檔案管理員兼工程技術(shù)部內(nèi)勤職位說明（15篇范文）

第1篇 檔案管理員兼工程技術(shù)部內(nèi)勤職位說明

房地產(chǎn)檔案管理員(兼工程技術(shù)部內(nèi)勤)職位說明

直接上司:工程技術(shù)部經(jīng)理。

工作職權(quán)、責(zé)任與范圍說明書

對部門經(jīng)理負責(zé),與行政人事部檔案管理人員協(xié)調(diào),負責(zé)本部門的檔案管理工作與內(nèi)勤工作;

負責(zé)收集、整理、分類、保管全部的工程技術(shù)資料、記錄、文件、批文、圖紙、證件、計劃書、預(yù)算書、設(shè)計變更單等工程技術(shù)檔案;

負責(zé)部門的總務(wù)、打字、復(fù)印等內(nèi)勤工作;

對工程技術(shù)檔案保管的安全完整性負責(zé);對本部門內(nèi)勤工作的及時合理性負責(zé);

完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。

工作標準

全面、規(guī)范、準確、專業(yè)化;安全、迅速。

崗位、職位綜合素質(zhì)、技能要求

熟悉工程技術(shù)圖紙、資料分類、保管及有關(guān)的施工手續(xù)流程;具有二年以上檔案管理工作經(jīng)驗;熟悉計算機及其他現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用;檔案管理、文秘、管理、建筑等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷,初級以上職稱,年齡在35周歲以下。

第2篇 汽修企業(yè)車輛維修檔案管理

汽車維修企業(yè)車輛維修檔案管理

1、檔案存放要有序,查找方便,并應(yīng)做好六防工作,即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬,保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。

2、不準損毀、涂改、偽造、出賣檔案,檔案資料如有損壞應(yīng)及時修補。

3、根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時間等待征,對檔案進行分類整理、存放、歸檔,并按內(nèi)容和性質(zhì)確定其保存期限,電子檔案要及時備份。

4、各班組負責(zé)人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責(zé),在現(xiàn)場不得存有或使用失效的文件、資料。

5、各班組每年對檔案進行一次核對清理,并將所保存的檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔。已經(jīng)到保管期限的文件資料,由辦公室按規(guī)定處理。

6、維修車輛實行一車一檔制,二級維護及以上作業(yè)的車輛檔案內(nèi)容包括維修合同、檢驗記錄、維修人員和質(zhì)量檢驗人員名單,竣工出廠合格證副頁、結(jié)算憑證。

7、檔案的借閱必須辦理規(guī)定手續(xù),借閱者對檔案的完整、清潔負責(zé),未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印。

第3篇 基本建設(shè)類檔案管理要求

1.熟悉基建類檔案工作的基本原則和歸檔范圍的確定。

2.貫徹、執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī),制定基建檔案工作規(guī)章制度。

3.督促、指導(dǎo)、檢查、協(xié)助基建部門做好基建文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作,驗收各有關(guān)部門移交的基建檔案。

4.將收集、積累的基建檔案材料整理、組卷、裝訂,做到組卷合理、編目清楚、標題準確、裝訂整齊。

5.根據(jù)基建枵案材料不同種類的特征,合理分類存放,便于平時借閱、利用和立卷歸檔。

6.積極組織開發(fā)基建灼案信息資源,充分發(fā)揮其作用。

第4篇 物業(yè)管理師物業(yè)管理實務(wù)試題-第十二章物業(yè)管理檔案管理

物業(yè)管理師物業(yè)管理實務(wù)試題匯編之第十二章物業(yè)管理檔案管理

一、單項選擇題(備選項中有1個符合題意)

1.以下關(guān)于檔案的說法,不正確的是()。

a檔案是歷史的原始記錄

b檔案是該原始記錄的信息內(nèi)容

c檔案是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體

d施工圖紙在工程竣工驗收之前,是正在使用的文件,它既是原始記錄,也是檔案

【答案】d

【解析】本題考查的是考生對檔案定義的理解。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第178頁。

2.能夠較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系,使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起的檔案分類方法是()。

a月度分類法b年度分類法c事件分類法d組織機構(gòu)分類法

【答案】c

【解析】本題考查的是考生對檔案分類方法的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第178頁。

3.物業(yè)承接查驗期的基礎(chǔ)資料檔案不包括以下哪項內(nèi)容()

a物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬文件

b物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的技術(shù)文件

c物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的驗收文件

d日常物業(yè)管理文件

【答案】d

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第180頁。

4.關(guān)于物業(yè)管理檔案的保存與安全,說法不正確的是()。

a某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的,應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限

b房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修與運行記錄檔案,保存期限為設(shè)備的使用年限

c檔案損壞有人為的原因和自然的因素

d檔案的安全包括:檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播

【答案】b

【解析】本題考查的是考生對檔案管理要求的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第184―186頁。

5.關(guān)于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案,說法不正確的是()。

a物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍是所有物業(yè)管理企業(yè)和物業(yè)管理師等執(zhí)(從)業(yè)人員

b建設(shè)部負責(zé)全國一級和二級資質(zhì)物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理

c地方物業(yè)管理行政主管部門負責(zé)二級資質(zhì)以下物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理

d建設(shè)部信息中心負責(zé)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)支持和系統(tǒng)運行與維護管理工作

【答案】b

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第186~187頁。

6.不屬于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄內(nèi)容采集途徑的是()。

a通過政府部門、協(xié)會采集

b通過物業(yè)管理企業(yè)、執(zhí)(從)業(yè)人員采集

c通過中介機構(gòu)及社會公眾采集

d通過口頭方式采集

【答案】d

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄內(nèi)容的采集途徑的理解和掌握。d選項是采集方式,因此,是錯誤的。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第192頁。

7.物業(yè)承接查驗期檔案的索取對象是()。

a建設(shè)單位b施工單位c監(jiān)理單位d早期介入的物業(yè)管理企業(yè)

【答案】a

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理中物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的范圍的理解和掌握。此階段檔案收集的索取對象較單一,主要是建設(shè)單位。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第180頁。

8.日常物業(yè)管理企業(yè)檔案的收集范圍不包括的是()。

a設(shè)備設(shè)施運行記錄

b設(shè)備設(shè)施維修養(yǎng)護記錄

c工程竣工驗收記錄

d物業(yè)服務(wù)記錄

【答案】c

【解析】本題考查的是考生對日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理的理解和掌握?！肮こ炭⒐を炇沼涗洝笔窃凇拔飿I(yè)承接查驗期”收集的檔案。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第182頁。

9.關(guān)于物業(yè)檔案保存注意事項說法不正確的是()。

a物業(yè)承接查驗期和人住收集的檔案資料保存管理和安全十分重要

b房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的監(jiān)測、檢修與運行檔案的真實性和保存期限應(yīng)明確規(guī)定

c設(shè)備檢修與運行記錄檔案保存期限一般不低于該設(shè)備使用年限的2倍

d所有設(shè)備運行和維護檔案應(yīng)有一個銷毀的管理方案和程序

【答案】d

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案的保存和安全的理解和掌握。d選項是錯誤的,教材講的是“小型設(shè)備的運行和維護記錄檔案’’應(yīng)有銷毀的管理方案和程序。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第184~185頁。

10.下列檔案損壞屬于自然因素是()。

a遺失

b榻壞

c被盜

d墨跡的自然消失

【答案】d

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案的損毀的理解。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第185~186頁。

11.關(guān)于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的投訴處理,說法不正確的是()。

a物業(yè)管理企業(yè)信用檔案應(yīng)當(dāng)接受社會公眾的網(wǎng)上投訴

b投訴信息轉(zhuǎn)給被投訴企業(yè)后,被投訴企業(yè)應(yīng)在20天內(nèi)將處理意見反饋給信用檔案管理部門

c反饋意見應(yīng)由當(dāng)?shù)匚飿I(yè)管理行政主管部門簽章

d無正當(dāng)理由不按期反饋的,可作為不良記錄計人企業(yè)或執(zhí)(從)業(yè)人

員的信用檔案并進行公示

【答案】b

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的投訴處理的理解和掌握。b選項是錯誤的,教材講的是15天。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第184~185頁。

二、多項選擇題(備選項中有2個或2個以上符合題意)

1.物業(yè)管理檔案包括以下哪些內(nèi)容()。

a物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗收文件

b業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個人資料

c物業(yè)運行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄

d物業(yè)管理公司行政管理及物業(yè)管理相關(guān)合同資料

e國家及地方行政管理部門的相關(guān)規(guī)定

【答案】a b c d

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理答檔案內(nèi)容的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第178頁。

2.物業(yè)管理常用的檔案分類方法有哪些()。

a月度分類法b季度分類法c年度分類法d事件分類法

e組織機構(gòu)分類法

【答案】c d e

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案的分類方法的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第178~179頁。

3.物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集范圍包括以下哪些內(nèi)容()。

a權(quán)屬資料檔案

b技術(shù)資料檔案

c物業(yè)運行記錄檔案

d驗收文件檔案

e業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案

【答案】a b d

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案的收集范圍的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第180~181頁。

4.關(guān)于物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序說法正確的是()。

a物業(yè)人住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關(guān),須同步進行

b應(yīng)設(shè)立檔案資料收集整理工作小組,由該小組專責(zé)進行檔案資料的收集和整理

c專責(zé)工作小組應(yīng)按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個人資料檔案分組,并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程

d將相關(guān)的權(quán)屬資料和個人資料的復(fù)印件作為檔案資料保管

e在檔案資料收集后,應(yīng)及時整理并歸檔

【答案】a b c e

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序的掌握。只有d選項是不準確的,應(yīng)為“與原件核對后的復(fù)印件”作為檔案資料保存。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第182頁。

5.關(guān)于el常物業(yè)管理期檔案的收集與整理,說法正確的是()。

a日常物業(yè)管理期檔案主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗收文件檔案

b物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括:建筑物運行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運行記錄檔案

c物業(yè)維修維護記錄檔案的收集范圍包括:建筑物維修維護記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修維護記錄檔案

d手續(xù)辦理完畢的文件,應(yīng)由承辦單位或個人保存,一年后向檔案部門移交

e日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案

【答案】b c e

【解析】本題考查的是考生對日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第182~183頁。

6.物業(yè)管理檔案管理中,紙介質(zhì)檔案常用的檢索工具有()。

a目錄式檢索工具

b簿式索引檢索工具

c電子目錄檢索工具

d卡片式檢索工具

e指南式檢索工具

【答案】a b d e

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案的檢索的理解和掌握。c選項是錯誤的,紙介質(zhì)檔案常用的檢索工具沒有這一項。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第183頁。

7.以下屬于物業(yè)管理紙介質(zhì)檔案提供利用的方式的有()。

a檔案室閱讀

b外借光盤

c制作副本

d向查閱者提供檔案的專業(yè)知識

e向查閱者提供檔案索引的方法

【答案】a c d e

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案中紙介質(zhì)檔案的檢索的理解和掌握。b選項是錯誤的,紙介質(zhì)檔案中不含有光盤。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第183―184頁。

8.關(guān)于物業(yè)管理檔案的保存與安全,說法正確的是()。

a某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的,應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限

b房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修與運行記錄檔案,保存期限為設(shè)備的使用年限

c檔案損壞有人為的原因和自然的因素

d檔案的安全包括:檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播

e小型設(shè)備的運行和維修記錄檔案應(yīng)長期保存

【答案】a c d

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案的保存和安全的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第184~185頁。

9.物業(yè)承接查驗期其物業(yè)管理檔案收集主要包括()。

a權(quán)屬資料檔案

b建設(shè)單位的資料檔案

c驗收文件檔案

d業(yè)主使用人檔案資料

e技術(shù)資料檔案

【答案】a c e

【解析】本題考查的是考生對物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關(guān)內(nèi)容可參見教材第180頁。

三、案例題

1.張先生于2002年購買了一套某花園式住宅的配套底商。人住時,小區(qū)尚未全部竣工。急于用底商開餐廳的張先生沒有追究工程的不完善,草草接收了房屋,餐廳也隨即開業(yè)。由于在其后對房屋

的使用中,張先生對房屋以及物業(yè)管理存在諸多不滿,除人住時交了一年物業(yè)費外,3年內(nèi)沒有向物業(yè)公司交過任何費用。截止到2004年底,張先生已經(jīng)拖欠物業(yè)費、水電費、取暖費20多萬元。在多次催繳無效的情況下,物業(yè)公司將張先生告上了法庭。經(jīng)過調(diào)查審理和法院調(diào)節(jié),張先生對物業(yè)費和取暖費沒有異議,但對水電費不能認同。原因是:物業(yè)公司不能提供由張先生簽字確認的水電費的起始數(shù)字依據(jù)。最終,物業(yè)公司損失了水電費總額的20%。請問法院這樣判決是否恰當(dāng)在此案例中,物業(yè)公司的錯誤在哪里

【答案】(1)法院對此進行的判決比較合理,因為物業(yè)公司不能提供水電費的起始表數(shù),按照正常的慣例推理,物業(yè)公司交付給業(yè)主的水電表均不可能為“零起始”。同時張先生也不能提供已交費的證據(jù)。根據(jù)公平的原則及法官的自由裁量權(quán),法院支持物業(yè)公司收取張先生80%的水電費較為合理。

(2)物業(yè)公司為代收取水電費的主體,應(yīng)做好相關(guān)的準備工作。此案中物業(yè)公司沒有及時對張先生所購買房屋的原始水電表數(shù)與張先生進行書面確認。為以后的收取工作留下隱患。

2.如果你是某物業(yè)公司的檔案管理員,負責(zé)檔案的保存工作,請說明檔案保存應(yīng)注意的事項有哪些

【答案】(1)物業(yè)承接查驗期和人住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案,是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案,它的保存管理和安全十分重要。

(2)房屋共用部位和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修和運行記錄檔案,在分析房屋主體安全、設(shè)備運行狀況和事故分析中有時起著十分關(guān)鍵性的作用,因此這類檔案的真實性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定,一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。

(3)各類小型設(shè)備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大,這部分檔案的保存期較短。這類檔案應(yīng)有一個銷毀的管理方案和程序,以騰出空間,避免檔案室空間被無謂占用。

3.如果你是某物業(yè)公司的管理人員,分管檔案管理工作,請說明物業(yè)管理企業(yè)信用檔案管理工作的目標和要求。

【答案】目標:以物業(yè)管理電子政務(wù)系統(tǒng)、物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會自律管理系統(tǒng)和企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),形成覆蓋物業(yè)管理行業(yè)所有企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案系統(tǒng),并通過中國住宅與房

地產(chǎn)信息網(wǎng)實現(xiàn)各級物業(yè)管理行政主管部門、行業(yè)協(xié)會網(wǎng)站的互聯(lián)互通。

要求:(1)各級物業(yè)管理部門要提高認識,加強領(lǐng)導(dǎo),積極組織、指導(dǎo)和推動物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)的建設(shè)工作。

(2)擴大物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的覆蓋面。

(3)保證物業(yè)管理信用檔案系統(tǒng)信息的全面、準確。

(4)及時做好信用檔案記錄信息的更新工作。

(5)統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺,保證信息傳遞暢通、資源共享。

(6)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息的報送、傳遞及有關(guān)事宜的聯(lián)系,主要采用電子郵件方式。

4.如果你是某物業(yè)公司的管理人員,分管檔案管理工作,請說明物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的記錄內(nèi)容有哪些。

第5篇 物業(yè)管理檔案建立與管理

物業(yè)管理檔案的建立與管理

1.資料收集

資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā),擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設(shè)施,小到花草苗木都應(yīng)有詳細的資料。

2.資料分類整理

(1)分辨真?zhèn)巍?/p>

(2)分類排序。

(3)組編檔號。

(4)裝訂精美。

3.檔案資料管理

(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。

(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。

(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負責(zé),應(yīng)做到保管、保密,工作細致;如有破損,應(yīng)及時修補。

(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質(zhì)的“三防”標準。

第6篇 管理處物業(yè)檔案操作流程10

管理處物業(yè)檔案操作流程(十)

●收集資料(歸檔范圍):

一、工程技術(shù)資料:1、項目取得資料(批文等);2、各類建筑許可證;3、各類圖紙;4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;5、物業(yè)接管驗收記錄;6、其他合同、資料。

二、客戶資料:

1、前期服務(wù)協(xié)議;2、交房清單;3、業(yè)主(客戶)入住驗房表; 4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設(shè)]申請、人員出入登記、裝修違規(guī)記錄);5、家庭情況登記;6、租戶資料。

三、維修資料:

1、任務(wù)單;2、報修、約修記錄。

四、安全維護管理資料:

1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來人員出入登記5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。

五、設(shè)施、設(shè)備管理資料(包括消防):

1、購銷合同;2、安裝圖紙;3、說明書;4、養(yǎng)護計劃;5、運行、維修、養(yǎng)護、巡查記錄。

六、綠化管理資料:

1、圖紙;2、承包合同;3、養(yǎng)護工作計劃;4、檢查記錄。

七、環(huán)境衛(wèi)生管理資料:

1、工作計劃;2、檢查記錄。

八、社區(qū)文化資料:

1、活動計劃;2、活動通知;3、活動圖片。

九、業(yè)主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。

十、行政文件資料:

1、規(guī)章制度;2、總結(jié)、通知、通報、決定等相關(guān)文件資料。

十一、業(yè)主委員會資料:

1、籌備、成立等文件資料;2、會議紀要、決議等。

十二、財務(wù)管理資料:

各種收費資料(包括綜合服務(wù)費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。

●資料整理、歸檔:

按照市、省、全國住宅轄區(qū)物業(yè)管理綜合考核的規(guī)定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進行整理,然后歸檔立卷。

●檔案借閱:

文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。

范王碼●檔案的銷毀:

根據(jù)文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核實報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。

第7篇 某園區(qū)物業(yè)檔案建立與管理

園區(qū)物業(yè)檔案建立與管理

檔案資料管理是物業(yè)管理工作中的一個重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為園區(qū)的公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務(wù)。為此,管理處將配備檔案管理人員,建章立制,充分利用智能化系統(tǒng)、電腦系統(tǒng)和原始文件資料管理三個手段,建立與完善【**新城國際】檔案管理體系,對所有檔案資料進行嚴格的、科學(xué)的、集中的管理,為業(yè)主服務(wù)。

(一)檔案建立

檔案資料的分類:

1、開發(fā)商提供的資料

各類圖紙;

各類設(shè)施設(shè)備單位和聯(lián)系人、保修卡和說明書;

所有房屋驗收的合格證明;

所有業(yè)主商品房買賣合同的復(fù)印件;

業(yè)主基本情況表等;

房屋維修記錄。

2、管理處自建檔案資料

物業(yè)資料;

住戶資料;

日常管理資料;

車輛管理檔案;

裝修管理檔案;

工程返修檔案;

維修服務(wù)檔案;

收費管理檔案;

設(shè)備管理檔案;

社區(qū)文化檔案;

