管理處計算機網(wǎng)絡應用程序

發(fā)布時間：2023-08-22 21:35:06 查看人數(shù)：43

管理處計算機網(wǎng)絡應用程序

管理處計算機、網(wǎng)絡應用程序

現(xiàn)代物業(yè)管理發(fā)展的一個顯著特征是計算機、網(wǎng)絡等高新技術在物業(yè)管理企業(yè)的廣泛應用。一方面是輔助管理處管理決策職能,降低經(jīng)營管理成本,促進信息溝通和利用,提高管理處經(jīng)營水平;另一方面用于物業(yè)管理的業(yè)務管理服務,提高管理服務方式和品質。

計算機應用于物業(yè)管理主要有以下方面:

1.辦公自動化,編輯、處理、打印各類辦公文檔和表格;

2.進行物業(yè)管理服務信息的搜集和發(fā)布;

3.存儲各類文檔、圖片音像等資料及各類事務和處理結果;

4.實現(xiàn)財務電算化,準確進行各項費用的核算和管理;

5.分析匯總各項數(shù)據(jù),為管理服務規(guī)劃、決策提供依據(jù)。

6.建立管理處網(wǎng)絡系統(tǒng),實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的交換、處理和共享。

一、辦公電腦軟硬件環(huán)境

根據(jù)物業(yè)管理處具體情況,辦公電腦的配置應選用目前已較成熟,使用穩(wěn)定的硬軟件產(chǎn)品。同時今后在專業(yè)管理處協(xié)助下,根據(jù)管理處發(fā)展需要對軟硬件進行增加和更新。

1、主要硬件配置

1)電腦基本配置(pentiumⅲcpu 128m內存 40gb硬盤 52*光驅軟驅 1.44mb15'顯示器);

2)56k以上調制解調器或其他網(wǎng)絡連接設備;

3)噴墨/激光打印機(辦公用);

4)針式打印機(票據(jù)打印用);

5)掃描儀

2、辦公常用軟件

1)操作系統(tǒng)類:中文windows2000;

2)辦公軟件類:microsoft office2000;

3)網(wǎng)絡類:ie6.0、msn5.0;

4)財務軟件類:用友財務軟件;

5)多媒體類:realone player、windows media player;

6)病毒安全類:norton antivirus、金山毒霸;

7)圖形類:autocad r14、coreldraw9;

8)物業(yè)管理信息軟件;

9)其他應用軟件:winzip、金山詞霸。

二、網(wǎng)絡應用

計算機、網(wǎng)絡技術應用于物管企業(yè),不僅是企業(yè)經(jīng)營管理的需要,也是物管企業(yè)服務效率、手段和方式的提高。網(wǎng)絡化管理方式是物業(yè)管理企業(yè)走上社會化、專業(yè)化和市場化,持續(xù)長遠發(fā)展的必然要求。

物業(yè)管理處網(wǎng)絡建設可根據(jù)具體情況,結合物業(yè)管理的行業(yè)特點,在專業(yè)計算機網(wǎng)絡管理處的協(xié)助下逐步建設管理處網(wǎng)絡系統(tǒng),建立管理處網(wǎng)站,實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理。物管企業(yè)網(wǎng)絡一般由廣域網(wǎng)、管理處內部網(wǎng)及社區(qū)網(wǎng)三個子網(wǎng)組成:

1、廣域網(wǎng)。指企業(yè)接入的國際互聯(lián)網(wǎng)絡(internet)。其作用主要有:

1)物業(yè)管理處外部形象、品牌宣傳。如管理處資質、文字或形象標志、經(jīng)營業(yè)績、社會評價、企業(yè)文化、管理處公告等;

2)管理服務信息的介紹。如業(yè)務拓展,管理物業(yè)、服務項目、質量規(guī)范、服務標準等;

3)物業(yè)管理網(wǎng)上營銷。發(fā)布和接受業(yè)務信息,尋求物業(yè)管理市場機會,開拓物業(yè)管理處經(jīng)營活動;

4)客戶溝通交流。接受投訴、建議,加強與業(yè)主的溝通交流,了解客戶需求;

