學(xué)院各部門檔案立卷歸檔管理辦法
學(xué)院各部門檔案立卷歸檔管理辦法
一、根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》、《z外國語職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理制度》的規(guī)定，為完善全校各部門立卷歸檔制度，特制定本辦法。
二、立卷歸檔基本原則
1、本校各部門和個人從事黨政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、外事、出版等各項工作活動中形成的檔案材料，是學(xué)校的財產(chǎn)，是黨和國家的財富，必須移交給學(xué)校綜合檔案室，任何部門和個人不得私自保留。
2、凡屬《z外國語職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理制度》所劃定的檔案材料，各部門和個人必須按照本辦法進行立卷歸檔。
3、學(xué)校嚴(yán)格實行部門立卷歸檔制度，各系部、處室均系立卷單位。每個立卷人員的材料積累、立卷，均按立卷單位統(tǒng)一歸檔。校綜合檔案室按立卷單位接收檔案。
三、立卷歸檔的組織規(guī)范
1、綜合檔案室是學(xué)校檔案工作職能部門，負(fù)責(zé)全校檔案的管理、開發(fā)和利用，同時負(fù)責(zé)對各處級單位的立卷歸檔工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
2、全校各處級單位是文件材料產(chǎn)生和形成的部門，負(fù)責(zé)組織本部門的立卷歸檔活動，并接受綜合檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、各單位日常的文件材料誰承辦誰負(fù)責(zé)保存，由兼職檔案員負(fù)責(zé)組卷，沒有兼職檔案員的，由部門負(fù)責(zé)人或秘書負(fù)責(zé)組卷。
4、職能部門在對重要科研成果鑒定、基建工程竣工驗收、大型維修改造工程竣工驗收、貴重儀器設(shè)備（價值在10萬元以上）開箱驗收時，必須通知綜合檔案室工作人員參加，以便對應(yīng)歸檔的文件資料進行審查驗收，監(jiān)督指導(dǎo)部門立卷歸檔。對文件資料齊全完整的，綜合檔案室方可簽字驗收，有關(guān)部門方可辦理成果申報手續(xù)、工程驗收手續(xù)或財務(wù)付款手續(xù)；否則，綜合檔案室不得簽字驗收，有關(guān)部門不得辦理相應(yīng)手續(xù)。
四、文件材料的立卷分工
1、上級黨、政部門及有關(guān)單位下達的文件，由校辦負(fù)責(zé)立卷歸檔。
2、學(xué)校及校內(nèi)各單位向上級機關(guān)及有關(guān)單位上送的文件，一般由校辦負(fù)責(zé)立卷歸檔；對口部門的呈文，由對口部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、校辦起草以校辦或?qū)W校名義編號的校內(nèi)文件，由校辦負(fù)責(zé)立卷歸檔；部門起草以學(xué)校名義編號的校內(nèi)文件，校辦和部門都要立卷歸檔；部門起草以部門名義編號的部門文件，由部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
4、會議文件材料，哪個單位組織召開的會議，哪個單位負(fù)責(zé)立卷歸檔；幾個單位聯(lián)合召開的會議文件材料由為首主辦單位負(fù)責(zé)立卷歸檔。
5、各教學(xué)部門、教務(wù)處等教學(xué)管理部門各自形成的文件材料，各自負(fù)責(zé)立卷歸檔；上述有關(guān)教學(xué)部門和教學(xué)管理部門共同形成的文件材料，由有關(guān)教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
6、各教研室的科研、學(xué)科建設(shè)方面的文件材料，誰形成的文件材料，由誰負(fù)責(zé)立卷歸檔。課題組的文件材料，由課題組負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織立卷后上交教研室，再由教研室負(fù)責(zé)向綜合檔案室移交。
7、基建綜合管理的文件材料，由基建處負(fù)責(zé)立卷歸檔；工程項目的文件資料實行總承包的由總承包單位負(fù)責(zé)匯總、整理；分承包的由各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理；各承包單位將工程資料立卷后上交基建處，由基建處負(fù)責(zé)向綜合檔案室移交。
8、大型維修、改造項目（包括圖紙、預(yù)結(jié)算等）文件資料，由基建處負(fù)責(zé)立卷歸檔。
9、財務(wù)文件材料及賬務(wù)帳簿，由財務(wù)處負(fù)責(zé)立卷歸檔。
10、負(fù)責(zé)宣傳部門和網(wǎng)絡(luò)中心等部門工作范圍所形成的聲像資料，誰形成誰負(fù)責(zé)整理歸檔；制作專題項目文字材料和物品，由制作項目的單位或個人負(fù)責(zé)整理歸檔；兩個以上單位共同制作的，由主辦單位負(fù)責(zé)整理歸檔；外單位制作反映本校活動的聲像資料，由負(fù)責(zé)組織聯(lián)系的單位立卷、歸檔。
11、凡師生員工出國（境）學(xué)習(xí)、訪問、考察、講學(xué)、參加國際會議的有關(guān)文件材料，由外事部門負(fù)責(zé)審查、驗收、整理立卷后再向綜合檔案室移交檔案。
五、立卷的操作要求
1、立卷的案卷組合、卷內(nèi)排列編號、填寫目錄和備考表等操作過程由各部門負(fù)責(zé)完成，卷面標(biāo)題擬定、卷面書寫、裝封等，由部門與綜合檔案室共同負(fù)責(zé)完成。
2、根據(jù)檔案歸檔范圍、類目設(shè)置、保管期限等規(guī)定來確定歸檔范圍、類目設(shè)置和保管期限。
3、案卷組合，應(yīng)堅持“遵守學(xué)校工作活動的規(guī)律，保持文件間的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用”的原則，具體要求如下：
①分年度組卷，將同年度的文件材料放在一起組卷。遇到跨年度的文件材料時，計劃、規(guī)劃、預(yù)算等一般應(yīng)放在針對的第一年組卷；總結(jié)、請示與批復(fù)等一般應(yīng)放在總結(jié)的最后一年和批復(fù)的那一年組卷。
②分問題組卷，按文件所反映的問題、事物分門別類，并視文件數(shù)量的多少酌情組卷。
③分級別組卷，按上下級文件及文件之間的聯(lián)系組卷，如將收文按中央機關(guān)、省級機關(guān)及平行機關(guān)等分別組卷。
④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70頁（2公分）左右，最多不超過200頁。按永久、長期、短期等不同保管期限分開立卷。如果文件材料既有永久性又有長期性，可放一起，但短期性的一定要分開。
⑤專題性、成套性文件材料（即教學(xué)、科研、基建、設(shè)備等）分別按專題、課題、項目、臺（件）等分類組卷。
4、卷內(nèi)排列，文件要注意排列順序，要求批復(fù)在前，請示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文字材料在前，圖樣在后。
5、文件編號，應(yīng)注意：①頁號以面為單位，件號以件為單位。②整裝案卷，有字跡的應(yīng)一面編寫一個頁號，一般寫在右下角；散裝案卷，不寫頁碼號。
6、填寫卷內(nèi)目錄，必須逐件填寫，項目齊全，字跡工整，具體要求如下：
①一份文件的印件與定稿、正件與附件均為一件；請示與批復(fù)、正本與附件各為一件。
②團體責(zé)任者，應(yīng)寫全稱，全稱過長，可寫簡稱，但不能用俗稱；三個以上責(zé)任者，只寫第一責(zé)任者，每一責(zé)任者后面寫上“等”。
③一般公文以發(fā)文時間為準(zhǔn)；決定、規(guī)定以通過或發(fā)布時間為準(zhǔn)；合同、協(xié)議類以簽署時間為準(zhǔn)；報表、計劃類以編制時間為準(zhǔn)。
