第1篇 監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導(dǎo)書一
監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導(dǎo)書(1)
監(jiān)理信息資料管理的好壞直接反映項目部的信息化水平,是項目管理成功與否的關(guān)鍵之一,公司在總結(jié)1998年以來貫標(biāo)管理積累的經(jīng)驗,于2001年頒布的《監(jiān)理信息管理作業(yè)指導(dǎo)書》,規(guī)范了監(jiān)理信息管理工作。為了做好項目部信息管理工作,首先必須根據(jù)業(yè)主委托的監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容,建立以監(jiān)理項目部為處理核心的信息資料管理中心,協(xié)調(diào)項目業(yè)主、承建商,監(jiān)理三者之間信息流通,收集來自外部環(huán)境各類信息,全面、系統(tǒng)處理后,供參建各方處理造價、進度、質(zhì)量事務(wù)時使用,為整個項目建設(shè)服務(wù)。
信息資料管理的日常工作包括:負(fù)責(zé)規(guī)劃建立項目信息資料管理系統(tǒng),收集信息、信息加工整理和儲存,信息資料檢索和傳遞,實現(xiàn)監(jiān)理工作本身的自動化,標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化,系統(tǒng)化的管理,并推動整個項目信息資料收集、處理效率。同時上海市建筑科學(xué)研究院研制開發(fā)了已在全國范圍推廣使用的《工程項目監(jiān)理》軟件系統(tǒng),能最大限度利用先進的管理工具-計算機來完成信息管理各個環(huán)節(jié)工作。
1規(guī)劃建立項目信息資料管理系統(tǒng)
信息是不斷流動的,在建設(shè)過程中各個環(huán)節(jié)都有參建各方處理事務(wù)的信息產(chǎn)生,只建立監(jiān)理內(nèi)部的信息流程是沒有效率的,也不可能收集和處理好監(jiān)理工作所需要信息,因此必需規(guī)劃整個項目信息資料管理系統(tǒng),確定監(jiān)理信息分類編碼體系表(詳見附1),對業(yè)主、承包商、監(jiān)理、外部信息進行統(tǒng)一分類,明確各方在信息資料收集方面的職責(zé),同時滿足各方在信息資料使用方面要求。
1.1信息收集
1.1.1收集項目決策文件及有關(guān)資料
項目決策文件包括了建設(shè)規(guī)模、建設(shè)布局、質(zhì)量、進度、投資控制基本要求等基礎(chǔ)性依據(jù),是監(jiān)理和參建各方對工程實施控制的重要文件,其中包含了許多設(shè)計文件的重要依據(jù),指導(dǎo)著整個項目運作方向。
1.1.2設(shè)計文件及有關(guān)資料的收集
工程設(shè)計文件不僅是施工的依據(jù),而且是監(jiān)理進行質(zhì)量、進度、投資控制的重要依據(jù),設(shè)計過程中所收集到一些基礎(chǔ)性資料對編制和審核施工組織設(shè)計、施工方案有很大幫助。在收集工程設(shè)計文件的同時,應(yīng)收集:
初步設(shè)計資料。收集初步設(shè)計資料重點在:工程項目目的和任務(wù),工程的規(guī)模,總體規(guī)劃,主要建筑物位置,結(jié)構(gòu)形式和設(shè)計尺寸,各種建筑物材料用量,主要技術(shù)經(jīng)濟指標(biāo);
技術(shù)設(shè)計資料。技術(shù)設(shè)計是對初步設(shè)計更進一步深化,其中許多資料是對初步設(shè)計資料補充和修正。因此重點收集和核對這些修正和補充資料;
施工圖設(shè)計資料:施工圖作為設(shè)計單位最終輸出產(chǎn)品,直接指導(dǎo)項目施工。對施工圖及其有關(guān)文件收集和管理,是設(shè)計資料信息管理的工作重點。所收集信息包括:施工總平面圖,建筑物施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖,各種專門工程的施工圖以及各種設(shè)備和材料的明細(xì)表等。在收集設(shè)計資料時要收集與設(shè)計圖紙和技術(shù)說明書同時輸出的概預(yù)算資料。
1.1.3設(shè)備及材料采購工作信息收集
對設(shè)備及材料采購工作應(yīng)事先明確其種類、數(shù)量、技術(shù)性能以及驗收標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、地點和方式等;
對設(shè)備及材料供應(yīng)商應(yīng)事先收集其資質(zhì)情況、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、生產(chǎn)能力和單位信譽,對特種設(shè)備的供應(yīng)和安裝單位還應(yīng)收集和審查其設(shè)計資格證書或安裝資格證書;
對關(guān)鍵設(shè)備的生產(chǎn)加工還應(yīng)掌握供應(yīng)商的制造設(shè)備、檢測設(shè)備、試驗方法、標(biāo)準(zhǔn)和頻率等制造信息,對上崗操作人員應(yīng)收集和審查其技能、培訓(xùn)記錄和相關(guān)證書以及制造和裝配場所的時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等內(nèi)容;
對涉及到高精確度安裝的設(shè)備和材料,對零部件的定位質(zhì)量及其連接和裝配精度的設(shè)計要求、安裝要求、成品保護措施和專業(yè)工具等信息的收集和協(xié)調(diào)工作。
1.1.4招投標(biāo)文件及其有關(guān)資料收集
工程監(jiān)理合同管理對象不僅是業(yè)主與承包商最終簽訂的合同協(xié)議書,招投標(biāo)過程形成的一些文件同樣對業(yè)主和承包商有約束力。其中大量有用信息,要在施工期間合同管理過程予以應(yīng)用。所需收集的信息如下:
業(yè)主全部'要約'條件:業(yè)主所提供的材料供應(yīng)、設(shè)備供應(yīng)、水電供應(yīng)、施工道路,臨時房屋、征地情況、通訊條件等等;
承包商全部'承諾'條件:承包商投入人力、機械方面情況,工期保證,質(zhì)量保證,投資保證,施工措施,安全保證等。
業(yè)主方施工過程信息資料收集
業(yè)主作為工程項目建設(shè)的組織者,在施工中要按照合同文件規(guī)定提供相應(yīng)的條件,并要不時表達對工程各方面的意見和看法,下達某些指令;
業(yè)主負(fù)責(zé)部份材料的供應(yīng)時,需提供材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格、提貨地點、提貨方式等信息;
業(yè)主在建設(shè)過程中對各種有關(guān)進度、質(zhì)量、投資、合同等方面的意見和看法,同時也應(yīng)及時提供甲方的上級單位對工程建設(shè)的各種意見和指令。
1.1.5承包商施工過程信息資料收集
承包商在施工中,現(xiàn)場所發(fā)生的各種情況均包含了大量的內(nèi)容,承包商自身必須掌握和收集這些內(nèi)容。經(jīng)收集和整理后,匯集成豐富的信息資料;
承包商在施工中必須經(jīng)常向有關(guān)單位,包括上級部門、設(shè)計單位、監(jiān)理單位及其它方面發(fā)出某些文件,傳達一定的內(nèi)容。如向監(jiān)理單位報送施工組織設(shè)計,報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表、各種工程項目自檢報告、質(zhì)量問題報告、有關(guān)的意見等等。
1.1.6監(jiān)理單位施工過程信息資料收集
工地日記,主要包括:現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表;現(xiàn)場每日的天氣記錄;監(jiān)理工作記要;其它有關(guān)情況與說明等?，F(xiàn)場每日的天氣記錄主要內(nèi)容為:當(dāng)天的最高、最低氣溫;當(dāng)天的降雨、降雪量;當(dāng)天的風(fēng)力及天氣狀況;因氣候原因當(dāng)天損失的工作時間等;
周報,總監(jiān)理工程師應(yīng)每周向工程項目業(yè)主負(fù)責(zé)人匯報一周內(nèi)所有發(fā)生的重大事件;
月報,總監(jiān)理工程師應(yīng)每月向業(yè)主匯報下列情況:工程施工進度狀況(與合同規(guī)定的進度作比較);工程款支付情況;工程進度拖延的原因分析;工程質(zhì)量情況與工程進展中主要困難與問題;監(jiān)理工作總結(jié)等;
總監(jiān)理工程師對承包單位的指示,主要內(nèi)容為:正式函件;日常指示,如在每日的工地協(xié)調(diào)會中發(fā)出的指示;在施工現(xiàn)場發(fā)出的指示等;
工程質(zhì)量記錄:主要包括試驗結(jié)果記錄及樣本記錄等。
1.1.7收集工地會議信息
工地會議是監(jiān)理組織協(xié)調(diào)工作的一種重要方法,會議中包含著大量的監(jiān)理信息。工地會議系屬監(jiān)理工程師行政管理的一部分,它包括開工前的第一次工地會議、工地例會、專題工地例會及現(xiàn)場協(xié)調(diào)會。
1.2信息資料的加工整理和儲存
監(jiān)理工程師在施工過程中,依據(jù)當(dāng)時收集到的信息所作的決策或決定有如下幾個方面:
1.2.1依據(jù)進度控制信息,對施工進度狀況的意見和指示。監(jiān)理工程
師每月、每季度都要對工程進度進行分析對比并作出綜合評價,包括當(dāng)月整個工程各方面實際量,實際完成數(shù)量與合同規(guī)定的計劃數(shù)量之間的比較。如果某一部分拖后,應(yīng)分析其原因、存在的主要困難和問題,提出如何解決的意見。
1.2.2依據(jù)質(zhì)量控制信息,對工程質(zhì)量情況的意見和指示。監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地將當(dāng)月施工中的各種質(zhì)量情況,包括現(xiàn)場檢查監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故,對各種情況、問題、事故的處理等情況,除在月報中進行階段性的歸納和評價外,如有必要可進行專門的質(zhì)量定期情況報告。
1.2.3依據(jù)造價控制信息,對工程結(jié)算情況的意見和指示。工程價款結(jié)算一般按月進行,要對投資完成情況進行統(tǒng)計、分析,在統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)上作一些短期預(yù)測,以便對業(yè)主在組織資金方面提出咨詢意見。
1.2.4依據(jù)合同管理信息,對索賠的處理意見。在工程施工中,由于甲方的原因或客觀條件使乙方遭受損失,乙方提出索賠要求;或乙方由于違約使工程遭受損失,甲方提出索賠要求。監(jiān)理工程師可對索賠提出處理意見。
1.2.5信息的儲存是將信息保留進來以備將來應(yīng)用。對有價值的原始資料、資料及經(jīng)過加工整理的信息,要長期積累以備查閱。信息儲存的方式主要有三種,紙、膠卷和軟盤。
1.2.6建立監(jiān)理工作臺帳,做好監(jiān)理工作臺帳的管理和審核工作
1.3信息資料的檢索和傳遞
無論是存入檔案庫還是存入計算機內(nèi)存的信息、資料,為了查找的方便,在入庫前都要擬定一套科學(xué)的查找方法和手段,作好編目分類工作。健全的檢索系統(tǒng)可以使報表、文件、資料、人事和技術(shù)檔案既保存完好,又查找方便。否則會使資料雜亂無章,無法利用。
第2篇 監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導(dǎo)書二
監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導(dǎo)書(2)
2協(xié)助做好工程檔案資料的管理工作
2.1在業(yè)主與勘察、設(shè)計、施工單位簽訂合同時,明確對工程檔案資料的套數(shù)、費用、質(zhì)量要求和移交時間的要求;
2.2協(xié)助業(yè)主監(jiān)督和檢查各單位收集和整理本單位形成的工程檔案資料,并按要求完成立卷工作;
2.3工程檔案驗收的主要內(nèi)容包括:
工程檔案是否齊全、系統(tǒng)、完整;
工程檔案是否整理立卷,立卷是否符合國家規(guī)范的相關(guān)規(guī)定;
工程檔案的內(nèi)容是否真實,準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實際狀況;
工程檔案簽章手續(xù)是否完備,竣工圖編制是否符合要求。
2.4協(xié)助業(yè)主在工程竣工驗收前按《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》及時向城建檔案管理部門報送工程檔案。
2.5協(xié)助業(yè)主及時獲得《上海市建設(shè)項目(工程)檔案驗收合格證》。
2.6做好監(jiān)理資料管理及歸檔工作,施工階段監(jiān)理資料應(yīng)包括下列內(nèi)容:
施工合同文件及委托監(jiān)理合同;
勘察設(shè)計文件;
監(jiān)理規(guī)劃;
監(jiān)理實施細(xì)則;
分包單位資格報審表;
設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要;.
