物業(yè)分公司管理處組建程序（四篇）

發(fā)布時間：2024-03-20 19:48:12 查看人數(shù)：72

物業(yè)分公司管理處組建程序

第1篇物業(yè)分公司管理處組建程序

項目物業(yè)分公司及管理處組建程序

1總則

1.1各項目所在公司應(yīng)重視物業(yè)分公司及管理處的組建工作,為保證組建工作的有序進(jìn)行,項目所在公司必須按本手冊及其支持文件規(guī)定做好各項組建工作,并在項目開發(fā)進(jìn)度計劃中應(yīng)具體明確物業(yè)分公司的組建的節(jié)點時間和責(zé)任人員。

1.2物業(yè)分公司及管理處的組建必須保證相關(guān)物業(yè)人員能夠及時地參與項目前期的物業(yè)介入工作,以及物業(yè)管理方案制訂的時間要求。

2相關(guān)職責(zé)界定

2.1物業(yè)分公司(籌建處)總經(jīng)理負(fù)責(zé)物業(yè)分公司組建過程的具體操作,以及對管理處組建工作全面負(fù)責(zé)。

2.2項目所在公司負(fù)責(zé)審核物業(yè)分公司組建工作計劃,并監(jiān)督執(zhí)行。

2.3管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)物業(yè)分公司組建工作,并負(fù)責(zé)審批物業(yè)分公司、及管理處的組建工作計劃。

3物業(yè)分公司組建

3.1物業(yè)分公司總經(jīng)理招聘

3.1.1一般情況下,新開發(fā)項目在項目規(guī)劃設(shè)計方案確定后,應(yīng)著手物業(yè)分公司總經(jīng)理的招聘,并在施工圖設(shè)計開始前完成。

3.1.2物業(yè)分公司總經(jīng)理的招聘面試工作由集團(tuán)人力資源部和管理公司物業(yè)管理部共同完成。

3.1.3物業(yè)分公司總經(jīng)理由項目所在公司申請,報集團(tuán)審批。

3.1.4物業(yè)分公司總經(jīng)理到位后,根據(jù)項目規(guī)劃階段的實際工作需要,招聘主要工作人員,組建物業(yè)分公司籌建處。

3.2物業(yè)分公司組建工作計劃

3.2.1在管理公司物業(yè)管理部的指導(dǎo)和監(jiān)控下,物業(yè)分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)提出物業(yè)分公司組建工作計劃(含組織機構(gòu)及崗位設(shè)置)、前期服務(wù)工作方案。以上兩個方案必須在項目開盤前3個月報送項目所在公司審核,管理公司經(jīng)營管理委員會批準(zhǔn),

并報物業(yè)管理部備案。

3.2.2物業(yè)分公司組建工作計劃的內(nèi)容應(yīng)至少包括三個部分:物業(yè)分公司組建方案、組建工作進(jìn)度安排、開辦費用測算等。

3.2.3物業(yè)分公司組建方案內(nèi)容包括,但不限于:

a)公司名稱;

b)成立的時間;

c)辦公地點;d)注冊資金;e)法人代表;f)股東授權(quán);g)股權(quán)分配;h)公司章程;

i)組織架構(gòu)及人員編制;

j)物業(yè)管理用房的使用等。

3.2.4在制訂物業(yè)分公司組建工作進(jìn)度安排時,應(yīng)至少考慮到以下方面的工作內(nèi)容:

a)人員招聘(分批進(jìn)行,應(yīng)在時間進(jìn)度上明確);

b)經(jīng)營資質(zhì)報批;

c)公司注冊登記;

d)資質(zhì)備案及資質(zhì)等級證明申辦;

e)物業(yè)管理用房、物業(yè)經(jīng)營用房的劃分和配置;

f)辦公設(shè)備、作業(yè)工具設(shè)備及其他必要物資的采購;

g)建立健全各項規(guī)章制度;

h)制定相關(guān)管理服務(wù)制度和規(guī)程;

i)完成上崗人員的崗前培訓(xùn);

j)完成項目入伙前相關(guān)準(zhǔn)備工作。

3.2.5物業(yè)分公司組建必須保證關(guān)鍵的時間節(jié)點,如總經(jīng)理招聘到位、物業(yè)管理方案、公司注冊、骨干人員到位、完成入伙準(zhǔn)備工作等。

