分公司費用報銷付款申請借支管理

發(fā)布時間：2023-10-20 09:55:05 查看人數(shù)：84

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分公司費用報銷付款申請借支管理

分公司費用報銷、付款申請及借支管理

為了規(guī)范公司的費用報銷、付款和借款管理,公司執(zhí)行先申請、再執(zhí)行、后報銷或請款的管理模式及公司各項費用額度控制和例外支出申請審批制度。

一、費用管理原則

1.費用報銷必須嚴格按照財務制度辦理,任何人報銷費用必須手續(xù)齊全,符合程序;

2.報銷費用的票據(jù)必須有經辦人簽字,注明時間和用途,并附有原始單據(jù)、入出庫等相關單據(jù);

3、不得報銷與工作無直接關系的個人用品及工作無直接關系的費用支出,如特殊原因購買的辦公用品,個人離職時應收回,無法收回的應按新舊程度按購買價折價扣回;

4、當期費用須當期報銷;

5.費用在一定的合理額度范圍內控制使用,額度的依據(jù)是工作量、銷售額、工作職務、員工人數(shù)等。

二、費用報銷、資金支付審批權限

1、公司的支出審批根據(jù)'適當授權、分級分項控制'的原則進行管理;

2、公司的費用報銷、借款、工資發(fā)放、付款等支出由被總公司授權人在授權范圍內進行審批,超過授權范圍的,由被總公司授權人審核后,報送總公司審批;

3、各部門所發(fā)生的費用等各項支出必須由部門主管進行審核后,送到財務部審核后,方可送到被授權人及總公司進行逐級審批;

4、公司被授權人的借款、報銷、請款的審批人為上一級有審批權限的主管或總公司總裁;

5、有審核、審批權限的被授權人、應在財務部門簽留字樣備案。

三、費用報銷、請款、借款流程

(一)費用報銷流程及規(guī)定

1、公司員工因公借款或報銷,經辦人統(tǒng)一填制、整理好借款單、費用報銷單、車票、采購申請單、驗收單、發(fā)票等單據(jù)(要求單據(jù)按照類別及時間順序整理分類),并在全部原始憑證后簽名,先由各部門主管簽署審核意見后送到公司財務部審核,然后送往被授權人、總公司審批后,出納方可給予辦理借款或報銷;

2、員工出差應填寫 '出差申請單',并按規(guī)定程序報批后,可據(jù)此辦理借款申請及辦理機票、客房等事項預訂工作,借款申請經審批后,方可到財務部門預借差旅費;

3、員工出差返回、采購、招待完畢后,須及時整理好有關費用單據(jù),填寫'費用報銷單',并附上相關單據(jù),并于出差返回或事務辦理完畢后3日內將報銷單據(jù)交部門主管審核,再送財務部,延期遞交的,財務有權拒絕受理,一切費用由經辦人自行承擔。

(二)員工差旅費報銷標準

1、本地差旅

(1)報銷市內交通車(船)費時,應在報銷報告附件上注明每次行程的事由、起迄點及費用;

(2)嚴格控制市內的的士費報銷。市內辦事搭乘的士,應說明事由并事先取得分公司負責人的批準,方予報銷。如沒有分公司負責人的批準,凡搭乘'的士'的費用一律不予報銷。對弄虛作假者,一經查出,將從嚴處理;

(3)本地出差員工派用公司車輛的,不再報銷相關的交通費;

(4)現(xiàn)金報銷實行周報制度,即上周發(fā)生的各項現(xiàn)金報銷費用,應及時整理并于本周星期三前辦理報銷手續(xù)。一般不允許跨月報銷;

(5) 本地出差,無法在用餐時間(參照公司的作息時間表)前趕回的,每人每餐補助10元,不再報銷其他餐費。如無經審批的出差申請單,不發(fā)補助,也不報銷相關費用。

2. 外地差旅

(1)出差審批

所有需要到外地出差的員工,必須填寫'出差申請單'經部門主管審核后,由分公司經理批準,方可出差;

'出差申請單':在出差前必須把手續(xù)完備的申請表存根聯(lián)交給考勤部門考勤,而保留財務聯(lián)直到報銷為止;