施工組織設(shè)計(方案)報審表;
工程開工/復(fù)工報審表及工程暫停令;
測量核驗資料;
工程進度計劃;
工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件;
檢查試驗資料;
工程變更資料;
隱蔽工程驗收資料;
工程計量單和工程款支付證書;
監(jiān)理工程師通知單;
監(jiān)理工作聯(lián)系單;
報驗申請表;
會議紀(jì)要;
來往函件;
監(jiān)理日記;
監(jiān)理月報;
質(zhì)量缺陷與事故的處理文件;
分部工程、單位工程等驗收資料;
索賠文件資料;
竣工結(jié)算審核意見書;
工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告;
監(jiān)理工作總結(jié)。
附錄1監(jiān)理信息分類編碼體系表
文件夾號文件類號文件類名是否傳閱及傳閱范圍
監(jiān)a-01號a01工程開工/復(fù)工報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、各專業(yè)負(fù)責(zé)人
a02施工組織設(shè)計(方案)報審表全體人員(總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師)
a03分包單位資質(zhì)報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師
a06監(jiān)理工程師通知單回復(fù)總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師
a16質(zhì)量缺陷與事故處理文件全體人員
監(jiān)a-02號a04a施工單位質(zhì)保體系、施工人員報驗申請表全體人員
a04b測量放線報驗申請表否
a04c土建工程報驗申請表否
a04d機電安裝工程報驗申請表否
監(jiān)a-03號a05工程款支付報審表否
a07工程臨時延期申請否
a08費用索賠申請表否
a10工程竣工報驗表否
a11施工進度計劃審表否
a12承包單位申請表否
監(jiān)a-04號a09工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審表否
a13施工配合單位資質(zhì)報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師
a19施工設(shè)備報審表全體人員
監(jiān)a-05號a14工程變更單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師
a15工程量簽證單否
a16材料認(rèn)證單否
監(jiān)a-06號a17施工單位完成情況周報全體人員
a18施工單位完成情況月報全體人員
監(jiān)b-07號b01監(jiān)理工程師通知單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師
b02工程暫停令全體人員
b03費用索賠審批表否
b04工程臨時延期審批表否
b05工程最終延期審批表否
b06監(jiān)理工作聯(lián)系單全體人員
監(jiān)b-08號b07監(jiān)理工作專題/考察報告否
b08工程質(zhì)量評估/考察報告否
b09監(jiān)理單位工程質(zhì)量合格證明書全體人員
監(jiān)b-09
號b10監(jiān)理工作報告(月報、周報)全體人員
b11監(jiān)理工作總結(jié)報告全體人員
監(jiān)c-10
號c01巡視、旁站檢查記錄表否
c02實測、實量記錄表否
c03監(jiān)理日記否
c04工程照片及聲像資料否
監(jiān)d-12號d01監(jiān)理規(guī)劃全體人員
d02監(jiān)理細(xì)則總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師
監(jiān)d-13
號d03工程例會紀(jì)要全體人員
d04專題會議紀(jì)要總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師
監(jiān)e-14
號e01工程施工招標(biāo)文件、合同文件、工程預(yù)算書總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師
e02勘察文件、紅線、水準(zhǔn)點測繪及地下管線資料總監(jiān)、總監(jiān)代表、測量/土建專業(yè)負(fù)責(zé)人、測量/土建專業(yè)監(jiān)理工程師
e03設(shè)計文件、施工圖紙、設(shè)計修改通知單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應(yīng)專業(yè)負(fù)責(zé)人、相應(yīng)專業(yè)監(jiān)理工程師
e05環(huán)境監(jiān)測、沉降測量否
監(jiān)f-15
號f01監(jiān)理項目部函件全體人員
f02建設(shè)單位函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定
f03承包單位函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定
f04質(zhì)量監(jiān)督部門函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定
f05相關(guān)單位召開的會議紀(jì)要總監(jiān)/總監(jiān)代表指定
監(jiān)g-16
號g01公司貫標(biāo)工作文件全體人員
g02公司技術(shù)性文件全體人員
g03公司法規(guī)性文件全體人員
g04公司管理性文件全體人員
g05監(jiān)理項目部內(nèi)部管理文件全
體人員
h01工程外部文件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定
注:本信息分類表適用于一般項目,特殊項目可以以上述分類為依據(jù),作更適應(yīng)于項目的增減和變更。
附錄2監(jiān)理項目部監(jiān)理工作臺帳目錄
一、監(jiān)理項目部監(jiān)理工作依據(jù):
1.公司'企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照'復(fù)印件
2.公司'監(jiān)理單位資質(zhì)等級證書'復(fù)印件
3.委托監(jiān)理合同復(fù)印件
4.監(jiān)理項目登記表復(fù)印件
二、監(jiān)理項目部質(zhì)量保證體系:
1.監(jiān)理項目部組織機構(gòu)圖
2.總監(jiān)理工程師任命書
3.總監(jiān)理工程師授權(quán)書
三、監(jiān)理項目部資料管理工作
1.本監(jiān)理項目部監(jiān)理信息分類編碼系統(tǒng)
2.文件發(fā)放登記表
3.文件借閱登記表
4.文件更改通知單
5.文件銷毀登記表
6.文件歸檔登記表
7.質(zhì)量記錄借閱登記表
8.收發(fā)文登記簿
四、監(jiān)理項目部資源管理工作
1.監(jiān)理人員情況一覽表
2.監(jiān)理人員資質(zhì)、資格、專業(yè)培訓(xùn)證書
3.監(jiān)理人員考勤表
4.監(jiān)理項目部設(shè)施清單
五、監(jiān)理項目部監(jiān)理服務(wù)工作
1.聯(lián)合監(jiān)理服務(wù)驗證報告
2.建設(shè)單位提供財產(chǎn)登記表
六、監(jiān)理項目部監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量分析和改進工作
1.不合格服務(wù)評審處置表
