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職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理辦法

發(fā)布時(shí)間:2024-03-16 09:16:12 查看人數(shù):85

職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理辦法

職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理辦法

職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理辦法

一、總則

第一條 為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案管理,有效地保護(hù)和利用檔案,更好發(fā)揮其在質(zhì)量糾偏、績(jī)效考評(píng)、決策咨詢及教學(xué)研究中的作用,根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》及《歸檔文件整理規(guī)則》相關(guān)規(guī)定,結(jié)合本院實(shí)際,特制定本管理辦法。

第二條 本辦法所稱的教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案,是指學(xué)院在評(píng)教、評(píng)學(xué)、評(píng)管等質(zhì)量監(jiān)控過(guò)程中所形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式或載體的材料。

二、機(jī)構(gòu)設(shè)置及職責(zé)

第三條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案是學(xué)院檔案的一個(gè)重要組成部分,由教學(xué)督導(dǎo)處設(shè)立教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室,作為保存和提供利用檔案的專門(mén)機(jī)構(gòu),接受院長(zhǎng)辦公室綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第四條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室的管理職責(zé)是:

1.?dāng)M訂教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案工作的相關(guān)規(guī)章制度,并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí);

2.負(fù)責(zé)接收(征集)、整理、鑒定、立卷、統(tǒng)計(jì)、保管教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控相關(guān)的各類檔案及有關(guān)資料;

3.編制檢索工具,及時(shí)編輯檔案文件匯集和各種參考資料,開(kāi)發(fā)檔案信息資源;

4.組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作;

5.開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作;

6.指導(dǎo)各系部教學(xué)督導(dǎo)室的檔案管理工作。

第五條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室設(shè)檔案管理人員1名,主要負(fù)責(zé)檔案室管理工作。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備以下條件:遵紀(jì)守法,愛(ài)崗敬業(yè),忠于職守;具有檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。

第六條 各系部由教學(xué)督導(dǎo)室主任分管教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案工作,由聯(lián)絡(luò)員兼任檔案員,負(fù)責(zé)教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控材料的收集、整理、立卷、歸檔,按期向教學(xué)督導(dǎo)處檔案室移交,檔案員受教學(xué)督導(dǎo)處檔案室管理人員的指導(dǎo)與督查。

三、檔案的管理

第七條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的歸檔范圍:在教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控過(guò)程中形成的各類具有保存價(jià)值和查考價(jià)值的各種文件、圖表和聲像載體材料,均應(yīng)立卷歸檔,具體按“教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案歸檔范圍及保管期限”(見(jiàn)附件)辦理。

第八條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三類,其中短期的保管時(shí)間為5年,長(zhǎng)期的保管時(shí)間為20年。對(duì)保管期限已滿、已失去保存價(jià)值的檔案,經(jīng)部門(mén)鑒定并登記造冊(cè)報(bào)院長(zhǎng)批準(zhǔn)后,予以銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn),不得銷(xiāo)毀任何檔案。

第九條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的收集:

1.學(xué)院組織的教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控活動(dòng)完成后1周內(nèi)相關(guān)人員應(yīng)將形成的材料送交教學(xué)督導(dǎo)處檔案室;各系部日常評(píng)課材料按月移交,規(guī)定移交的其它材料應(yīng)在當(dāng)學(xué)期結(jié)束至下學(xué)期開(kāi)學(xué)1周內(nèi)向教學(xué)督導(dǎo)處檔案室移交完畢;

2.無(wú)論是個(gè)人還是部門(mén)之間移交檔案應(yīng)編制移交清冊(cè),交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)后履行簽字手續(xù),移交清冊(cè)各留一份以備查考。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明,檔案接收部門(mén)應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。

第十條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案的歸檔要求:

1.歸檔的各種文件材料必須反映教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控活動(dòng)的全過(guò)程,保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),并且其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求;

2.歸檔的文件材料應(yīng)為原件,因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。非紙質(zhì)文件材料必須與其文字說(shuō)明一并歸檔。文件材料歸檔后不得更改;

3.歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門(mén)需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性;

4.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案對(duì)紙制檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。微縮膠片、照片、磁帶、光盤(pán)、磁盤(pán)的保管要符合規(guī)定要求。電子檔案應(yīng)注意備份,備份的磁盤(pán)、光盤(pán)等重要數(shù)據(jù)資料需異地存放和保管。

第十一條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控歸檔文件的整理:

1.歸檔的文件材料組卷時(shí)必須遵循其自然形成的規(guī)律,保持有機(jī)聯(lián)系,文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件應(yīng)放在一起,并按正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,以及批復(fù)在前、請(qǐng)示在后的要求排列;

2.文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi),一般文件歸入文件形成年度;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)歸入復(fù)文年度;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃一般歸入文件針對(duì)的第一年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度,跨年度的會(huì)議文件一般歸入會(huì)議開(kāi)幕的年度;法規(guī)性文件應(yīng)歸入公布或批準(zhǔn)年度;

3.歸檔的案卷,部門(mén)立卷人員應(yīng)用碳素墨水認(rèn)真填寫(xiě)或計(jì)算機(jī)打印卷內(nèi)目錄和備考表。卷內(nèi)材料按順序編排頁(yè)號(hào),只要有書(shū)寫(xiě)文字的頁(yè)面均一面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào),頁(yè)號(hào)編在右上角或左上角;

4.對(duì)文件材料的題名不能隨意更改和簡(jiǎn)化,對(duì)雖有題名但不能反映文件內(nèi)容的應(yīng)重新擬定;沒(méi)有責(zé)任者或日期的材料要考證清楚。有關(guān)卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明,均應(yīng)填寫(xiě)在備考表內(nèi),若無(wú)情況說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和歸檔時(shí)間填上;

5.因利用頻繁、數(shù)量龐大,專設(shè)課堂評(píng)價(jià)檔案。其歸檔范圍包括在聽(tīng)課評(píng)議活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,以教師個(gè)人為單位立卷,立卷時(shí)應(yīng)按教師代號(hào)編制檔案盒號(hào)。一般一次聽(tīng)課評(píng)議活動(dòng)形成的材料為一件,盒內(nèi)材料按時(shí)間先后順序存檔,應(yīng)將一學(xué)期材料統(tǒng)一存檔,一般放在學(xué)期結(jié)束后或下學(xué)期開(kāi)學(xué)初。教師代號(hào)按所在部門(mén)編制流水號(hào);

6.被監(jiān)控部門(mén)的材料歸檔實(shí)行代碼制,具體如下:00行政管理;01 機(jī)械工程系;02 計(jì)算機(jī)系;03 電氣電子工程系;04 建筑工程系;05 財(cái)會(huì)系;06 工商管理系;07 人文系;08 輕工學(xué)院;09 公共教學(xué)部;10 分院;

7.檔案裝盒后每盒編制架、層、號(hào),并以阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)命名。具體編制時(shí),檔案架號(hào)按從左到右的順序編制,每個(gè)檔案架內(nèi)各層號(hào)按從上到下的順序編制,檔案盒號(hào)則為相應(yīng)條目下所在部門(mén)的流水號(hào)。

四、檔案的利用

第十二條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室應(yīng)注意相關(guān)材料的保密性,任何個(gè)人不得保存、轉(zhuǎn)讓或者拒絕歸檔,不得弄臟、亂劃、涂抹、剪裁和拆毀。

第十三條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室將定期以一定形式公布不屬于涉密、個(gè)人隱私或限制利用的檔案。凡本院各部門(mén)單位或教師個(gè)人,在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后,均可以利用已公布的檔案。若需調(diào)閱、摘錄、復(fù)制未公布的檔案,應(yīng)當(dāng)經(jīng)教學(xué)督導(dǎo)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第十四條 調(diào)閱檔案的時(shí)限為7天,用后應(yīng)及時(shí)歸還,如期滿未能歸還,應(yīng)續(xù)辦調(diào)閱手續(xù)。特殊情況(如出差、生?。┰斐裳悠冢{(diào)閱者可通過(guò)各種方式(電話、短信、網(wǎng)絡(luò))提前與檔案管理人員協(xié)商解決,視為特殊情況處理。

第十五條 檔案室提供利用的重要、涉密檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應(yīng)當(dāng)經(jīng)教學(xué)督導(dǎo)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。加蓋教學(xué)督導(dǎo)處公章的檔案復(fù)制件,與原件具有同等效力。

第十六條 檔案室應(yīng)積極開(kāi)展檔案的編研工作。匯編檔案資料和公布檔案,應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成單位同意,并報(bào)請(qǐng)?jiān)洪L(zhǎng)批準(zhǔn)。

五、檔案的保護(hù)

第十七條 教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案室應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù),防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。

1.室內(nèi)應(yīng)設(shè)專柜,排列整齊,排距科學(xué),便于查找和管理;

2.室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常通風(fēng),保持整潔衛(wèi)生,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防光、防有害氣體等工作;

3.應(yīng)經(jīng)常檢查永久性檔案和課堂評(píng)價(jià)檔案的安全及保管情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理;

4.對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案,應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制。對(duì)重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)數(shù)字化,加工成電子檔案保管。

六、附則

第十八條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行,由教學(xué)督導(dǎo)處負(fù)責(zé)解釋。原溫職院〔2006〕12號(hào)文件同時(shí)廢止。

附件: 職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案歸檔范圍及

保管期限

職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控檔案歸檔范圍及保管期限

序號(hào) 類目 名稱 保管期限

1教學(xué)工作規(guī)定、規(guī)章、通知永 久

2教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作規(guī)定、規(guī)章、通知永 久

3教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控用表永 久

4教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控報(bào)告、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng) 期

5課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)議材料短 期

6教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控記錄、記要短 期

7教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息匯編長(zhǎng) 期

8教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控專題工作材料短 期

9異議仲裁、信息跟蹤材料短 期

10教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控調(diào)研材料短 期

11其他部門(mén)提供的綜合材料短 期

12學(xué)生學(xué)期網(wǎng)上測(cè)評(píng)材料短 期

13人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)踐環(huán)節(jié)考核標(biāo)準(zhǔn)永 久

14校歷、作息時(shí)間表短 期

15學(xué)期授課計(jì)劃、總功課表短 期

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