熱電公司合同管理辦法

熱電公司合同管理辦法

1目的與適用范圍

1.1目的

為規(guī)范合同管理工作,避免和減少因合同管理不當(dāng)造成的損失,根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和《國家電力公司合同管理辦法》《新疆電力公司合同管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合昌吉熱電有限責(zé)任公司實際情況,制訂本規(guī)定。

1.2適用范圍

本規(guī)定適用于昌吉熱電有限責(zé)任公司本部及公司所管單位。

昌吉熱電有限責(zé)任公司的所管單位經(jīng)公司授權(quán)后,可在授權(quán)范圍內(nèi)對外簽定合同。

2術(shù)語

本規(guī)定所稱合同,包括昌吉熱電有限責(zé)任公司及其所管單位簽訂的合同。

合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

3職責(zé)

3.1昌吉熱電有限責(zé)任公司的經(jīng)營企劃部為合同的管理機構(gòu)。

經(jīng)營企劃部負(fù)責(zé)對合同管理工作進行規(guī)范、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

3.2合同管理機構(gòu)的主要職責(zé):

3.2.1制定具體的合同管理制度;

3.2.2承擔(dān)直接管理的有關(guān)業(yè)務(wù)工作;

3.2.3審查合同,防止不完善或不合法的合同出現(xiàn);

3.2.4監(jiān)督、檢查有關(guān)部門簽定、履行合同的情況,并定期向本單位負(fù)責(zé)人匯報;

3.2.5代表本企業(yè)參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動;

3.3合同管理機構(gòu)直接管理的合同業(yè)務(wù):

3.3.1授權(quán)委托書的管理;

3.3.2建立合同管理臺帳及統(tǒng)計報表;

3.3.3對起草和審核的合同進行歸檔;

3.3.4宣傳合同法律知識,培訓(xùn)合同業(yè)務(wù)人員;

4工作程序

4.1承辦人制度

每一件合同須由法定代表人或業(yè)務(wù)機構(gòu)確定一主要承辦人。

承辦人不得是臨時性借調(diào)人員。

承辦人應(yīng)對自商約起至合同履行完畢全過程負(fù)責(zé),期間出現(xiàn)的任何與合同有關(guān)的問題須及時與有關(guān)部門及法律機構(gòu)進行協(xié)商報告,并以承辦人為主進行解決。

承辦人的主要職責(zé);

a)代理企業(yè)在授權(quán)范圍內(nèi)簽定、變更、解除合同;

b)提請有關(guān)方面審查其經(jīng)辦的合同;

c)檢查所簽定合同的履行情況;

d)及時向合同管理人員通報合同在履行中發(fā)生的重大問題,提出解決問題的意見和建議;

e)保管合同文本及與履行、變更、解除合同有關(guān)的文件,及時交送合同管理人員歸檔;

4.2合同的審查與簽定

4.2.1合同的簽定必須要有合同審批會簽單、廉政責(zé)任協(xié)議書。合同除及時清結(jié)者外,一律采用書面形式。電力行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的,應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用。

計劃單、調(diào)拔單、任務(wù)單(書)等一類的文件可以做為合同的組成部分,但不得以其替代合同。

4.2.2合同的語言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、準(zhǔn)確。

合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)?？罱忉尅?/p>

合同中涉及數(shù)字、日期時須注明是否包含本數(shù)。

4.2.3法定代表人授權(quán)委托代理人簽訂合同時,必須簽署授權(quán)委托書。

授權(quán)委托書須明確委托權(quán)限和期限。禁止使用“全權(quán)代理”一類的文字。

涉及下列合同時,須每次單獨一次性特別授權(quán):

a)擔(dān)保合同;

b)投資合同、股東協(xié)議、出資協(xié)議;

c)資產(chǎn)租賃、轉(zhuǎn)讓、出售、收購合同;

d)電力項目利用外資合同;

e)企業(yè)合并、兼并、聯(lián)營合同;

4.2.4供應(yīng)部、昌能公司在得到授權(quán),經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后,可以簽定

金額為五萬元以下的合同。簽定完畢后應(yīng)交經(jīng)營企劃部存檔.

4.2.5合同簽定之前,承辦人應(yīng)將合同草案與合同有關(guān)的證明材料提請本業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門、合同管理部門順序?qū)徍撕?報送法定代表人簽定合同。合同簽定前承辦人必須按照合同審批會簽單上所類程序依次審批,金額為五萬元以上的應(yīng)預(yù)先交經(jīng)營企劃部審核,再依次會簽。

業(yè)務(wù)機構(gòu)、財務(wù)機構(gòu)、審計機構(gòu)、法律機構(gòu)在審查合同草案時,可根據(jù)需要,要求承辦人提供與合同有關(guān)的補充證明材料。

業(yè)務(wù)、財務(wù)、審計及法律機構(gòu)應(yīng)對審核的合同出具意見書。意見書必須有有關(guān)審核機構(gòu)負(fù)責(zé)人及具體審核人員的簽章。對不具備各審核機構(gòu)審核意見書的合同草案,法定代表人可以拒絕簽署。

審核意見應(yīng)明確、具體、禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言,一旦使用,視為對合同草案的否定。

4.2.5業(yè)務(wù)機構(gòu)對合同審核的內(nèi)容包括但不限于:

1、合同的經(jīng)濟性:

a).市場需求情況屬實;

b).市場需求預(yù)測可靠、合理;

c).投入產(chǎn)出核算經(jīng)濟、準(zhǔn)確。

2、合同的技術(shù)性:

a).工程技術(shù)依據(jù)真實、可靠;

b).技術(shù)措施完備、可行;

c).技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)科學(xué)、真實、可行。

3、合同的可行性:

a).整體項目技術(shù)具有可靠性;

b).經(jīng)濟效益或社會效益具有真實性;

c).資產(chǎn)、資金使用效果的財務(wù)可行性;

d).具有可操作性。

4、合同的安全性:

a).涉及的知識產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護或限制措施。

b).無損本公司商譽、商業(yè)秘密及其他利益。

5、業(yè)務(wù)機構(gòu)認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容;

4.2.6審計機構(gòu)、財務(wù)機構(gòu)對合同的審核內(nèi)容包括但不限于:

1、資金、資產(chǎn)的合法性:

a).資金來源合法,資產(chǎn)的所有權(quán)明確、合法;

b).資金使用和資產(chǎn)動用的審批手續(xù)合法;

c).資金、資產(chǎn)的用途及使用方式合法;

2、價款、酬金和結(jié)算的合理、合法性:

a).價款、酬金的確定正確合理、合法;

b).資金結(jié)算、酬金支付方式明確、具體、合法;

c).與資金、資產(chǎn)等有關(guān)的其他事項。

3、索賠條款的合法性。

4、審計機構(gòu)、財務(wù)機構(gòu)認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。

4.2.7:合同管理機構(gòu)機構(gòu)對合同的審核內(nèi)容包括但不限于:

1、合法性:

a).主體合法,簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力;

b).內(nèi)容合法,簽約各方意思表示真實、有效,無悖法律、法規(guī)政策及計劃,無規(guī)避法律行為,無顯失公平內(nèi)容;

c).形式合法;

d).簽約程序合法。

2、嚴(yán)密性:

a).條款齊備、完整;

b).文字清楚準(zhǔn)確;

c).設(shè)定的權(quán)利、義務(wù)具體、準(zhǔn)確;

d).相應(yīng)手續(xù)完備;

e).相關(guān)附件完備;

f).附加條件適當(dāng)、合法。

3、可行性:

a).資信可靠,有履約能力;

b).擔(dān)保方式切實、可靠。

4、索賠條款的合法性。

5、合同承辦形式審核:

a).承辦人無誤;

b).符合規(guī)定程序;

c).合同文本文字無誤,正副本及附件份數(shù)齊備。

6、法律機構(gòu)認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。

4.2.8昌吉熱電有限責(zé)任公司采用合同專用章制度,制定合同專用章保管、使用辦法。

4.2.9審計、監(jiān)察部門根據(jù)其職責(zé)范圍對合同簽訂程序、履行情況及履行結(jié)果進行監(jiān)督。

4.2.10承辦人向有關(guān)機構(gòu)提交合同草案時,應(yīng)預(yù)留1—3(含本數(shù))完整工作日供其審核,具體時間由承辦人與有關(guān)機構(gòu)協(xié)商。

各審核機構(gòu)遇特殊情況需延長審核時間時,應(yīng)向承辦人申明并征得同意,且延長后累計審核時間最長不得超過7個(含本數(shù))完整工作。涉外合同的審核時限累計最長不應(yīng)超過15個(含本數(shù))工作日。

4.2.11各審核機構(gòu)在審核合同草案時,發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時,應(yīng)在審核意見書中予以明確并提出修改意見,需要退改時,應(yīng)連同全部文件退還承辦人。

承辦人修改之后應(yīng)重新申請審核,審核期限重新計算。各審核機構(gòu)須及時地提出審核意見,不得拖延。

合同管理機構(gòu)結(jié)束審核后,應(yīng)將法律意見書、其他審核機構(gòu)意見書連同草案退還合同承辦人,由合同承辦人報送法定代表人審核簽署。

4.2.12法定代表人根據(jù)各審核機構(gòu)及法律機構(gòu)的審核意見書,決定是否簽約。決定簽約時,應(yīng)在全部文本上以同一形式簽字;決定不予簽約時,應(yīng)以書面形式明示意見。

4.2.13合同管理機構(gòu)參加重大合同的談判和起草工作,參與企業(yè)的合并、分立、破產(chǎn)、投資等涉及企業(yè)權(quán)益的重要經(jīng)濟活動,處理有關(guān)法律事務(wù)。

4.2.14昌吉熱電有限責(zé)任公司的各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同,如因業(yè)務(wù)需要,必須要以有關(guān)職能部門名義對外簽訂合同時,應(yīng)由本單位法定代表人書面授權(quán)。

4.2.15承辦人應(yīng)對其提供的材料的真實性負(fù)責(zé)。

4.2.16任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。

4.3合同的履行

4.3.1合同正式生效前,不得實際履行合同。

4.3.2任何人發(fā)現(xiàn)對方不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時,應(yīng)立即通告承辦人,承辦人應(yīng)在法定或約定期內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。異議文件須經(jīng)法律人員審核,并報法律機構(gòu)備案。

4.4合同的變更和解除

4.4.1合同變更與解除需先由承辦人向經(jīng)營企劃部提交審核,再經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字,最后蓋章附原件存檔。

4.4.2合同發(fā)生糾紛時,承辦人應(yīng)及時通知有關(guān)機構(gòu)和人員,并報法律機構(gòu)備案,同時應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)。

(a)合同文本、包括附件、變更或解除的協(xié)議、有關(guān)電報、信函、圖表,視聽材料等;

(b)有關(guān)票據(jù)、票證;

(c)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結(jié)果等;

(d)證人證言;

(e)其他有關(guān)材料。

4.4.3合同發(fā)生糾紛后,承辦人須及時將糾紛及處理情況報法律機構(gòu)備案。

4.4.4仲裁或訴訟解決糾紛時,承辦人應(yīng)向法律機構(gòu)確定代理人、訴訟方案,并向法定代表人報告。

4.4.5調(diào)解書、協(xié)議書、裁決書、判決書應(yīng)與合同一并由合同管理機構(gòu)歸檔,副本或復(fù)印本可交承辦人、有關(guān)機構(gòu)或人員使用。

4.4.6合同管理機構(gòu)和業(yè)務(wù)機構(gòu)應(yīng)在各自管理權(quán)限內(nèi)對合同建立檔案,并對文本妥善保管。承辦人按照合同審批會簽單的順序簽完后,蓋章,交經(jīng)營企劃部存檔。存檔必須為合同及合同審批會簽單、廉政責(zé)任協(xié)議書的原件

合同檔案內(nèi)容包括:

(a)合同文本及份數(shù)、各文本存置記錄;

(b)承辦人登記;

(c)合同附件、審查意見書及其他有關(guān)文件;

(d)履行情況記載;

(e)糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。

4.4.7對方不履行生效協(xié)議、裁決、判決時,承辦人應(yīng)及時向法律機構(gòu)并經(jīng)法定代表人同意,向人民法院申請強制執(zhí)行。

4.5檢查與獎懲

4.5.1昌吉熱電有限責(zé)任公司經(jīng)營企劃部對昌吉熱電有限責(zé)任公司及所管單位的合同管理工作實施監(jiān)督與指導(dǎo)。

4.5.2在合同簽訂管理工作中作出成績者及避免或挽回經(jīng)濟損失者予以表彰或獎勵。

4.5.3有下列情形之一,情節(jié)嚴(yán)重造成重大經(jīng)濟損失的,對責(zé)任人予以通報批評或行政處分;構(gòu)成犯罪的由司法機關(guān)追究刑事責(zé)任。

(a)不按本規(guī)定規(guī)定簽訂合同的;

(b)簽訂有重大缺陷或無效合同的;

(c)審核人員無正當(dāng)理由延誤審核的;

(d)承辦人、審核人員因疏忽未審出合同重大缺陷的;

(e)未依法律和本規(guī)定規(guī)定變更或解除合同的;

(f)丟失合同文本及相關(guān)文件的;

(h)提供虛假資料的;

(i)未按規(guī)定進行授權(quán)或轉(zhuǎn)委托的;

(j)發(fā)生糾紛后,隱瞞或不及時向有關(guān)機構(gòu)匯報或不及時采取措施的;

(k)有關(guān)法律性文件未經(jīng)審核的;

(l)應(yīng)當(dāng)或可以追究對方違約責(zé)任而擅自放棄的;

(m)在合同簽訂或履行當(dāng)中,與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的;

(n)泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機密的;

(o)使用非法手段簽訂合同的;

(p)沒有代理權(quán)或超越代理權(quán)簽約的;

4.5.4利用合同進行犯罪活動的,由司法部門追究刑事責(zé)任。

4.6附則

4.6.1:本規(guī)定自發(fā)布之日起生效,此前昌吉熱電有限責(zé)任公司有關(guān)文件與本規(guī)定相抵觸者自動失效。

4.6.2昌吉熱電有限責(zé)任公司所管單位可根據(jù)本規(guī)定,制訂本單位具體管理辦法,并向昌吉熱電有限責(zé)任公司備案。

4.6.3本規(guī)定由昌吉熱電有限責(zé)任公司經(jīng)營企劃部負(fù)責(zé)解釋。