④編寫文件所在卷內(nèi)頁碼，每份文件只寫起頁號，但最后一份文件要寫上起止頁碼號，以便統(tǒng)計卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。
6、案卷標(biāo)題文字要簡明扼要，內(nèi)容準(zhǔn)確可靠，一般不超過50字。
六、歸檔、產(chǎn)檔的要求
1、歸檔檢查。立卷部門在歸檔前要對案卷進行認(rèn)真檢查，以確保案卷質(zhì)量，檢查的主要內(nèi)容包括：
①文件材料是否齊全、完整，包括同一件事、同一會議等各份、各頁文件材料是否齊全。
②有無不屬歸檔范圍的文件材料，有無相互混淆、重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。
③案卷文件材料是否超過規(guī)定的厚度，分裝是否合理，保存期限是否一致。
④文件材料是否準(zhǔn)確可靠。發(fā)文是否有領(lǐng)導(dǎo)簽字、單位蓋章，內(nèi)容是否與底稿一致；是否原件；表格是否有署名、統(tǒng)計日期；事情發(fā)生變更時，是否有變更的記載材料等。
⑤字跡是否有利于檔案保存，圖文是否清楚；有無破損、霉變隱患。
⑥檢查后發(fā)現(xiàn)有問題應(yīng)及時補充、調(diào)整和修復(fù)，歸檔案卷經(jīng)該部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審查簽字后，再向綜合檔案室移交檔案。
2、交檔時間。各部門對綜合性、管理性的文件材料，應(yīng)從次年的三月份至六月份止整理立卷，向?qū)W校綜合檔案室移交檔案，部分檔案材料按以下時間移交檔案：
①學(xué)生成績表及畢業(yè)證發(fā)放登記表、學(xué)位證發(fā)放登記表等學(xué)籍管理材料，應(yīng)在完成一個培養(yǎng)周期（即學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)）的當(dāng)年九月至十月份整理立卷，寒假前向綜合檔案室移交檔案。
②科研課題，包括開題報告、論文、專著、鑒定表、成果申報等材料，應(yīng)在課題結(jié)果申報成果時整理立卷，上交教研室；在申報、評獎活動結(jié)束二個月內(nèi)，由教研室向綜合檔案室移交檔案。
③申報重點學(xué)科等活動形成的文件材料及教學(xué)評估材料，在活動結(jié)束二個月內(nèi)整理立卷，由主辦單位負(fù)責(zé)向綜合檔案室移交檔案。
④基建工程項目的檔案材料，應(yīng)在工程項目竣工驗收后三個月內(nèi)整理立卷，由基建處向綜合檔案室移交檔案；大型維修、改造項目的檔案材料，應(yīng)在維修、改造項目活動結(jié)束后三個月內(nèi)整理立卷，由基建處向綜合檔案室移交檔案。因故不能在三個月內(nèi)完成的，應(yīng)提前說明原因，最遲在六個月內(nèi)移交檔案。
⑤財會檔案材料，應(yīng)于次年第一季度整理立卷，并向綜合檔案室移交目錄清冊，檔案材料暫由原部門保管二年，期滿后于次年六月底前向綜合檔案室移交檔案。
⑥聲像材料在完成制作后三個月內(nèi)整理立卷向檔案館移交檔案，其中照片要附加說明文字。
七、交檔手續(xù)
1、立卷部門向綜合檔案室移交檔案時，雙方必須對案卷嚴(yán)格檢查驗收，是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如有問題，綜合檔案室要提出具體的改正意見，立卷部門改正后才能移交檔案。
2、移交檔案時，必須履行交接手續(xù)，填寫《檔案移交清冊》，交接雙方簽字，并各執(zhí)一份存查。
3、綜合檔案室檔案員應(yīng)經(jīng)常深入各部門，了解立卷歸檔工作的進展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，對具體工作加以指導(dǎo)。接收檔案時，要按檔案清冊逐卷清點核查無誤后，及時整理按類目入庫上架，不能隨便亂放。
4、凡不按期移交檔案或移交不合格的；經(jīng)檔案員指出拒不改正的，均按有關(guān)規(guī)定進行處理。
