第1篇 物業(yè)入伙管理程序-5
物業(yè)入伙管理程序(五)
1目的
本程序明確了對物業(yè)的入伙管理實施控制的職責、方法和要求,以確保業(yè)主(客戶)準確而有秩序的入住。
2適用范圍
適用于公司所承接管理的住宅樓的入伙手續(xù)。
3相關標準要素
gb/t19002-iso90024.8 4.9 4.10
4相關文件
4.1質(zhì)量手冊第4.8章、4.9章、4.10章
4.2物業(yè)的驗收程序
4.3業(yè)主(客戶)維修安裝服務
4.4物業(yè)裝修管理
4.5提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制
4.6物業(yè)管理費用收取
5職責
5.1物業(yè)管理部負責入伙管理中的主要事務。
5.2財務部負責向業(yè)主(客戶)收取管理費押金及水電增容費等。
5.3機電工程部負責入伙管理中必要的維修服務。
5.4消防治安部負責入伙管理中消防設施的驗收。
5.5經(jīng)營部負責制定入伙預交費用標準。
6實施程序
6.1入伙準備工作
6.1.1物業(yè)管理部在入伙前一個月應制定入伙工作計劃,該計劃中應明確:
a.入伙時間;
b.負責入伙工作的人員及其職責;
c.入伙手續(xù);
d.入伙過程中使用的文件和表格。
6.1.2入伙工作計劃應由物業(yè)管理部經(jīng)理批準。
6.1.3開發(fā)商應提前一個月向業(yè)主(客戶)發(fā)出《入伙通知書》,詳細說明:
a.需業(yè)主(客戶)準備的證明材料;
b.需業(yè)主(客戶)填寫的表格;
c.辦理入伙手續(xù)的程序。
6.1.4辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場應張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業(yè)主(客戶)辦理入伙手續(xù)時的各類咨詢和引導,以便于業(yè)主(客戶)辦理各項手續(xù)。
6.2入伙審查登記
6.2.1管理處應建立入伙登記表,管理處對業(yè)主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》,在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發(fā)放資料,應包括:
a.《入住說明》;
b.《住戶手冊》;
c.《住戶公約》;
d.《管理協(xié)議》;
e.《預交費用標準》;
f.《裝修須知》;
g.《住戶登記表》;
h.《裝修審批表》;
i.《驗收交接表》。
6.2.2上述發(fā)放的資料應在《入伙登記冊》中由業(yè)主簽收,或由管理人員注明,并按運作程序文件《提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制》進行控制。
6.2.3在提供給業(yè)主(客戶)的《入住說明》中應明確由業(yè)主(客戶)填寫并提交的資料,一般包括:
a.身份證或工作證復印件;
b.《業(yè)主(客戶)登記表》;
c.購/租房合同的正本及復印件;
d.已簽署的《住戶公約》、《管理協(xié)議》。
6.2.4管理處對業(yè)主(客戶)提交的資料進行審核驗證,驗證內(nèi)容包括:
a.表格填寫是否完整、正確和清晰;
b.公約和管理協(xié)議是否已簽署;
c.身份證明文件與購/租房合同、及《業(yè)主(客戶)登記表》是否一致。
6.2.5審查通過后,入伙管理員收取購/租房合同復印件、《業(yè)主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份、《管理協(xié)議》一份,在《入住通知書》注明簽收。
6.3預交費用
6.3.1經(jīng)營部應根據(jù)政策、法規(guī)及發(fā)展商或業(yè)主委員會的規(guī)定,制定《入伙預交費用標準》。
6.3.2經(jīng)營部在審查并接收業(yè)主(客戶)提交的文件后,應通知業(yè)主(客戶)去財務部交納相關的預交費用。(或由管理處代收繳后轉交財務部)。
