區(qū)教育基金會區(qū)一中辦事處檔案管理辦法
區(qū)教育基金會城望區(qū)一中辦事處檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為了加強長沙市城望區(qū)教育基金會城望區(qū)第一中學(xué)辦事處（以下簡稱辦事處）的檔案管理，充分發(fā)揮檔案資料的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《基金會管理條例》、《會計檔案管理辦法》等規(guī)定，結(jié)合辦事處的實際，制定本辦法。
第二條 辦事處辦公室為文件檔案資料具體管理部門，負(fù)責(zé)本辦法的具體實施。辦事處財務(wù)室為會計檔案具體管理部門，負(fù)責(zé)會計檔案資料的整理、歸檔和保管工作。
指定檔案管理人員，做好檔案資料的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等具體管理工作，每年3月底將上年度檔案資料統(tǒng)一造冊，移送辦事處歸檔管理。嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第三條 辦事處檔案資料分為文書檔案資料、項目檔案資料、會計檔案資料。文書檔案資料、項目檔案資料、會計檔案資料須按年度分別立卷、分類成冊。
在工作中形成的各種有保存價值的資料，都應(yīng)按照本辦法立卷統(tǒng)一歸檔。
第四條 文件往來需進(jìn)行登記，承辦要保證文件的系統(tǒng)完整，辦理完畢后由專人保管待統(tǒng)一歸檔。
1、項目檔案要按照捐贈登記表的順序歸類整理，由專人保管。
2、會計年度終了形成的會計檔案，由會計人員按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案清冊。待統(tǒng)一歸檔。
3、辦事處建立《長沙市城望區(qū)教育基金會城望區(qū)第一中學(xué)辦事處歸檔案卷總目錄》。
第五條 公文承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的完整(各種附件一律不準(zhǔn)抽存)，并及時交管理人員歸檔。工作變動或因故離職時，應(yīng)將經(jīng)辦的文件資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章 歸檔范圍及保管期限
第六條 文書檔案的歸檔范圍包括：上級機關(guān)印發(fā)、區(qū)教育基金會印發(fā)、城望一中印發(fā)或辦事處工作中形成的，具有查考價值的各種文件材料。
第七條 文書檔案的歸檔范圍及保管期限具體包括：
1、上級部門下發(fā)的工作文件，保存期限長期。
2、辦事處上報的工作計劃、總結(jié)、報告、請示及批復(fù)，保存期限長期。
3、會議文件、紀(jì)要、記錄、會議決定、領(lǐng)導(dǎo)講話材料，保存期限長期。
4、規(guī)定、制度、辦法、通報等，保存期限長期。
5、預(yù)決算、統(tǒng)計報表、調(diào)查材料、經(jīng)驗介紹等，保存期限長期。
第八條 項目檔案的歸檔范圍及保管期限具體包括：
1、與辦事處洽商捐贈事項的往來信函、信件，保存期限長期。
2、與辦事處簽訂的合同、捐贈協(xié)議書、捐贈意向書等，保存期限長期。
3、捐贈登記表、項目申報材料、完成材料、評估材料，保存期限長期。
4、辦事處建立的項目實施臺帳，保存期限長期。
第九條 會計檔案的歸檔范圍及保管期限具體包括：
1、會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿等會計核算專業(yè)資料，保存期限永久。
2、預(yù)算、決算報表、年度統(tǒng)計報表，保存期限永久。
3、年檢報告、審計報告 、其它財務(wù)報告，保存期限永久。
4、專項基金、捐贈情況統(tǒng)計表等統(tǒng)計報表，保存期限永久。
5、會計檔案移交清單、會計檔案保管清冊、銷毀清冊，保存期限永久。
第三章 立卷要求
第十條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。
第十一條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
會計憑證類按會計憑證編號、月份先后次序分裝成冊；會計賬簿類按年度成本；財務(wù)報告類、其他類按年度歸類成冊。
第十二條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序，依次編寫頁號。
第十三條 按規(guī)定的格式逐項填寫文件目錄，填寫的字跡要清楚，卷內(nèi)文件目錄放在卷首。
第十四條 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料必須修復(fù)，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，傳真件應(yīng)保存其復(fù)印件。裝訂應(yīng)采用線繩左側(cè)穿孔裝訂法，做到整齊、牢固、便于保管和利用。
第四章 保管、移交和銷毀
第十五條 應(yīng)經(jīng)常保持檔案的衛(wèi)生、整潔，做好防塵、防潮、防蟲、防丟失等安全和保密工作，做到收實相符。
第十六條 檔案不得借出、不得攜帶出境。
如有特殊需要，會計檔案經(jīng)副秘書長批準(zhǔn)，可以提供查閱、摘抄、復(fù)印，并辦理登記手續(xù)；項目檔案的查閱、摘抄、復(fù)印等也須經(jīng)秘書長批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)；文書檔案經(jīng)辦事處秘書批準(zhǔn)，可以提供查閱、摘抄、復(fù)印，并辦理登記手續(xù)。
第十七條 查閱、摘抄、復(fù)印檔案須由辦事處檔案管理人員陪同。
查閱、摘抄、復(fù)印人員應(yīng)當(dāng)做到：
1、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律；
2、不得擅自向他人傳播檔案內(nèi)容；
3、不得翻閱、摘抄、復(fù)制與查閱內(nèi)容無關(guān)的材料。
第十八條 查閱檔案時，嚴(yán)禁在檔案上作涂改、圈劃、抽換、批注、污損和折皺。發(fā)現(xiàn)上述情況應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。
第十九條 檔案移交必須填寫《長沙市城望區(qū)教育基金會城望區(qū)第一中學(xué)辦事處檔案移交清冊》；銷毀檔案必須填寫《長沙市城望區(qū)教育基金會城望區(qū)第一中學(xué)辦事處檔案銷毀清冊》。認(rèn)真履行移交、銷毀手續(xù)。移交、銷毀檔案由秘書長審批，辦事處、辦公室專人監(jiān)交、監(jiān)銷。
第二十條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
