x集團(tuán)公司費(fèi)用報銷管理辦法
1. 目的
為了加強(qiáng)集團(tuán)經(jīng)營成本的管理,規(guī)范費(fèi)用報銷行為,增強(qiáng)開支的合理性,提高經(jīng)營效益,特制定本辦法。
2. 應(yīng)用范圍
本辦法適用于集團(tuán)職能部門及各子公司。
3. 職責(zé)
3.1集團(tuán)職能部門及各子公司日常經(jīng)營所需各項(xiàng)費(fèi)用的確認(rèn),由主管副總裁按規(guī)定要求逐級審批。
3.2集團(tuán)職能部門及各子公司費(fèi)用支付的核算,由集團(tuán)財務(wù)部門按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)審核報銷,對違反本規(guī)定的支出項(xiàng)目有權(quán)拒絕報銷。
4. 具體規(guī)定
4.1 本辦法規(guī)定的費(fèi)用包括集團(tuán)日常經(jīng)營以及其他日常管理需要而發(fā)生的各種費(fèi)用。
4.2 對年初設(shè)定限額指標(biāo)項(xiàng)目的各項(xiàng)支出,必須在指標(biāo)范圍內(nèi)使用。
4.3 差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按《差旅費(fèi)報銷管理辦法》執(zhí)行。
4.4業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。業(yè)務(wù)招待費(fèi)是集團(tuán)因經(jīng)營業(yè)務(wù)需要而發(fā)生的餐費(fèi)、禮品費(fèi)等,應(yīng)本著必要、合理、節(jié)約的原則從嚴(yán)掌握。所有招待費(fèi)用的開支必須嚴(yán)格控制在年度核定的指標(biāo)限額內(nèi),經(jīng)子公司總經(jīng)理、主管副總裁、總裁及財務(wù)總監(jiān)簽字方可報銷。對超出年度核定指標(biāo)的,必須在取得總裁增批指標(biāo)后方可報銷。
4.5郵電費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。因開展業(yè)務(wù)及移動辦公而使用的固定電話、移動電話、租用專線等通訊工具的費(fèi)用均應(yīng)納入郵電費(fèi)支出。因開展業(yè)務(wù)及移動辦公過程中發(fā)生的有關(guān)通訊費(fèi)用須經(jīng)集團(tuán)主管副總裁、財務(wù)總監(jiān)簽字方可報銷,并按如下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
4.5.1通訊費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)(元/年/人)
標(biāo)準(zhǔn)
職務(wù)
限額標(biāo)準(zhǔn)
集團(tuán)副總裁以上人員(包括住宅電話)
按實(shí)報銷
集團(tuán)總裁助理以上人員
按實(shí)報銷
集團(tuán)職能部門經(jīng)理及子公司總經(jīng)理
2500
集團(tuán)職能部門經(jīng)理助理及子公司副總經(jīng)理
1500
集團(tuán)職能部門業(yè)務(wù)主管及人力資源部確定的特殊人員
適當(dāng)考慮
4.5.1.1確因開展業(yè)務(wù)而超限額費(fèi)用的,須經(jīng)集團(tuán)主管副總裁特殊批準(zhǔn)。年報銷金額超過3000元的,必須經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。除集團(tuán)總裁助理以上人員以外,通訊費(fèi)用每半年按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報銷一次,既每年的六月末和十二月末,過期不候。
4.5.1.2手機(jī)費(fèi)用的報銷,一律在限額內(nèi)現(xiàn)金報銷。不辦理托收。具體人員享受標(biāo)準(zhǔn)由總裁辦與人力資源部門提供。
4.5.1.3特殊人員是考慮到工作的特殊性,常常處于被動呼叫,財務(wù)部則根據(jù)集團(tuán)人力資源部提供的名單在規(guī)定的范圍內(nèi)報銷,報銷時間按4.5.1.1條執(zhí)行。
4.5.2凡是享受通訊費(fèi)補(bǔ)貼的工作人員,使用的通訊工具必須在集團(tuán)總裁辦注冊登記,移動電話要保證在早8:00時-晚22:00時之前待機(jī),如月份內(nèi)關(guān)機(jī)狀態(tài)累計三次者或由于欠費(fèi)等原因影響工作的,總裁辦將追究其責(zé)任,財務(wù)部同時停止報銷。
4.6 行政雜項(xiàng)費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)。包括辦公費(fèi)、公雜費(fèi)、水電費(fèi)、郵電費(fèi)、交通費(fèi)、宣傳費(fèi)、修理費(fèi)、印刷費(fèi)、車輛費(fèi)、公證費(fèi)、咨詢費(fèi)、租賃費(fèi)、財產(chǎn)保險費(fèi)等。費(fèi)用支出額在200元以下的由職能部門經(jīng)理、子公司總經(jīng)理簽字、財務(wù)部業(yè)務(wù)主管簽字既可報銷,超過200元-2000元的須經(jīng)集團(tuán)主管副總裁、財務(wù)總監(jiān)簽字報銷,2000元以上的必須經(jīng)集團(tuán)總裁簽字,否則財務(wù)部不得報銷?？偛棉k、審計部、財務(wù)部將聯(lián)合不定期對報銷的費(fèi)用情況進(jìn)行抽查,發(fā)現(xiàn)化整為零變相報銷的,集團(tuán)將對其進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
4.7費(fèi)用報銷實(shí)行歸口管理?？偛棉k負(fù)責(zé)辦公用品以及報刊費(fèi)、印刷費(fèi)、水電費(fèi)、電子通訊費(fèi)、車輛運(yùn)營費(fèi)、資料費(fèi)、廣告費(fèi)、門前三包、裝修費(fèi)、房屋維修費(fèi)、董事會費(fèi)等的采購和報銷工作。人力資源部負(fù)責(zé)培訓(xùn)費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)的使用及報銷工作。財務(wù)部負(fù)責(zé)審計費(fèi)、財務(wù)費(fèi)用的管理和報銷工作。
4.8 加強(qiáng)交通道橋收費(fèi)票據(jù)的管理,報銷人必須按要求填寫道橋報銷審批單,標(biāo)明行車路線,票據(jù)粘貼要整齊。駕駛?cè)藛T因違章而被罰沒的票據(jù)不得報銷。
4.9嚴(yán)格車用油料的管理,車輛用油必須憑出車記錄報銷。駕駛?cè)藛T要認(rèn)真登記出車記錄單,記錄單須載明出車時間、往返路程等相關(guān)數(shù)據(jù),往返路程所耗油料應(yīng)與購油發(fā)票接近,否則,財務(wù)部拒絕報銷。
4.10加強(qiáng)辦公電話的管理,集團(tuán)樓內(nèi)通訊必須使用內(nèi)部電話,不得私話公打?？偛棉k將不定期抽查集團(tuán)職能部門的通話記錄,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。
4.11對于工程中發(fā)生的生產(chǎn)經(jīng)營成本、費(fèi)用、大宗機(jī)物料等支出,必須事先作出合理的工程預(yù)算以及工程款項(xiàng)支付進(jìn)度表,經(jīng)集團(tuán)總裁辦公會研究通過,總裁、主管副總裁、子公司總經(jīng)理、預(yù)算員、計劃員簽字后,送財務(wù)部備案。財務(wù)總監(jiān)必須在該預(yù)算計劃總價的50%范圍內(nèi)嚴(yán)格控制使用,同時財務(wù)部要及時向總裁報送工程款項(xiàng)支付進(jìn)度表。
4.12直接用于工程開發(fā)項(xiàng)目的前期費(fèi)支出,包括土地開發(fā)費(fèi)、房屋開發(fā)費(fèi)、配套設(shè)施開發(fā)費(fèi)、代建工程開發(fā)費(fèi)等,所支出的款項(xiàng)必須經(jīng)集團(tuán)總裁簽字方可到財務(wù)部辦理支款手續(xù)。
4.13直接用于工程建筑項(xiàng)目的工程支出,包括工程用大宗原材料費(fèi)用、人工費(fèi)、機(jī)械使用費(fèi)、其他直接費(fèi)用、施工間接費(fèi)用等,支出款項(xiàng)在5萬元以內(nèi)的,經(jīng)子公司總經(jīng)理、主管副總裁簽字,財務(wù)總監(jiān)在計劃預(yù)算內(nèi)審批后,方可到財務(wù)部辦理借款手續(xù)。支出金額在5萬元以上的必須經(jīng)集團(tuán)總裁簽字。
4.14對于工程開發(fā)性支出的款項(xiàng)要求在取得正規(guī)發(fā)票五日內(nèi)到財務(wù)部報銷,報銷發(fā)票必須嚴(yán)格按照第十一條、第十二條的規(guī)定由經(jīng)辦人簽字,經(jīng)子公司總經(jīng)理、主管副總裁、總裁、財務(wù)總監(jiān)簽字,財務(wù)部才給予報銷。
4.15對于工程建筑所需采購的原材料發(fā)票,包括磚、瓦、砂、石、水泥等,必須憑工程材料入庫驗(yàn)收單報銷,入庫單項(xiàng)目要填列齊全,經(jīng)辦員、保管員必須簽字。發(fā)貨票必須按上述規(guī)定,經(jīng)子公司總經(jīng)理、主管副總裁、總裁、財務(wù)總監(jiān)簽字,財務(wù)才給予報銷。
4.16費(fèi)用報銷流程如下:
4.16.1經(jīng)辦人員簽字,對于固定資產(chǎn)、庫存物資等方面的業(yè)務(wù)必須附有入庫單。
4.16.2必須經(jīng)過本部門、本公司總經(jīng)理簽字。
4.16.3根據(jù)上述有關(guān)規(guī)定取得主管副總裁的批準(zhǔn)。
4.16.4取得總裁的批準(zhǔn)。
4.16.5取得財務(wù)總監(jiān)的審批。
4.16.6所有簽字的領(lǐng)導(dǎo)必須簽署名字的全稱,必須注名明簽字日期。
4.16.7經(jīng)辦人員在完成以上簽字后,持報銷憑據(jù)到集團(tuán)財務(wù)部各自主辦會計辦理報銷業(yè)務(wù)。
4.16.8辦會計應(yīng)在最短時間內(nèi)編制好相應(yīng)的會計憑證,交給復(fù)核會計復(fù)核,復(fù)核會計復(fù)核無誤后,再轉(zhuǎn)交給出納人員付款,堅(jiān)決杜絕出納人員在沒有取得相應(yīng)的付款憑證就依照原始憑證付款,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按違反財經(jīng)紀(jì)律處理。