3.2.6除總經(jīng)理和少數(shù)骨干人員的招聘外,其他組建工作一般在入伙前2個月完成,

因此必須將各項組建工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌才?確保工作的有序和高效。

3.2.7組建工作進(jìn)度安排應(yīng)將每項工作的起止時間落實到具體工作日,持續(xù)時間按工作日計算,并采用橫道圖表示工作進(jìn)度安排。

3.2.8針對每一項工作必須明確主要負(fù)責(zé)人,以及負(fù)責(zé)配合的協(xié)辦人員。責(zé)任人應(yīng)具體落實到工作崗位(職務(wù)或具體姓名),不宜使用公司名稱或部門名稱。

3.2.9開辦費用測算是物業(yè)分公司組建工作計劃中必須的內(nèi)容,具體按管理公司《開辦費用測算指引》的規(guī)定執(zhí)行。物業(yè)分公司組建工作計劃中不僅包含開辦費用測算的總體結(jié)果,而且應(yīng)有具體費用科目的測算結(jié)果,對測算結(jié)果的審批包括對總體測算結(jié)果和各科目細(xì)項測算結(jié)果的審批。

3.2.10在組建工作過程中,對開辦費用的控制以各科目細(xì)項的成本標(biāo)準(zhǔn)(測算結(jié)果經(jīng)批準(zhǔn)或調(diào)整后批準(zhǔn))為依據(jù)。

3.3物業(yè)分公司組建

3.3.1物業(yè)分公司組建工作計劃經(jīng)批準(zhǔn)后,物業(yè)分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)具體組織實施,項目所在公司負(fù)責(zé)根據(jù)工作計劃安排和費用額度提供支持和協(xié)助,管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo),并對組建工作進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控。

3.3.2為保證組建工作的順利開展,物業(yè)分公司總經(jīng)理進(jìn)一步細(xì)化分解組建工作進(jìn)度計劃,擬訂組建工作的月(或周)進(jìn)度計劃。

3.3.3在進(jìn)度計劃規(guī)定的節(jié)點時間,物業(yè)分公司應(yīng)向項目所在公司和管理公司物業(yè)管理部報告工作進(jìn)度情況。

3.3.4物業(yè)分公司組建過程中,相關(guān)組建工作必須遵循集團(tuán)公司、管理公司的相關(guān)規(guī)定,以及經(jīng)批準(zhǔn)的組建工作計劃、物業(yè)管理方案執(zhí)行。

3.3.5物業(yè)分公司組建工作必須在項目正式入伙前2個月全面完成,并開始獨立運作。物業(yè)分公司正式成立后,籌建處自行撤銷。

4物業(yè)分公司管理處設(shè)立

4.1管理處主任招聘

4.1.1項目開盤前3個月,物業(yè)分公司總經(jīng)理向項目所在公司提出招聘管理處主任

的申請,由項目所在公司申報,經(jīng)管理公司核準(zhǔn)后報集團(tuán)審批。

4.1.2管理處主任的招聘面試由項目所在公司與物業(yè)分公司共同負(fù)責(zé)。

4.1.3管理處主任的任命按5.1章節(jié)《人力資源》的2.3條款執(zhí)行。

4.1.4開盤前1個月,管理處主任正式到位。

4.2管理處的組建

4.2.1根據(jù)國家、地方及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),按照該項目物業(yè)管理方案的要求,在物業(yè)分公司的指導(dǎo)下,管理處主任在入伙前3個月開始管理處的組建工作。

4.2.2管理處組建必須有計劃地進(jìn)行,管理處主任負(fù)責(zé)擬訂管理處組建工作計劃,落實工作責(zé)任和進(jìn)度要求。管理處組建工作計劃的內(nèi)容參照上述3.2.2-3.2.9條的規(guī)定執(zhí)行。

4.2.3管理處組建工作計劃經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理審核、項目所在公司審批,報管理公司物業(yè)管理部備案。

4.2.4物業(yè)分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)對組建工作進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督檢查,并督促各職能部門按組建工作計劃的要求協(xié)助管理處主任的工作。

4.2.5在管理處組建過程中,相關(guān)組建工作必須遵循集團(tuán)公司、管理公司的相關(guān)規(guī)定,以及經(jīng)批準(zhǔn)的管理處組建工作計劃、物業(yè)管理方案執(zhí)行,工作內(nèi)容包括(不限于):

a)管理處

機構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位職責(zé)及任職資格要求;

b)物業(yè)管理用房的使用;

c)辦公物資及作業(yè)工具采購;

d)人員招聘、培訓(xùn);

e)服務(wù)程序/規(guī)程的制訂;

f)項目入伙前的相關(guān)準(zhǔn)備工作等。

4.2.6根據(jù)項目進(jìn)展情況,在項目入伙前2個月管理處必須正式組建完畢。

5支持文件

5.1wdwy-wi-mm6101開辦費用測算指引

第2篇物業(yè)管理手冊之物業(yè)分公司職能部門設(shè)置

各物業(yè)分公司必須按本手冊規(guī)定設(shè)置職能部門,因當(dāng)?shù)厍闆r特殊,需要變更部門職能、部門名稱或新增職能部門時,必須事先呈報項目所在公司審核、管理公司物業(yè)管理部批準(zhǔn)。

本章節(jié)對行政人事部、品質(zhì)部、財務(wù)部、管理處必須具有的職能作了規(guī)定。各物業(yè)分公司的組織架構(gòu)及崗位設(shè)置必須遵守'責(zé)任清晰、設(shè)置規(guī)范、機構(gòu)精簡、運作高效'組織建設(shè)原則,可根據(jù)實際需要安排其它職能或設(shè)置其它職能部門(如工程部、物業(yè)部、經(jīng)營部等),根據(jù)這些職能劃分進(jìn)行機構(gòu)、崗位設(shè)置。如公司規(guī)模較小,可將部門職能設(shè)置在管理處,盡量精簡機關(guān)的行政機構(gòu)。

各物業(yè)分公司的體系文件應(yīng)根據(jù)本手冊規(guī)定,對組織架構(gòu)、部門、崗位職責(zé)有更細(xì)化的描述和規(guī)定。

組織機構(gòu)、部門及崗位設(shè)置須按本手冊要求獲得批準(zhǔn)。

1.行政人事部必要的工作職能

1.1溝通與協(xié)調(diào)

1)設(shè)置專責(zé)人員負(fù)責(zé)與管理公司物業(yè)管理部、項目所在公司對接溝通與協(xié)調(diào),及時傳達(dá)相關(guān)信息。

2)負(fù)責(zé)建立并實施本公司內(nèi)部員工的溝通與協(xié)調(diào)機制。

1.2目標(biāo)、計劃管理的落實

1)協(xié)助總經(jīng)理編制本公司年度工作計劃。

2)根據(jù)本手冊中的計劃管理要求落實業(yè)務(wù)工作計劃在各部門各崗位的運用。

3)監(jiān)督各部門、崗位計劃實施效果。

4)監(jiān)督各級主管人員對計劃的考核情況。

5)協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督各部門責(zé)任目標(biāo)完成情況,監(jiān)控本公司責(zé)任目標(biāo)完成進(jìn)度。

1.3其它常規(guī)業(yè)務(wù)參考如下

1)制訂并完善公司相關(guān)工作管理制度;

2)協(xié)助公司總經(jīng)理規(guī)劃并培育公司企業(yè)文化體系;

3)負(fù)責(zé)組織召集公司大會、行政辦公例會及各項專題會議;

4)負(fù)責(zé)公司行政文件的擬定、登記、發(fā)放、歸檔及公司印章的保管和使用;

5)負(fù)責(zé)公司工商執(zhí)照、資質(zhì)等級的申辦、年審、變更、補辦、注銷等工作;

6)負(fù)責(zé)公司車輛、辦公設(shè)備、員工餐廳(公司機關(guān))、員工宿舍等行政管理工作;

7)負(fù)責(zé)公司對外聯(lián)絡(luò)及宣傳;

8)負(fù)責(zé)員工的招聘、入職、離職、人事異動;

9)負(fù)責(zé)對人力資源進(jìn)行規(guī)劃、預(yù)測、信息收集及數(shù)據(jù)統(tǒng)計;

10)負(fù)責(zé)員工檔案的建立及勞務(wù)合同的管理;

11)負(fù)責(zé)公司員工考勤、工資、福利及保險管理工作;

12)負(fù)責(zé)公司行政檔案、行政文書的管理。

2.品質(zhì)部必要的工作職能

2.1建立、維護(hù)和改進(jìn)公司管理體系

1)根據(jù)本手冊要求協(xié)助總經(jīng)理建立和細(xì)化各方面的文件,形成完整的體系文件。

2)落實體系文件在各職能部門、崗位中運行。

3)組織內(nèi)部審核,協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行管理評審,具體配合物業(yè)管理部進(jìn)行監(jiān)督審核。

4)對于體系中發(fā)生的涉及管理公司物業(yè)管理部權(quán)限的問題應(yīng)及時通過行政人事部向管理公司物業(yè)管理部反映。

2.2負(fù)責(zé)實施品質(zhì)培訓(xùn)

1)編制總體培訓(xùn)計劃并組織落實。

2)監(jiān)督各部門、專業(yè)的培訓(xùn)實施情況。

3)對總體培訓(xùn)效果負(fù)責(zé)。

2.3負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)督與改進(jìn)

