集團(tuán)材料設(shè)備供方選擇與管理流程
柏莊置業(yè)集團(tuán)流程管理文件
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集團(tuán)材料設(shè)備供方選擇與管理流程
1.目的
1.1遵循公平、公正、公開的原則，對(duì)材料設(shè)備供方的選擇過(guò)程實(shí)施控制，選擇符合公司業(yè)務(wù)要求的采購(gòu)合作伙伴；健全材料設(shè)備供方的履約評(píng)價(jià)機(jī)制，逐步形成穩(wěn)定可靠的外部資源伙伴。
2.適用范圍
2.1適用于房地產(chǎn)開發(fā)過(guò)程中，集團(tuán)采購(gòu)管理部主持的材料設(shè)備類合約：電梯、入戶門、20萬(wàn)元以上（含20萬(wàn)元）的電纜及以后時(shí)機(jī)成熟時(shí)經(jīng)集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批增加的項(xiàng)目。
3.招投標(biāo)組織
3.1集團(tuán)采購(gòu)招標(biāo)小組：組長(zhǎng)由總裁擔(dān)任，集團(tuán)采購(gòu)管理部負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人任執(zhí)行組長(zhǎng)，成員來(lái)自于集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部、集團(tuán)技術(shù)管理部和成本部人員各一名、集團(tuán)采購(gòu)管理部1-2人、集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)管理部1人、項(xiàng)目公司總經(jīng)理或指定代表、項(xiàng)目公司采購(gòu)部經(jīng)理或經(jīng)執(zhí)行組長(zhǎng)同意的授權(quán)人、外部專家根據(jù)需要參與，原則上不超過(guò)9人，成員總數(shù)原則上應(yīng)為單數(shù)。
3.2集團(tuán)采購(gòu)定標(biāo)小組：組長(zhǎng)-董事長(zhǎng)，執(zhí)行組長(zhǎng)-總裁，成員分別為集團(tuán)采購(gòu)管理部、技術(shù)管理部、財(cái)務(wù)管理部及成本管理部分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目公司總經(jīng)理、外部專家根據(jù)需要參與、成員總數(shù)原則上應(yīng)為單數(shù)。
3.3招標(biāo)小組和定標(biāo)小組為非常設(shè)機(jī)構(gòu)，在每次招標(biāo)前集團(tuán)采購(gòu)管理部上報(bào)成員名單，總裁確認(rèn)。
4.職責(zé)
4.1項(xiàng)目公司采購(gòu)部
4.1.1提出單項(xiàng)材料設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)（對(duì)象、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)要求）；
4.1.2組織材料設(shè)備供方的履約評(píng)價(jià)。
4.2項(xiàng)目公司總經(jīng)理
4.2.1參與定標(biāo)。
4.2.2審批供方履約評(píng)價(jià)。
4.2.3審批本項(xiàng)目材料設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃。
4.3集團(tuán)采購(gòu)管理部及分管領(lǐng)導(dǎo)（每次審批回復(fù)時(shí)間為2天）
4.3.1集團(tuán)采購(gòu)管理部按項(xiàng)目公司提出的單項(xiàng)材料設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)編制單項(xiàng)材料設(shè)備采購(gòu)工作計(jì)劃，并及時(shí)匯總為集團(tuán)采購(gòu)工作計(jì)劃；
4.3.2集團(tuán)采購(gòu)管理部組織集團(tuán)采購(gòu)范圍內(nèi)的材料設(shè)備供方采購(gòu)，包括入圍供方考察、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)評(píng)標(biāo)定標(biāo)、技術(shù)與商務(wù)要點(diǎn)談判、協(xié)助供方與項(xiàng)目公司簽訂合同等；
