某物業(yè)部檔案管理作業(yè)程序
物業(yè)部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序
一、目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部各類(lèi)檔案的管理。
三、職責(zé)
1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。
2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
四、程序要點(diǎn)
1、檔案的編號(hào)
(1)公司、物業(yè)部編號(hào):
①物業(yè)部 編號(hào)為:wy(英文縮寫(xiě))。
(2)部門(mén)編號(hào):
①行政人事部 編號(hào)為:*z;
②財(cái)務(wù)部 編號(hào)為:cw;
③服務(wù)處 編號(hào)為:fw;
④機(jī)電處 編號(hào)為:jd;
⑤安全處 編號(hào)為:aq;
(3)年份編號(hào):引用年份序號(hào)-2000、2001、2002……。
(4)檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003……。
(5)檔案編號(hào)舉例:
①物業(yè)部編號(hào):
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號(hào)
類(lèi)別編號(hào)
部門(mén)編號(hào)
物業(yè)部編號(hào)
②物業(yè)部編號(hào):
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號(hào)
類(lèi)別編號(hào)
部門(mén)編號(hào)
物業(yè)部編號(hào)
2、檔案的分類(lèi)
(1)區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類(lèi):
①行政、人事類(lèi);
②財(cái)務(wù)類(lèi);
③公共事務(wù)類(lèi);
④保潔類(lèi);
⑤園林綠化類(lèi);
⑥機(jī)電維修類(lèi);
⑦經(jīng)營(yíng)類(lèi);
⑧品質(zhì)類(lèi)。
(2)全宗檔案的分類(lèi):要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問(wèn)題分類(lèi)法,如:
收文類(lèi)
發(fā)文類(lèi)
合同類(lèi)
① 行政人事部
員工人事檔案類(lèi)
圖紙類(lèi)
后勤類(lèi)
收文類(lèi)
發(fā)文類(lèi)
報(bào)表類(lèi)
② 財(cái)務(wù)部
帳冊(cè)類(lèi)
憑證類(lèi)
合同類(lèi)
工程圖紙類(lèi)
合同類(lèi)
收文類(lèi)
發(fā)文類(lèi)
業(yè)主檔案類(lèi)
③ 公共事務(wù)部 員工檔案類(lèi)
維修類(lèi)
投訴類(lèi)
回訪(fǎng)類(lèi)
有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類(lèi)
計(jì)劃總結(jié)類(lèi)
……
3、立卷與編制目錄
(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
①根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙;
②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成,如:
--物業(yè)行政部、人事部收文:※※※-*z-收文;
--物業(yè)財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;
--物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案:
※※※-※※※-fw-業(yè)主檔案。
③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
④將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
(2)編制目錄:
①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
②每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4、檔案的保管期限
(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(2)各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
5、檔案的保管
(1)檔案保管的工作任務(wù)是:
①便于查閱;
②保證檔案的安全;
③防止檔案的損壞;
④采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
(2)檔案保管的責(zé)任部門(mén):
①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
②行政部、人事部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門(mén)所需保管的資料;
③品質(zhì)部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;
④經(jīng)營(yíng)部保管分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料;
⑤物業(yè)部服務(wù)處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪(fǎng)記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;
⑥各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(3)檔案的保管程序:
①各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢(xún);
④檔案原則上保管原則件。
6、檔案的密級(jí)
(1)檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通;
①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案;
②機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪(fǎng)記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
③普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
7、檔案的查閱權(quán)限
(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
(2)副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
(3)部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制
(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:
①權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
②權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
③屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
10、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
11、檔案的銷(xiāo)毀
(1)超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單位,報(bào)行政部、人事部經(jīng)理審核。
(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
(4)監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
五、記錄
1、《檔案目錄》
2、《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》
3、《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》
4、《檔案銷(xiāo)毀清單》
六、相關(guān)支持文件
1、《文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
