第1篇 大酒店采購管理制度
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內部工作協(xié)調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、 采購管理部門
二、 采購部工作基本要求
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字 執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)4.賒購(月結)物品采購審批程序
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯(lián)合組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內,供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、 采購監(jiān)督
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、 供應商管理
3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.
第2篇 酒店物品采購管理制度11
酒店物品采購管理制度(十一)
為了加強物品采購的管理,防止庫存積壓、造成滯銷、超期變質等損失,結合酒店的實際情況,特制定本制度。
1、采購人員須認真學習《合同法》及有關法律和酒店規(guī)定,不得因合同條款訂立不當而給酒店帶來損失。合同在簽訂前須由經辦人填寫合同簽訂申請書,報酒店總經理批準,方可簽署。
2、采銷合同由專人統(tǒng)一編寫、登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務部做付款憑證,另一份交由相關部門合同管理人員留檔備查。
3、物品的采購:
3.1物品的采購,按每月使用計劃及合理庫存的需要,經營業(yè)部門經理審核后報總經理批準,不得因提前或拖延采購而影響營業(yè),也應避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
3.2采購人員采購物品時,應根據(jù)請購單的數(shù)量、規(guī)格、質量要求、用途,審核同意后報總經理審批,方可采購。管理用物品的采購,如固定資產、儀器、工具、辦公用品等,各部門應填寫請購單,經所購物品的部門經理審核后,報總經理批準后統(tǒng)一購買。
3.3辦理購物付款時,應附付款申請單、購銷合同、請購單,已經總經理審批的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,報財務部審核后,方可付款。
3.4財務部門在辦理付款時應核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務有權拒付,并要求補齊相關手續(xù)。
3.5采購人員報銷時,應辦理入庫單,入庫單內容必須填寫清楚齊全,如需要質檢的物品,應附質檢部門的審簽手續(xù)。根據(jù)財務要求,發(fā)票應在開出一個月內報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經辦人承擔,該部門經理負同等責任。
3.6采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變質、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負直接責任。
4、成本部每月2日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點情況匯總表報財務部,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺、毀損等列示清楚,及時處理,減少不必要的損失。如是人為因素給酒店造成損失,當事人要承擔責任。
5、采購人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴厲追究當事人經濟或刑事責任。
6、本制度由財務部制定并負責解釋。
第3篇 酒店物資采購工作管理制度
物資采購是酒店經營管理中的重要環(huán)節(jié),加強采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉、提高經濟效益的重要手段。
采購員是酒店采購工作的專業(yè)人員,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門應予以支持、配合、監(jiān)督。
l、采購的計劃管理
加強計劃管理,嚴格審批手續(xù),是采購管理的關鍵。
(1)房務部、餐飲部、工程部等各部門應編制“物資需求計劃”,并于每月末報下月份“物資需求計劃”交財務成本控制審核,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后轉采購員;