5)行業(yè)環(huán)境的觀察與燎望,行業(yè)信息交流,網(wǎng)絡教育培訓。

6)其他企業(yè)管理功能。如網(wǎng)上人才招聘等。

2、管理處內部網(wǎng)(intranet)。是物業(yè)管理處及子管理處、各部門的內部工作網(wǎng)。其作用主要有:

1)對分散的各分管理處、部門統(tǒng)一高效的管理,經(jīng)營管理活動的指揮、組織和協(xié)調;

2)對各分管理處或部門的管理監(jiān)控;

3)管理處內部電子公告欄,各類信息、通知發(fā)布;

4)提高工作效率和服務水準,削減中間管理層,簡化文件傳遞等中間環(huán)節(jié),實現(xiàn)管理'扁平化'、無紙化,大大降低管理成本;

5)管理處及各部門數(shù)據(jù)存儲、傳遞及信息交流,實現(xiàn)內部資源共享;

6)網(wǎng)絡會議、教學培訓、工作交流。

3、社區(qū)網(wǎng)(homenet)。是物業(yè)管理處所管理物業(yè)區(qū)域的社區(qū)服務局域網(wǎng)。其作用主要有:

1)社區(qū)電子公告欄,進行如小區(qū)規(guī)章、服務項目、重要活動、社區(qū)文化等小區(qū)管理服務信息的發(fā)布;

2)交互式物業(yè)管理與服務:自助查詢水電氣、管理費、社區(qū)內消費等費用;網(wǎng)上預約社區(qū)消費、家政、維修等服務;

3)網(wǎng)上投訴、意見及建議受理服務;

4)社區(qū)電子商務,如費用結算、網(wǎng)上市場等;

5)網(wǎng)上社區(qū)生活:網(wǎng)上交流、信息、休閑、教育、消費等;

6)接入互聯(lián)網(wǎng)或其他局域網(wǎng),實現(xiàn)遠程訪問,信息傳遞。

三、物業(yè)信息管理軟件

物業(yè)信息管理軟件是物業(yè)管理處對經(jīng)營管理服務中涉及的信息資料進行收集、傳遞、加工、存儲、計算等工作的處理系統(tǒng),輔助物業(yè)管理的各項業(yè)務運行,提高物業(yè)管理處對信息的處理和應用水平,提高管理服務效率和品質。目前國內較多物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)自身實際情況,自行組織開發(fā)或直接購買成熟的物業(yè)管理軟件系統(tǒng)應用于管理服務工作。

物業(yè)信息管理軟件功能主要包括如下:

1、房產(chǎn)資源管理

管理區(qū)域內物業(yè)樓棟、樓層、房間及配套硬件設施的物業(yè)基本信息管理,相關工程及配套資料信息的管理;

2.住戶管理

對業(yè)主購房、入伙入住、出租、退房相關信息的管理,可隨時查詢人員居住情況,加強對小區(qū)房屋及住戶溝通和管理;

3、收費管理

可按各區(qū)域計算、統(tǒng)計各項項費用,自動檢查費用核算記錄的完整性和準確性,并記錄費用收繳等費用管理信息,可實現(xiàn)銀行托收、預交款、分次付款、自動催繳提示等。

4、設備及維修管理

建立設備臺帳,對設備維修從申請,到派工、維修、驗收等實現(xiàn)過程化管理,自動提示到期需保養(yǎng)的設備,監(jiān)控外包方保養(yǎng)質量,統(tǒng)計設備維修合格率、及時率;

5、安全、消防管理

外來人員車輛、郵件收發(fā)、物資出入、安全巡查、突發(fā)事件、車行管理、消防檢查等安全消防信息的記錄和統(tǒng)計;

6、綠化清潔管理

綠化植物名稱、品種、數(shù)量及工程施工、改造記錄;清潔工作標準及檢查記錄等信息;

7、客戶服務

開展社區(qū)文化活動記錄;處理業(yè)主建議、投訴和回訪信息,統(tǒng)計有效投訴率及滿意

率;

8.倉庫管理

物資從申購,到入庫、領用、盤點等過程化管理,實時更新物料庫存數(shù)量,查詢領用、采購物料的詳細記錄,提示安全庫存;

9、行政管理

管理處架構、職責、文件、會議、工作計劃、總結等管理職能信息記錄;

