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因公出差及差旅費報銷管理辦法

發(fā)布時間:2024-04-23 10:18:12 查看人數(shù):28

因公出差及差旅費報銷管理辦法

因公出差及差旅費報銷管理辦法

因公出差審批及差旅費報銷管理辦法

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1.目的

為規(guī)范公司因公出差、費用報銷管理,提高辦事效率,按照勤儉、必須、嚴(yán)謹(jǐn)、易行的原則,特制定本辦法。

2.管理范圍

本辦法適用于公司因公出差申請、審批、請款、報銷等及因公出差審批及報銷。差旅費報銷實行憑據(jù)報銷與定額包干相結(jié)合的辦法。

3.管理職責(zé)

3.1財務(wù)部門負(fù)責(zé)公司差旅費的請款、報銷、督查、考核等日常管理工作。

3.2財務(wù)總監(jiān)因公出差申請的審批和報銷的審核。應(yīng)嚴(yán)格控制出差人數(shù)和出差時間。

4.管理規(guī)定

4.1報銷內(nèi)容

乘坐交通工具的費用(包括飛機票、火車票、輪船票、長途汽車票等),住宿費、行李寄存費、訂票費等,其他費用(餐費、業(yè)務(wù)招待費、郵寄費、會務(wù)費、資料費等)不在此報銷內(nèi),填《費用報銷單》或《招待費報銷單》分開填報),所有費用均應(yīng)分清開支渠道并納入費用項目中,開支渠道不清楚的項目不能報銷。

4.2票據(jù)要求

鐵路、公路、航空、航運等交通工具使用全國統(tǒng)一規(guī)定的票據(jù),行李寄存費、訂票費憑票據(jù)報銷(臥鋪訂票費不超過35元,座位訂票費不超過15元),其他各類發(fā)票和收據(jù)一律要求具備“財政稅務(wù)監(jiān)制章”、“財務(wù)專用章”或“發(fā)票專用章”、開票人或收款人簽章,票據(jù)大小寫金額一致,不得涂改,凡不合格票據(jù)不予報銷。(注意:對于住宿票、餐費等招待費票要有時間、地點,手撕票請自己注明時間、地點)

4.3工具要求

4.3.1出差人員原則上以火車汽車為主要交通工具,乘坐火車全程超過5小時的可以使用硬臥,因特殊情況或工作緊急需要乘坐超標(biāo)交通工具,須按5.1條款事先取得批準(zhǔn)方可全額報銷,事后補辦簽字手續(xù)的,只能按票價的80%予以報銷。

4.3.2員工在市內(nèi)出差,只報銷公交車票,除二人同行外均不得連號。無特殊情況,不得報銷出租車票。所有因公報銷出租車票的員工,必須在出租車票背面注明往返地點及用車事由,并由歸口經(jīng)理層審批。

4.3.3員工在省內(nèi)出差,只按標(biāo)準(zhǔn)報銷往返公交車票,包車或乘坐的士的超標(biāo)部分費用自理。

4.4在出差期間的伙食費、電話費、按實際出差天數(shù)實行包干管理。

4.4.1凡已享受電話費補貼的人員在出差期間不再享受電話費包干補貼。

4.4.2員工如果在出差期間發(fā)生業(yè)務(wù)招待費,扣除接待當(dāng)日的伙食補助。

4.4.3員工出外學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和參加會議,如果主辦單位統(tǒng)一安排食宿的,食宿費已包含學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、會議費用中的,憑會議證明和發(fā)票,在審核后按實報銷學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、會務(wù)費,不再另報住宿費和伙食補助。

4.5一般公出人員出差地點因特殊情況超出或變更“出差申請單”的預(yù)定地點時,出差人須事先報告本部門負(fù)責(zé)人并得到批準(zhǔn)。辦理報銷手續(xù)時由本部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)補簽后,財務(wù)部門方可辦理報銷。

