房地產項目工程合同管理流程指引
項目工程合同管理流程(指引)
1.目的
明確工程合同編制、簽署、審批和執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)的操作要求,明確相關部門責任,避免經濟糾紛和規(guī)避風險,保護公司利益。
2.適用范圍
適用于項目合作工程合同及工程開發(fā)過程中的各種重要的經濟工程合同。
3.術語與定義
3.1工程合同文本是指公司與其它單位或部門之間簽署的工程合同文書(正本)及相關的法律文件(如合約對方的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證明書等資料)。
4.職責
4.1總部-造價部
4.1.1負責編寫標準工程合同文本。
4.1.2負責簽署戰(zhàn)略采購協(xié)議和監(jiān)控項目公司備案合同。
4.2項目公司-造價部
4.2.1負責工程合同談判和起草工程合同文件。
4.2.2負責工程合同交底、存檔和報備。
4.2.3負責工程合同執(zhí)行中的內部和外部溝通。
4.2.4負責對工程合同執(zhí)行情況進行評估和總結,提出改進公司標準化工程合同的建議。
4.2.5負責按工程合同約定向工程合同單位提出違約索賠。
4.3項目公司-財務部
4.3.1負責審核付款條款合理性。
4.3.2負責發(fā)票處理方式和稅務條款合理性。
4.3.3審核工程合同的經濟條款。
4.3.4依照工程合同規(guī)定,審查付款憑據,辦理付款手續(xù);
4.3.5發(fā)現(xiàn)問題,及時向公司領導報告。
4.4項目公司總經理
4.4.1經董事會授權的工程合同簽定及變更的審批權。
5.工作程序
5.1編制標準工程合同文本
5.1.1總部造價部負責組織編寫標準工程合同文本,并在全公司范圍內統(tǒng)一參考使用;
5.1.2施工總包、監(jiān)理、勘察、樁基檢測、有線電視、電信、用水、用電、設計工程合同的行業(yè)示范版本經相關部門審核通過后,最終由公司總裁批準生效;
5.1.3根據工程合同履行情況、政府法規(guī)政策調整、案例分析等結論,標準工程合同文本應持續(xù)改進。
5.1.4公司總部及項目公司應根據發(fā)展需要及各職能部門實際能力以《工程合同管理授權書》的方式進行工程合同經辦及審批的授權,授權范圍變更時,原授權書作廢。
5.2確定工程建設合作方
5.2.1工程建設單位選擇必須按照《工程采購管理流程》的有關規(guī)定來選擇;
5.2.2政府行為、行業(yè)壟斷的合作方可參加政府招投標或直接簽訂工程合同;其他需要與指定單位簽署工程合同的,需經過公司招標委員會批準。
5.3工程合同談判和草擬
5.3.1工程合同由項目公司經辦部門負責草擬,總部已制訂標準文本的,應盡量采用標準合同文本;
5.3.2采用工程合同標準文本的,經雙方協(xié)商,可以對標準條款進行修改,也可增加補充條款。
5.3.3政府有關部門有強制性規(guī)定,可采用所要求的工程合同文本;公司尚未制定或不宜采用工程合同標準文本的業(yè)務,應參照以往的工程合同或最相類似的工程合同標準文本或工程合同示范文本另行擬定工程合同。
5.4工程合同審批
5.4.1與供方商談一致后,經辦部門按照工程合同審批表的要求,將草擬好的工程合同分別報部門經理、法務人員等審核,各審核人應在各自的職權范圍內對工程合同提出書面或者口頭修改意見,經辦部門根據修改意見整理出最終的工程合同文本,各審核部門根據最終的工程合同文本在工程合同審批表上簽署是否同意的意見。
5.4.2如審核部門對工程合同提出修改意見,經辦部門必須重新組織與供方的洽商,必要時各意見提出部門均應參加洽商,雙方取得一致后進行修改;
5.4.3不同性質、類別和內容的工程合同,審核程序可以有差異(工程合同的審核權限以《工程合同管理授權書》為準),所有非標準工程合同及標準工程合同修改條款均需有法務人員審核;
5.4.4所有涉及結算的工程合同均須經造價部和公司法務人員審核。工程合同經各部門審核同意后,報公司分管副總經理批準。
5.5工程合同的簽署和下發(fā)
5.5.1工程合同擬稿必須經過審批之后方可簽署;
5.5.2經辦部門負責辦理工程合同簽章手續(xù);
5.5.3公司工程合同專用章應設專人負責保管,除非公司法定代表人或者分管副總經理簽字同意,否則不得向任何人出借;
5.5.4工程合同內容在一頁以上的,應在每頁加蓋騎縫章;
5.5.5工程合同一般應由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的,應盡量避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應在我方報批審核程序結束之后進行。
5.5.5.1工程合同簽定時,法律事務管理員應依據分管副總經理的簽字時間,確定為合同生效和簽訂的時間。
5.5.6法律、法規(guī)規(guī)定工程合同應當辦理批準、登記等手續(xù)生效的,或者需要登記備案的,經辦部門應當及時辦理有關手續(xù)。
5.5.7工程合同簽署后應及時在《工程合同管理臺帳》內登記。
5.5.8工程合同生效后,經辦人應及時將應由公司持有的工程合同全部交資料室存檔,由檔案員根據工程合同的類別,復印下發(fā)至相應的業(yè)務部門;同時,需轉交一份原件予財務部門留存,財務部以此作為付款的依據。
5.6工程合同交底及履行
5.6.1造價部、工程技術部應根據《工程招標管理流程》進行工程合同的交底。
5.6.1.1在工程合同簽定后兩周內,造價部、工程技術部須完成合同交底并形成書面會議紀要。
5.6.2工程合同訂立之后,工程技術部及項目部負責按工程合同要求對工程及其建設單位進行管理;財務部負責對工程合同的收、付款內容進行監(jiān)督;法務人員及其他相關部門對工程合同的履行給予必要的協(xié)助;
5.6.3工程合同的履行過程中,造價部負責按《工程合同》有關要求對項目工程合同的執(zhí)行情況進行檢查;
5.6.4在工程合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與工程合同有關的爭議時,經辦部門須及時向部門經理報告并知會法務人員,經辦部門不能與對方協(xié)商解決的,應及時報法務人員,由法務人員請示主管領導決定依法采取何種措施;
5.6.5在工程合同履行過程中,需要對來往函件或者單據進行簽字的,具體經辦人應報部門經理簽字;如需當場或立即簽字的,可由經辦部門經理書面授權的人員直接
簽字。但是,來往函件或者單據涉及工程合同變更、轉讓或者終止的,按照本規(guī)范關于工程合同變更、轉讓或者解除的有關規(guī)定進行。
5.7工程合同變更和轉讓
5.7.1合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需要變更工程合同內容的,或者對方提出變更要求的,經辦部門應及時向部門經理請示,經公司分管副總經理同意變更的,始得變更,雙方應書面對變更內容進行確認,我方由經本公司主管領導書面授權的人員簽字確認。對雙方當事人的權利義務進行重大變更的,應當按照工程合同訂立的有關程序辦理報批,另行簽訂工程合同或補充工程合同。
5.7.2工程合同訂立后,對方當事人提出把工程合同的全部或者部分義務轉讓給第三人的,或者我方需要將工程合同的全部或者部分權利、義務轉讓給他人的,由經辦部門按照工程合同訂立的有關程序辦理報批,另行簽訂工程合同或者補充工程合同。
5.7.3法律、法規(guī)規(guī)定變更、轉讓工程合同應當辦理批準、登記等手續(xù)的,經辦部門應當及時辦理有關手續(xù)。
5.8工程合同解除
5.8.1工程合同當事人提出解除工程合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除工程合同的,參照工程合同訂立的有關程序辦理,雙方就工程合同解除另行簽訂工程合同或補充工程合同。
5.8.2工程合同一方當事人提出工程合同約定的解除工程合同條件成就,據此要求或通知或以其他方式解除工程合同的,經辦部門應立即報部門經理并知會法務人員,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。
5.9工程合同保管和銷毀
5.9.1一般工程合同公司要求有兩套完整原件,由公司資料室和財務部各持一份;
5.9.2所有招投標文件必須在公司資料室保存一套完整原件,如相關部門因工需要借用須履行借用審批手續(xù),或由資料室發(fā)放副本。
5.9.3工程合同的歸檔、保管、保密、使用、銷毀應按《工程檔案管理作業(yè)指引》執(zhí)行。
6.支持性文件
6.1《工程檔案管理作業(yè)指引》
7.相關記錄
7.1《工程合同標準文本審批表》
7.2《工程合同對方情況調查表》