(2)倉庫補充請購,由倉庫保管根據(jù)業(yè)務需要提出申請,填寫物品申購單,交財務成本控制審核,送財務經理審批,報總經理批準后,轉采購部;
(3)其他零星物品的申購,由使用部門提出申請,經理根據(jù)庫存情況審核簽字,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(4)食品原材料批量采購采取定期補給的辦法,由餐飲部報申購計劃,交財務成本控制審核,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(5)餐飲部每天需購入的鮮活原料,由廚師長、餐飲總監(jiān)簽字后,于下午5:00前將采購單報采購員。
2、采購物資的擇商和價格管理
采購物品堅持貨比三家,嚴格價格控制。
(1)所有申購計劃或申購單送到采購員后,由其具體負責對申購計劃、申購單上的采購物資進行擇商、確認和報價;
(2)采購人員收到自己分管的申購單后要認真歸納、分類整理。對其中有疑問的內容要與部門經理、總監(jiān)和申購部門及時溝通,在確認無誤后,按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應廠、商,進行業(yè)務治談,經過對比篩選,擇優(yōu)確定報價填入申購單,并填好總金額、供應廠商名稱后,送財務經理、主管副總審批,報總經理批準后,轉采購員;
(3)供應廠商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,并在報價中注明;
(4)所有采購物資的擇商報價,必須由采購部在充分準備掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定,使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑,并對所掌握的供應廠商及購物意向要主動通報采購部,由其選定質優(yōu)價廉服務好的供應廠商;
(5)鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大,市場詢價小組(財務人員)每周需作市場詢價,根據(jù)市場價格和采購價格對比并作出分析,上報主管副總、總經理。
第4篇 某酒店采購管理制度
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。
2、審批采購計劃：
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核;
(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;
(4)經批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。
3、物資采購：
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品，經總經理或總經理授權有關部門經理批準后可進行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。
第5篇 酒店采購部業(yè)務操作制度2
酒店采購部業(yè)務操作制度(二)
1.按使用要求和采購申請表,多方詢價、選擇、填寫價格、質量及供方的調查表;
2.向主管呈報調查表,匯報詢價情況,經審核后確定最佳采購方案;
3.在主管的管排下,按采購部主任確定的采構方案著手采購;
4.按酒店及本部門制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;
5.貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題,應即時查清原因,并向主管匯報;
6.貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關的入庫手續(xù);
7.將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關部門,同時附上采購申請單或經銷合同;
8.將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核,并辦理報銷或結算手續(xù)。
第6篇 e酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
1.申請
①用車部門逐項填寫內部用車申請單,經部門經理審核、簽字。
②將用車申請單轉到總辦,根據(jù)需要和車輛調度情況派車。
2.審批權限
①使用小車由總經理審批.
②使用其它車輛由行政辦主任簽批.
③值班、節(jié)假日用車持部門經理簽字的申請單出車,并報行政辦備案。
3.車輛使用原則
凡出塘廈區(qū)域車輛,提前一天申報,以便總辦統(tǒng)一編制長途用車計劃,提高車輛使用率.
4.市內用車原則
①凡屬部門正常用車(如每周、每月例行用車),應提前半天將用車申請單報總辦。