業(yè)主意見征詢、統(tǒng)計記錄;

服務(wù)質(zhì)量回訪記錄;

住戶投訴及處理記錄;

員工檔案管理;

培訓(xùn)檔案;

行政文件;

業(yè)主管理委員會文件。

(二)檔案管理

檔案建立和管理流程

收集-整理-分類-分級-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查

檔案管理要求

1、多種形式的檔案儲存方式并利于保管。

2、電腦儲存,便于查找和利用。

3、原始文件按照其使用性質(zhì)及重要性分類并編制相應(yīng)文件目錄。

4、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄并分柜保存。

5、檔案管理人員必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找,檔案借閱必須辦理手續(xù)并及時收回,防止文件流失和泄密。

6、檔案存放的環(huán)境要求達到防火、防潮等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),以保證檔案資料的完好無損。

第8篇 研究生檔案管理內(nèi)容

1.熟悉研究生材料歸檔范圍。

2.負責(zé)研究生畢業(yè)論文及評審等材料的接收、整理、裝訂、編目、保管和利用。

3.嚴格執(zhí)行保密制度,借閱研究生材料須經(jīng)研究生處同意。

第9篇 建筑公司檔案分類管理說明

建筑工程公司檔案分類管理說明

1文件檔案的管理:

1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。

1.2 公司各部門負責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。

1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長審批。

1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。

2電子文檔的管理:

2.1 收集、積累要求:

■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。

■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。

■在'無紙化'計算機辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。

■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。

■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

■用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

■用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮

方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。

■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。

■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。

■計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.2 收集、積累方法:

■及時按照要求制作電子文件備份。

■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3 歸檔要求:

■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復(fù)制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。

■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

■將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

■需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。

3聲像檔案的管理:

3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。

3.2 文字說明的編寫要求:

■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

■應(yīng)能準確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。

■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。

3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。

第10篇 車輛技術(shù)檔案管理

為了保證營運車輛技術(shù)質(zhì)量,防止事故發(fā)生,根據(jù)公司安全管理規(guī)定,特制定此制度:

一、車輛檔案管理

1、新車行駛證、營運證、附加費證、購車發(fā)票、附加費收據(jù)復(fù)印件及車輛照片等有關(guān)行車資料交給公司,建立車輛基本情況檔案;

2、車輛駕駛員要在每月例保后將車輛的月行程里程、保養(yǎng)維修、肇事情況上報公司二保站登記,由二保站負責(zé)人核實后填寫車輛技術(shù)登記;

3、車輛重要部件或證件如有改動,應(yīng)將改動情況報公司登記備案;

二、車輛檢查

1、司機平時出車前后要做好檢查,嚴禁帶病營運,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),視情況輕重罰100至500元;

2、公司每季將定期或不定期的對車輛進行檢查,車輛技術(shù)狀況必須達到以下標準:

(1)車輛號牌齊全、清晰,安裝位置正確,無遮擋物;

(2)燈光、喇叭、雨刮器、觀后鏡等裝置齊全有效;

(3)發(fā)動機汽缸工作正常,無異響、漏油、漏水等現(xiàn)象;

(4)轉(zhuǎn)向裝置操作靈活,無過緊或過松現(xiàn)象,高速行駛時車輛不會出現(xiàn)跑偏或擺頭現(xiàn)象;

(5)制動系統(tǒng)良好,符合國家制動規(guī)范要求,前后四輪的定位準確;

(6)車輛各種線路完好,接放安全牢固;

(7)輪胎保持良好,輪胎胎冠上的花紋深度不得少于3.2mm;

(8)其他部件符合安全行車標準。

3、公司營運部管理人員上路檢查車輛行駛情況時,在出示檢查證后,司機必須停車配合,如發(fā)現(xiàn)車輛狀況不佳的或違反公司安全管理規(guī)定的,管理人員有對車輛進行停駛、回場檢查的權(quán)力。

