某地產(chǎn)公司合同管理作業(yè)指導(dǎo)書

發(fā)布時間：2023-10-12 18:05:02 查看人數(shù)：23

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z地產(chǎn)公司合同管理作業(yè)指導(dǎo)書

1.0目的

為規(guī)范公司服務(wù)合同的管理,防范與控制合同風(fēng)險,有效維護(hù)公司的合法權(quán)益,結(jié)合公司實(shí)際情況,制訂本制度。

2.0范圍

本制度適用于公司及所屬各公司對外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議等,包括勞務(wù)派遣合同、人事代理合同等。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有服務(wù)合同及協(xié)議的審批;

3.2市場部負(fù)責(zé)各類服務(wù)合同及協(xié)議的管理工作,具體職責(zé)是:

3.2.1負(fù)責(zé)各類勞務(wù)派遣、人事代理新合同的談判及修訂等事宜,并根據(jù)公司法定代表人的授權(quán),與新客戶簽訂服務(wù)合同或服務(wù)協(xié)議;

3.2.2負(fù)責(zé)各類勞務(wù)派遣、人事代理等合同的合法性、可行性及有利性的審查;

3.2.3負(fù)責(zé)提醒相關(guān)項(xiàng)目部到期合同信息,以及合同續(xù)簽、新舊合同替換等事宜;

3.2.4負(fù)責(zé)各類服務(wù)合同的檔案管理;

3.2.5負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督、執(zhí)行等。

4.0操作程序或步驟

4.1合同的簽訂

4.1.1合同的主體

1)訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格,能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織,其他部門、機(jī)構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。

2)訂立合同前,應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查,不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同,也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。

3)公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同,確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理同意。

4.1.2合同的形式

1)訂立合同,應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

2)“書面形式”是指服務(wù)合同、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文(包括傳真、電子郵件等),除情況緊急或條件限制外,公司一般要求采用正式的合同書形式。

4.1.3合同的內(nèi)容

1)當(dāng)事人的名稱、住所:合同抬頭、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致;

2)合同標(biāo)的:合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性,服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求,對合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖、表等作為合同的有效附件;

3)數(shù)量:合同應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位,一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量,常年服務(wù)合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式(如錄用單、發(fā)票等);

4)價款或報(bào)酬:價款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確,采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實(shí)際價款;價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票(電匯、票匯、信匯)、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確;價款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付;

5)履行期限、地點(diǎn)和方式:履行期限應(yīng)具體明確定,無法約定具體時間的,應(yīng)在合同中約定履行期間的方式;

6)合同的擔(dān)保:合同中對方事人要求提供擔(dān)?；虮痉揭髮Ψ疆?dāng)事人提供擔(dān)保的,應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)《擔(dān)保法》的要求辦理相關(guān)手續(xù);

7)合同的解釋:合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋,對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋;

8)保密條款:對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責(zé)任;

9)合同聯(lián)系制度:履行期限長的重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度;

10)違約責(zé)任:根據(jù)《合同法》作適當(dāng)約定,注意合同的公平性;

11)解決爭議的方式:可選擇仲裁或起訴,選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名稱,雙方對仲裁機(jī)構(gòu)不能達(dá)成一致意見的,可選擇第三地仲裁機(jī)構(gòu)。

4.1.4簽訂合同的工作程序

1)簽訂合同前,市場部主辦人員或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度4.1.1條對對方當(dāng)事人的有關(guān)情況進(jìn)行審查,并復(fù)印對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。

2)由市場部主辦人員或總經(jīng)理指定責(zé)任人員與對方當(dāng)事人商談后擬好服務(wù)合同條款,報(bào)總經(jīng)理審批,加蓋合同專用章,合同編號由市場部統(tǒng)一編制;必要時,由總經(jīng)理指定責(zé)任人員對合同進(jìn)行合法性審查。

3)合同正式簽訂后,合同正本由市場部統(tǒng)一保管,合同副本加蓋副本章后,由實(shí)際操作的項(xiàng)目組負(fù)責(zé)保管。

4.2合同的變更、解除

4.2.1在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的,須經(jīng)雙方協(xié)商,重新達(dá)成書面協(xié)議,新協(xié)議未達(dá)成前,原合同仍然有效。本方收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后,應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。

4.2.2變更或解除服務(wù)合同或服務(wù)協(xié)議的,應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

4.3合同的履行

4.3.1公司及所屬各公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù),并隨時督促對方當(dāng)事人及時履行其義務(wù)。

4.3.2在合同履行過程中,對本公司的履行情況應(yīng)及時做好記錄并經(jīng)對方確認(rèn)。

4.3.3在履行合同過程中,經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的,應(yīng)立即中止履行,并及時書面上報(bào)公司辦公室處理,并報(bào)總經(jīng)理:

1)經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化;

2)轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn),抽逃資金,以逃避債務(wù);

3)喪失商業(yè)信譽(yù);

4)有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。

4.4經(jīng)濟(jì)合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟

4.4.1合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時,應(yīng)首先按照實(shí)事求是的原則,平等協(xié)商解決;

4.4.2合同雙方在一定期限(一般為一個月)內(nèi)無法就糾紛的處理達(dá)成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的,經(jīng)辦人員應(yīng)及時書面報(bào)告部門經(jīng)理和總經(jīng)理,并擬定處理意見,報(bào)總經(jīng)理決定。

4.4.3公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛,以及對方當(dāng)事人起訴的,相關(guān)部門應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào)總經(jīng)理。

4.4.4對方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的,應(yīng)立即報(bào)告總經(jīng)理。

4.5合同的日常管理

4.5.1市場部全面負(fù)責(zé)公司的各類服務(wù)合同及協(xié)議的日常管理。

4.5.2公司的合同專用章專人管理,公司辦公室、銷售部、采購部各保管一枚,分別編號。公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理,業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差,特殊情況,由總經(jīng)理批準(zhǔn)。合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、(已簽訂的合同)遺失的,應(yīng)及時向當(dāng)?shù)?/p>

公安機(jī)關(guān)報(bào)案,并登報(bào)聲明。

4.5.3已簽訂的服務(wù)合同(包括新合同及續(xù)簽合同),簽回前由市場部人員跟蹤并記錄。

4.5.4服務(wù)合同簽回后,由市場部統(tǒng)一錄入《客戶合同協(xié)議一覽表》及《正本合同總目錄》,將新合同存入正本存檔,同時替換過期合同;過期合同資料錄入《過期合同目錄》,并根據(jù)記錄收回過期合同副本,在總經(jīng)理簽字之后予以銷毀。

4.5.5服務(wù)合同副本加蓋副本章后,交相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員與財(cái)務(wù)部,由市場部做好相關(guān)記錄。

4.5.6合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書移交完畢,經(jīng)總經(jīng)理辦公室和有關(guān)部門確認(rèn)后方可辦理有關(guān)手續(xù)。合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的,總經(jīng)理辦公室應(yīng)在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。

4.6考核與獎懲

4.6.1公司、所屬各公司全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。市場部負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。

4.6.2對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題,積極采取補(bǔ)救措施,使本公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失以及在經(jīng)濟(jì)糾紛處理過程中,避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的,予以獎勵。

4.6.3合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司將依法向責(zé)任人員追償損失:

1)未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同;

2)為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同,授權(quán)委托書;

3)應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。

4.6.4合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司酌情向有關(guān)人員追償損失:

1)因工作過失致使公司被詐騙;

2)公司履行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn);

3)遺失重要證據(jù);

4)發(fā)生糾紛后隱瞞不報(bào)或私自了結(jié)或報(bào)告避重就輕,從而貽誤時機(jī)的;