10、人事管理

人員資料、招聘、考核、培訓、薪資福利、員工關系等信息管理。

四、電腦及網(wǎng)絡管理規(guī)定

1.目的

規(guī)范電腦及網(wǎng)絡的使用,確保網(wǎng)絡運行安全、穩(wěn)定、高效,信息暢通。

2.范圍

管理處各部門

3.職責

3.1各部門主管對本部門人員使用電腦及網(wǎng)絡進行管理。

3.2設備責任人對其所有的電腦設備使用、管理負責。

3.3綜合管理部負責監(jiān)督、實施。

4.方法與過程控制

4.1電腦設備管理:

4.1.1電腦設備包括:筆記本電腦、臺式電腦主機、顯示器、鍵盤、鼠標、ups、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、mo存儲設備、調制解調器及其他外設和網(wǎng)絡設備。

4.1.2各部門指定電腦設備責任人,未經(jīng)設備責任人及部門主管同意,任何人不得使用電腦設備。

4.1.3所有電腦設備的日常清潔保養(yǎng)工作均由該設備責任人負責。

4.1.4未經(jīng)管理處綜合管理部許可,使用部門或個人不得擅自維修電腦設備,不得格式化電腦硬盤,所有電腦設備的維修均由綜合管理部負責。

4.1.5電腦內的所有文件、數(shù)據(jù)、資料均屬本管理處所有,不得外傳;對于打印出來的材料,應及時處理(存檔或銷毀),不得亂扔亂放,以免造成數(shù)據(jù)泄露,如有需要對數(shù)據(jù)進行光盤刻錄需經(jīng)本部門主管同意,并對刻錄好的光盤進行妥善保存。

4.1.6非本機責任人,經(jīng)同意使用該電腦后,要注意清理使用后留下的文檔記錄,若修改了設置的要恢復,不得用電腦干私活,不得拷貝本機中資料。

4.1.7各部門電腦須設置開機密碼及屏幕保護密碼,報部門主管及綜合管理部備案。

4.2辦公電腦軟件管理規(guī)定:

4.2.1管理處統(tǒng)一安裝的軟件包括: windows、office、winzip等。

4.2.2各部門或個人根據(jù)不同需要可安裝:fo*pro、財務軟件、photo shop、coreldraw、中英文電子辭典等,經(jīng)本部門主管審核后,綜合管理部主管批準后,由綜合管理部安排相關專業(yè)人員負責安裝,未經(jīng)批準各部門不得在管理處電腦設備上安裝使用任何軟件。

4.2.3未經(jīng)綜合管理部同意、授權,任何人員不能隨意運用fo*pro、或其它工具直接打開數(shù)據(jù)庫進行修改。

4.3網(wǎng)絡設備及安全管理:

4.3.1服務器、hub、交換機、網(wǎng)線、網(wǎng)卡、調制調解器為網(wǎng)絡運行的重要設備,任何人不得擅自對上述設備進行修改,如遇到問題時,須與綜合管理部聯(lián)系。

4.3.2服務器數(shù)據(jù)由綜合管理部代為備份,管理處內各部門數(shù)據(jù)采取個人用戶同步備份和定期(每二月一次)光盤刻錄備份相結合。對于客戶端,將郵件設置成傳遞到個人文件夾,以防郵件丟失。

4.3.3對于web系統(tǒng),每周備份主目錄;各部門負責備份部門子網(wǎng)站;

4.3.4對于用戶密碼,每三月更換一次,若有人事變動情況,則在變動后立即更換用戶及密碼;

4.3.5選擇性能價格比較高的品牌網(wǎng)絡設備,為網(wǎng)絡穩(wěn)定提供硬件保障;

4.4、內部網(wǎng)絡信息及權限管理:

4.4.1內部信息網(wǎng)采用安全性保護:拒絕匿名訪問并設置安全權限予保護,擁有相應權限的用戶才能夠進入管理處內部信息網(wǎng)。

4.4.2使用對相應信息文件密碼頁保護,重要文件均設有密碼保護;

4.4.3各部門在電腦上建立共享文件夾時,必須設置共享文件夾密碼,共享文件夾應放置非保密性資料。

4.5電腦病毒防治: