工程項(xiàng)目文件管理程序2
工程項(xiàng)目文件管理程序2
對項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系所要求的文件予以有效控制,確保各相關(guān)場所都能得到有關(guān)文件的現(xiàn)行版本。
1 職責(zé)
項(xiàng)目經(jīng)理部辦公室是文件控制活動(dòng)的主責(zé)部門。負(fù)責(zé)質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的管理以及施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等外來技術(shù)文件和有關(guān)工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識別和管理,負(fù)責(zé)各職能部門所收集的有關(guān)經(jīng)營管理、質(zhì)量管理、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)安全衛(wèi)生等法律法規(guī)的統(tǒng)一管理和發(fā)放;負(fù)責(zé)外來和內(nèi)部行政文件的管理。負(fù)責(zé)建立文件清單。
項(xiàng)目經(jīng)理部安全監(jiān)察科負(fù)責(zé)有關(guān)環(huán)境保護(hù)、職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等文件的擬定、收集和識別。
項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量保證科負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序文件、規(guī)程、規(guī)范等文件的擬定、收集和識別。
項(xiàng)目經(jīng)理部經(jīng)營科負(fù)責(zé)有關(guān)經(jīng)營管理方面的法律法規(guī)的擬定、收集和識別。
項(xiàng)目經(jīng)理部工程科負(fù)責(zé)施工圖紙、設(shè)計(jì)變更等外來技術(shù)文件和有關(guān)工程施工管理方面的法律法規(guī)的收集、識別。
項(xiàng)目經(jīng)理部各專業(yè)分公司負(fù)責(zé)施工技術(shù)措施的編制和管理工作。
2 程序
2.1文件的分類
內(nèi)部文件:手冊、程序文件、管理制度、施工技術(shù)措施以及公司內(nèi)部編制的行政文件等;
一定途徑獲得的外來文件:上級、業(yè)主或其他相關(guān)單位提供的文件,包括施工圖紙、設(shè)計(jì)變更等;
公開途徑獲得的外來文件:法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖集等。
2.2文件的編制、收集、審批和發(fā)布
文件發(fā)布前應(yīng)得到審批,以確保文件的充分性與適宜性。編制文件的職能部門保留文件原稿。
質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件執(zhí)行公司統(tǒng)一規(guī)定。
管理性文件和技術(shù)性文件以及一定途徑獲得的外來文件由項(xiàng)目經(jīng)理部各職能部門編制、收集,相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核,主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
施工技術(shù)措施由各專業(yè)分公司負(fù)責(zé)編制,工程科、質(zhì)量保證科、安全監(jiān)察科進(jìn)行匯簽。
有關(guān)工程施工質(zhì)量管理方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、圖集以及法律法規(guī)等,由質(zhì)量保證科負(fù)責(zé)擬定、收集和識別,建立文件清單,經(jīng)項(xiàng)目總工審批后報(bào)項(xiàng)目部辦公室,實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。
有關(guān)職業(yè)安全衛(wèi)生方面的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等,由安全監(jiān)察科負(fù)責(zé)擬定、收集和識別,經(jīng)項(xiàng)目總工審批后項(xiàng)目部辦公室統(tǒng)一進(jìn)行購買、管理。
有關(guān)經(jīng)營管理方面的法律法規(guī)由經(jīng)營科負(fù)責(zé)擬定、收集和識別,建立文件清單,經(jīng)項(xiàng)目項(xiàng)目副經(jīng)理審批后項(xiàng)目部辦公室統(tǒng)一進(jìn)行購買、管理。
行政文件的管理,執(zhí)行《山西電建三公司公文管理規(guī)定》。外來行政文件由辦公室負(fù)責(zé)登記接收,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,進(jìn)行傳閱、轉(zhuǎn)發(fā);內(nèi)部行政文件,由各職能部門擬定,辦公室審核,主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布。
有關(guān)環(huán)境保護(hù)方面的法律法規(guī),由安全監(jiān)察科根據(jù)公司生產(chǎn)和服務(wù)過程對法律法規(guī)的適用性進(jìn)行識別和確認(rèn),并將其有關(guān)要求摘錄轉(zhuǎn)化,形成文件,由項(xiàng)目總工程師審批后,轉(zhuǎn)發(fā)給各有關(guān)職能部門及相關(guān)場所。