4.3.3集團(tuán)采購(gòu)管理部對(duì)材料設(shè)備供方等級(jí)評(píng)定進(jìn)行確認(rèn)，并組織年度等級(jí)評(píng)定調(diào)整；
4.3.4集團(tuán)采購(gòu)管理部審核項(xiàng)目公司合同金額20萬(wàn)（含）以上的材料設(shè)備采購(gòu)的招標(biāo)文件和中標(biāo)單位。
4.3.5集團(tuán)采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審核入圍供方名單及招標(biāo)文件；
4.3.6集團(tuán)采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審核評(píng)標(biāo)結(jié)果；
4.3.7集團(tuán)采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審批合同；
4.3.8集團(tuán)采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審批招標(biāo)小組會(huì)議召集、出差考察、交流學(xué)習(xí)等組織工作。
注：集團(tuán)采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)未到崗時(shí)，其職責(zé)由集團(tuán)總裁履行；
4.4集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)管理部
4.4.1風(fēng)險(xiǎn)管理部成員可列席招標(biāo)評(píng)標(biāo)會(huì)議,風(fēng)險(xiǎn)管理部監(jiān)督招投標(biāo)工作的合規(guī)性和公平性，但不參與具體評(píng)標(biāo)意見(jiàn)。
4.5集團(tuán)總部成本管理部、財(cái)務(wù)管理部、技術(shù)管理部、招標(biāo)小組其他成員：
4.5.1配合完成集團(tuán)采購(gòu)范圍內(nèi)入圍供方考察、招標(biāo)文件編制、開標(biāo)與評(píng)標(biāo)、合同談判等。
4.6集團(tuán)總裁
4.6.1審批入圍供方名單；
4.6.2審批招標(biāo)文件。
4.6.3根據(jù)集團(tuán)定標(biāo)小組意見(jiàn)確認(rèn)中標(biāo)備選單位。
4.7集團(tuán)董事長(zhǎng)
4.7.1審批中標(biāo)單位，對(duì)定標(biāo)結(jié)果具有一票否決權(quán)。
現(xiàn)有項(xiàng)目公司部門設(shè)置與標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目公司部門設(shè)置對(duì)應(yīng)關(guān)系：
5.工作程序
5.1單項(xiàng)工程項(xiàng)目招標(biāo)工作計(jì)劃的提出
5.1.1項(xiàng)目公司采購(gòu)依據(jù)《材料設(shè)備總體合約工作計(jì)劃》結(jié)合開發(fā)計(jì)劃和工程計(jì)劃的需求，提出單項(xiàng)材料設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)（對(duì)象、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)要求），并報(bào)集團(tuán)采購(gòu)管理部。
5.1.2集團(tuán)采購(gòu)管理部管理部按項(xiàng)目公司提出的單項(xiàng)材料設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，編制集團(tuán)采購(gòu)范圍內(nèi)的單項(xiàng)材料設(shè)備采購(gòu)工作計(jì)劃；
5.2招標(biāo)
5.2.1確定入圍單位：
1)集團(tuán)采購(gòu)管理部負(fù)責(zé)收集供方信息，選取企業(yè)資質(zhì)，業(yè)務(wù)范圍、業(yè)績(jī)及人員配備均符合要求的供方單位進(jìn)入入圍名單（不少于三家）。對(duì)于供方庫(kù)中的合格和試用供方，不需要入圍考察，直接進(jìn)入入圍名單。對(duì)于非供方庫(kù)的單位，需綜合考察后入圍。其中進(jìn)行綜合考察選擇入圍投標(biāo)單位原則上力求每次招標(biāo)均有新入圍的投標(biāo)單位參與投標(biāo)。