1)根據(jù)本手冊9.2要求落實三級檢查機制,具體負(fù)責(zé)實施本公司月檢,監(jiān)督周檢、日常檢查實施情況。

2)負(fù)責(zé)總體質(zhì)量統(tǒng)計分析,監(jiān)督、指導(dǎo)各專業(yè)的質(zhì)量統(tǒng)計分析。

3)負(fù)責(zé)糾正與預(yù)防措施的跟蹤驗證。

2.4方案的落實與調(diào)整

1)跟蹤被批準(zhǔn)的方案實施情況。

2)協(xié)助總經(jīng)理定期評審方案的適宜性,以及對方案進(jìn)行評審和調(diào)整。

2.5其它常規(guī)職能參考如下:

1)按照與公司簽訂的《目標(biāo)管理責(zé)任制》的要求完成本部門責(zé)任目標(biāo)。

2)負(fù)責(zé)本部門相關(guān)招標(biāo)工作,參與非工程類的業(yè)務(wù)分包、供方的評價與選擇。

3)負(fù)責(zé)定期分析顧客投訴信息,并組織重大投訴的處理。

4)負(fù)責(zé)組織顧客滿意度調(diào)查工作。

5)負(fù)責(zé)搜集物業(yè)行業(yè)法規(guī)及其它信息并及時反饋。

6)負(fù)責(zé)組織公司創(chuàng)優(yōu)評先活動。

3.財務(wù)部職能

3.1根據(jù)國家有關(guān)財經(jīng)法規(guī)、政策、制度,制定公司財務(wù)管理制度和會計核算辦法;

3.2按照與公司簽訂的《目標(biāo)管理責(zé)任制》的要求完成本部門責(zé)任目標(biāo);

3.3負(fù)責(zé)組織編制公司年度收支預(yù)算計劃;

3.4實行全面預(yù)算管理,組織和監(jiān)督各項資金的收支情況,保障資金供給;

3.5按月、季、年定期編制會計報表并按季度編寫財務(wù)情況說明書;

3.6定期開展經(jīng)濟活動分析,提出改進(jìn)意見,為總經(jīng)理決策提供真實可靠的會計信息;

3.7對公司各部門及下屬基層單位進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo);

3.8負(fù)責(zé)經(jīng)濟合同的財務(wù)審核工作,參與供方的評價與選擇;

3.9負(fù)責(zé)公司成本控制和管理,并定期分析成本細(xì)項;

3.10負(fù)責(zé)組織經(jīng)濟合同的評審,建立合同臺帳;

3.11辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算業(yè)務(wù);

3.12負(fù)責(zé)公司采購的預(yù)、決算審核工作;

3.13負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)與低值易耗品管理及清查工作;

3.14負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的管理工作;

3.15制訂本部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃,并組織實施;

3.16配合外部和內(nèi)部的財務(wù)審計工作;

3.17負(fù)責(zé)與財務(wù)、稅務(wù)、銀行、工商等部門和客戶的溝通聯(lián)絡(luò)。

4.管理處

4.1按照與公司簽訂的《目標(biāo)管理責(zé)任制》的要求完成部門責(zé)任目標(biāo);

4.2負(fù)責(zé)制定本部門年度、月份工作計劃,并組織實施;

4.3按照公司管理體系的標(biāo)準(zhǔn)和要求,持續(xù)改進(jìn)管理服務(wù)工作質(zhì)量;

4.4負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)的綠化、清潔、消殺日常管理;

4.5負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)的公共秩序維護(hù)、車輛、消防日常管理;

4.6負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)房屋本體、公共設(shè)施設(shè)備的日常維修養(yǎng)護(hù),提供有償維修服務(wù);

4.7負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)各項費用的收繳工作

4.8負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)房屋裝修管理;

4.9負(fù)責(zé)日常接待和客戶投訴的處理;

4.10負(fù)責(zé)業(yè)主檔案和本部門物業(yè)管理運作檔案的管理;

4.11負(fù)責(zé)與業(yè)主委員會的溝通、協(xié)調(diào);

4.12負(fù)責(zé)實施社區(qū)文化活動;

4.13負(fù)責(zé)制訂本部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃并組織相關(guān)人員實施;

第3篇某物業(yè)分公司采購與分包管理程序

物業(yè)分公司采購與分包管理程序

1總則

1.1嚴(yán)格規(guī)范物業(yè)服務(wù)過程中的采購及業(yè)務(wù)分包,不僅是保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、維護(hù)ee物業(yè)服務(wù)品牌的基本要求,也是有效控制物業(yè)服務(wù)成本,倡導(dǎo)廉潔自律的重要舉措,各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定,確保采購及業(yè)務(wù)分包活動公開、有序地進(jìn)行。