4.6公差如遇出差路線就近回家探親的,一般人員須事先經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)事先報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn),辦理報銷手續(xù)時由本部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)補簽后,財務(wù)部門方可辦理報銷,其回家探親所發(fā)生的費用按探親假標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

4.7調(diào)動、搬遷的差旅費

4.7.1工作人員調(diào)動工作在途期間的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和其它費用,按上述差旅費規(guī)定,由調(diào)入單位報銷。其行李、家具等托運費,由調(diào)入單位憑據(jù)報銷。托運費只得報銷一次。

4.7.2工作人員調(diào)動工作,一般不得乘坐飛機。

4.7.3與工作人員同居的父母、配偶、子女和必須贍養(yǎng)的家屬,如果隨同調(diào)動的,其差旅費和托運費按照第一條規(guī)定報銷。經(jīng)調(diào)入單位同意,暫不隨同調(diào)動的,以后遷移時的差旅費仍由調(diào)入單位報銷。

4.8出差人員隨上級同行時,該部分的交通費和住宿費按同行上級的標(biāo)準(zhǔn)報銷。隨客戶同行時,該部分的交通費和住宿費按實際支出費用報銷,統(tǒng)一由同行上級在差旅費報銷單上注明。

4.9出差人員因特殊原因費用預(yù)算超標(biāo)的,須本人提出書面報告說明超標(biāo)的原因及金額,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,財務(wù)部門認(rèn)可方可報銷。

4.10非本單位職工和長期不在崗的職工,不得以任何形式報銷差旅費。各單位須聘請外單位人員出差辦事時,也必須按上述程序辦理出差申請、旅費借支、報銷等相關(guān)手續(xù)。如有借公差名義為私人辦事的外出行為,除責(zé)成當(dāng)事人及時扣還借款外,情節(jié)嚴(yán)重的還將追查相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

4.11出差人員不慎遺失交通票據(jù),須本人提出書面報告詳細(xì)說明遺失交通票據(jù)的車次(航班號)、金額,經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按票面金額的80%給予報銷,不再享受其它補貼,遺失的其它票據(jù)的費用一律由出差人自理。

4.12出差中由于傷病或特殊原因發(fā)生意外滯留時,須提供縣級以上醫(yī)院出具的診斷書或因特殊原因滯留的報告呈報上級。有醫(yī)院診斷書或事實證明時可報銷出差補貼和住宿的實際費用。

4.13出差人員出差期間,因游覽或非工作需要的參觀而開支的費用,均由個人自理。

4.14現(xiàn)場安裝服務(wù)人員報銷規(guī)定

住宿費按80元/天·人、伙食費補貼按50元/天.人、電話費補貼按10元/天.人實行包干。

4.15駕駛員補貼規(guī)定

駕駛員(不含出差人員)長沙株洲地區(qū)當(dāng)日往返:第一趟按10元/趟給予補貼,第二趟起按5元/趟給予補貼;湘潭地區(qū)河西公務(wù)出車:按照5元/趟給予補貼,當(dāng)日第二趟起不計補貼,河?xùn)|公務(wù)不計補貼;長株潭地區(qū)以外:當(dāng)日移動超過300公里,給予出車津貼20元。工程服務(wù)性質(zhì)及其它相關(guān)享受出差補助性質(zhì)人員不再重復(fù)享受以上工作補貼;以上補貼享受須在月度報銷時根據(jù)派車憑單并填寫報銷單據(jù)后交財務(wù)核發(fā),票據(jù)請按日期依次粘貼,附出車明細(xì)表。

4.1.17各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格控制出差人數(shù),在批準(zhǔn)出差任務(wù)的同時,應(yīng)明確出差期限。凡無明確出差期限的公差,省內(nèi)外一律按3天往返時間報銷差旅費。