三、車輛保養(yǎng)和審驗

1、關(guān)于車輛二級維護、季檢、年審。

(1)車輛每季進行一次二級維護;

(2)車輛進行二級維護后,司機要將二級維護單交到公司二保站備案,再到市運管所在二級維護本上簽章;

(3)嚴禁車輛不進廠檢測而取得二級維護單等弄虛作假現(xiàn)象,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)查實,除了重新進行二級維護外,公司將對司機進行500元至1000元的罰款;

(4)車輛每年進行綜合檢測年審一次。

2、按規(guī)定參加交警、運管部門組織的檢測、年檢、年審。

第11篇 電器企業(yè)員工檔案管理

電器公司員工檔案管理

1 員工檔案分為試用期員工檔案、員工檔案、促銷員員工檔案三類。

2 公司為上述人員設(shè)立檔案。

3 員工被辭退或調(diào)離,公司將為員工保存檔案一年。

4 除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因工作需要須借閱員工檔案外,未經(jīng)人力資源部許可,其他人不得私自翻閱員工檔案。

第12篇 s物業(yè)檔案管理培訓(xùn)

物業(yè)檔案是物業(yè)形成、變遷和管理工作中的歷史記錄。因此物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。

物業(yè)檔案是指關(guān)于某物業(yè)所有的包括過去和現(xiàn)在的一切活動中所形成的,具有參考價值,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、物業(yè)檔案的內(nèi)容:

物業(yè)檔案的內(nèi)容主要由物業(yè)設(shè)計施工圖、物業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案和物業(yè)卡片三部分組成(簡稱圖、檔、卡)。此外,根據(jù)物業(yè)管理的工作需要所編制的各種帳冊和表格也屬于物業(yè)檔案資料的內(nèi)容。

物業(yè)設(shè)計施工圖是一種反映物業(yè)現(xiàn)狀的圖紙,在物業(yè)大修或改建時,它們反映了物業(yè)的功能和結(jié)構(gòu)等的變化情況,使之成為與物業(yè)的現(xiàn)狀相吻合的專業(yè)圖紙;是物業(yè)使用、保養(yǎng)、維修的重要依據(jù)。

物業(yè)管理公司可以通過圖紙了解物業(yè)的分布,占有、結(jié)構(gòu)、面積、層數(shù)、建成年份以及各戶房屋與土地的權(quán)屬范圍和面積,了解物業(yè)使用、維修、改建后在結(jié)構(gòu)與功能上的變化情況,為正確使用和維護物業(yè)提供了重要依據(jù)。

2、物業(yè)檔案的特點:

專業(yè)性、動態(tài)性、真實性、價值性、法律性。

3、物業(yè)管理檔案的要求:

物業(yè)檔案管理工作是一項動態(tài)性較強的管理工作,當(dāng)物業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生移動或房屋現(xiàn)狀因大修、改建等原因發(fā)生變化時,各種物業(yè)資料應(yīng)及時進行變更異動,才能保證物業(yè)資料的準確、完整、真實、真正反映物業(yè)的狀況。為此,物業(yè)檔案管理要求做到規(guī)范化、科學(xué)化、經(jīng)?；＞唧w的要求是:

(1)收集資料要全面;

(2)整理資料要規(guī)范;

(3)保管資料要科學(xué);

(4)變更資料要及時;

(5)使用資料要得當(dāng);

(6)統(tǒng)計資料要準確。

4、物業(yè)檔案的收集

收集的實質(zhì)就是集中,收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點,是一個重要環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案收集的要求是:

(1)納入計劃、明確責(zé)任;

(2)內(nèi)容要齊全、完整、準確、翔實;

(3)形式要標準規(guī)范;

(4)載體要豐富。

5、物業(yè)檔案的整理

(1)物業(yè)檔案的整理要求:

整理工作就是將處于零亂狀態(tài)和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目,使之系統(tǒng)化。

要求做到:分類科學(xué),組卷合理,排列有序,保管期限準確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表(異動記錄)填制準確、字跡工整、圖樣清晰,載體和裝具質(zhì)地優(yōu)良,便于保管和利用。

(2)設(shè)備檔案管理

設(shè)備的標識、建帳和資料的管理

①設(shè)備的標識:

所有設(shè)備實現(xiàn)單機懸掛《設(shè)備卡》,標識該機的編號、技術(shù)資料、責(zé)任人、運行狀況等。

②設(shè)備的建帳:

建立《機電設(shè)備臺帳》,臺帳內(nèi)容包括:設(shè)備名稱、統(tǒng)一編號、型號、生產(chǎn)廠家、技術(shù)資料、保養(yǎng)人等。

③設(shè)備資料的歸檔:

每臺設(shè)備資料依次編入:每臺設(shè)備所涉及的設(shè)備檢查保養(yǎng)計劃表、設(shè)備檢查保養(yǎng)表、機電設(shè)備維修保養(yǎng)記錄表及說明書、合格證等。

第13篇 業(yè)主檔案管理作業(yè)程序

一、目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤

三、職責(zé)

1、事務(wù)部主管負責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。

2、管理員負責(zé)依照本程序具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點

1、業(yè)主檔案內(nèi)容

(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

(6)《業(yè)主入住驗房表》。

(7)《裝修施工申請表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。

(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

(10)其他應(yīng)保存的資料。

2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。

3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

4、業(yè)主檔案的跟蹤

(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

①通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

②業(yè)主發(fā)生更替時。

(2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由服務(wù)處員工每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電綱和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

5、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處主任批準,經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

7、將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

第14篇 公司文件、檔案質(zhì)量管理過程

某公司文件、檔案質(zhì)量管理過程

目標:*檔案管理全年不出現(xiàn)10次錯漏現(xiàn)象;

*倉庫管理年無事故率100%

1 文件管理:

文件管理包括:對文件的制定、編寫、發(fā)放、回收、作廢的管理和控制,具體操作步驟按《文件控制程序》條款5.1流程的步驟進行。

2 檔案入庫流程

流程說明:

2.1各部門將需要保管的資料經(jīng)文員整理后,移交給檔案管理員。由文員填寫移交表格 。

2.2合同類文件必須復(fù)印一份到財務(wù)部,并填寫《文檔簽收表》。

2.3檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號。

2.4檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。

2.5對檔案管理員的考評按行政部的月考評,每月1次。

3 檔案管理:

3.1傳統(tǒng)文件、記錄的管理按照按《文件控制程序》、《質(zhì)量記錄的控制程序》執(zhí)行;

3.2電子文檔的管理參見《文件控制程序》條款5.10執(zhí)行;

第15篇 管理處業(yè)主檔案管理程序

管理處業(yè)主檔案管理程序

一.目的

規(guī)范客戶檔案的管理工作。

二.適用范圍

適用于管理處業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

三.職責(zé)

1.物業(yè)部主管負責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2.行政接待人員負責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四.程序要點

1.業(yè)主檔案內(nèi)容。

1)經(jīng)業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。

2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

6)《業(yè)主入住驗房表》。

7)《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

10)業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認登記(產(chǎn)權(quán)證書)。

11)其他應(yīng)保存的資料。

2.檔案盒(夾)的制作。

1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。

2)在檔案標貼紙上的打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。

3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

3.業(yè)主檔案袋的制作。

1)準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

2)將寫有'棟號、樓層號、房號'的標貼紙貼在檔案袋封面上。

4.將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

5.將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

6.按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

7.業(yè)主檔案的跟蹤。

1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,行政接待人員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

b)業(yè)主發(fā)生更替時。

2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,行政接待人員應(yīng)至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。

3)對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

8.業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

9.業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

10.具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

11.本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據(jù)之一。

12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;

13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;

14.借閱檔案要經(jīng)過批準,并做好記錄。