1.2根據(jù)管理公司《ee地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定,結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況,各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務(wù),必須納入招標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行控制,包括但不限于:

a)物料、設(shè)備采購;

b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增);

c)服務(wù)分包等。

2相關(guān)職責(zé)界定

2.1物業(yè)分公司負(fù)責(zé)供方管理、物料采購及服務(wù)分包的計劃制訂和具體實施,以及

20萬元以下的招標(biāo)工作。

2.2項目所在公司負(fù)責(zé)組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標(biāo)工作。

2.350萬元(含)以上的招標(biāo)項目按《au*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.4管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。

3供方管理

3.1供方合格評定準(zhǔn)則

3.1.1為確保供方提供的物料或服務(wù)滿足規(guī)定要求,所有物料采購和服務(wù)分包必須首先進(jìn)行供方合格評定。

3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于):

a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照,合法經(jīng)營;

b)有資質(zhì)證書;

c)固定的營業(yè)地點;

d)充足的供貨資源;

e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù);

f)合理的產(chǎn)品價位;

g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達(dá)到98%以上;

h)供貨及時性達(dá)到95%以上;

i)對不合格品能及時退換的良好售后服務(wù)等。

3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強的供暖等)服務(wù)部門沒有可供選擇的余地,但對其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)特殊規(guī)定等亦應(yīng)進(jìn)行了解,以便與其配合達(dá)到滿足服務(wù)的需求。

3.1.4可供選擇的服務(wù)(工程)供方,其合格評定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于):

a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點;

b)滿足服務(wù)項目的能力;

c)良好的社會信譽;

d)合理的承包價格;

e)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量,及跟蹤服務(wù)的有效性和及時性。

3.2供方合格評定方法

3.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集供方基本信息,根據(jù)供方的資質(zhì)等級、技術(shù)力量、設(shè)備條件等方面進(jìn)行供方初評,至少應(yīng)評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢:

a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性;

b)價格;

c)信譽--履約信譽與社會信譽度;

d)售后服務(wù);

e)付款方式;

f)交貨方式、交貨周期;

g)公共關(guān)系;

h)品牌;

i)供方內(nèi)部運作狀況;

3.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)填寫《供方合格評定審批表》,記錄對上述評審結(jié)論。品

質(zhì)部負(fù)責(zé)復(fù)核,并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進(jìn)行驗證,其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。

3.2.3經(jīng)初評合格的供方,在可行時應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進(jìn)行現(xiàn)場考察,現(xiàn)場考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。

3.2.4現(xiàn)場考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等,必要時對其所承包的項目進(jìn)行考察核實,以確定其承包業(yè)務(wù)能力和社會的信譽程度。

3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后,業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂現(xiàn)場考察報告,并由考察人員會簽。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)將現(xiàn)場考察報告,連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。

3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負(fù)責(zé)列入《合格供方名錄》,并分發(fā)至業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門執(zhí)行。

3.3合格供方的監(jiān)督評估

3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)建立合格供方檔案,并適時更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息:

a)供方的名稱、注冊地址;

b)評審結(jié)果和記錄;

c)供方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

d)資質(zhì)等級證書;

e)質(zhì)量保證書;

f)其他證明材料。

3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)督評估,根據(jù)不同類型供方采用適當(dāng)?shù)脑u估周期和方式,包括:

a)對常用物料的合格供方每半年進(jìn)行一次綜合的監(jiān)督評估;

b)對提供長期連續(xù)服務(wù)的供方應(yīng)每季度進(jìn)行一次綜合評估;

c)對提供一次性服務(wù)或一次性工程的供方,應(yīng)在合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)完成供方監(jiān)督評估。

3.3.3物業(yè)分公司在進(jìn)行合格供方監(jiān)督評估時,可參照管理公司《供方合格評定與

監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行,并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。

3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等,尤其應(yīng)注意對以下內(nèi)容的評估:

a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況;

b)供方產(chǎn)品價格的變化;

c)社會信譽的變化;

d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤;

e)其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素。

3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的任何必要措施由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)實施,品質(zhì)部對措施實施情況進(jìn)行跟蹤驗證,并形成跟蹤記錄。

4招標(biāo)工作程序

4.1招標(biāo)項目立項

4.1.1招標(biāo)項目由物業(yè)分公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計劃提出,計劃內(nèi)的招標(biāo)項目可直接編制招標(biāo)文件。非計劃內(nèi)的招標(biāo)項目由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擬定招標(biāo)計劃,必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報批手續(xù)。

4.1.2招標(biāo)計劃的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于):招標(biāo)內(nèi)容、成本估算額、招標(biāo)方式、招標(biāo)文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標(biāo)日期、進(jìn)場時間等。

4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂招標(biāo)文件,招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于):

a)招標(biāo)人(公司)簡介,包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等;

b)招標(biāo)項目簡介,包括項目內(nèi)容、項目要求等;

c)對投標(biāo)人及投標(biāo)書的要求,包括投標(biāo)人的資格、投標(biāo)書的格式、主要內(nèi)容等;

d)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及方法;

e)評標(biāo)活動方案,包括招標(biāo)組織機構(gòu),開標(biāo)時間及地點等;

f)其他事項的說明。

4.1.4擬訂招標(biāo)文件的其它具體要求按管理公司《au*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.1.5招標(biāo)文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標(biāo)計劃、招標(biāo)

小組、招標(biāo)文件及擬邀請投標(biāo)單位的資格審查可同步報批。

4.2成立招標(biāo)小組

4.2.1每個招標(biāo)項目均必須根據(jù)招標(biāo)項目的特點成立招標(biāo)小組,負(fù)責(zé)整個招標(biāo)工作。原則上與投標(biāo)單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標(biāo)小組成員。

4.2.2招標(biāo)小組人數(shù)必須為奇數(shù),且不少于3人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)為招標(biāo)小組成員,全過程參與招標(biāo)工作。

4.2.3在整個招標(biāo)過程中,每次評審招標(biāo)小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。

4.3投標(biāo)單位確定

4.3.1物業(yè)分公司招標(biāo)一般宜采用邀請招標(biāo)方式,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)供方信息,由招標(biāo)小組審查確定擬邀請投標(biāo)單位。

4.3.2各類招標(biāo)項目預(yù)選投標(biāo)單位應(yīng)不少于三家。投標(biāo)單位應(yīng)優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇,合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時,才可從其它推薦途徑選擇投標(biāo)單位。投標(biāo)單位的資格預(yù)審應(yīng)遵循以下規(guī)定:

a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標(biāo)資格;

b)未列入公司《合格供方名錄》的單位,應(yīng)按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標(biāo)單位;

c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位,兩年內(nèi)不得參與投標(biāo)。

4.4發(fā)標(biāo)

4.4.1招標(biāo)文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標(biāo)小組負(fù)責(zé)組織,公司各部門視實際需要指派人員配合,但至少應(yīng)保證同時有來自不同部門的二人參加。

4.4.2招標(biāo)文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標(biāo)答疑均應(yīng)形成書面記錄,其中招標(biāo)答疑記錄應(yīng)作為招標(biāo)文件的補充附件一并發(fā)給投標(biāo)單位。

4.5開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)

4.5.1招標(biāo)小組主持開標(biāo)工作,現(xiàn)場拆封,該過程應(yīng)形成書面記錄,參加開標(biāo)的全體人員簽字確認(rèn)。

4.5.2開標(biāo)后招標(biāo)小組組織相關(guān)人員進(jìn)行標(biāo)書的分析,以便進(jìn)一步的評標(biāo)定標(biāo)工作。

4.5.3招標(biāo)小組組長主持招標(biāo)項目的評標(biāo)工作,招標(biāo)小組全體人員參加,實際人數(shù)

不少于3人。

4.5.4各類專業(yè)的評標(biāo)工作均必須遵循管理公司《au*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,經(jīng)招標(biāo)小組評標(biāo),并將評標(biāo)結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報批后確定中標(biāo)單位。

4.5.5確定中標(biāo)單位后3日內(nèi),招標(biāo)小組向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書,并將中標(biāo)結(jié)果以書面形式通知其他投標(biāo)單位。

4.6合同簽訂及招標(biāo)文檔管理

4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定,組織內(nèi)部的合同評審過程,并與中標(biāo)單位進(jìn)行合同洽談,簽訂正式采購或分包合同。

4.6.2招標(biāo)過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)整理成冊,并在正式合同簽訂后一個月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。

5物料采購

5.1物料定額標(biāo)準(zhǔn)

5.1.1各物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)實際需要,明確各類材料、部件、工具、用品及小型設(shè)備的基本庫存量,包括工程設(shè)備維護(hù)所需的備品備件,建立物料庫存量標(biāo)準(zhǔn)及部門或個人使用工具的配備標(biāo)準(zhǔn),編制《物業(yè)采購分類明細(xì)表》,經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

5.1.2《物料采購分類明細(xì)表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一,物業(yè)分公司行政人事部部應(yīng)每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細(xì)表》進(jìn)行評審更新,并報本公司總經(jīng)理審批。

5.2年度采購計劃

5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標(biāo)準(zhǔn)、各類工作人員數(shù)量,及各單位自然狀況等信息,制定年度物料采購計劃,報總經(jīng)理審批。

5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預(yù)算的依據(jù)之一,在年度采購計劃執(zhí)行過程中,因業(yè)務(wù)變化或其它因素導(dǎo)致年度采購計劃調(diào)整時,必須相應(yīng)調(diào)整公司年度收支預(yù)算計劃,并報項目所在公司審批。

5.3月度采購計劃

5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如勞保用品、清潔用品、易損備件(燈管、鎮(zhèn)

流器、窗把手、水龍頭、電話線)等的月度補充計劃,由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。

5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要,結(jié)合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃,說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求,須說明),經(jīng)本公司財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后,于每月25日前報行政人事部。

5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃,于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。

5.4計劃采購實施

5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標(biāo)范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定,通過招標(biāo)選擇采購供方。不屬于招標(biāo)范圍的采購必須從經(jīng)批準(zhǔn)的《合格供方名錄》選擇,未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評定合格后方可選擇。

5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行,凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進(jìn)貨驗收合格后付款。

5.4.3對簽訂長期供貨合同,分批供貨的采購項目,行政人事部采購人員應(yīng)以書面形成發(fā)出采購訂單,特殊情況下口頭提出的采購訂單應(yīng)予以記錄。

5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時,一般應(yīng)通知合格供應(yīng)商送貨上門。

5.4.5行政人事部采購人員應(yīng)及時組織進(jìn)貨的驗收入庫手續(xù),具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。

5.5零星、應(yīng)急物料的申購

5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少,且沒有庫存的物料。應(yīng)急物料是指突發(fā)性急用,且沒有庫存的物料。

5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行:

a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》,說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量,并交部門經(jīng)理(管

理處主任)審核;

b)《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交財務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理審批;

c)經(jīng)審批的《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。

5.5.3緊急情況下的非常用物料采購,可以采取緊急措施在供方處對實物質(zhì)量進(jìn)行驗證后自行購買,但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續(xù)。

5.6物料采購時效

5.6.1常用物料采購原則上應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.2特殊物料的采購原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.3零星物料的采購原則上應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.4緊急物料的采購原則上應(yīng)在3個小時內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

6物料保管

6.1各物業(yè)分公司應(yīng)建立物料管理程序,明確規(guī)定物料進(jìn)貨驗收、入庫、儲存保管及領(lǐng)用出庫的管理責(zé)任、方法和控制要求。

6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進(jìn)貨驗收,確認(rèn)符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應(yīng)設(shè)置物料貯存?zhèn)}庫,將各類物料分區(qū)存放,做到擺放整齊、標(biāo)識明確,防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中,有毒有害化學(xué)物資必須隔離存放,并做好防護(hù)措施。

6.3物料進(jìn)、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù),入庫物料應(yīng)經(jīng)驗收合格,出庫物料應(yīng)辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。

6.4各類物料應(yīng)按種類、規(guī)格分別列賬,逐次記錄進(jìn)、出明細(xì),并每月盤點一次,確保各項物料賬物相符。

6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料,在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應(yīng)建立相應(yīng)的記錄,并由領(lǐng)用人簽收。

7服務(wù)(工程)分包

7.1物業(yè)分公司的服務(wù)分包應(yīng)在《物業(yè)管理方案》中予以明確,經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務(wù)分包,按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限,2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批,超過2萬元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。

7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務(wù)應(yīng)明確質(zhì)量要求,包括服務(wù)范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務(wù)過程及效果評價方法等,并作為分包合同必需附件。

7.3物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)本手冊的規(guī)定,明確分包服務(wù)監(jiān)管責(zé)任部門(人員)對分包服務(wù)執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估,并針對不同類型的分包服務(wù)采用適當(dāng)?shù)目刂品椒?包括(不限于):

a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(wù)(如清潔、綠化等),應(yīng)根據(jù)分包合同要求制定相應(yīng)的管理規(guī)定,對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行連續(xù)監(jiān)控;

b)針對周期性的分包業(yè)務(wù)(如:消殺、電梯保養(yǎng)等),由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專責(zé)人員進(jìn)行監(jiān)理,并要求服務(wù)供方提供每次業(yè)務(wù)執(zhí)行報告,監(jiān)管人員跟蹤確認(rèn);

c)針對一次性的分包服務(wù)或一次性維修工程,根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案,并由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。

