裝修公司檔案管理條例
裝飾公司檔案管理條例
第一章總則
第1條、為加強公司檔案管理工作,進一步發(fā)揮檔案為公司經(jīng)營管理直接服務(wù)的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《北京市企業(yè)檔案管理暫行規(guī)則》的要求,結(jié)合公司具體情況,特制定本條例。
第2條、本條例所界定的檔案資料是指公司在經(jīng)營管理活動全過程中形成的具有查考、利用和保存價值的文字材料、圖紙、圖表、聲像等資料的總和。
第3條、檔案的管理和開發(fā)利用是公司基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分,是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項重要工作,公司所有員工對檔案管理工作均需承擔(dān)義務(wù),任何部門、企業(yè)(單位)、個人不得以任何借口、任何方式私自留存原始檔案材料或阻礙檔案收集歸檔工作。
第二章機構(gòu)設(shè)置及職責(zé)范圍
第4條、公司總經(jīng)理辦公室是公司檔案管理工作的主管部門、總經(jīng)理辦公室由專人具體負責(zé)公司系統(tǒng)的檔案管理工作。
第5條、公司總經(jīng)理辦公室直接負責(zé)公司的檔案管理工作,同時負責(zé)公司系統(tǒng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。公司各部門及分公司應(yīng)設(shè)專職或兼職人員負責(zé)檔案管理工作。
第6條、公司檔案管理人員的主要職責(zé)是:
1、負責(zé)公司檔案室的管理工作。
2、制定各類檔案管理辦法、明確歸檔范圍和分類、編號方案,制定檔案工作計劃。
3、依據(jù)檔案管理規(guī)定,收集整理各類檔案資料,負責(zé)立卷、歸檔工作。
4、檔案資料的鑒定、驗收和交接。
5、檔案資料的入庫管理和維護。
6、檔案的開發(fā)利用和信息處理。
7、對公司各部門及分公司檔案管理進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。
8、處理與檔案管理有關(guān)的其它事務(wù)。
第三章檔案管理的要求
第7條、公司檔案室由總經(jīng)理辦公室專人負責(zé)管理。檔案應(yīng)一律保存在編號的鐵皮柜內(nèi)。檔案室要保持通風(fēng)、清潔、安裝防盜、防火裝置,確保檔案安全。
第8條、公司各部門及分公司因工作需要借閱一般性檔案資料應(yīng)填寫登記表,由檔案借閱部門負責(zé)人批準后方可借閱。重要檔案資料的借閱須經(jīng)總經(jīng)理批準。外單位人員借閱本公司檔案,須持單位介紹信,并按文件性質(zhì)的批準權(quán)限辦理借閱手續(xù)。
第9條、凡經(jīng)批準借閱的檔案資料,不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改,原則上只可在總經(jīng)理辦公室閱讀,復(fù)印檔案必須經(jīng)檔案借閱部門負責(zé)人批準。
第10條、根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況,公司檔案的保管期限定為永久、長期和短期3種:
1、永久保管:凡是反映公司主要經(jīng)濟和管理活動以及基本歷史面貌的,對公司的建設(shè)發(fā)展有長遠利用價值的檔案資料,列為永久保管。
2、長期保管:凡是反映公司系統(tǒng)的經(jīng)濟和管理活動,在較長時間內(nèi)對公司建設(shè)和發(fā)展有利用價值的檔案資料列為長期保管,時限一般為10年。
3、短期保管:凡是在較短時間內(nèi)對公司系統(tǒng)的經(jīng)濟和管理活動有利用價值的檔案資料,列為短期保管,時限一般為3年以下。
第四章歸檔工作的程序及要求
第11條、劃定歸檔范圍,目的是保證確有參考價值的文件資料能齊全完整地立卷保存,既避免遺漏重要文件,以不使案卷重復(fù)龐雜。
第12條、公司總經(jīng)理辦公室檔案室歸檔范圍一般包括公司系統(tǒng)在經(jīng)濟或管理活動中形成、使用并辦理完畢,具有參考價值的文件資料。主要有:
1、公司各部門及分公司形成的直接反映本身業(yè)務(wù)工作的重要文件。
2、與各部門及分公司產(chǎn)生的文件有密切聯(lián)系的上下級單位的批復(fù)、批準、請示、報告等文件資料。
3、各部門及分公司開展工作需要遵循和查考的上下級單位的文件資料。
4、具有參考價值的不相隸屬單位的文件資料。
5、具體歸檔范圍詳見附件。
第13條、立卷應(yīng)根據(jù)文件的形成規(guī)律,如:時間、組成機構(gòu)、問題、性質(zhì)、名稱等進行分類,以便查找。
第14條、卷內(nèi)文件的排列應(yīng)保持內(nèi)在聯(lián)系,一般應(yīng)把來文和復(fù)文放在一起,來文在前,復(fù)文在后;批復(fù)在前,請示在后;正文在前,附件在后;打印件在前,原稿在后。
第15條、跨年度的文件,一般應(yīng)放在針對的年度,多年的計劃、規(guī)劃放在開始的一年,多年的總結(jié)放在最后一年,既有計劃又有總結(jié)放在總結(jié)為主的一年。
第16條、卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后,應(yīng)用阿拉伯數(shù)字編寫頁號,以固定排列順序,方便查找。
第17條、編號的位置應(yīng)當統(tǒng)一,一般左側(cè)裝訂的案卷編在右上角,凡有字跡的紙頁每頁正面編一個號,大張圖表折疊后也編一個頁號,卷內(nèi)有印刷小冊子的只編一個頁號,另在備考中注明。
第18條、編號宜使用鉛筆,以區(qū)別原有文件頁碼,并便于編排時修改,必要時也可使用編號機。
第19條、在每卷文件前須填寫卷內(nèi)文件目錄,用以介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容與組成。卷內(nèi)文件目錄包括:順序號、作者、文件標題、發(fā)文日期、所在頁號、備注等。
第20條、卷內(nèi)文件目錄除一份附在卷內(nèi)文件首頁之上外,應(yīng)復(fù)印一份填寫卷號,按案卷排列順序裝訂成冊,做為查找文件的工具。
第21條、備考表是用來說明卷內(nèi)文件的狀況,應(yīng)注明卷內(nèi)文件實有頁數(shù)、立卷日期、立卷人簽名,日后卷內(nèi)文件如有變動,檔案管理人員應(yīng)及時注明。
第22條、案卷封皮應(yīng)用統(tǒng)一的厚紙印制,使用毛筆或鋼筆正楷字填寫,主要包括:組織機構(gòu)名稱、案卷標題、卷內(nèi)文件頁數(shù)、立卷日期、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號等。
第23條、歸檔案卷均應(yīng)裝訂,以避免文件散失或損壞,未經(jīng)許可不得隨便拆卷。對于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙,可采用卷盒、卷袋保管。
第24條、案卷裝訂前,須去掉文件上的金屬釘、針,以防年久腐蝕文件。凡書寫未留裝訂線的應(yīng)補貼加邊,殘破文件應(yīng)當修補。裝訂時使用線繩勒緊結(jié)牢,注意防止倒置、脫漏頁張。
第25條、案卷經(jīng)過編目裝訂后,應(yīng)按保管期限分別排列,并注意保持每卷之間的內(nèi)在聯(lián)系,以系統(tǒng)反映本部門的年度工作。
第26條、將系統(tǒng)排列的案卷按案卷順序號、案卷標題、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等編號登記就形成案卷目錄,該目錄可作為各部門向總公司檔案室移交案卷的依據(jù)和憑證。
第五章檔案移交辦法
第27條、每年3月底前,為公司各部門及分公司向公司檔案室移交檔案的截止時間。各部門檔案管理人員應(yīng)按本條例要求完成上年度文件資料的收集、整理、立卷,經(jīng)公司檔案管理人員檢查驗收后,移交公司檔案室統(tǒng)一保管。
第28條、分公司應(yīng)歸檔的文件資料由主管部門統(tǒng)一整理、立卷后隨該部歸檔案卷一并移交公司檔案室。
第29條、公司人事、合同、企業(yè)咨質(zhì)等專項檔案除原件經(jīng)整理、立卷后移交總經(jīng)理辦公室外,因工作需要本部門可保存一套復(fù)印件以備查詢。
第30條、公司財務(wù)部設(shè)財務(wù)分檔案室,公司系統(tǒng)的全部財務(wù)檔案由財務(wù)分檔案室負責(zé)管理。
第31條、公司人力資源部設(shè)人事檔案室,公司系統(tǒng)的部分人事檔案由人事檔案室負責(zé)管理。
第32條、公司工程部設(shè)工程檔案室,公司系統(tǒng)的全部工程檔案由工程檔案室負責(zé)管理。
第33條、公司行政部設(shè)企業(yè)資質(zhì)檔案管理室,公司系統(tǒng)的全部資質(zhì)檔案由行政部負責(zé)管理。
第34條、歸檔的案卷必須編制移交目錄,一式兩份,由交接雙方清點無誤后履行簽字手續(xù),目錄一份留移交部門備查,一份由公司檔案室保存。
第六章檔案的銷毀
第35條、總部檔案管理人員要根據(jù)檔案資料的保管期限定期會同原檔案資料形成部門的具體承辦人和負責(zé)人對過期檔案資料進行鑒定。
第36條、經(jīng)鑒定已確無保存價值的檔案資料要登記造冊,并填寫《銷毀文件清單》,經(jīng)檔案主管部門負責(zé)
人審核,公司總經(jīng)理批準后進行銷毀,并在原案卷備考表中加以注明。
第七章附則
第37條、本條例的解釋權(quán)、修改權(quán)屬公司總經(jīng)理辦公室。
第38條、各分公司可參照本條例結(jié)合實際情況,制定本單位檔案管理辦法。
附件:《文件資料歸檔范圍及保管期限》
文件資料歸檔范圍及保管期限
一、公文檔案范圍:
1、以公司名義形成的各種正式文件,包括通知、通告、規(guī)定、辦法、規(guī)則、制度、告示、決定、會議紀要、處理意見等的原稿及正式稿件。(永久保管)
2、公司日常工作中的對外行文、信函、電傳件、傳真件、重要電話記錄的原件。(長期保管)
3、凡外單位發(fā)送公司的重要公文、信函、電傳件、傳真件重要電話記錄的原件。(長期保管)
4、公司各部門及分公司報送公司的請示、報告及公司批復(fù)的原件。(長期保管)
5、公司各部門及分公司形成的各項工作計劃、規(guī)劃、工作總結(jié)、工作簡報及調(diào)查報告等。(長期保管)
二、業(yè)務(wù)檔案范圍:
1、公司在開展各項業(yè)務(wù)活動中形成的各種意向書、協(xié)議書、備忘錄、會議紀要的原件、合同正式文本及有關(guān)附件的原件。(永久保管)
2、公司各類重要業(yè)務(wù)電話記錄、業(yè)務(wù)往來的信函及電傳件、傳真件的原件。(長期保管)
3、針對公司系統(tǒng)各項業(yè)務(wù)形成的文字、數(shù)據(jù)資料、圖表、及政府批文、證照、工程圖紙、概預(yù)算書的原件。(長期保管)
4、與各項業(yè)務(wù)有關(guān)的各類統(tǒng)計報表的原件。(長期保管)
5、涉及公司系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動的有關(guān)法律事務(wù)方面全套文件的原件。(永久保管)
三、人事檔案范圍:
1、公司員工的個人檔案,包括:招聘員工的資料表、員工轉(zhuǎn)正申請表、員工離職手續(xù)審批表及身份證、學(xué)歷證、專業(yè)證書的復(fù)印件。(長期保管)
2、公司員工與公司正式簽訂的《勞動合同》的正本。(長期保管)
3、公司員工辭職、辭退手續(xù)的原件。(短期保管)
4、公司員工任免、獎勵或處罰決定的原件。(短期保管)
5、有關(guān)公司人事勞資管理工作各類統(tǒng)計報表的原件。(短期保管)
以上人事檔案由人力資源部人事檔案室負責(zé)保管
6、公司員工個人工作總結(jié)及高中級管理人員述職報告。(總辦短期保管)
四、企業(yè)咨質(zhì)檔案范圍:
1、公司系統(tǒng)所有登記注冊企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照正副本的復(fù)印件。(永久保管)
2、公司系統(tǒng)所有登記注冊企業(yè)全套審批手續(xù)。(長期保管)
3、公司系統(tǒng)所有登記注冊企業(yè)年檢、變更、注銷手續(xù)的原件。(長期保管)
4、公司系統(tǒng)所有登記注冊企業(yè)的公司公章、合同章、財務(wù)章、部門章、法人章的印模。(永久保管)
五、財務(wù)檔案范圍:
由財務(wù)部按國家會計檔案管理辦法制訂財務(wù)檔案歸檔范圍及保管期限。
六、其它
公司各部門及分公司認為需要移交公司檔案室保管的檔案資料。
行文規(guī)定
上行文
第一條.所有向上行文的公文必須采用正規(guī)形式及格式,并且一律用電腦打印。
第二條.形式分類:
1.報告:匯報工作、反映情況,用'報告';
2.請示:請求對某項工作或問題作出指示,給予答復(fù),用'請示';
3.總結(jié):把已經(jīng)做過的某一時期的工作進行全面系統(tǒng)的總檢查、總評價、總分析、總研究的,用'總結(jié)';
4.計劃:對一定時期內(nèi)的工作作出具體安排的,用'計劃'。
第三條.向上行文必須寫明報(抄)送對象、報送人、行文時間及標題。
第四條.報告、請示的標題要清楚、準確地概括所要匯報或請示工作內(nèi)容;總結(jié)、計劃的標題必須指明是哪一時期或某項工作的總結(jié)或計劃。
第五條.起草公文要做到情況屬實、觀點明確、文字簡煉、條理清楚、層次分明、標點正確、篇幅簡短。
第六條.起草公文的人名、地點、數(shù)字、行文要準確、時間要寫具體的年月日。
第七條.報告或請示的第一句話(或第一段)要簡明、扼要的陳述所要匯報或請示工作的主題及目的、意義。
第八條.公文的第二部分(一般指第二段),也就是報告或請示的正題部分,要清楚寫明工作包含的各個事項、時間、地點、責(zé)任人(承辦人)、費用、工作的進展情況及如何開展工作等要素。
第九條.公文的最后部分要根據(jù)報送人自己的想法提出下一步的計劃及建議。
