物業(yè)公司項目鑰匙管理作業(yè)流程

物業(yè)公司項目鑰匙管理作業(yè)流程

物業(yè)項目鑰匙管理作業(yè)流程

1 目的

規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。

2 適用范圍

適用于**物業(yè)管理有限公司各管理處特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未交付房屋鑰匙的管理。

3 職責(zé)

3.1 物業(yè)助理負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。

3.2 管理處前臺服務(wù)人員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施托管鑰匙的日常管理工作。

4 程序要點

4.1 管理處可以進(jìn)行鑰匙保管的范圍

4.1.1 物業(yè)接管后,業(yè)主未交房時,由開發(fā)商托管的鑰匙;

4.1.2 開發(fā)商未售出的空置房鑰匙;

4.1.3 特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:房屋交付給業(yè)主時,還有需要整改的部分,為方便整改的鑰匙,業(yè)主委托管理處前臺保管;業(yè)主確有實際生活、工作困難,確需臨時性的托管鑰匙又不致于給管理處工作帶來額外事端的情況,時限不超過一個月。

4.2 開發(fā)商托管的鑰匙

4.2.1 物業(yè)托管驗收工作結(jié)束后,管理處可以根據(jù)開發(fā)商的托管要求托管未入住單位的鑰匙。

4.2.2 托管過來的鑰匙由管理處前臺服務(wù)人員清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并分戶裝進(jìn)業(yè)主檔案袋內(nèi)。

4.2.3 鑰匙的發(fā)放工作詳見業(yè)主《交房管理流程》。

4.3 業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙。

4.3.1 在房屋交付給業(yè)主時有整改部分,前臺服務(wù)人員應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》上填寫日期、戶位號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因,然后將鑰匙貼上標(biāo)識,有序地放在鑰匙柜中。待整改后,由業(yè)主簽字確認(rèn)后領(lǐng)回。

4.3.2 對于業(yè)主因生活、工作原因需要委托管理處保管的鑰匙,前臺服務(wù)人員應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》上填寫日期、戶位號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項目,然后將鑰匙密封,并在密封袋上貼上標(biāo)識,有序地放在鑰匙柜中。

4.4 托管鑰匙的管理

4.4.1 管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由管理處前臺服務(wù)人員在借用人辦理借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在 《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、事由。借用人、放發(fā)人簽名確認(rèn)。

4.4.2 辦理鑰匙退還手續(xù)時,前臺服務(wù)人員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并簽字確認(rèn)。

4.4.3 管理處前臺服務(wù)人員應(yīng)安排前臺服務(wù)人員根據(jù)《鑰匙借用登記表》的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還者,應(yīng)致電借用部門或個人問明情況。

4.4.4 當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,前臺服務(wù)人員應(yīng)將經(jīng)過報告給物業(yè)助理。物業(yè)助理在征得業(yè)主同意后與鑰匙生產(chǎn)廠家聯(lián)系,采取換鎖措施,確保遺失鑰匙房屋的安全。

4.4.5 業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)鑰匙時,前臺服務(wù)人員憑業(yè)主卡或身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時,在該戶業(yè)主的《業(yè)主托管鑰匙登記表》中注明鑰匙已歸還,業(yè)主確認(rèn)簽字。

4.4.6 在無任何證件證明索鑰匙者為業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,前臺服務(wù)人員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。

4.5 所有與鑰匙有關(guān)的記錄應(yīng)由部門歸檔保存一年。

5 記錄

qpi-gl-c-f025《業(yè)主托管鑰匙登記表》

qpi-gl-c-f009《鑰匙借用登記表》