(2)出差交通費報銷標準

分公司要求各出差員工盡可能選擇最經濟的交通工具,限制員工隨意乘坐飛機、火車軟臥。分公司負責人以下的出差員工需要乘坐飛機、火車軟臥,應事先經總公司總裁的批準。

a. 機場至市區(qū)往返應乘坐大巴,并根據(jù)發(fā)票報銷;

b. 公司到外地及返回,應乘坐大巴或火車,如需要乘坐飛機,應在出差申請單上注明從哪里到哪里需要乘坐飛機,報送總公司總裁審批;

c. 外地出差的市內交通費報銷額度:

各出差人員,應提供外地出差的市內交通車票,車票總額在每日市內交通限額與實際在外出差天數(shù)的乘積范圍之內,據(jù)實報銷,超過部分由個人承擔。

兩人或兩人以上一同出行的,乘坐公交車的,交通費可以按同行人數(shù)計算;同坐出租車的,只能按照較高級別的一人額度計算,超過部分,由同行人員共同分擔;同行人,分開乘坐的,按照各自的額度報銷。

d. 外地出差人員住宿費用報銷額度:

一般員工住宿條件為公寓、招待所、普通飯店、賓館,部門主管級別住宿條件不超過三星級酒店,分公司負責人可以據(jù)實選擇。如果開會需要,由會議主辦方統(tǒng)一安排住宿,造成超出標準的,須說明原因,經分公司負責人審批后方可報銷。

如果是兩人或兩人以上人員出差同一地區(qū),應盡量安排至少兩人住同一房間。不同級別的員工合住房間,適用其中較高級別員工的住宿標準。不論是否合住房間,盡可能按人分別付款,分別開具住宿發(fā)票,以便準確核算部門費用。

公司將外地出差區(qū)域劃分以下三類地區(qū):

一類地區(qū):包括北京、上海、廣州、深圳、天津、重慶等。

二類地區(qū):上述一類地區(qū)之外的省會城市和經濟發(fā)達地區(qū)城市(包括國家規(guī)定的十四個經濟開放城市)。

三類地區(qū):其他地區(qū)。

各地區(qū),各級別員工的住宿費報銷限額如下:

出差員工盡可能入住公司指定的代理訂房或與公司有優(yōu)惠協(xié)議的酒店,住宿費在限額內據(jù)實報銷,到外地參加會議、培訓等活動,統(tǒng)一安排住宿的,住宿費可以據(jù)實報銷。

3.出差人員伙食補貼標準

補貼天數(shù)的計算辦法:出發(fā)當天,以機票/車票時間為準,在12點前出發(fā)的算1天,12點半后出發(fā)的算半天,返程到達當天不計算補貼天數(shù),即算頭不算尾。

出差人員趁出差之便,經上級主管批準并通知考勤部門就近回家探親、辦事,其間的交通費自理,并且該期間視同請假,不享受出差補貼。

除以上規(guī)定外,出差人員不享受任何其他出差補貼。

4.出差分公司所在地區(qū)以外的員工移動話費,享有話費報銷額度的

,按照額度范圍內報銷,并提供正式發(fā)票,不享有話費報銷額度的,按每人每天10元進行補貼;

5.特殊情況

若有特殊情況而不能按照公司差旅報銷管理規(guī)定或者公司差旅報銷管理規(guī)定沒有涉及的事項進行的費用報銷的情形,應以合理為原則,事先取得分公司負責人的批準,方可辦理相關報銷手續(xù)。

(三)員工差旅費報銷具體規(guī)定:

1. 住宿費及交通費按規(guī)定標準執(zhí)行,超標自付(如有特殊情況需總裁批準方可報銷);

2. 伙食補貼按規(guī)定標準和出行時間計算領取,不得報銷與此相關的費用。如果出差參會,由會議主辦方統(tǒng)一安排膳食并已包含在會務費中報支的,不得享受伙食補貼;

3. 差旅期間發(fā)生的日常交際應酬費用須事先告知分公司負責人,事后報銷交際應酬費用時,須注明應酬原因與事由等相關內容,并單獨填寫費用報銷單,經總經理批準方可報銷。應酬發(fā)生在用餐時間,也不得享受伙食補貼;

4.本地出差不享受住宿補助;

5.員工出差返回后應于7個工作日內報銷,未按規(guī)定時間報銷的,財務部門應于當月工資中直接扣回該員工預借的差旅費;逾期報銷的(在1個月內),須書面注明原因,經分公司負責人批準后,方可報銷;

6. 超過1個月以上的出差單據(jù)、假票據(jù)或不符合規(guī)則的票據(jù),財務部門不予報銷。有關人員偏離正常出差行駛路線或擅自改變出差申請單上批準的方式與路線造成的費用,一律由本人自行承擔;

7. 財務部有權對有疑問的出差費用報銷單據(jù)向員工出差居住地酒店直接核實,如有虛假行為,公司將按情節(jié)輕重及公司規(guī)定對當事人進行處罰;

8. 報銷外地差旅費者,必須在費用報銷單附上相應的'出差申請表'財務聯(lián)、'出差工作總結'、考勤部門出具的出勤情況表及按照時間順序分門別類整理好的相關原始單證,并用附表詳列每天行程及出差期間工作內容,送部門主管審核后,轉送財務部審核,最后由財務統(tǒng)一呈報給分公司負責人審批。

(四)員工借款管理規(guī)定

公司員工因工作、生活原因需要借款,履行以下規(guī)定:

1. 員工生活費借款

員工因家庭、生活原因需要借款的,應填寫'借款單',報部門主管審核后,送工資核算員審核后送被分公司負責人審批,出納方可辦理借款手續(xù)。出納將在借款當月或次月發(fā)放該員工的工資時扣回。借款原則不超過未發(fā)工資60%,特殊原因借款數(shù)額超過員工未發(fā)放工資時,借款人應找擔保人,并要求擔保人在借款單上簽字確認。

2. 員工差旅借款

(1)員工差旅借款執(zhí)行'前款不清,后款不借'的原則;

(2)員工因公出差需要借款時,必須根據(jù)審批后的出差申請單,填寫'借款單',報部門主管審核后送分公司負責人審批,財務方可給予辦理借款手續(xù);

(3)員工出差返回公司后,應在7天內根據(jù)公司費用報銷管理規(guī)定及時辦理報銷手續(xù),沖銷差旅費借款,否則,財務部門將先行從出行員工的工資中扣除借款。

3.其他事項借款

(1)允許分公司各專職司機借用備用金1000元,原則上要求各司機每周匯總報銷一次,若經常跑長途,發(fā)生費用超過備用金額,也可在累計發(fā)生費用超過備用金時,及時辦理費用報銷手續(xù),并年底或離職前結清備用金借款。若車輛需要進行較全面的保養(yǎng)、維護所需金額超過備用金時,單獨辦理借款手續(xù),執(zhí)行'?？顚Ｓ?原則,若車輛在屬于公司定點維護,按月結算的維修單位維護,不得另行辦理借款手續(xù);

(2)因工傷需要,由行政部門負責辦理借款及報銷結算手續(xù);

(3)因應酬需要,根據(jù)審批后的費用申請辦理借款手續(xù);

(4)各營業(yè)終端需要交納的各種稅費,由經辦人員根據(jù)有關的合同協(xié)議的規(guī)定事先辦理借款,接著辦理各營業(yè)終端的支付事宜,然后按費用報銷流程辦理報銷手續(xù);

(5)各營業(yè)終端,由各收銀員借款人民幣500元,作為各營業(yè)終端流通備用金;

(6)因其他事項需要借款的,以有審批權限公司領導的審批手續(xù)辦理借款事宜;

(7)、各項借款和備用金在春節(jié)放假前全部結清,未結清者不予發(fā)放工資,合理的備用金春節(jié)完上班后再辦理備用金借款手續(xù)予與付款;