7.4物業(yè)分公司所有分包服務(wù)監(jiān)視和評估均應(yīng)形成書面記錄,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求服務(wù)供方進(jìn)行整改,相關(guān)整改過程和結(jié)果確認(rèn)均應(yīng)形成書面記錄。

8相關(guān)文件與記錄

8.1管理公司《ee地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標(biāo)管理》

8.2wdwy-fr-mm6201供方合格評定表

8.3wdwy-fr-mm6202合格供方名錄

8.4wdwy-fr-mm6203合格供方監(jiān)督評估表

8.5wdwy-fr-mm6204招標(biāo)工作計劃

8.6wdwy-fr-mm6205招標(biāo)文件審批表

8.7wdwy-fr-mm6206評標(biāo)、定標(biāo)審批表

8.8wdwy-fr-mm6207物料采購計劃

第4篇物業(yè)管理手冊之物業(yè)分公司職能

物業(yè)管理手冊:物業(yè)分公司職能

1.執(zhí)行法律法規(guī)及管理公司、項目所在公司的物業(yè)管理制度、文件及指令

1.1 遵照法律法規(guī)要求開展物業(yè)管理業(yè)務(wù)。

1.2 接受項目所在公司的領(lǐng)導(dǎo),與項目所在公司簽訂物業(yè)管理目標(biāo)責(zé)任書,并確保實現(xiàn)。

1.3 執(zhí)行管理公司頒布的物業(yè)管理制度及管理公司物業(yè)管理部下發(fā)的關(guān)于業(yè)務(wù) 要求的文件;為物業(yè)管理部提供物業(yè)管理工作的信息;接受物業(yè)管理部的業(yè)務(wù)決策和指導(dǎo)。

2.內(nèi)部建設(shè)

2.1 依照管理公司物業(yè)管理制度、項目所在公司在物業(yè)管理方面的要求制定適合的物業(yè)管理體系文件,作為整體物業(yè)管理系統(tǒng)文件的延伸,并持續(xù)審核與改進(jìn),不斷優(yōu)化作業(yè)流程與組織架構(gòu)。

2.2 負(fù)責(zé)本公司內(nèi)設(shè)部門的組建,制定各崗位職責(zé),組織人員招聘,決定中層以下(含)級別人員錄用。

2.3 執(zhí)行集團(tuán)、管理公司的培訓(xùn)制度,對員工的培訓(xùn)效果負(fù)責(zé)。

2.4 將目標(biāo)責(zé)任書中的目標(biāo)分解并下達(dá)到部門、崗位,建立計劃管理體系加以落實。

3.成本控制

3.1 負(fù)責(zé)本公司范圍的經(jīng)濟測算及收支控制。

3.2 負(fù)責(zé)開展多種經(jīng)營,提高經(jīng)濟效益。

3.3 通過合理節(jié)能、優(yōu)化管理等手段降低管理成本。

4.項目開發(fā)配合

4.1 負(fù)責(zé)項目所在公司開發(fā)項目的物業(yè)前期介入工作,包括方案設(shè)計、施工圖設(shè)計、工程施工、營銷及銷售過程的參與和配合;配合項目所在公司對相關(guān)配套設(shè)施進(jìn)行招商和管理、參與監(jiān)管施工質(zhì)量、配合銷售開盤等。

4.2 負(fù)責(zé)物業(yè)項目保修期限內(nèi)的保修協(xié)調(diào)和跟蹤。

4.3 協(xié)助項目所在公司處理緊急情況。

4.4 在管理公司、項目所在公司委托的情況下,負(fù)責(zé)代理發(fā)展商產(chǎn)權(quán)物業(yè)的管理、控制、經(jīng)營和服務(wù)。

4.5 向項目所在公司提供開發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)的與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的各種信息。

5.前期物業(yè)服務(wù)

5.1 負(fù)責(zé)編制物業(yè)管理方案,并負(fù)責(zé)物業(yè)管理項目的承接與物業(yè)服務(wù)合同簽訂。

5.2 負(fù)責(zé)擬定物業(yè)項目接管驗收工作計劃,并負(fù)責(zé)組織實施。

5.3 負(fù)責(zé)擬定新物業(yè)項目的入伙工作計劃,并配合項目所在公司實施。

6.日常服務(wù)提供

6.1 全面負(fù)責(zé)項目的物業(yè)管理日常工作。

6.2 按管理公司物業(yè)管理制度要求落實日常服務(wù)三級檢查制度,建立質(zhì)量統(tǒng)計分析機制。

7.品牌推廣及市場開拓