法律法規(guī)等文件可從專業(yè)報(bào)刊、網(wǎng)站和國家有關(guān)主管部門等渠道獲取。
文件編號:
行政文件編號,由項(xiàng)目經(jīng)理部辦公室按《山西電建三公司公文管理規(guī)定》統(tǒng)一進(jìn)行編號。
手冊、程序文件以及各類管理性文件和技術(shù)性文件編號:
其中:工程代號用兩位數(shù)字表示,工程開工前由公司經(jīng)營管理部通知經(jīng)理工作部檔案室工程開工時(shí)間,由經(jīng)理工作部以文件形式確定和頒布工程代號。
類型代號指文件資料的類型,用兩位字母表示。
文件序號指文件資料在同一年度內(nèi)的順序流水號。
產(chǎn)生年份指文件產(chǎn)生、年度,用四位數(shù)字表示。
文件的登記發(fā)放:
行政文件由項(xiàng)目部辦公室按照《山西電建三公司公文管理規(guī)定》進(jìn)行登記、傳閱和發(fā)放。
質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生管理手冊、程序文件、施工技術(shù)措施、施工圖紙、圖集、設(shè)計(jì)變更以及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等,由工程科負(fù)責(zé)登記、進(jìn)行編號、發(fā)放,并建立現(xiàn)行有效文件清單,并及時(shí)分發(fā)到各相關(guān)場所。
技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等,由質(zhì)量保證科統(tǒng)一進(jìn)行登記造冊,進(jìn)行有效標(biāo)識、發(fā)放到各相關(guān)場所,以確保其使用場所都能及時(shí)使用到現(xiàn)行有效的版本。
各職能部門自行編制、接收與專業(yè)有關(guān)的管理性文件和技術(shù)性文件,由本部門負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。
文件發(fā)放前由部門負(fù)責(zé)人審批發(fā)放范圍,填寫文件發(fā)放審批單和文件發(fā)放記錄單,履行發(fā)放手續(xù),進(jìn)行發(fā)放,確保質(zhì)量/環(huán)境管理體系及職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系的關(guān)鍵崗位和相關(guān)場所都獲得有關(guān)文件的現(xiàn)行有效版本。
文件更改、作廢和銷毀:
文件的更改可采用修改頁或換頁的方式進(jìn)行。
文件的更改應(yīng)由原文件編制部門提出更改意見,說明更改原因。文件更改的審批必須由該文件的原審批部門進(jìn)行審批,如果指定其他部門審批,必須獲得審批所依據(jù)的有關(guān)資料。
文件的更改經(jīng)批準(zhǔn)后,該文件管理部門負(fù)責(zé)按原文件發(fā)放范圍發(fā)出文件更改通知單。原文件持有者接到文件更改通知單后,應(yīng)及時(shí)按要求實(shí)施修改,并對修改的及時(shí)性、正確性負(fù)責(zé)。要將文件更改通知單附在文件后,作為文件修改的依據(jù),確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。
法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等外來文件,各職能部門應(yīng)及時(shí)跟蹤掌握其更新信息,進(jìn)行重新識別和確認(rèn)。質(zhì)量管理部要及時(shí)發(fā)布現(xiàn)行有效文件清單,以防止文件的非預(yù)期使用。
文件失效作廢時(shí),應(yīng)由原文件管理部門下發(fā)通知,宣布該文件作廢。文件持有者接到作廢通知后,應(yīng)及時(shí)撒出作廢文件并予以銷毀。需要保留的作廢文件應(yīng)加蓋'作廢'章進(jìn)行標(biāo)識,防止作廢文件的誤用。
文件保管、移交和歸檔:
各職能部門、專業(yè)分公司收到文件后,應(yīng)注意妥善保管和使用,并將質(zhì)量/環(huán)境及職業(yè)安全衛(wèi)生法律法規(guī)等要求傳達(dá)給全體員工和其他相關(guān)方。要做好文件編目,確保文件保持清晰,易于識別和檢索。
項(xiàng)目經(jīng)理部質(zhì)量保證科組織竣工資料的整理、移交工作,辦理移交手續(xù)。
需要?dú)w檔的文件,由文件管理部門按檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編目、歸檔。
各部門根據(jù)職責(zé)范圍各自保存相應(yīng)的文件,保存期限按各自文件規(guī)定的保存期限執(zhí)行。
3 記錄
文件資料接收審批表
文件發(fā)放審批表
文件發(fā)放記錄單
文件資料回收記錄單
表1文
件資料接收審批表
序號文件名稱文件編號文件類別來文單數(shù)量接收日期接收人
表2文件發(fā)放審批表
文件發(fā)放范圍以'√'為準(zhǔn) 發(fā)放份數(shù): 編制
日期
文件名稱: 批準(zhǔn)
日期
發(fā)放范圍發(fā)放份數(shù)發(fā)放范圍發(fā)放份數(shù)備注
項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目副經(jīng)理
項(xiàng)目總工質(zhì)量保證科
工程科安全監(jiān)察科
經(jīng)營科供應(yīng)科