(六)領用公司物資,各部門應先向公司物資保管部門查詢相關辦公用品庫存情況,若有庫存,各部門需要填寫領料申請單,報部門主管審批后到物資保管部門領用。物資保管應根據(jù)領料申請單或生產指令單,填寫領料單(存根聯(lián)、倉庫聯(lián)、財務聯(lián)),并要求領料人簽字后發(fā)料;若無庫存,應填寫物資采購申請表,送公司領導審批,轉交給采購部進行采購。采購部參照公司采購管理規(guī)定執(zhí)行;

(七)關于通訊,分公司將根據(jù)各部門各人員崗位特點給每個員工制定通訊費報銷額度。員工申請話費報銷,應填寫費用報銷單,并附上話費發(fā)票,送部門主管和財務審核后送公司領導審批,在額度范圍內,分公司據(jù)實給予報銷;超出額度的,分公司原則上不給予報銷,情況特殊需要報銷的,員工還應填寫費用支出申請表,送給公司領導審批,審批后,分公司方可據(jù)實給予報銷,否則分公司將按額度給予報銷;

(八)關于公司車輛使用,對于日常的油費、過路費、停車費、洗車費等費用,要求公司司機一周填寫一次費用報銷單,并附上派車單、發(fā)票等相關單據(jù),送分公司負責人審批,后給予報銷;對于需要支付車輛保險費、養(yǎng)路費、維修費,公司司機應事先填寫費用支出申請單,送分公司負責人審批后辦理借款手續(xù),出納方可付款。借款之日起一周內,經辦人員應填寫費用報銷單,并附上發(fā)票等相關單據(jù),送分公司負責人審批,出納方可給予報銷;

(九) 關于郵寄費,分公司原則上長期與一家快遞公司合作,按月結算,各部門收到上述快遞公司送來或要求快遞分公司送出的郵件時應及時填寫郵件接收發(fā)送單,月末匯總后三日內將匯總表、郵件接收發(fā)送單送到公司財務部,由財務部與快遞公司進行結算;對于其他零星的郵寄,經辦人員應在郵寄后三天內,填寫費用報銷單,并附上發(fā)票等相關單據(jù),送分公司負責人審批,后給予報銷。

(十)工資結算

1、對于新招聘人員,人事部門,應將該員工的待遇情況,及時書面通知工資結算人員;

2、提成人員工資,各營業(yè)終端主管應及時上報各員工的提成計算表上報給公司工資結算人員;

3、考勤部門和各營業(yè)終端主管應及時將各員工的出勤情況及時報送給工資結算員;

4、根據(jù)公司規(guī)定對于員工進行的獎懲,由各部門主管上報給行政主管審批后進行公告,并報送給工資結算員;

5、工資結算員,應按照規(guī)定的期限上報工資匯總表及明細表,并附上新增人員待遇通知書、獎懲單據(jù),交給財務審核,再上報給分公司負責人審批。出納再根據(jù)審批后的工資表,按規(guī)定時間發(fā)放工資。各部門要積極配合工資結算人員工作,及時做好各自的資料報送工

作,不要隨意找借口搪塞,影響公司員工工資的按時發(fā)放;

6、對于開除的員工,由行政部門安排相關部門及時辦理好該人員的離廠手續(xù),并通知工資結算人員結算該人員工資,并交給出納簽字,并注明該員工的借款情況,并交給分公司負責人審批,出納再給予結算工資;

7、對于擅自離職的員工,相關部門應及時向行政管理部門進行匯報。行政部門應進行查證,屬實的,應及時安排相關部門辦理該人員的離廠手續(xù),并通知工資結算員,結該員工未結算工資,后轉交財務進行賬務處理;

8、員工因合同到期或者辭職獲批準后,辦理了辭職和離廠手續(xù)。行政部門,應通知工資結算人員結算該人員工資,并交給出納簽字,并注明該員工的借款情況,并交給財務審核和分公司負責人審批,出納再給予結算工資;

9、分公司核算員計算工資后,報給財務審核,然后報送分公司負責人審批;

10、公司部門主管及以上級別人員的待遇,應上報總公司人力中心審核,并報總公司財務中心備案;

