星城項目物業(yè)檔案資料管理
新星城項目物業(yè)檔案資料管理
隨著物業(yè)現(xiàn)代化的不斷發(fā)展,信息資源成為管理又一重要因素。檔案、信息管理從物業(yè)管理的介入期開始,始終伴隨著物業(yè)管理的進程,從物業(yè)的規(guī)劃設(shè)計、開發(fā)、監(jiān)理、建筑的結(jié)構(gòu)設(shè)施、設(shè)備及日常物業(yè)管理中的規(guī)章制度、記錄表格、業(yè)主投訴與回訪、承傳工作票等等都涉及到檔案、信息管理。為此,我們對檔案、信息資料采用計算機管理,達到'科學(xué)化、有序化、集中化'管理目標。
管理的內(nèi)容
1、資料的收集
資料的收集堅持'來源多、內(nèi)容廣'的原則。從物業(yè)管理的實際工作出發(fā),擴大信息資料的來源,從建筑規(guī)劃到工程竣工;從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護都有詳盡的檔案資料收集。
2、檔案資料的分類
所收集的檔案資料,根據(jù)其來源、內(nèi)容、形式,進行集中整理和科學(xué)分類,做到條理清晰、分類合理,便于使用、查找、檢索。
移交資料
項目資料名稱
新星城項目規(guī)劃資料
1、項目批準文件
2、用地批準文件
3、規(guī)劃證、建筑許可證、開工許可證
4、拆遷安置資料
5、房地產(chǎn)平面圖
工程技術(shù)資料
1、竣工圖、總平面圖,建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及 隱蔽工程的全套圖紙
2、地質(zhì)勘查報告、工程建設(shè)投標文件
3、工程合同及竣工報告
4、工程預(yù)決算
5、圖紙會審記錄
6、工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
7、隱蔽工程驗收簽證
8、沉降觀察記錄
9、竣工驗收證明書
10、鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
11、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
12、水電氣、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗合格證書
13、砂漿、混凝土試塊試壓報告
14、供水、供氣、空調(diào)的試壓報告
15、園林綠化圖紙和清樣
16、設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同,設(shè)備安裝調(diào)試記錄,使用注意事項、說明,質(zhì)保書和保修單
17、工程監(jiān)理報告
日常物業(yè)管理檔案、信息資料
項目資料名稱
物業(yè)資料物業(yè)基本資料、分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設(shè)施資料等
業(yè)主資料業(yè)主須知、業(yè)主基本資料、物品出入登記等
裝修資料裝修申請表、報建批文、裝修工程圖、裝修施工安全責(zé)任書、裝修施工人員出入證、施工單位營業(yè)執(zhí)照、裝修巡查記錄、裝修驗收記錄等
維修資料修繕計劃與方案、維修申報表、維修服務(wù)派工單、維修回訪記錄、公共設(shè)施維修記錄等
綠化養(yǎng)護資料綠化檢查記錄、綠化養(yǎng)護記錄、禮儀擺花協(xié)議等
清潔、保潔資料清潔服務(wù)整改通知單、保潔日檢記錄等
消防管理資料消防巡視記錄、消防設(shè)施檢查記錄、動火作業(yè)審批表、消防設(shè)施運行記錄、火災(zāi)隱患整改通知等
治安交通管理資料日常巡查記錄、交接班記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、緊急事件處理記錄、車輛管理記錄、護衛(wèi)巡邏簽到表、安全隱患整改通知等
設(shè)備管理資料設(shè)備臺帳、設(shè)備維修保養(yǎng)計劃與申請報告、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備運行記錄、設(shè)備維修分包協(xié)議、設(shè)備檢查記錄等
社區(qū)文化活動資料活動實施方案、活動宣傳圖片、錄像記錄、傳媒報導(dǎo)、總結(jié)報告等
員工管理資料員工個人資料、聘用表、員工培訓(xùn)計劃、員工培訓(xùn)記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工內(nèi)務(wù)管理記錄等
服務(wù)質(zhì)量反饋資料服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、展戶、參展人員意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄、業(yè)主人員投訴及處理記錄等
行政文件資料政府相關(guān)文件、法規(guī)、法律;公司有關(guān)文件、通知、函件;商茂世紀廣場物業(yè)規(guī)章制度、通知、通報等文件;物業(yè)榮譽檔案;物業(yè)接待、參觀記錄等
3、檔案資料管理的要點
(1)重要的檔案資料(如竣工資料)的交接必須經(jīng)過雙方負責(zé)人或其指定責(zé)任人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。
(2)檔案資料實行專人專職管理。
(3)檔案資料實行嚴格的借閱登記制度,歸還入檔時,必須經(jīng)過審核檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補,損壞嚴重的須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。
(4)檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由主要負責(zé)人或其指定的責(zé)任人負責(zé),對檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效文件。
(5)檔案資料的管理必須做到'七防',即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等防潮物,檔案管理人員須定期檢查和清理,保證檔案資料管理環(huán)境條件符合要求。
4、檔案資料管理制度
(1)管理公司檔案資料員負責(zé)整理收集各類檔案資料。
(2)管理公司工作人員日常工作中必須完成工作范圍內(nèi)的各類文件、記錄,以便檔案員收集。
(3)管理公司資料室收檔、存檔的文件、批文必須是原始記錄,其他資料確沒有原始記錄,也可存復(fù)印件。
(4)檔案員負責(zé)做好檔案、資料的防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫工作。
(5)管理公司檔案資料分類:用戶檔案資料、裝修審批資料、維修保養(yǎng)資料、工程竣工資料及管理公司相關(guān)資料。
(6)已歸檔的資料,每月進行抽查,每季進行全面檢查,年度進行清理、檢查,對超期或已無保存價值的檔案,嚴格按銷毀規(guī)程進行。
(7)對外借閱
用戶借閱或其他人有關(guān)檔案資料,須向管理公司提出書面申請,經(jīng)管理公司經(jīng)理批準后,交檔案員備案查找。所有借閱檔案資料不得帶出檔案室,如遇特殊情況需復(fù)印的,應(yīng)交納一定的保證金。
(8)對內(nèi)借閱。
管理公司內(nèi)部工作人員查閱檔案資料時,經(jīng)管理公司經(jīng)理批準后,交檔案室檔案員查找,但不得隨意復(fù)印
5、檔案資料管理體系
6、檔案資料銷毀規(guī)程
(1)每年年底由檔案資料員對檔案資料作一次全面認真檢查、整理,并提出超過期限或已無保存價值的檔案。
(2)根據(jù)各類檔案資料的保管期限,在確定該檔案已超過保
存期限或已無保存價值時,由檔案資料員填寫銷毀單并報經(jīng)理鑒定。
(3)經(jīng)理在接到銷毀單10個工作日內(nèi),結(jié)合實際情況,并經(jīng)管理公司辦公會議進行鑒定,確認無誤后,執(zhí)行銷毀。