②本著節(jié)約的原則,凡路途較近,時間允許又不需載貨的,一般不派車。
5.憑用車申請單派車
①一般情況下,必須憑內部用車申請單向行政辦申請派車。
②遇特殊情況,由行政辦公室主任電話通知,可先出車,但事后須及時補單。
③未經批準,禁止無調度單(特殊情況為申請單)找司機出車。一經發(fā)現(xiàn)私自出車現(xiàn)象,用車人必須按酒店出租車費標準付費,同時扣發(fā)司機部分效益工資。
第7篇 酒店采購工作流程規(guī)章制度
酒店物資采購工作流程
1、為搞好酒店的采購工作,保證優(yōu)質廉價的供應,確保經濟指標的完成,以及防止一些不良傾向的發(fā)生,特制定本制度。
2、財務部是酒店采購工作的專業(yè)部門,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門有參與監(jiān)督、支持配合權,未經同意不得擅自采購。
3、所有采購活動必須遵守國家有關法令、法律和法規(guī)。
4、相關人員在采購、收貨的過程中,必須遵守商業(yè)道德,努力提高業(yè)務水平,適應市場經濟的發(fā)展要求;講究文明禮貌,遵紀守法;以酒店利益為主,相互監(jiān)督,相互配合,共同把關。
一、采購項目的申請
1.部門根據(jù)營業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項目或該項目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認真檢查部門及庫房該項目庫存量及消耗量。
2. 庫房儲備以外的項目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項目的儲備或替代品。
二、采購項目的審批、擇商、確認、報價與購買
1.經確認實屬必要購買項目,必須由庫房或使用部門填寫申購單,經部門負責人、庫管員、分管領導簽字,經總經理審批后交采購統(tǒng)一辦理。
2.酒店所需商品由財務部負責安排采購;
3.采購員應按照申購項目進行采購,如有疑問可直接與申購部門進行溝通。在確認無誤后,應按照要求盡快安排采購。如該項物資由長期供應商供應,可直接聯(lián)系供應商供應。如果沒有長期供應商應尋找至少三家供應商進行業(yè)務洽談,經過對比、篩選,并報有關人員同意后進行采購。對于零星項目的采購可安排采購員在市場上直接采購,但要做好采購監(jiān)督工作。
4.供應商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有,任何部門或人員不得占為私有。
5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項目,申購部門需要作詳細的說明或提供樣 品,供應商報價時必須提供樣品或有關資料,經部門負責人及有關人員同意后方可辦理采購。
6.財務部對內要主動與部門保持密切聯(lián)系,樹立服務意識, 熟知酒店物品的標準和使用情況;對外經常做好市場調查研究,掌握市場信息;積極主動向使用部門推薦適路產品及質優(yōu)價廉的替代品;積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。
7.所有采購項目擇商、報價必須由財務部在充分準備、掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權了解所需物品的價格和提出質疑。財務部在擇商報價中必須認真研究對待;使用部門必須在工作中要主動與財務部溝通配合,對所掌握的供應商情況及購物意向要主動通報財務部,由其選定質優(yōu)價廉服務好的供應商。
8.確屬疑難采購項目,財務部應及時與使用部門進行溝通,研究對策,必要時可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時上報,不得拖延誤事。
9.所有采購項目依據(jù)有效申購單由財務部安排采購員統(tǒng)一購買,其他部門一般不得自行購買。
10.在購買過程中要認真檢查所購物品的品質、商標、期限、等內容,堅決杜絕假冒偽劣等不合格產品流入酒店。
三、采購項目的驗收
1.無論是供應商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯(lián)系,由庫房根據(jù)申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。
2.對于不符合采購申請表的采購,庫房人員有權拒收。供應商或采購人員辦理入庫驗收手續(xù)后,庫管員應開立入庫單,并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應商辦理結算。
3.庫房在驗貨過程中對項目質量、規(guī)格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4.在驗收過程中庫房或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求,經確認實屬不符的由采購人員或供應商辦理退貨。
5.購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關人員要相互監(jiān)督、相互合作,共同做好工作。對于有爭議的問題應各自向上級報告協(xié)調解決。
四、采購項目的結算
1.采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元,超過1000元的必須辦理轉賬結算;必須辦理現(xiàn)金結算的須經總經理同意。
2.供應商結算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結算,超過2000元的必須辦理轉賬結算。
3.辦理結算時,必須按照報賬程序填好報銷單,經財務部審核、分管領導簽字、總經理審批后方可交出納辦理結算
第8篇 酒店采購部管理制度四
酒店采購部管理制度(三)
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務部。
2、審批采購計劃:
(1)財務部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進行審核;
(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)猜測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經理審批;
(4)經批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經批準的采購要求,財務部有權拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進行采購,以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進行采購,以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經總經理或總經理授權有關部分經理批準后可進行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經財務總監(jiān)審核,經確認批準后方可付款;
②支票結帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領空缺支票與對方結帳,金額必需限制在一定的范圍內;
③按酒店財務制度,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結款,30元以下者可支付現(xiàn)款。
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經財務部經理或財務總監(jiān)審查批準后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內。
(2)報銷:
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經出納審核是否經批準或在計劃預算內,核準后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經部分經理或財務總監(jiān)批準后方可給予報銷。
第9篇 星級酒店食品采購制度
星級酒店食品采購管理制度
制度名稱:食品采購管理制度
第1條 目的。
為規(guī)范酒店的食品采購工作,確保采購的食品安全、衛(wèi)生,符合酒店需求,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于酒店食品采購衛(wèi)生管理工作。
第3條 食品采購人員必須熟悉本酒店所用的各種食品與原料的品種及相關的衛(wèi)生標準、衛(wèi)生管理辦法和其他法律法規(guī)要求,掌握必要的食品感官檢查方法。
第4條 食品采購人員采購食品時應遵循'用多少,定多少'的原則,采購的食品原料及成品必須色、香、味、形正常,采購肉類、水產品時要注意其新鮮度。
第5條 食品采購人員采購酒類、罐頭、飲料、乳制品、調味品等食品時,應向供應方索取本批次的檢驗合格證或檢驗單。
第6條 所采購的用于清洗食品和食品用具、設備的洗滌劑、消毒劑必須符合相關的國家衛(wèi)生標準。
第7條 所采購的食品容器、包裝材料和食品用具、設備必須符合國家衛(wèi)生標準和衛(wèi)生管理辦法的規(guī)定,有檢驗合格證。
第8條 食品采購人員禁止采購的食品品種主要包括下列12類。
1.無證食品商販或來路不明的食品。
2.腐敗變質、油脂酸敗、霉變、生蟲、污穢不潔、混有異物及其他不符合衛(wèi)生標準要求的食品。
3.含有毒、有害物質或者被有毒、有害物質污染,可能對人體健康有害的食品。
4.含有致病性寄生蟲、微生物的,或者微生物毒素含量超過國家限定標準的食品。
5.未經獸醫(yī)衛(wèi)生檢驗或者檢驗不合格的肉類及其制品。
6.因容器包裝污穢不潔、有嚴重破損或者運輸工具不潔而造成污染的食品。
7.摻假、摻雜、偽造,影響營養(yǎng)、衛(wèi)生的食品。
8.用非食品原料加工的、加入非食品用化學物質的或者將非食品當作食品的。
9.超過保質期限的食品。
10.為防病等特殊需要,國務院衛(wèi)生行政部門或省、自治區(qū)、直轄市人民政府專門規(guī)定禁止出售的食品。
11.含有未經國務院衛(wèi)生行政部門批準使用的添加劑或者農藥殘留超過國家規(guī)定容許量的食品。
12.其他不符合食品衛(wèi)生標準和衛(wèi)生要求的食品。
第9條 食品采購人員在采購過程中需向供應商索取發(fā)票等購貨憑證,并做好采購記錄。
第10條 食品采購人員在向食品生產單位、批發(fā)市場等批量采購食品時,還應向其索取食品衛(wèi)生許可證、檢驗(檢疫)合格證明等,特別是熟肉制品、豆制品、涼拌菜等直接入口食品。
第11條 蔬菜等散裝農副食品及魚類等鮮活產品應保證從正規(guī)渠道進貨,最好是定點采購,確保無農藥及其他有毒有害化學品的污染,檢查或索取檢驗合格證明。
第12條 采購定型包裝食品和食品添加劑,食品商標(說明書)上應有品名、廠名、廠址、生產日期、批號、規(guī)格、配方(主要成分)、保存期(保質期)、食用或者使用方法等中文標識內容。
第13條 所采購的進口食品、食品添加劑、食品容器、包裝材料和食品用具及設備,必須符合相應的國家衛(wèi)生標準和衛(wèi)生管理辦法的規(guī)定,有口岸進口食品衛(wèi)生監(jiān)督檢驗機構出具的檢驗合格證明,外文包裝配有中文標識。
第14條 運輸食品的工具(如車輛和容器)應專用并保持清潔,嚴禁與其他非食品混裝、混運。運輸冷凍食品應當有必要的保溫設備,運輸過程中應能夠防雨、防塵、防蠅、防曬及防其他污染。
第15條 食品采購人員應對酒店所采購的食品在入庫前進行驗收,出入庫時做好登記,建立出入庫臺賬。
第16條 本制度由采購部負責制定,報總經理批準后施行。
第17條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。
編制日期 審核日期 批準日期
修改標記 修改處數(shù) 修改日期
第10篇 酒店采購部業(yè)務操作制度5
酒店采購部業(yè)務操作制度(五)
1、按使用部門的要求和采購申請表,多方詢價、選擇,填寫價格、質量及供方的調查表;
2、向主管呈報調查表,匯報詢價情況,經審核后確定最佳采購方案;
3、在主管的安排下,按采購部主任確定的采購方案著手采購;
4、按酒店及本部門制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;
5、貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題,應即時查清原因,并向主管匯報;
6、貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關的入庫手續(xù)。
7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關部門,同時附上采購申請單或經銷合同;
8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務部校對審核,并辦理報銷或結算手續(xù)。
第11篇 酒店物品原材料采購制度
物品、原材料采購制度
1、物品庫存量應根據(jù)酒店貨源渠道的特點,以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限,物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。
2、堅持凡國內能解決的不在國外進口,凡本地區(qū)能解決的不到外地采購的規(guī)定。
3、各項物品、商品、原材料的采購,必須遵守市場管理及外貿管理的規(guī)定。
4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部門知會財務部并報總經理審批同意后,方可采購。
5、凡購進物料,尤其是定制品,采購部門應堅持先取樣品,征得使用部門同意后,方進行定制或采購。
6、高額進貨和長期定貨,均應通過簽訂合同的辦法進行。
7、從國外購進原材料、物品、商品等,凡動用外匯的,不論金額大小一律必須取得總經理的批準,方予采購,否則財務部拒絕付款。
8、凡不按上述規(guī)定采購者,財務部以及業(yè)務部門的財會人員,應一律拒絕支付,并上報給總經理處理。
物品、原材料盤查制度
1、物品、原材料、物料在盤點中發(fā)生的溢損,應對自然溢損和人為溢損分別作出處理。
2、自然溢損:
(1)物品、原材料、物料采購進倉后,在盤點中出現(xiàn)的干耗或吸潮升溢,如食品中的米面及其制品、干雜貨等,在升損率合理的范圍內,可填制升損報告,經主管審查后,視營業(yè)外收入或管理費科目內處理;
(2)超出合理升損率的損耗或溢余,應先填制升損報告書,查明原因,說明情況,報部門經理審查,按規(guī)定在營業(yè)外收入或管理費科目內處理。
3、人為溢損:
人為溢損應查明原因,根據(jù)單據(jù)報部門經理審查,按有關規(guī)定在待處理收入或待處理費用科目處理。