11、其他合同和公司制度未規(guī)定的員工過節(jié)費、各種補貼、津貼、獎金等福利待遇,由分公司擬定申請,并上報總公司總裁審批后實施。

(十一)其他報銷事項

分公司臨時發(fā)生的需要支付的無法預測的財務制度沒有規(guī)定的其他事務,公司要求各部門執(zhí)行'先申請,后執(zhí)行'的審批制度,由經辦人員事先填寫費用申請單,報送分公司負責人審批后執(zhí)行。執(zhí)行之后,在財務規(guī)定的報銷時間內,經辦人員應填寫費用報銷單、附上發(fā)票、送貨單、驗收單、收款收據(jù)、審批后的費用申請單等有關單據(jù),報部門主管和財務審核后,送公司領導審批,出納方可給予辦理報銷手續(xù)。若經辦人需要借款,按照財務規(guī)定借款流程實施。

四、付款申請

(一)現(xiàn)金采購

采購員根據(jù)審批后的采購申請單以采購備用金或借款進行采購后,交給公司指定人員進行驗收,填寫費用報銷單,附上采購申請單、供應商送貨單、發(fā)票、驗收單等,在采購完成后一周內送部門主管和財務審核及公司領導審批。

(二)預付及月結采購

1、需要預付的采購,采購員根據(jù)審批后的采購申請和采購合同、協(xié)議等條款填寫付款申請單,并附上審批后的合同、協(xié)議、采購申請單復印件、收款賬戶、付款委托書(收款單位與合同簽署單位不一致時提供),送部門主管和財務審核后,送審批權限的分公司負責人審批后,轉給出納付款。采購物資驗收合格后,采購員根據(jù)合同協(xié)議的要求及與供應商的對賬單,填寫付款申請單,參照預付款辦理流程執(zhí)行,并負責催討稅務發(fā)票;

2、月結或先發(fā)貨后付款的采購,采購員根據(jù)合同、協(xié)議的要求及與供應商對賬情況,填寫付款申請單,參照預付款流程辦理付款手續(xù),并負責催討稅務發(fā)票。

五、報銷手續(xù)及要求

1、各分公司經營發(fā)生的各項對外資金支付,包括原材料、存貨采購,支付的貨款及運雜費,按合同規(guī)定支付的預付貨款款等支出,由資金使用部門提出申請并經部門主管簽字后,送財務部門審核用款的,屬正常用款的由主辦會計簽字后,報分公司負責人審批使用。對有問題的開支,財務部門有權拒絕支付;

特別提示:不能用收到的銷售款(包括承兌匯票等)直接支付費用。收到的貨款應先交存入貨款戶,支付的費用款等按規(guī)定辦理。否則按違規(guī)處理!

2、一般財務事項報銷,要有經手人(申請人)、部門主管簽字;采購物品,除經手人(申請人)、部門主管簽字外,還要有驗收人或證明人簽字;日常辦公物品、低值易耗品、各類業(yè)務推廣、業(yè)務宣傳、企業(yè)宣傳項目等的采購或者維修申請固定資產的物品,金額較大的(超過2000元或it電子設備超過1000元),必須附上經總公司董事長或總裁審批的'請購單'或經批準的'報價單'、'合同'(批準文件必須作為報銷附件,為必要條件),辦理完入庫手續(xù)后有經手人(申請人)、驗收人、部門主管及分公司領導簽字,方可報銷;

3、分公司總經理、副總經理和部門主管的簽字批準權限,根據(jù)公司統(tǒng)一的授權政策執(zhí)行;

4、新開店必須嚴格按先申請后開支原則。裝修、房租、購買固定資產必須事先申請,經總公司董事長或總裁書面批準的裝修預算、合同、固定資產購買預算作為支出申請必備附件,特殊情況電話等口頭申請的,應及時補辦書面手續(xù),沒有書面批準文件的不得開支,已開支的責任人負相應經濟責任;

5、分公司單次費用超過2000元的應事先申請,經總公司董事長或總裁書面批準后方可列支,批準文件作為開支必備附件之一;

6、報銷購物發(fā)票,如果未能在發(fā)票上列明物品明細,則無論金額大小,都要有購物清單。如對方單位確實不能提供清單的,需由經手人(申請人)根據(jù)購物單價、購物數(shù)量等補列購物清單,經驗收人、部門主管核對無誤并簽字后憑正式發(fā)票、送貨單和自制購物清單報銷;