6.3.3財務部根據(jù)《入伙預交費標準》向業(yè)主(客戶)收取各項費用,并開立相應票據(jù)給業(yè)主(客戶)。費用項目包括:預交管理費押金、水電增容費等。裝修保證金及清運費等由管理處負責核收和控制。
6.3.4財務部應通知管理處已交納預交費用業(yè)主(客戶)的姓名或單位,并由管理處在入伙登記冊中注明。
6.4發(fā)放鑰匙及房屋驗收
6.4.1上述手續(xù)完成后,管理處查驗入伙登記表及已簽署的《管理協(xié)議》、及各項收費票據(jù)后向業(yè)主(客戶)發(fā)放鑰匙,并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記。同時應和業(yè)主(客戶)協(xié)定驗收房屋的時間和方式。
6.4.2管理處與業(yè)主(客戶)一起驗收其名下的物業(yè),登記水、電、氣表底數(shù),雙方在《驗收交接表》上簽字確認。
6.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由管理處通知相關部門。具體參見運作程序《業(yè)主(客戶)維修安裝服務》。
6.5入伙后的裝修管理
6.5.1物業(yè)管理部在提供給業(yè)主(客戶)的文件中應明確裝修管理的要求,具體內(nèi)容參見運作程序《物業(yè)裝修管理》。
7記錄
7.1入伙通知書
7.2入伙登記表
7.3住戶登記表
7.4驗收交接表
第2篇 某大廈商場物業(yè)入伙裝修管理資料
大廈商場物業(yè)入伙裝修管理的資料
一、入伙流程
驗證→資料發(fā)放→交費
二、驗證
商業(yè)網(wǎng)點的業(yè)主或承租人須提供以下資料:
1)購房合同或租賃合同復印件一份;
2)身份證復印件一份。
三、資料發(fā)放與保管
1)管理處發(fā)給以下資料:
a.住戶手冊(每個經(jīng)營單位一冊)
b.業(yè)主公約
c.《住宅裝修管理規(guī)定》
d.大廈商場裝修管理規(guī)定
e.臨時用電管理規(guī)定
f.安裝空調(diào)管理規(guī)定(附空調(diào)安裝平面示意圖)
g.防盜網(wǎng)和防盜窗管理規(guī)定(附式樣平面示意圖)
h.收費項目一覽表
i.裝修申請表:申請裝修時填寫,并返原件給管理處存檔。
2)管理處按業(yè)主(住戶)的棟號和房號進行建檔編號,檔案中應包括內(nèi)容:
a.承租合同復印件和承租人身份證復印件
b.裝修申請表及裝修平面圖等資料
c.營業(yè)執(zhí)照復印件。
四、交費
1)管理服務費:
以購房合同或承租合同簽定之日為準,當月15日前(含15日)計收全月管理服務費。當月15日以后計收半月管理服務費。
2)水電周轉金(依據(jù)當?shù)厥杖藴?:
a.時間:辦理入伙時交納;
b.標準:根據(jù)其經(jīng)營方式和內(nèi)容所需用電量,在申請裝修時交納;
c.退款:在供電局和自來水公司辦理接管托收后,憑收據(jù)到管理處辦理退款手續(xù)(前提:無拖欠水電費)。
3)工本費。
4)其他:
需由業(yè)主或承租人出錢,由管理處統(tǒng)一進行的項目,如:
a.陽臺統(tǒng)一安裝防盜網(wǎng)和防盜窗;
b.室外空調(diào)架;
c.信箱款。
第3篇 某物業(yè)入伙管理控制程序
公司程序文件版號: a
修改號: 0
ej-qp 3.1 物業(yè)入伙管理控制程序頁碼: 1/3
1.目的:
使管理人員明確住戶入住的工作步驟,準確無誤地辦理手續(xù),確保住戶及時順利有序地入住。
2.適用范圍:
適用于經(jīng)營管理部辦理住戶入住手續(xù)(包括產(chǎn)權人或單位變更的入住)。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.8、4.9、4.10章
3.2 iso9002第4.8、4.9、4.10章
4.職責:
4.1經(jīng)營管理部主任根據(jù)工程維修部對房屋接管驗收情況安排入住工作。
4.2物業(yè)管理員準備各種文件資料為住戶辦理進住手續(xù)。
4.3收費員根據(jù)工作內(nèi)容準備各種收費文件向住戶收取物業(yè)管理費用。
4.4看房員根據(jù)工作內(nèi)容準備每套房鑰匙。
5.工作程序:
5.1入住前工作:
