物業(yè)項目指揮監(jiān)控中心管理程序作業(yè)指導(dǎo)文件

發(fā)布時間：2023-10-02 11:40:09 查看人數(shù)：73

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物業(yè)項目指揮監(jiān)控中心管理程序

1.目的

規(guī)范指揮監(jiān)控中心的工作,明確指揮監(jiān)控中心的職責(zé)。

2.范圍

適用于公司各業(yè)務(wù)部門(沒有指揮監(jiān)控中心的管理處,由部門經(jīng)理指定人員或崗位執(zhí)行指揮監(jiān)控中心的功能)。

3.職責(zé)

3.1管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查指揮監(jiān)控中心的工作。

3.2指揮監(jiān)控中心主管負(fù)責(zé)具體計劃、組織、落實、實施指揮監(jiān)控中心的工作。

4.方法和過程控制

4.1指揮監(jiān)控中心的內(nèi)部管理

4.1.1要求指揮監(jiān)控中心值班人員必須經(jīng)過相關(guān)消防知識或本管理處消防設(shè)備操作的培訓(xùn),且考核合格,具備處理緊急事件的能力。

4.1.2在指揮監(jiān)控中心代班、頂班的人員必須經(jīng)過相關(guān)消防知識的培訓(xùn),由部門經(jīng)理指定的人員擔(dān)任,代班時間不得超過30分鐘,并在中心交接班記錄的備注欄填寫代班人姓名、代班時間及代班期間的重要事項。指揮監(jiān)控中心須保存經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)的可在指揮監(jiān)控中心代班、頂班的人員名單。

4.1.3指揮監(jiān)控中心是整個小區(qū)(大廈)的控制樞紐,負(fù)責(zé)對接到的信息進行綜合處理,及時調(diào)度、安排相關(guān)人員執(zhí)行。

4.1.4運用各類通訊設(shè)施及時通知相關(guān)人員處理有關(guān)事宜并保證公司的正常工作聯(lián)系。

4.1.5受理顧客投訴,及時調(diào)配人員處理并做好記錄,同時向管理處匯報,及時跟蹤處理結(jié)果。

4.1.6指揮監(jiān)控中心人員必須熟悉小區(qū)(大廈)各類管理人員的職責(zé)范圍及特長,熟悉小區(qū)(大廈)環(huán)境、樓宇結(jié)構(gòu)、設(shè)施、設(shè)備、器材布置及其控制范圍。

4.1.7通過監(jiān)視器密切監(jiān)視出入小區(qū)(大廈)的人員,發(fā)現(xiàn)可疑人員或異常情況及時通知就近護管員監(jiān)視和處理,及時跟蹤處理結(jié)果。

4.1.8監(jiān)督護管員嚴(yán)格履行物資搬運放行手續(xù)。

4.1.9指揮監(jiān)控中心必須至少有一種有效方式與宿舍護管員及時聯(lián)系,以保證在緊急情況下得到支援。

4.1.10指揮處理各種緊急情況,下達處理方案,必要時通知上級領(lǐng)導(dǎo)或向社會機構(gòu)求援,事后及時做好詳細記錄。

4.1.11任何時間,指揮監(jiān)控中心值班人員不得讓無關(guān)人員在指揮監(jiān)控中心逗留。作好住戶資料及公司質(zhì)量記錄的保密工作。

4.2指揮監(jiān)控中心必備的常用聯(lián)系電話、資料和消防設(shè)備

4.2.1指揮監(jiān)控中心必備的常用聯(lián)系電話:管理處住戶的聯(lián)系電話名單、供水、供電、供氣、轄區(qū)派出所、周邊醫(yī)院及政府相關(guān)職能部門的聯(lián)系電話,管理處重要設(shè)備廠家或保養(yǎng)單位的聯(lián)系電話,公司內(nèi)部聯(lián)系電話,常用緊急電話等。

4.2.2指揮監(jiān)控中心須保存有關(guān)資料:《家庭居室裝飾裝修管理辦法》、《鄭州市城市市容環(huán)境衛(wèi)生條例》、《鄭州市居住小區(qū)物業(yè)管理辦法》、業(yè)主公約、停車場收費標(biāo)準(zhǔn),有線電視、水、電、煤氣、電話收費標(biāo)準(zhǔn),市有關(guān)出租房屋管理規(guī)定、《治安管理處罰條例》、《鄭州市消防條例》等資料。

4.3對鑰匙的管理(沒有指揮監(jiān)控中心的部門由管理處管理)

4.3.1本款所稱鑰匙是指設(shè)備房、消防通道門、管理處等場所以及空置房的鑰匙,由部門經(jīng)理指定專人(一般為指揮監(jiān)控中心主管)對鑰匙加以標(biāo)識,并進行分類保管。

4.3.2除了員工因工作需要隨身攜帶的鑰匙外,其它鑰匙統(tǒng)一放在本部門管理處或指揮監(jiān)控中心特制的鑰匙柜內(nèi),多余鑰匙統(tǒng)一放在備用鑰匙柜內(nèi),由指揮監(jiān)控中心值班人員監(jiān)督鑰匙的領(lǐng)用、歸還,領(lǐng)用鑰匙必須當(dāng)天歸還,并予以記錄。

4.3.3員工因工作需要長期領(lǐng)用的鑰匙,須由部門經(jīng)理同意,并填寫《備用鑰匙清單》,該表存放于管理處。

4.3.4任何人未經(jīng)部門經(jīng)理許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配制時,須填寫《鑰匙配制申請表》,報部門經(jīng)理同意后方可配制。

4.3.5鑰匙領(lǐng)用后必須隨身攜帶,不可將鑰匙隨意離身放置或把鑰匙轉(zhuǎn)借給他人,更不能讓他人代還鑰匙,下班前須歸還鑰匙。中心值班人員每天下班前應(yīng)清點鑰匙數(shù)量,發(fā)現(xiàn)忘交還現(xiàn)象應(yīng)及時追回,如有異常,應(yīng)在《鑰匙使用登記表》的'備注'欄中予以記錄。

4.3.6鑰匙不慎遺失,必須即刻報告部門經(jīng)理或中心主管,要害部門的鑰匙遺失必須立即更換新鎖,費用由當(dāng)事人承擔(dān),部門經(jīng)理簽屬處理意見,中心主管在《備用鑰匙登記表》上登記備案。

4.3.7中心主管應(yīng)列出本部門的《備用鑰匙清單》,并將本部門鑰匙持有人的變更情況和鑰匙的變動情況及時進行記錄。

4.4對錄象帶的管理

4.4.1管理處經(jīng)理必須對錄象帶所錄內(nèi)容進行控制,錄制重點部位(車場、出入口等)的內(nèi)容。

4.4.2指揮監(jiān)控中心須確保錄象帶的錄象效果良好,錄象機的使用時間超過五年(以每天用24小時計),錄象帶(每月錄一次)的使用時間超過一年,必須更換。

4.4.3錄象帶上須有明確的錄制時間標(biāo)識,每個管理處須有至少32盒以上的可用錄象帶,一盒備用,其它每盒日期不變,月份改變。錄象帶保存期限為一個月,必須保存在防潮、防陽光直曬的地方。

4.4.4非公司人員觀看、借用錄象帶須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,借用錄象帶必須填寫《文件/資料/記錄借閱清單》,在一周內(nèi)予以歸還。

4.5對拾遺物品的管理

4.5.1任何員工在小區(qū)(大廈)內(nèi)撿到任何物品都必須及時交指揮監(jiān)控中心值班人員。

4.5.2當(dāng)值人員在接收撿到的物品時,必須將所拾物品進行詳細記錄,并交管理處經(jīng)理確認(rèn)是一般物品還是貴重物品。

4.5.3一般物品交指揮監(jiān)控中心保管,貴重物品交管理處出納保管。

4.5.4管理處及時張貼拾遺物品啟事通知顧客。