7、各部門報銷招待餐費,須列明用餐的人員、時間和事由,嚴格執(zhí)行先申請后招待的流程,報銷單據(jù)應為正式發(fā)票并附詳細菜單;

8 、因公出差的,必須附上經總經理批準的'出差申請單',本地出差,由部門主管批準,嚴格執(zhí)行先申請后出差的流程。交通費用憑乘車人、部門主管簽字報銷,每次報銷的車票要求在背后寫清楚起止地點和時間,經手人(申請人)須將車票按金額整理、粘貼匯總,填寫總金額。報銷住宿費用,應提供正式的酒店住宿發(fā)票和清單。市內交通費不得超過報銷限額。未經批準改變行程產生的費用不予報銷。差旅費報支應嚴格按公司標準列支;

9、嚴禁報支非公務活動產生的費用,分公司為個人充值的電話費、交通卡等限公務活動中使用,發(fā)現(xiàn)非公務活動中使用的,一律按違規(guī)金額5倍扣回;

10、公務活動中個人違法、違章、違規(guī)等罰款不得報銷;

11、合理的費用支出應取得對方的手續(xù)完整(包括對方公章、經辦人、收款人、收款人聯(lián)系方式、聯(lián)系電話等)正式發(fā)票,不得用自己填寫的收據(jù)或白條代替,特殊原因不能取得票據(jù)的僅限于低于100元并寫明原因, 分公司負責人審批后報銷;高于100元的未取得對方的手續(xù)完整的發(fā)票無論何種原因都不能報銷列支;

12、分公司對外簽訂的合同、協(xié)議等經濟活動文書應全部報一份分公司主辦會計,作為費用支出審核依據(jù),未將手續(xù)完備的合同、協(xié)議未報主辦會計備案的主辦會計有權拒絕退回處理;分公司主辦會計應妥善保管相關文書,定期交總公司財務留檔,作為總公司審計公公司費用合理性的依據(jù),不得擅自丟棄、銷毀等;

13、分公司財務負責人應認真審核財務開支的必要性、真實性、合理性、合法性;

14、分公司財務負責人應認真審核支出手續(xù)的完整性(包括支出憑證、經批準的預算、申請單、合同、協(xié)議書面依據(jù)等);

19、情況特殊需要特別處理的費用報銷單或付款申請,必須經常董事長或總裁書面簽字認可。任何口頭通知都不得作為財務部執(zhí)行的依據(jù)。

六、費用報銷單填列規(guī)

范。

1、費用報銷單必須用藍、黑水筆或藍、黑書鋼筆書寫,不得使用圓珠筆等,用膠水粘貼附件,不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規(guī)定的,財務部門作退回處理;

2、報銷的原始發(fā)票原則要求是正規(guī)發(fā)票,除定額票據(jù)外,其余票據(jù)都必須是經復寫紙一次性套寫清楚的票據(jù),收據(jù)(財政票據(jù)除外)及白條不予報銷;特殊原因無法取得,需寫明原因,領導審批;發(fā)票級次:增值稅發(fā)票-普通發(fā)票-正式收據(jù);

特別提示:能索取正式發(fā)票(增值稅發(fā)票、普通正式發(fā)票)不索取用小票、收據(jù)等不規(guī)范發(fā)票報銷的,財務部門有權退回;

3、原始單據(jù)不得涂改,挖補。發(fā)現(xiàn)原始單據(jù)有錯誤的,應當由開出單位重開或者更正,更正處應當加蓋開出單位的公章;

4、票據(jù)背后寫明經辦事由、經手人、證明人、經辦日期;

5、費用報銷申請單只能用公司統(tǒng)一印制的規(guī)范的單據(jù)填寫,不得用復印件填寫;

6、借款原則:前款不清,后款不借;

7、報銷單據(jù)使用說明

單據(jù)名稱

使用說明

出差申請單

外地出差申請

差旅費報銷單

差旅費報銷(車、船、飛機票、住宿費等)。