大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法
大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法
學(xué)生檔案是如實記載學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、成長的記錄，為了貫徹黨的教育方針，真正落實國家頒布的《教育法》，加強對學(xué)生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培養(yǎng)學(xué)生為學(xué)生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用；為了準(zhǔn)確無誤的整理保管每一名學(xué)生的檔案材料內(nèi)容，特制定本辦法
一、管理原則
學(xué)生檔案管理實行全校學(xué)生檔案集中統(tǒng)一管理，切實維護學(xué)生檔案的完整性和真實性。
二、學(xué)生檔案歸檔范圍
1、學(xué)生高考資料
2、高等學(xué)校畢業(yè)生體檢表
3、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表
4、入團志愿書
5、入黨申請書、志愿書及考核、培養(yǎng)、調(diào)查材料
6、學(xué)生獎懲材料
7、學(xué)生學(xué)籍異動材料
8、成績總表
9、學(xué)生教育實習(xí)、畢業(yè)實習(xí)考核成績評定表
10、其它
三、學(xué)生檔案管理人員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對各學(xué)院、部門的學(xué)生檔案材料的整理進行指導(dǎo)、督促，在每年十二月對學(xué)生檔案的收集整理進行檢查、考核。
2、積極提供利用并辦理檔案的查閱。
3、保管好學(xué)生檔案，遵守保密制度，保證學(xué)生檔案的安全。
4、做好學(xué)生檔案的進出、交接和轉(zhuǎn)遞工作。
5、辦理其他有關(guān)事宜。
四、部門學(xué)生檔案管理工作職責(zé)
1、各學(xué)院按各自職責(zé)范圍收集和整理相關(guān)學(xué)生檔案材料。
2、學(xué)生檔案材料一律用鋼筆或毛筆書寫。
3、學(xué)生在校期間形成的檔案材料由各學(xué)院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一學(xué)年度形成的檔案材料的整理。
五、學(xué)生檔案的查閱
1、查閱人需持有關(guān)證件在閱覽室查閱，不允許將檔案帶出閱覽室。
2、查檔人不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注，不得抽出檔案材料，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。
3、檔案原則上不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還。
4、查閱學(xué)生檔案一般限對學(xué)工處、保衛(wèi)處、教務(wù)處、各學(xué)院。
六、學(xué)生檔案的交接與轉(zhuǎn)遞
1、每年各類招生結(jié)束后，有關(guān)部門（招生辦或教務(wù)處）應(yīng)及時將學(xué)生檔案移交。移交過程中，必須認(rèn)真清點、核對，并辦理交接手續(xù)。
2、招生過程中和招生結(jié)束后，凡涉及學(xué)生退檔，須經(jīng)招生辦同意后，辦理有關(guān)退檔手續(xù)。
3、學(xué)生畢業(yè)派遣后，學(xué)生管理科在一個月內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)至畢業(yè)生就業(yè)單位或?qū)W生入學(xué)時的生源所在地畢業(yè)生分配辦公室或人才交流機構(gòu)，如有特殊情況，需將檔案保留在校的，經(jīng)有關(guān)部門同意后，按學(xué)校代管檔案辦法辦理。
4、檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)辦理登記手續(xù)，填寫“轉(zhuǎn)遞通知單”，通過機要（特快專遞）轉(zhuǎn)遞檔案，“轉(zhuǎn)遞通知單”回執(zhí)返回后應(yīng)及時整理并歸檔備查。
5、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出一律不對學(xué)生個人和家長。檔案接收單位到校領(lǐng)取檔案必須持有公函，并由領(lǐng)取人簽名。
（1）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)，應(yīng)憑轉(zhuǎn)學(xué)審批表和招生錄取名單，辦理檔案的轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入手續(xù)；
（2）學(xué)生考入高一級院校，憑錄取學(xué)校的錄取通知書或調(diào)檔函辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)；
（3）根據(jù)國家關(guān)于畢業(yè)生就業(yè)政策的規(guī)定，逾期未落實工作單位的學(xué)生檔案將轉(zhuǎn)至生源所在地畢業(yè)生就業(yè)主管部門保管；
（4）檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)由工作人員專送或通過機要郵寄，學(xué)生本人或其委托人不得自帶。