2)（CP點(diǎn)-關(guān)鍵控制點(diǎn)）綜合考察分為公司考察、項(xiàng)目考察或作品考察。集團(tuán)采購(gòu)綜合考察由集團(tuán)總部采購(gòu)管理部組織進(jìn)行，可要求其他招標(biāo)小組成員參加。
3)考察結(jié)束后，集團(tuán)總部采購(gòu)管理部（集團(tuán)采購(gòu)）組織填寫《材料設(shè)備供方實(shí)地考察評(píng)估表》），參與考察人員簽字確認(rèn)。
4)集團(tuán)總部采購(gòu)管理部組織填寫《材料設(shè)備供方資質(zhì)預(yù)審表》，得出考察結(jié)論并推薦入圍供方，連同《材料設(shè)備供方信息表》、供方考察報(bào)告/《材料設(shè)備供方實(shí)地考察評(píng)估表》一起報(bào)審。其中，《材料設(shè)備供方實(shí)地考察評(píng)估表》中得分60分以下或供方考察報(bào)告評(píng)定不合格的供方，視為考察未通過(guò)，不予以準(zhǔn)入。
5)入圍供方由集團(tuán)采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總裁審批。
5.2.2編制招標(biāo)文件（編制時(shí)，應(yīng)符合《采購(gòu)類總體合約工作計(jì)劃》的要求）：
1)集團(tuán)總部采購(gòu)管理部組織編寫招標(biāo)文件，項(xiàng)目公司設(shè)計(jì)部和工程部配合完成技術(shù)部===分，集團(tuán)成本管理部配合完成商務(wù)部分。招標(biāo)文件內(nèi)容應(yīng)至少包括：
a)投標(biāo)邀請(qǐng)書；
b)投標(biāo)須知；
c)投標(biāo)格式；
d)合同文件（主要條款）；
e)材料設(shè)備技術(shù)要求；
f)材料設(shè)備計(jì)價(jià)規(guī)則及單價(jià)說(shuō)明；
g)評(píng)標(biāo)、定標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及方法；
h)其它應(yīng)當(dāng)說(shuō)明事項(xiàng)。
（備注：如果招標(biāo)文件有集團(tuán)范本，需參考范本編制，改動(dòng)處須加紅標(biāo)注；招標(biāo)文件中需注明集團(tuán)風(fēng)險(xiǎn)管理部聯(lián)系電話）。
2)（CP點(diǎn)-關(guān)鍵控制點(diǎn)）招標(biāo)文件集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總裁審批。
5.2.3發(fā)放招標(biāo)文件及接收投標(biāo)文件：
1）集團(tuán)采購(gòu)管理部負(fù)責(zé)向投標(biāo)單位發(fā)放招標(biāo)文件；集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)收取招標(biāo)文件工本費(fèi)、投標(biāo)保證金。
2）集團(tuán)采購(gòu)管理部在招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間組織招標(biāo)答疑會(huì)（可組織現(xiàn)場(chǎng)答疑，也可采用書面收集問(wèn)題及書面回答的方式）。答疑會(huì)會(huì)議紀(jì)要經(jīng)集團(tuán)采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)后發(fā)給所有投標(biāo)單位，并存檔。
3)集團(tuán)采購(gòu)管理部負(fù)責(zé)接受投標(biāo)文件。原則上，公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)回標(biāo)單位少于3家時(shí)，需再次組織投標(biāo)單位投標(biāo)，回標(biāo)單位達(dá)到3家或以上后才能開標(biāo)。
5.2.4開標(biāo)及評(píng)標(biāo)：
1)開標(biāo)：集團(tuán)總部采購(gòu)管理部（集團(tuán)采購(gòu)）相關(guān)人員作好開標(biāo)記錄；評(píng)標(biāo)會(huì)上當(dāng)眾宣布評(píng)審辦法，檢查密封狀況，啟封各參加投標(biāo)單位的文件和補(bǔ)充函件，在會(huì)上向小組成員公布其主要內(nèi)容。
