某科技公司售后服務(wù)管理條例
科技公司售后服務(wù)管理條例
前言:
隨著市場激烈的競爭,售后服務(wù)越來越顯示出其重要性。為了保證公司售出產(chǎn)品良好運(yùn)行,確保用戶利益,特制定本條例。凡公司售出產(chǎn)品,均按本條例執(zhí)行。任何公司成員,不得以任何借口違反本條例。
1.交付
合同簽定后,按合同規(guī)定的方式進(jìn)行交付,其中包括交貨時間、交貨地點、提貨方式等。公司主管人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行合同,及時和買方聯(lián)系,當(dāng)以上情況發(fā)生臨時變化時,應(yīng)與買方進(jìn)行確認(rèn)并進(jìn)行記錄。然后將確認(rèn)結(jié)果向負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)人員交辦,以免買方發(fā)生不必要的經(jīng)濟(jì)損失。
1.1用戶自提
凡合同簽約為買方自提方式的,公司主管人員應(yīng)提前15天向買方發(fā)出提貨通知單,當(dāng)?shù)狡谫I方未能提貨時,公司主管人員應(yīng)電話聯(lián)系,并確認(rèn)買方提貨時間,以確保買方及時提貨。
1.2賣方代辦
凡簽約為賣方代辦方式的合同,公司主管人員應(yīng)于發(fā)貨后(48小時內(nèi))以傳真或e-mail的方式通報買方,應(yīng)明確:貨運(yùn)方式、到達(dá)火車站/機(jī)場/碼頭、發(fā)貨單位、收貨地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、郵政編碼等,以確保買方及時提貨。
公司主管人員應(yīng)確保所發(fā)運(yùn)貨物應(yīng)具有適于長途運(yùn)輸?shù)陌b,應(yīng)采取防潮、防雨、防繡、防震、防腐等措施。
在每件包裝箱上應(yīng)注明:合同編號、收貨單位、到達(dá)地點、詳細(xì)地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、設(shè)備名稱、箱號、發(fā)貨單位、詳細(xì)地址、
聯(lián)系電話、并在明顯地方應(yīng)標(biāo)記'請勿倒置'、'小心輕放'等或相應(yīng)標(biāo)志。
每箱內(nèi)應(yīng)附有裝箱單及合格證。
2.工程施工
為了確保工程施工的順利進(jìn)行,我公司主管人員應(yīng)及時與買方聯(lián)系,確認(rèn)施工計劃,并積極和買方一道做好開工前的準(zhǔn)備工作。
2.1工程施工計劃
開工前,公司主管人員應(yīng)將工程施工計劃通報買方并確認(rèn)開工條件、開工時間、雙方開工準(zhǔn)備內(nèi)容等。當(dāng)具備工程施工計劃實施條件時,馬上開工,并應(yīng)按工程施工計劃,確保工程各階段進(jìn)度安排。
2.2安裝開通
公司主管工程人員應(yīng)及時將安裝開通情況向公司和買方通報,當(dāng)遇到未列入計劃事宜時,應(yīng)及時和買方共同商討解決辦法。凡屬公司范圍事宜,公司主管人員應(yīng)及時解決,以確保工程質(zhì)量、進(jìn)度。
2.3工程督導(dǎo)
當(dāng)工程由用戶或第三方(雙方認(rèn)可)施工,由公司派員進(jìn)行工程督導(dǎo)時,工程督導(dǎo)人員不得擅離現(xiàn)場,并將工程情況及時向買方和公司通報,且有書面記錄,以便工程保質(zhì)保量按工程計劃完成。
2.4工程驗收
公司主管工程人員當(dāng)施工結(jié)束、系統(tǒng)運(yùn)行后,應(yīng)根據(jù)合同約定提請工程驗收,并應(yīng)及時提供相關(guān)文檔,特別是驗收記錄應(yīng)及時整理、歸檔,以確保工程售后服務(wù)的需要。
3.保修
為了確保用戶利益,對售出產(chǎn)品提供保修服務(wù),公司主管人員在保修期應(yīng)每月至少一次詢問用戶設(shè)備工作情況,并進(jìn)行記錄,且隨時接納用戶詢問,在用戶檔案中記錄,做好用戶設(shè)備保修工作。
3.1免費(fèi)保修
公司售后服務(wù)主管人員,對保修期設(shè)備,每年做一次用戶訪問,并應(yīng)有文字記錄,用戶認(rèn)可。在保修期內(nèi),凡屬正常損耗的部件(而非人為損壞)。應(yīng)予以免費(fèi)調(diào)換,且使系統(tǒng)恢復(fù)原有性能。因此發(fā)生的費(fèi)用均由公司負(fù)擔(dān)。
3.2免費(fèi)升級
公司售后服務(wù)主管人員應(yīng)及時了解公司產(chǎn)品升級換代情況。當(dāng)某系統(tǒng)軟件版本升級后,應(yīng)對公司售出的相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行軟件升級。應(yīng)及時按用戶檔案記錄情況,通知相關(guān)用戶進(jìn)行軟件升級。若用戶提出特殊要求,則不能列入該范圍,而應(yīng)另簽補(bǔ)充協(xié)議。
3.3有償服務(wù)
保修期過后或在保修期中非正常損壞的部件或用戶提出特殊需求的改變,均屬于有償服務(wù)范圍。公司售后服務(wù)主管人員應(yīng)和用戶協(xié)商,另外簽定補(bǔ)充協(xié)議或增補(bǔ)合同。
4.技術(shù)培訓(xùn)
為了使用戶更好的運(yùn)行使用的系統(tǒng),公司工程主管人員應(yīng)安排用戶進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。且應(yīng)制定用戶培訓(xùn)計劃,并和用戶主管部門協(xié)商確定參加培訓(xùn)人員名單、場地、時間等。培訓(xùn)時,應(yīng)嚴(yán)格按培訓(xùn)計劃提供相應(yīng)培訓(xùn)教材,并指定培訓(xùn)老師,按時間表進(jìn)行培訓(xùn)。
4.1現(xiàn)場培訓(xùn)
工程安裝開通后,工程主管人員應(yīng)按培訓(xùn)計劃,安排現(xiàn)場培訓(xùn)。應(yīng)盡量使參培人員達(dá)標(biāo)。培訓(xùn)后應(yīng)有考核,并對考核情況記錄,一式二份。用戶、公司主管培訓(xùn)人員簽字,雙方各保留一份。
4.2培訓(xùn)班
培訓(xùn)班可根據(jù)用戶要求安排在工程前或工程后。參加培訓(xùn)人員應(yīng)符合合同中的人員素質(zhì)要求。經(jīng)培訓(xùn)的人員結(jié)業(yè)時應(yīng)頒發(fā)結(jié)業(yè)證書。并將培訓(xùn)文檔納入用戶檔案。
5.服務(wù)承諾
售后服務(wù)是衡量供應(yīng)商素質(zhì)的一個重要因素。保證售出的系統(tǒng)良好運(yùn)行,是維護(hù)用戶、供應(yīng)商利益的不可缺少的基本點。公司售后服務(wù)主管人員,應(yīng)嚴(yán)格按本條例規(guī)定,做好售后服務(wù)。確保公司'用戶至上、信譽(yù)第一、誠信為本、讓用戶滿意'的服務(wù)方針。我們對用戶做如下承諾。
5.1服務(wù)響應(yīng)時間
我公司服務(wù)響應(yīng)時間為2小時,即凡用戶提出的問題,一律在兩小時內(nèi)做出應(yīng)答。
公司設(shè)有服務(wù)熱線tel:6*****9(每天8:30~17:30)
13***0(24小時)
提供24小時服務(wù)。聯(lián)系人:李洪波、姚曉軍
5.2遠(yuǎn)程維護(hù)
當(dāng)用戶提出問題后,在征得用戶同意的前提下,公司售后服務(wù)人員應(yīng)立即進(jìn)行遠(yuǎn)程維護(hù)服務(wù)。并將情況隨時通報用戶。
5.3現(xiàn)場維護(hù)
當(dāng)售出的系統(tǒng),需進(jìn)行現(xiàn)場維護(hù)時,售后服務(wù)人員在和用戶確認(rèn)后,應(yīng)于12小時內(nèi)到現(xiàn)場進(jìn)行服務(wù)。
5.4辦事處
為了保證售出系統(tǒng)良好運(yùn)行,在較遠(yuǎn)地區(qū)(上海、廣州、武漢、重慶、西安、烏魯本齊、哈爾濱等)設(shè)立辦事處負(fù)責(zé)售后服務(wù)。
售后服務(wù)是在連接公司和用戶互相信賴的橋梁,公司全體人員應(yīng)予高度重視,自覺遵守本條例,保證公司服務(wù)方針的運(yùn)行、一定要'讓用戶滿意'!
擬制:
審核:
批準(zhǔn):
市場部