物品、原材料損耗處理制度
1、物品及原材料、物料發(fā)生變質、霉壞,失去使用(食用)價值,需要作報損、報廢處理。
2、保管人員填報物品、原材料變質霉壞報損、報廢報告表,據(jù)實說明壞、廢原因,并經業(yè)務部門審查提出處理意見,報部門經理或財務部審批。
3、對核實并核準報損、報廢的物品、原材料的殘骸,由報廢部門送交廢舊物品倉庫處理。
4、報損、報廢由有關部門會同財務部審查,提出意見,并呈報總經理審批。
5、在營業(yè)外支出科目處理報損、報廢的損失金額。
食品采購管理制度
1、由倉管部根據(jù)餐飲部門需要、訂出各類正常庫存貨物的月使用量,制定月度采購計劃一式四份,交總經理審批,然后交采購部采購。
2、當采購部接到總經理審批同意的采購計劃后,倉管部、食品采購組、采購部經理、總經理室各留一份備查,由倉管部根據(jù)食品部門的需求情況,定出各類物資的最低庫存量和最高庫存量。
3、為提高工作效率,加強采購工作的計劃性,各類貨物采取定期補給的辦法。
第12篇 酒店采購與各部門協(xié)調制度
酒店采購與各部門的協(xié)調
由于采購業(yè)務牽涉范圍廣泛,相關部門頗多,欲期采購業(yè)務能順利進行,而獲得良好的工作績效,除了采購部門工作人員的努力外,尚需酒店內部有關部門的密切配合,始克有成。
因此,采購人員必須培養(yǎng)良好人際關系與協(xié)調能力,以期獲得有關部門之合作,而圓滿達成任務。茲將采購部門與酒店內有關部門之協(xié)調關系,敘述如下:
一.與管理部門之協(xié)調關系
在與管理部門的協(xié)調上,采購部門應將與供應商接觸所獲得的市場資訊,提供給管理部門做為經營上的依據(jù)。而管理部門則應將景氣預測、稅費結構、匯率趨勢等資訊提供給采購部門參考。
二.與銷售部門之協(xié)調關系
1.銷售部門應提供正確的銷售預測及銷售目標等資料給采購部門,以期采購計劃之有效執(zhí)行。
2.銷售部門研訂產品之價格,必須事先預估銷售成本,尤其是占主要部分之商品成本。在預估商品成本方面,采購部門應提供充分之協(xié)助。
3.銷售部門在與顧客談判特別訂單及無庫存的產品時,必須考慮采購的購運時間,避免造成無法如期交貨的問題。
4.采購部門應將從供應商處所獲得的有關競爭同業(yè)的商品需求資訊,以及其產品之銷售數(shù)量、品質、價格等資訊,提供給銷售部門,以協(xié)助做好競爭策略之擬訂工作。
5.為了互惠起見,酒店在政策上,會要求供應商購買本酒店之產品,在此項政策之執(zhí)行方面,銷售部門與采購部門應密切配合辦理。
三.與品管部門之協(xié)調關系
基本上,采購人員必須熟悉有關品質的標準,以便從供應商處購買到合乎用途的東西。采購人員由于直接與供應商接觸,能幫助品管部門建立供應商所能配合的一套檢驗標準。而品管部門亦應將檢驗結果告知采購人員,借以考核供應商。
總的來說,采購與品管部門之協(xié)調關系如下:
1.品管知識:采購人員應隨時向品管部門學習品管的知識,以便在與供應商接觸時能了解其品質,以期采購適當?shù)纳唐饭T店。
2.品質標準:采購部門應與品管部門保持密切聯(lián)系,以便品管部門隨時提供必要之協(xié)助,使請購規(guī)格與驗收標準能相互吻合。
3.商品驗收:品管部門對于廠商交來之商品不符要求而拒收時,應即通知采購部門,以便采取必要之措施。
4.開發(fā)廠商:采購部門與品管部門應共同開發(fā)供應廠商,以確認廠商是否具備供應所需產品之品質及數(shù)量的能力。
四.與門店倉儲之間協(xié)調關系
大量采購可以降低商品的單位成本,但是相對的,因存量的增加,而提高倉儲成本。因此,為了使整體的采購成本降低,采購部門與門店倉儲部門,必須有良好的溝通與協(xié)調,妥為設計適當?shù)淖畹痛媪考坝嗁忺c。
采購部門應于訂購作業(yè)完成時,將有關交貨時間與數(shù)量等資料通知門店倉儲部門,以便門店倉儲部門能事先準備所需之空間;而門店倉儲部門應定期將存量記錄通知采購部門,以利存量之控制。對于退貨、呆貨、缺貨等問題,采購人員亦應協(xié)助門店倉儲人員處理。
五.與會計部門之協(xié)調關系
每一項采購交易,從訂購開始到交貨、請款、付款為止,都需要作會計處理。會計部門也可為采購部門提供各項有關之計算資料,例如:應付賬款余額統(tǒng)計、實際支出金額與預算金額之比較、商品成本之計算、價差之績效計算等。
不過,在許多酒店與機構中,這些會計工作有時候會由采購部門擔負一些職責。不管這些會計工作由誰執(zhí)行,部門間緊密的協(xié)調與合作,通?？梢詮墓太@得折扣的機會,以及改善買賣關系。
六.與財務部門之協(xié)調關系
采購預算是酒店資金需求的最主要部分,若無良好的財務計劃,采購工作將無法順利進行。采購人員在選擇較佳品質時,必須考慮成本因素;在訂購較大數(shù)量時,必須考慮酒店財務負擔能力;在議定價格時,必須考慮付款方式(現(xiàn)金支付或期票支付),以避免造成財務上的損失或風險。因此,采購部門應與財務部門在資金調度與運用、匯率與利率之價差、付款條件與額度等方面,做妥善之協(xié)調。
