物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序

發(fā)布時(shí)間：2024-11-29 查看人數(shù)：42

下載一鍵復(fù)制全文

一、目的

規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)部各類檔案的管理。

三、職責(zé)

1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

四、程序要點(diǎn)

1、檔案的編號(hào)

(1)公司、物業(yè)部編號(hào):

①物業(yè)部編號(hào)為:wy(英文縮寫(xiě))。

(2)部門編號(hào):

①辦公室 ;

②財(cái)務(wù)部 ;

③事務(wù)處 ;

④工程處 ;

⑤護(hù)衛(wèi)處 ;

(3)年份編號(hào):引用年份序號(hào)―2000、2001、2002……。

(4)檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字―001、002、003……。

(5)檔案編號(hào)舉例:

①物業(yè)部編號(hào):

※※※―※※―※※※―※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門編號(hào)

物業(yè)部編號(hào)

②物業(yè)部編號(hào):

※※※―※※―※※※―※※※

檔案序號(hào)

類別編號(hào)

部門編號(hào)

物業(yè)部編號(hào)

2、檔案的分類

(1)區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:

①行政、人事類;

②財(cái)務(wù)類;

③公共事務(wù)類;

④保潔類;

⑤園林綠化類;

⑥機(jī)電維修類;

⑦經(jīng)營(yíng)類;

⑧品質(zhì)類。

(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性,我們采用組織機(jī)構(gòu)――問(wèn)題分類法,如:

收文類

發(fā)文類

合同類

① 辦公室

員工人事檔案類

圖紙類

后勤類

收文類

發(fā)文類

報(bào)表類

② 財(cái)務(wù)部

帳冊(cè)類

憑證類

合同類

工程圖紙類

合同類

收文類

發(fā)文類

業(yè)主檔案類

③ 事務(wù)部員工檔案類

維修類

投訴類

回訪類

有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類

計(jì)劃總結(jié)類

……

3、立卷與編制目錄

(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:

①根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙;

②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

――物業(yè)行政部、人事部收文:※※※―*z―收文;

――物業(yè)財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;

――物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案:

※※※―※※※―fw―業(yè)主檔案。

③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;

④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。

(2)編制目錄:

①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;

②每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4、檔案的保管期限

(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

(2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

5、檔案的保管

(1)檔案保管的工作任務(wù)是:

①便于查閱;

②保證檔案的安全;

③防止檔案的損壞;

④采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。

(2)檔案保管的責(zé)任部門:

①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

②辦公室保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料;

③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案;

④各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

(3)檔案的保管程序:

①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;

②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;

④檔案原則上保管原則件。

6、檔案的密級(jí)

(1)檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通;

①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

②機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

③普通檔案包括: