hse管理體系認(rèn)證審核程序
hse管理體系認(rèn)證是依據(jù)審核準(zhǔn)則,由獲得認(rèn)可資格的認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)受審核方的hse管理體系實(shí)施認(rèn)證及認(rèn)證評(píng)定,確認(rèn)受審核方的hse管理體系的符合性及有效性,并頒發(fā)認(rèn)證證書與認(rèn)證標(biāo)志的過(guò)程。
認(rèn)證審核實(shí)施基本過(guò)程包括:申請(qǐng)及受理、預(yù)審核、認(rèn)證審核、糾正措施的跟蹤、審批發(fā)證與證后監(jiān)督六個(gè)方面(圖1)
圖1 hse管理體系認(rèn)證工作流程圖
一、認(rèn)證的申請(qǐng)及受理
1.提出申請(qǐng)
符合hse管理體系認(rèn)證基本條件的企業(yè)如果需要認(rèn)證,則應(yīng)以書面形式向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)。
申請(qǐng)hse管理體系認(rèn)證的企業(yè)應(yīng)具備下列基本條件:
(1)申請(qǐng)方需要具備獨(dú)立的管理職能或?yàn)楠?dú)立核算的實(shí)體;
(2)已按sy/t6276-1997標(biāo)準(zhǔn)含職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系標(biāo)準(zhǔn)建立了hse/osh管理體系,實(shí)施運(yùn)行至少三個(gè)月,并完成至少兩次內(nèi)部審核和一次管理評(píng)審;
(3)當(dāng)年無(wú)特大事故(工業(yè)、交通、火災(zāi)、污染、職業(yè)衛(wèi)生),近兩年內(nèi)千人死亡率,千人重傷率達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn),其他安全、環(huán)保和健康指標(biāo)達(dá)標(biāo)、符合國(guó)家和地方要求。
2.申請(qǐng)組織應(yīng)提交的文件
申請(qǐng)組織應(yīng)提交的文件
申請(qǐng)組織在擬申請(qǐng)認(rèn)證審核前三個(gè)月,應(yīng)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提交下列文件資料,以供認(rèn)證機(jī)構(gòu)評(píng)審申請(qǐng)組織是否具備認(rèn)證審核的條件:
(1)hse/osh認(rèn)證書面申請(qǐng)書,申請(qǐng)認(rèn)證范圍;
(2)申請(qǐng)方同意遵守認(rèn)證要求,提供評(píng)價(jià)所需要的信息;
(3)具備獨(dú)立管理職能或獨(dú)立核算實(shí)體的證明復(fù)印件(如:營(yíng)業(yè)執(zhí)照)及有關(guān)人力資源和技術(shù)資源;
(4)主要活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的工藝流程圖;
(5)hse/osh管理手冊(cè)、程序文件(含作業(yè)文件和記錄清單)必要時(shí),提交作業(yè)文件;
(6)健康、安全與環(huán)境初始評(píng)價(jià)報(bào)告(含主要危害和影響場(chǎng)所清單);
(7)已編制的項(xiàng)目hse作業(yè)計(jì)劃書、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)報(bào)告清單;
(8)近兩年未發(fā)生重大及以上事故的上級(jí)主管部門的證明。
3.申請(qǐng)受理
認(rèn)證機(jī)構(gòu)收到申請(qǐng)材料之日起一個(gè)月內(nèi)作出是否受理申請(qǐng)的決定,并制定審核計(jì)劃,對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審查,判斷企業(yè)是否符合認(rèn)證審核的條件。對(duì)未通過(guò)審查的企業(yè),認(rèn)證機(jī)構(gòu)通知企業(yè)進(jìn)行補(bǔ)充、糾正;不具備條件的;認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽發(fā)不受理通知書;認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)說(shuō)明不受理的理由。對(duì)于通過(guò)審查的組織,簽發(fā)受理申請(qǐng)通知書。
4.合同評(píng)審
申請(qǐng)受理后,雙方簽訂hse管理體系認(rèn)證合同。認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)就申請(qǐng)方提出的條件和要求進(jìn)行評(píng)審,確保:
(1)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)要求規(guī)定明確,形成文件并得到理解;
(2)認(rèn)證機(jī)構(gòu)和申請(qǐng)組織在理解上的分歧已被消除;
(3)認(rèn)證機(jī)構(gòu)有能力在擬認(rèn)證的范圍和活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)實(shí)施認(rèn)證并能滿足申請(qǐng)方的其他具體要求(如申請(qǐng)組織使用的語(yǔ)言,申請(qǐng)方認(rèn)證范圍內(nèi)所涉的專業(yè)等)。
5.認(rèn)證各方的職責(zé)
在認(rèn)證過(guò)程中,應(yīng)對(duì)認(rèn)證各方的職責(zé)加以明確。
1)審核組的責(zé)任
挑選審核組成員,保證審核組具備實(shí)施審核的經(jīng)驗(yàn)與技能,應(yīng)考慮到:
(1)審核員的資格要求;
(2)所需人數(shù),小組成員的語(yǔ)言能力和技能;
(3)有待審核的組織、過(guò)程、活動(dòng)或職能的類型;
(4)認(rèn)證與認(rèn)可機(jī)構(gòu)的要求;
(5)小組成員與受審核方之間可能存在的利益沖突。
2)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的責(zé)任
(1)決定是否需要審核;
(2)與受審核方接觸,取得充分合作并啟動(dòng)審核;
(3)確定審核目的;
(4)選派審核組長(zhǎng),對(duì)審核組的組成予以審批;
(5)與審核組長(zhǎng)商定審核范圍;
(6)提供開展審核所需要的權(quán)限與資源;
(7)批準(zhǔn)健康、安全與環(huán)境管理體系審核準(zhǔn)則;
(8)批準(zhǔn)審核計(jì)劃;
(9)接受審核報(bào)告。
3)受審核的責(zé)任
受審核方的責(zé)任和活動(dòng)應(yīng)包括:
(1)視需要向員工傳達(dá)審核的目的與范圍;
(2)選派負(fù)責(zé)勝任的人員配合審核組的工作,擔(dān)任現(xiàn)場(chǎng)向?qū)?讓審核員了解健康、安全及其他有關(guān)要求;
(3)向?qū)徍私M提供必要的條件,保證審核的有效進(jìn)行;
(4)應(yīng)審核員的要求,為他們提供接觸設(shè)施、員工、有關(guān)信息和記錄的便利條件;
(5)協(xié)助審核組實(shí)現(xiàn)審核目的;
(6)接受審核報(bào)告副本。
二、審核的策劃與準(zhǔn)備
認(rèn)證機(jī)構(gòu)在接受申請(qǐng)方的認(rèn)證申請(qǐng)后,為保證審核工作的有效性,應(yīng)做好審核前的策劃與準(zhǔn)備工作,主要包括與受審核方確定審核范圍、組建審核組、制定審核計(jì)劃、編制審核工作文件等。
1.確定審核范圍
審核范圍的確定應(yīng)從受審核方的管理權(quán)限以及活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的領(lǐng)域等方面考慮,審核范圍的最終確定應(yīng)在預(yù)審時(shí)完成。
2.任命審核組長(zhǎng)
認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)認(rèn)證單位應(yīng)組織專家組,對(duì)申請(qǐng)方建立的hse管理體系及運(yùn)行狀況進(jìn)行審核。專家組由相應(yīng)資格的專家組成:hse管理體系審核專家、現(xiàn)場(chǎng)管理專家、環(huán)保技術(shù)專家和職業(yè)安全專家。
認(rèn)證機(jī)構(gòu)根據(jù)受審核方的具體實(shí)際情況,指定有較高能力的審核員擔(dān)任審核組長(zhǎng),并將文件審核等相關(guān)資料交給審核組長(zhǎng),由審核組長(zhǎng)代表認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證前的準(zhǔn)備以及實(shí)施認(rèn)證的各項(xiàng)工作。
審核組長(zhǎng)根據(jù)從申請(qǐng)方獲取的信息組建審核組,確定審核組成員的構(gòu)成及審核組的規(guī)模,考慮是否需要聘請(qǐng)技術(shù)專家。
認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)將審核組成員以及審核組長(zhǎng)的名單通知受審核方,以便得到他們的確認(rèn)。
3.制定審核計(jì)劃
審核組長(zhǎng)根據(jù)文件審核以及初訪得到的信息,制定審核計(jì)劃,審核組應(yīng)將審核計(jì)劃盡早通知受審核方,在實(shí)施正式的現(xiàn)場(chǎng)審核前應(yīng)與受審核方就存在的分岐進(jìn)行協(xié)商。
4.編制審核工作文件
審核組應(yīng)召開會(huì)議,進(jìn)行審核分工,各個(gè)審核小組根據(jù)分工編制各自負(fù)責(zé)部門或要素的工作文件,以便于現(xiàn)場(chǎng)審核的順利進(jìn)行。
三、預(yù)審核
1.預(yù)審核的目的
通過(guò)對(duì)受審核方的hse承諾、方針目標(biāo)、危害及影響因素,特別是受審核方對(duì)審核準(zhǔn)備狀況的了解,對(duì)有關(guān)活動(dòng)的實(shí)施情況進(jìn)行評(píng)審,提出認(rèn)證審核計(jì)劃。
文件審核主要是為了確定被審核方是否建立了文件化的hse管理體系,是否滿足hse管理體系標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)法律、法規(guī)的要求,以及管理手冊(cè)及支持文件是否符合要求等。如果體系文件出現(xiàn)重大問題,則應(yīng)通知受審核方。受審核方應(yīng)進(jìn)行體系文件的修改或重新遞交。體系文件若無(wú)重大的缺陷,則應(yīng)開始準(zhǔn)備預(yù)審。
預(yù)審是審核人員第一次到受審方現(xiàn)場(chǎng)了解情況,進(jìn)行詳細(xì)溝通的活動(dòng)。是了解受審核方的基本情況,收集有關(guān)資料,對(duì)體系運(yùn)行情況進(jìn)行預(yù)評(píng)估。
2.預(yù)審的重點(diǎn)內(nèi)容
了解受審核方經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)、規(guī)模、hse風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)及復(fù)雜性;了解活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)過(guò)程中存在的危害和影響因素;評(píng)價(jià)企業(yè)的內(nèi)審和管理評(píng)審的可信度;考察企業(yè)重大危害因素與hse方針、目標(biāo)、過(guò)程控制、應(yīng)急管理、遵守法律法規(guī)的基本情況。
3.預(yù)審的程序
在預(yù)審過(guò)程中,首先進(jìn)行文件審核,主要審查文件的結(jié)構(gòu)和控制方法,管理手冊(cè)及程序文件是否滿足sy/t6276-1997hse管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求,文件之間是否協(xié)調(diào),應(yīng)將文件審核中發(fā)現(xiàn)的問題,通知受審方,以進(jìn)行文件的整改。
以文件審核為基礎(chǔ),著手進(jìn)行預(yù)審的準(zhǔn)備工作,包括編制預(yù)審計(jì)劃、確定審核范圍、確定重點(diǎn)審核的內(nèi)容、所采用的方法,并將此計(jì)劃通知受審核方加以確認(rèn)。預(yù)審與認(rèn)證審核(正式審核)的過(guò)程相似,包括首末次會(huì)議以及了解和收集客觀證據(jù)的過(guò)程,預(yù)審發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)形成“問題清單”,并與受審核方交換意見。
四、認(rèn)證審核
1.審核的目的
認(rèn)證審核是判定受審核方的hse管理體系能否推薦認(rèn)證注冊(cè),驗(yàn)證受審核方是否有效實(shí)施了其hse方針和目標(biāo),是否遵守了相應(yīng)的法律法規(guī)和程序;驗(yàn)證受審核方的管理體系是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求。審核組對(duì)受審核方的hse管理體系的有效性和符合性作出評(píng)價(jià)和結(jié)論。
2.審核的重點(diǎn)
認(rèn)證審核是在預(yù)審的基礎(chǔ)上對(duì)受審核方的hse管理體系進(jìn)行的深入細(xì)致的審核。主要側(cè)重于審核受審核方hse管理體系的運(yùn)行機(jī)制和持續(xù)改進(jìn)的績(jī)效證據(jù)。至少應(yīng)包括以下重點(diǎn):
(1)內(nèi)審的評(píng)價(jià)。包括內(nèi)審員素質(zhì):審核程序、方法、范圍;內(nèi)審的依據(jù);內(nèi)審資源;內(nèi)審的組織和審核質(zhì)量;糾正措施的及時(shí)性和有效性。
(2)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)管理。應(yīng)評(píng)價(jià)受審核方危害識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的程序、方法的合理性,及風(fēng)險(xiǎn)控制削減措施的有效性。
(3)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的符合性
(4)體系文件的可操作性。
3.審核的程序
認(rèn)證審核是從首次會(huì)議開始至末次會(huì)議結(jié)束,審核過(guò)程依據(jù)審核計(jì)劃進(jìn)行,在末次會(huì)議之前,審核組應(yīng)對(duì)審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行分析和整理,必要時(shí)要進(jìn)行審核的追蹤,并就審核發(fā)現(xiàn)與判斷結(jié)果同受審核方的管理者代表及有關(guān)人員進(jìn)行溝通,取得他們的認(rèn)同。
在末次會(huì)議上,審核組長(zhǎng)應(yīng)對(duì)體系的整體運(yùn)行情況作出客觀公正的評(píng)價(jià),并明確表示是否推薦注冊(cè)或繼續(xù)保持注冊(cè)。
4.審核報(bào)告
審核報(bào)告是審核工作的重要成果,是hse管理體系認(rèn)證決策的依據(jù),它提供:
(1)審核發(fā)現(xiàn)的可追溯性;
(2)審核中對(duì)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)條款展開的信息。
審核報(bào)告應(yīng)在審核組長(zhǎng)指導(dǎo)下編寫,審核組長(zhǎng)對(duì)審核報(bào)告的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。審核報(bào)告涉及的項(xiàng)目主要是審核計(jì)劃中已經(jīng)確定的,編寫過(guò)程中若有變動(dòng),應(yīng)與受審核方取得聯(lián)系。審核組視具體情況建議是否對(duì)受審核方予以注冊(cè)、推遲注冊(cè)及暫緩注冊(cè)。
認(rèn)證機(jī)構(gòu)根據(jù)專家組對(duì)管理體系文件,現(xiàn)場(chǎng)審核的結(jié)果及核實(shí)該企業(yè)有關(guān)近兩年健康、安全與環(huán)境考核指標(biāo)完成情況,決定可否上報(bào)hse管理體系認(rèn)證審核報(bào)告。
審核報(bào)告的發(fā)放范圍一般包括受審核方以及上級(jí)主管部門,還應(yīng)考慮是否提交給指導(dǎo)委員會(huì)等監(jiān)督機(jī)構(gòu)。
五、糾正措施的跟蹤與批準(zhǔn)注冊(cè)
1.糾正措施及跟蹤驗(yàn)證
現(xiàn)場(chǎng)審核的一個(gè)重要結(jié)果是發(fā)現(xiàn)受審核方的hse管理體系存在一定數(shù)量的不符合項(xiàng)。對(duì)這些不符合項(xiàng),受審核方應(yīng)根據(jù)審核方的要求采取有效的糾正措施,制訂糾正措施計(jì)劃,并在規(guī)定時(shí)間加以實(shí)施和完成,審核方應(yīng)對(duì)其糾正措施的落實(shí)和有效性進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。
依據(jù)不符合項(xiàng)的嚴(yán)重程度,跟蹤方式可采取以下三種方式:
(1)現(xiàn)場(chǎng)跟蹤驗(yàn)證;
(2)實(shí)施記錄的跟蹤;
(3)實(shí)施方案的跟蹤。
糾正措施的完成期限也因不符合的性質(zhì)而有所不同,一般而言,嚴(yán)重不符合項(xiàng)要求在三個(gè)月完成,輕微不符合項(xiàng)要求在一個(gè)月內(nèi)完成,對(duì)于性質(zhì)極其輕微的不符合項(xiàng),則可在受審核組離開之前立即完成糾正措施的落實(shí)。
2.認(rèn)證評(píng)定及批準(zhǔn)注冊(cè)