5.1.1經(jīng)營管理部主任接到副總經(jīng)理的可辦理入住通知后,召集本部工作人員與工程維修部召開聯(lián)合會議,了解房屋現(xiàn)狀,包括施工遺留問題、正在整改部位及待整改內(nèi)容詳見《整改通知書》,并索取“房屋平面圖”及“小區(qū)平面圖”。
5.1.2經(jīng)營管理部主任與物業(yè)管理員到開發(fā)營銷部門了解房屋產(chǎn)權歸屬,并索要《房屋分配單》樣票。
5.1.3經(jīng)營管理部主任帶領本部門人員到入住現(xiàn)場考察。確認管理用房,熟悉棟號。
5.1.4經(jīng)營管理部主任,根據(jù)了解的情況,安排本部門工作人員,各工作人員準備入住手續(xù)所用的各類資料、表格。
5.1.5在綜合辦公室配合下,布置管理用房,張貼辦公指引標識及歡迎住戶入住等標語。
5.1.6零星入住的住戶由經(jīng)營管理部看房員負責接待。
5.2入住手續(xù):
5.2.1住戶持《房屋分配單》來辦理手續(xù)時,物業(yè)管理員向住戶索取《房屋分配單》、購房合同正本、購房結算清單及住戶的身份證、戶口本。檢查《房屋分配單》與購房合同上的房屋面積、房號是否一致。通過購房結算清單檢查房屋設施費用是否交清,確認后將購房合同正本退還住戶。
5.2.2確認上述程序后,物業(yè)管理員在《房屋分配單登記表》上進行登記,向住戶發(fā)放《住戶須知》,當場請住戶填寫《住戶登記表》,并檢查填寫內(nèi)容與身份證、戶口本是否一致。
5.2.3物業(yè)管理員通知看房員帶齊該房全部鑰匙并帶領住戶對房屋設施狀況、設備、數(shù)量進行清點,對鑰匙逐一試用,并檢查熱水、冷水、電表、燃氣表底數(shù),一并填入《房屋設備明細表》。
5.2.4住戶執(zhí)行5.2.3程序時,收費員將住戶姓名、房號、面積請綜合辦公室人員輸入電腦,打印出《物業(yè)管理委托服務收費表》,并核對表上金額;物業(yè)管理員填寫《物業(yè)管理委托合同》。
5.2.5住戶完成5.2.3程序后,收費員向住戶收取費用,并開具票據(jù),再將收費表蓋章后移交物業(yè)管理員。
5.2.6物業(yè)管理員收齊《房屋分配單》、《購房結算清單》、《住戶登記表》、《房屋設備明細表》、《物業(yè)管理委托服務收費表》,核實無誤后,與住戶簽訂《物業(yè)管理委托合同》。
5.2.7合同簽定后,物業(yè)管理員通知看房員將住戶鑰匙如數(shù)交與住戶,并請住戶在《房屋設備明細表》上簽字。
5.2.8如住戶要裝修由物業(yè)管理員陪同住戶到工程維修部,向工程維修部工作人員介紹情況,接洽裝修之事。
5.2.9完成上述程序后,物業(yè)管理員及時將住戶資料建檔歸案,并綜合辦公室輸入電腦。《物業(yè)管理委托合同》一份存在經(jīng)營管理部,另一份由收費員與所收費用一起交予財務部。
5.3房屋產(chǎn)權單位(人)更改(買賣)后的入住手續(xù)執(zhí)行本章5.2程序。所需文件中《房屋分配單》應調(diào)整為《產(chǎn)權證書》。
5.4對于在iso9002質(zhì)量保證體系運行前已入住的住戶,物業(yè)管理員應保留其原有的文件。
5.5在執(zhí)行本程序全過程中,工作人員言行應執(zhí)行《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》。
5.6在iso9002質(zhì)量保證體系運行前簽定的《房屋委托管理合同》保留其原文件;運行后簽定的合同名稱為《物業(yè)管理委托合同》。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《住戶登記表》ej-qr-qp3.1-01
6.2《房屋分配單登記表》ej-qr-qp3.1-02
6.3《房屋設備明細表》ej-qr-qp3.1-03
6.4《物業(yè)管理委托服務收費表》ej-qr-qp4.13-03
6.5《物業(yè)管理服務規(guī)范行為》ej-wi-qp8.1-01`
6.6《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》ej-wi-qp8.1-02
6.7《整改通知書》ej-qr-qp4.9-05
6.8《住戶須知》