4.1.18出差請款應(yīng)遵循請款報賬管理辦法。

5.管理程序

5.1申請

5.1.1出差申請與審批

各部門因公出差人員應(yīng)于出差前填寫“出差申請單(請款聯(lián)、報銷聯(lián))”一式二聯(lián)(附件一),部門負(fù)責(zé)人對“出差申請單”中填寫的出差地點、出差內(nèi)容、預(yù)計起止日期、預(yù)定交通工具進行審核簽字后,加蓋部門公章,業(yè)務(wù)及服務(wù)性人員出差申請需由公司副總經(jīng)理批準(zhǔn),管理層以上人員出差申請需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.1.2超標(biāo)交通工具使用

各部門出差人員嚴(yán)格按照制度規(guī)定使用交通工具,嚴(yán)格限制超標(biāo)使用交通工具,如確屬特殊情況和工作緊急需要超標(biāo)準(zhǔn)使用交通工具時,須另外填寫超標(biāo)使用交通工具申請單(附件三),由總經(jīng)理批準(zhǔn),并在“出差申請單”的備注欄內(nèi)注明理由,并注明是否往返超標(biāo)使用交通工具。否則,均視為單程。同時必須在“出差申請單”中增加乘坐超標(biāo)交通工具申請單,由財務(wù)部門在復(fù)核欄中簽字后,再上報公司歸口副總審批。“出差申請單”的填寫原則上一人一單,以便于核算。因公出差人員確需超標(biāo)乘坐軟臥或飛機等交通工具時,必須事先經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后(單程或往返)方可執(zhí)行,總經(jīng)理出差時又由常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn);事后補簽的按80%報銷。

5.2請款

5.2.1出差人員憑“出差申請單(請款聯(lián))”在財務(wù)部門借支差旅費,財務(wù)部門根據(jù)出差標(biāo)準(zhǔn)測算,按預(yù)計出差費用的70%核定預(yù)支差旅費。

5.2.2如果出差人員未按規(guī)定及時辦理前次的報銷手續(xù),財務(wù)部門將依據(jù)“前賬未清,后款不請”的原則,不予辦理請款手續(xù)。

5.2.3出差金額可預(yù)支數(shù)在兩千元以內(nèi)且無特殊情況的,由出差人員預(yù)支,出差后填寫差旅費報銷單一周內(nèi)交至財務(wù)部門,于次周四統(tǒng)一到財務(wù)部門辦理結(jié)算(以現(xiàn)金結(jié)算)。

5.2.4出差金額可預(yù)支數(shù)在兩千元以上的,由出差人員辦好請款手續(xù)后交至財務(wù)部門,于次日到財務(wù)部門領(lǐng)取現(xiàn)金或現(xiàn)金支票。

5.3報銷

5.3.1報銷流程

經(jīng)辦人填制報銷單—→—→財務(wù)部門審核單證—→領(lǐng)導(dǎo)簽字—→財務(wù)部門報賬,即:報賬時由經(jīng)辦人填制公司統(tǒng)一的報銷單,由負(fù)責(zé)人審核簽字后交所屬財務(wù)部門審核單證,財務(wù)審核后報公司導(dǎo)簽字批準(zhǔn),領(lǐng)導(dǎo)審批后再交財務(wù)部門據(jù)以報賬。具體報銷流程見附件5。

5.3.2報銷標(biāo)準(zhǔn)

1)各類人員國內(nèi)差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)

差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)

職務(wù)

交通、住宿許可

項目

標(biāo)準(zhǔn)

董事

經(jīng)理層

交通可乘坐飛機經(jīng)濟艙、火車軟臥、輪船三等艙。

可住宿4星級及以上酒店。

伙食補貼

80元

住宿

按實報銷

市內(nèi)交通

按實報銷

通訊/其它費用

按實報銷

項目經(jīng)理

副主任工程師

主管工程師

高級主管師

交通可乘坐火車硬臥、輪船三等艙。

可住宿3星級及以下酒店。

伙食補貼

50元

住宿

280元以下按實報銷

市內(nèi)交通

50元以下按實報銷

通訊

10其它費用

按實報銷

一般員工

交通可乘坐火車硬臥、輪船普通艙。

住宿直轄市、特區(qū)城市200元以下,省會城市150元以下,一般城市100元以下,縣區(qū)城鎮(zhèn)80元以下。

伙食補貼

50元/30元(省內(nèi))

住宿

按實報銷

市內(nèi)交通

25元以下按實報銷

通訊

其它費用

按實報銷

備注:

1、無住宿發(fā)票的一律不予報銷住宿費;

2、伙食補助、通訊費實行定額包干;

3、同意乘坐飛機的,可按實報銷往返機場的專線客車費用、民航機場管理建設(shè)費和航空旅客人身意外傷害保險(限一人一份),憑據(jù)報銷,包車或乘坐的士的費用自理。

5.3.3報銷時限

1)出差人員返回公司后,限在一周時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)并向財務(wù)部門核銷借款,按出差的時間順序、中轉(zhuǎn)及出差地點、乘坐車次(航班)及費用、住宿費用、其他費用等內(nèi)容填好“旅費報銷單”(見附件二)報負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并把各種票據(jù)在“原始憑證粘貼單”(見附件四)上從左至右,按不同開支渠道分類依次貼好,連同“出差申請單(報銷聯(lián))”交財務(wù)部門報銷。

2)出差人員返回公司后,超過規(guī)定期限未辦理報銷手續(xù)的,每延長一周除按銀行同期貸款利率計算借款利息在工資中扣除外,還將對責(zé)任人每周處以50元罰金。無特殊原因回來后超過一個月不到財務(wù)部門辦理報銷結(jié)算的,免除差旅費補助,超過三個月的,財務(wù)部門可以不予辦理。

5.3.4財務(wù)人員根據(jù)出差申請、借款情況等仔細(xì)核對相關(guān)票證后,按照本辦法中的“差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)”辦理報銷手續(xù)。出差人員根據(jù)報銷后的情況,及時把余款補齊。

6.附件

6.1本辦法由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。

6.2本辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行,修改時亦同。

6.3附件

附件一:出差申請單(以新執(zhí)行單據(jù)格式為準(zhǔn))

出差申請單

申報部門:

出差人

出差地點

出差內(nèi)容

起止時間*年*月*日~*年*月*日

預(yù)支金額

(大寫)萬仟佰元整(RMB)

實借金額

(大寫)萬仟佰元整(RMB)

交通工具

□飛機(經(jīng)濟艙)

□火車(軟臥)

□輪船(三等艙)

□出租汽車

備注:

批準(zhǔn)人:

會計復(fù)核:

部門主管:

申請人:

日期:*年*月*日

附件二:旅費報銷單(以新執(zhí)行單據(jù)格式為準(zhǔn))

差旅費報銷單

申報部門:

月日時間至月日時間

出發(fā)

現(xiàn)地

飛機票

火車票

輪船票

汽車票/

市內(nèi)交通

住宿費

招待費

出差補貼

備注

餐費

禮品費

其他

天數(shù)

金額

小計

報銷金額合計

(大寫):萬仟佰拾元角分。

(小寫):____¥

附單據(jù):____張

預(yù)支金額:____¥

批準(zhǔn)人:

會計復(fù)核:

部門主管:

出差人:

日期:*年*月*日

附件三:乘坐超標(biāo)交通工具申請單

出差人

出差時間

所需超標(biāo)乘坐交通工具事由

部門領(lǐng)導(dǎo)審批

總經(jīng)理審批

注:1、獲批超標(biāo)乘坐交通工具人員,一律以經(jīng)濟艙為標(biāo)準(zhǔn),高鐵以二等座位為標(biāo)準(zhǔn)。

2、事由必須注明單程或往返形式,未經(jīng)列明,一律按單程標(biāo)準(zhǔn)報銷。

附件四:原始憑證粘貼單

原始憑證粘貼單

共粘貼原始憑證:____張

金額合計:¥

編制部門:財務(wù)部門

編制時間:2023年9月

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