必要說明。
三、檔案分類
公司檔案可根據(jù)部門、內(nèi)容、業(yè)務(wù)項目等因素進(jìn)行一級分類分類,再根據(jù)實際情況分為若干小類。
1、行政文書檔案:包括企業(yè)內(nèi)外往來的傳真、郵件、函、申請、請示、通知、報告、批復(fù)、通報、工作計劃、工作總結(jié)、獎勵和處分、會議記錄、演講稿、主持詞以及法規(guī)性文件等。
2、人力資源檔案:包括職工花名冊、人事檔案(含員工求職資料、員工《入職履歷表》、《勞動合同》、員工照片、身份證、學(xué)歷證、學(xué)位證、外語等級證、職稱證等相關(guān)證件的復(fù)印件、員工轉(zhuǎn)正資料)、人事任免、異動資料、工作交接資料、各類績效考核資料和獎懲資料以及其它反映員工信息的資料。
3、業(yè)務(wù)檔案:包括各單位、部門與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報告、貿(mào)易單據(jù)、客戶信息檔案(含年檢后的工商營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、法人代表或其授權(quán)人身份證復(fù)印件、法人代表身份證明或其授權(quán)委托書原件)、《合同審批單》、合同文本、合同執(zhí)行記錄、合同結(jié)算記錄等。
4、聲像檔案:包括照片、錄音、錄像資料等。
四、歸檔要求
1、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
3、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
4、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案調(diào)閱管理
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中借閱重要文件要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
六、檔案清潔
檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常擦拭檔案架,保持檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。定期對檔案材料的數(shù)量、保管情況等進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。對借閱期滿的檔案要及時收回,如有遺失應(yīng)立刻向主管部門反映。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
第9篇 公司行政管理制度-檔案管理制度
公司行政管理制度:檔案管理制度
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄,是實現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。
第一節(jié)檔案范圍
公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。
其中,文件包括:規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會議紀(jì)要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié)檔案分類及編號
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:
1、行政類
2、財務(wù)類
3、人事類
4、業(yè)務(wù)類
5、工程類
6、拓展類
二、機(jī)要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。
三、檔案編號以'一案一號'為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。
四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié)機(jī)要檔案
一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為'絕密'、'機(jī)密'、'秘密'三級。其中:
二、劃分標(biāo)準(zhǔn):
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。
機(jī)密檔案包括:
1、財務(wù)資料;
2、公司重要會議紀(jì)要;
3、公司經(jīng)營情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬-100萬元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項目資料;
2、項目合同協(xié)議。
第四節(jié)檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
第五節(jié)保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計劃;8、公司年度經(jīng)營總結(jié);9、年度財務(wù)報表;10、技術(shù)資料;11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。
二、十五年保存:1、會計憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
四、一年保存:1、部門工作計劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請求報告;3、完結(jié)后無長期保存必要文書。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第六節(jié)保管部門
一、財務(wù)專項機(jī)要檔案由財務(wù)會計部負(fù)責(zé)保管。
二、人事專項機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。
三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié)檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。
七、《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié)檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時,須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3),并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長,應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié)檔案銷毀
一、超過保存期,且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4),經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。
三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經(jīng)辦一份。
第十節(jié)其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場所。
四、本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。
六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
第10篇 a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
1文檔管理人員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報告、通報、會議紀(jì)要)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、個人簡歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
4職員、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標(biāo)明。
6要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
第11篇 公司檔案管理制度-5
公司檔案管理制度5
第一章管理部門
第一條管理部門。
(1)文書結(jié)案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經(jīng)辦部門視實際需要留存復(fù)印件。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復(fù)印件歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回復(fù)印件。
(2)各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報送總管理處總經(jīng)理室。
第二章整理與分類
第二條文件點(diǎn)收。
文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點(diǎn)收。
(1)檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應(yīng)即追查、歸入。
(2)文件應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。
(3)文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回,由經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。
(4)與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
(5)有價證券或其他貴重物品,應(yīng)退回經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。
第三條文件整理。
點(diǎn)收文件后,應(yīng)依下列方式整理。
(1)中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
(2)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
(3)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。
第四條檔案分類。
(1)檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。檔案先以部門別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
(2)檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不夠用時,可在第三級之后另增第四級細(xì)類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級。
(3)同一小類(或細(xì)類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不夠用時,可分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)卷次編號,以便查考。
(4)每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)目次表,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個目次編號為原則。
(5)檔號的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門代號,b1b2為大類號,c1c2為小類號,d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。
第五條檔案名稱及編號。
(1)檔案各級分類應(yīng)命名,其名稱應(yīng)簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。
(2)各級分類、卷次及目次的編號,均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。
(3)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
(4)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增加時,隨時增補(bǔ)。
(5)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先研究,并編制新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
第六條檔號編列。
(1)案件如系新案,應(yīng)就檔案分類編號表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。
(2)案件如可歸屬前案,應(yīng)查明前案的檔號,予以同號編列。
(3)檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別,編列檔號。
(4)檔號應(yīng)自左而右編列,右方裝訂的案件,應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。
第三章歸檔與檔案清理
第七條保存期限。
(1)歸檔文件,應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi),并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。
(2)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。
第八條保存期限。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。
(1)永久保存。
①公司章程。
②股東名簿。
③組織規(guī)程及辦事細(xì)則。
④董事會及股東會紀(jì)錄。
⑤財務(wù)報表。
⑥政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件。
⑦不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。
⑧工程設(shè)計圖。
⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(2)10年保存。
①預(yù)算、決算書類。
②會計憑證。
③事業(yè)計劃資料。
④其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
(3)5年保存。
①期滿或解除之合約。
②其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(4)1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
(5)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第九條檔卷清理。
(1)管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架,維護(hù)檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應(yīng)造冊報總經(jīng)理核準(zhǔn),必要時向主管政府部門報備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷毀日期。
(2)保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。
第四章調(diào)卷
第十條檔案借閱程序。
(1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)調(diào)閱檔案時,應(yīng)填寫“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后,向管檔人員調(diào)閱。
(2)管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。
(3)在檔案室當(dāng)場借閱者,可免填“調(diào)卷單”。
(4)檔案歸還時,經(jīng)管檔人員核查無誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后,檔案即可歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第十一條調(diào)卷管理。
(1)“調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時,應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。
(2)調(diào)卷人員對于所
調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開時,亦須說明原因,請管檔人員負(fù)責(zé)處理。
(3)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時,應(yīng)變更調(diào)卷登記,不得私自借出。
第12篇 水務(wù)集團(tuán)公司檔案管理制度
河套水務(wù)集團(tuán)公司檔案管理制度(暫行)機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。為了對集團(tuán)公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的珍貴資料進(jìn)行科學(xué)保存和管理，以便于在工作過程中總結(jié)工作經(jīng)驗，指導(dǎo)工作開展，提供可靠依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的指導(dǎo)作用和記查作用，根據(jù)目前集團(tuán)公司的辦公條件，特制定本制度以規(guī)范集團(tuán)公司檔案管理工作。
一、公司檔案管理的基本原則
集中管理與分散管理相結(jié)合，即公司文書檔案由行政部集中統(tǒng)一管理，其他部門業(yè)務(wù)檔案(已交行政部的除外)分別由部門自行管理，以便于及時利用，維護(hù)檔案的完整、原始與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。
二、公司檔案的歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、會談紀(jì)要、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目申報資料、工程技術(shù)資料等具有參考價值的文件資料。
三、公司檔案管理責(zé)任
集團(tuán)公司部門的檔案管理員暫由各部門工作人員兼職，所屬單位設(shè)專(兼)職管理員,要明確具體責(zé)任人。管理員職責(zé)：
1、要維護(hù)好公司及各部門的原始工作資料及單據(jù)齊全完整;
2、要負(fù)責(zé)及時整理好部門工作資料，按月、按年并分類匯編成冊，要有明確對應(yīng)的目錄，以便于工作需要時索引查找;
3、檔案管理員要有良好的保密習(xí)慣，借閱資料要有翔實記錄手冊并負(fù)責(zé)收回;
4、要樹立高度的法制意識和觀念。
四、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行“平時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作中形成的檔案資料及時收集、歸檔，每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。歸檔資料應(yīng)為電子版和打印件各一份。
3、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由各部門檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。整理好的檔案要明確保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。
4、各部門以公司名義收、發(fā)文必須交行政部檔案管理員留存一份，以部門名義收、發(fā)文件資料，則自行留存。
五、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理助理借閱公司檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司以外人員需借閱檔案時，由部門負(fù)責(zé)人辦理檔案借閱申請，并送分管副總經(jīng)理核批。
3、檔案借閱者必須做到：
①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
六、檔案管理工作檢查與考核
集團(tuán)公司在半年和年底對各部門和所屬單位檔案工作進(jìn)行考核，具體要求如下：
1、沒有設(shè)置檔案管理人員崗位，扣1分;
2、沒有按月、按年并分類整理成冊的檔案資料，扣0.5分;
3、重要工作沒有檔案記錄和原始資料，一項扣0.5分;
4、發(fā)生因檔案泄密造成的公司損失，視情況扣分;
5、沒有電子版本或紙質(zhì)版本污損嚴(yán)重，扣0.5分
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、檔案保存到期時，由檔案管理員提出檔案資料銷毀申請，交部門負(fù)責(zé)人審核經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的檔案資料銷毀申請和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
公司檔案管理制度
公司檔案管理制度是一篇規(guī)則方案的范本，由課件之家為您精心整理，如果您覺得公司檔案管理制度不錯的話，請把公司檔案管理制度加到您的收藏夾里面或告訴你的朋友。
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的
七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。
各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
檔案借閱者必須做到：
①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