對(duì)審核組推薦注冊(cè)的企業(yè),認(rèn)證機(jī)構(gòu)將企業(yè)認(rèn)證評(píng)定后,報(bào)請(qǐng)技術(shù)委員會(huì)就是否能批準(zhǔn)注冊(cè)進(jìn)行審定,如審定不能通過(guò),認(rèn)證機(jī)構(gòu)向其發(fā)書面通知書,將審定結(jié)論通知受審核方。
認(rèn)證的機(jī)構(gòu)對(duì)申請(qǐng)認(rèn)證的企業(yè)進(jìn)行審核時(shí),應(yīng)書面通知集團(tuán)公司hse認(rèn)證辦公室和該企業(yè)的上級(jí)主管部門,上級(jí)部門認(rèn)為有必要可派觀察員參與hse管理體系認(rèn)證的工作。
審定通過(guò)的企業(yè),認(rèn)證機(jī)構(gòu)將批準(zhǔn)注冊(cè)的審定意見,報(bào)中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司hse認(rèn)證辦公室審批,認(rèn)證機(jī)構(gòu)依據(jù)批復(fù)結(jié)果簽發(fā)hse管理體系認(rèn)證證書。獲證企業(yè)在取得認(rèn)證證書后,可通過(guò)新聞媒體公布自己獲得hse管理體系認(rèn)證的信息。
六、證后監(jiān)督與復(fù)評(píng)
證后監(jiān)督是包括監(jiān)督審核和管理,或在特殊條件下組織復(fù)審,對(duì)在監(jiān)督審核、管理和復(fù)審過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。其中的是驗(yàn)證獲證企業(yè)的hse管理體系是否持續(xù)符合標(biāo)準(zhǔn)的要求,并在有效運(yùn)行,從而確認(rèn)能否繼續(xù)持有和使用認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)的認(rèn)證證書和認(rèn)證標(biāo)志。監(jiān)督審核和復(fù)審程序應(yīng)與受審核方進(jìn)行初次審核的程序一致。受審核方的認(rèn)證證書有效期滿后,可以提出復(fù)評(píng),申請(qǐng)?jiān)俅握J(rèn)證。
1.監(jiān)督審核
認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)獲準(zhǔn)認(rèn)證的受審核方在證書有效期內(nèi)(一般為三年)應(yīng)定期實(shí)施監(jiān)督審核,驗(yàn)證受審核方的hse管理體系是否持續(xù)地符合標(biāo)準(zhǔn)、體系文件以及法律、法規(guī)和其他要求,是否持續(xù)有效地實(shí)現(xiàn)既定的方針和目標(biāo)。
不同類型的企業(yè)因其本身風(fēng)險(xiǎn)的復(fù)雜性及其風(fēng)險(xiǎn)的大小不同,采取監(jiān)督審核的時(shí)機(jī)、頻次和深度均有所區(qū)別。一般說(shuō),獲證后第一次監(jiān)督審核從批準(zhǔn)注冊(cè)之日起不超過(guò)半年。以后兩次例行監(jiān)督審核之間的間隔不超過(guò)一年。對(duì)某些風(fēng)險(xiǎn)較大的企業(yè),如建筑、化工、石油、煤礦等則應(yīng)適當(dāng)增加審核頻次。
2.復(fù)審(不定期監(jiān)督審查)
當(dāng)獲證企業(yè)在認(rèn)證證書有效期內(nèi)出現(xiàn)以下特殊情況,可能給企業(yè)帶來(lái)新的hse風(fēng)險(xiǎn)時(shí),由認(rèn)證機(jī)構(gòu)組織復(fù)審:
(1)獲證企業(yè)的hse管理體系發(fā)生重大變更;
(2)發(fā)生重大事故或公眾投訴;
(3)獲證企業(yè)發(fā)生了影響其認(rèn)證基礎(chǔ)的更改。
認(rèn)證機(jī)構(gòu)根據(jù)復(fù)審結(jié)果,作出換證或認(rèn)證撤銷的決定。
3.復(fù)評(píng)
認(rèn)證證書的有效期限一般為三年,三年有效期滿后,獲證企業(yè)如申請(qǐng)繼續(xù)保持認(rèn)證注冊(cè),在證書期滿前六個(gè)月,應(yīng)提出復(fù)評(píng)申請(qǐng),認(rèn)證機(jī)構(gòu)應(yīng)在證書有效期終止前三個(gè)月對(duì)獲證企業(yè)hse管理體系的運(yùn)行和保持情況進(jìn)行審核。經(jīng)復(fù)查審核后頒發(fā)新證。有效期滿后,未重新認(rèn)證的企業(yè)不得繼續(xù)使用認(rèn)證證書。復(fù)評(píng)的程序與初次認(rèn)證審核基本相同。