2)評(píng)標(biāo)：集團(tuán)采購(gòu)管理部組織評(píng)標(biāo)會(huì)，集團(tuán)總部招標(biāo)小組成員全體參與，不得無(wú)故缺席，會(huì)上要求小組成員每人均要發(fā)表意見(jiàn)，評(píng)標(biāo)過(guò)程保留記錄，匯總形成評(píng)標(biāo)會(huì)議紀(jì)要。集團(tuán)總部采購(gòu)管理部根據(jù)評(píng)標(biāo)意見(jiàn)填寫《材料設(shè)備評(píng)標(biāo)定標(biāo)審批表》，并與《評(píng)標(biāo)記錄》一同報(bào)集團(tuán)定標(biāo)小組參考定標(biāo)。
5.2.5定標(biāo)：定標(biāo)小組成員給出定標(biāo)意見(jiàn)，由執(zhí)行組長(zhǎng)提議中標(biāo)單位，中標(biāo)單位最終由董事長(zhǎng)審批。定標(biāo)小組人數(shù)應(yīng)為單數(shù)，遵從少數(shù)服從多數(shù)的原則，但組長(zhǎng)有一票否決權(quán)。
5.2.6中標(biāo)單位經(jīng)董事長(zhǎng)審批后，集團(tuán)采購(gòu)管理部管理部負(fù)責(zé)向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書，告知未中標(biāo)單位，并公示。集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部向相應(yīng)單位退還投標(biāo)保證金。
5.3合同簽訂：
5.3.1中標(biāo)單位應(yīng)在接收中標(biāo)通知書七個(gè)工作日內(nèi)到項(xiàng)目公司到項(xiàng)目公司辦理合同簽定手續(xù)，逾期不簽訂合同則由定標(biāo)小組另選中標(biāo)單位或招標(biāo)小組重新招標(biāo)。招標(biāo)完成后，招投標(biāo)結(jié)果由集團(tuán)采購(gòu)管理部管理部通報(bào)各部門，并按規(guī)定公示。
5.3.2集團(tuán)總部采購(gòu)管理部應(yīng)協(xié)助項(xiàng)目公司采購(gòu)部完成與材料設(shè)備供方的合同簽訂，并對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行交底。項(xiàng)目公司采購(gòu)部應(yīng)按照《合同管理指引》組織與中標(biāo)單位簽訂合同，報(bào)集團(tuán)采購(gòu)管理部和風(fēng)險(xiǎn)管理部同步審核，集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.3.3如有集團(tuán)范本，合同必須參考范本編制，改動(dòng)處須加紅標(biāo)注。
5.4供方履約評(píng)價(jià)
5.4.1（CP點(diǎn)-關(guān)鍵控制點(diǎn)）在合同履行過(guò)程中及完畢后，項(xiàng)目采購(gòu)部需組織對(duì)材料設(shè)備供方的履約行為進(jìn)行評(píng)價(jià)，基于評(píng)價(jià)結(jié)果，集團(tuán)采購(gòu)管理部在年底進(jìn)行供方庫(kù)調(diào)整，具體詳見(jiàn)《工程項(xiàng)目與材料設(shè)備供方庫(kù)建立與管理指引》。
6.附則
6.1本指引未盡事項(xiàng)參照其它制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.2本指引由集團(tuán)簽發(fā)后，自頒布之日起執(zhí)行。
7.支持文件
7.1《項(xiàng)目工程合約框架管理指引》
7.2《項(xiàng)目工程合約策劃管理指引》
7.3《工程項(xiàng)目和材料設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)管理指引》
7.4《工程項(xiàng)目與材料設(shè)備供方庫(kù)建立與管理指引》
7.5《合同管理指引》
8.相關(guān)記錄
8.1《單項(xiàng)采購(gòu)招標(biāo)計(jì)劃（模板）》
8.2《材料設(shè)備供方信息表》
8.3《材料設(shè)備供方實(shí)地考察評(píng)估表（模板）》
8.4《材料設(shè)備供方資質(zhì)預(yù)審表》
8.5《材料設(shè)備技術(shù)標(biāo)評(píng)審報(bào)告（模板）》
8.6《材料設(shè)備經(jīng)濟(jì)標(biāo)評(píng)審報(bào)告（模板）》
8.7《材料設(shè)備招標(biāo)文件審批表》
8.8《評(píng)標(biāo)記錄》
8.9《材料設(shè)備評(píng)標(biāo)定標(biāo)審批表》
8.10《合同約談?dòng)涗洝?/p>
